Löschst du in Outlook einen Eintrag, egal ob einen Kontakt oder eine E-Mail, so wird dieser nur als gelöscht markiert. Selbst dann, wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert wird. Diese Elemente verschwinden optisch zwar aus Outlook, werden aber in der Outlook-Datendatei gespeichert, die mit der Zeit immer größer wird. Wer diesen Datenmüll endgültig loswerden will, der muss leider selbst tätig werden.
Die Altlasten-Löschung wird erst durch die Komprimierung der Datendatei erreicht und wird durch ein paar Mausklicks schnell gestartet. Wie lange die Komprimierung dauert, hängt vom vorhandenen Outlook-Datenvolumen ab.
Um die Komprimierung zu starten, klickst du in Outlook 2013 auf Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen.
In älteren Outlookversionen wie 2003 oder 2007 klickst du in der Menüleiste auf Extras | Kontoeinstellungen.
Dadurch öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Wechsle hier zum Register Datendateien. Markiere die betreffende Datendatei, meist ist sie als Standard definiert.
Über den Button Einstellungen öffnest du das Unterfenster Persönliche Daten. Die Schaltfläche Jetzt komprimieren startet die Neustrukturierung der Datendatei und alle gelöschten Elemente werden komplett entfernt.
Wie oben bereits erwähnt, kann der Komprimierungsvorgang ein paar Minuten dauern.
Danach können die offenen Dialogfenster geschlossen werden.