Outlook-Formel fürs Alter: Geburtstagsliste inklusive Alter in Outlook erstellen

Damit Sie keinen Geburtstag von Freunden oder Geschäftspartnern vergessen, können Sie in Outlook eine Geburtstagsliste für Ihre Kontakte erstellen. Legen Sie hierzu einfach eine neue tabellarische Ansicht an und fügen Sie noch eine zusätzliche Spalte für das Geburtsdatum und das Alter ein. Letzteres können Sie sich über eine Formel errechnen lassen, was generell nur in der tabellarischen Ansicht möglich ist. In der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht funktioniert dies nicht. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie die Geburtstags-Tabellenansicht inklusive Formel erzeugen.

Formel für das Alter

Gehen Sie in allen Outlook Versionen bis 2007 auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht |Ansichten“. Wenn Sie Outlook 2010/2013 verwenden, wählen Sie im Register „Ansicht“ zunächst den Befehl „Ansicht ändern“ und danach „Ansichten verwalten“.

Nach einem Klick auf „Neu“ können Sie der neuen Ansicht zunächst einen aussagekräftigen Namen geben, etwa „Geburtstagsliste“. Wählen Sie nun „Tabelle“ als Typ für die Ansicht aus und machen Sie den Ordner für alle anderen Personen sichtbar.

Danach können Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“ bestätigen.

In den Outlook Versionen bis 2007 klicken Sie jetzt auf den Button „Felder“. Bei Outlook 2010(2013 trägt der entsprechende Button die Bezeichnung „Spalten“.

Wählen Sie nun den Befehl „Neues Feld“ bzw. „Neue Spalte“ und vergeben Sie einen passenden Namen wie „Alter“. Als Typ wählen Sie Option „Formel“ aus. Um die Formel zur Berechnung des Alters eingeben zu können, klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“. In das folgende Formelfeld geben Sie die Formel
IIf([Geburtstag]<>"None",DateDiff("yyyy",[Geburtstag],Date())-IIf(DateDiff("d",CDate(Month([Geburtstag]) & "/" & Day([Geburtstag]) & "/" & Year(Date())),Date())<0,1,0),"")

ein. Um Tippfehler zu vermeiden, kopieren Sie am besten die obige Zeile, indem Sie sie mit gedrückter Maustaste markieren und dann mit [Strg][C] in die Zwischenablage legen. Danach klicken Sie ins Formelfeld und fügen mit [Strg][V] die kopierte Formel ein. Anschließend können Sie den Dialog und das Formelfeld mit einem Klick auf „OK“ schließen.

Als nächsten Schritt fügen Sie mit „Hinzufügen“ die neue Spalte zur rechten Liste hinzu. Hier erscheinen alle Spalten, die in der jeweiligen Ansicht sichtbar sind. Fügen Sie zudem die Spalte „Persönliche Felder | Geburtstag“ hinzu. Sie können die Spalten mithilfe des Buttons „Nach Oben“ noch an die gewünschte Stelle verschieben. Schließen Sie nun auch den Dialog „Felder anzeigen“ mit einem Klick auf „OK“.

Das war’s. Jetzt finden Sie in der neuen Ansicht „Geburtstagsliste“ eine tabellarische Ansicht Ihrer Kontakte, in der neben dem Geburtstag auch das Alter steht. Per Klick auf die Tabellenköpfe können Sie die Tabelle auch sortieren, etwa nach Alter oder den Geburstagen.