Neben dem bekannten Aufgabenplaner lässt sich auch der Posteingang in Outlook als praktische To-Do-Liste nutzen. Der Aufgabenplaner dient dann nur noch für Aufgaben, die nicht mit einer empfangenen E-Mail in Zusammenhang stehen. Dabei legen Sie verschiedene Ordner an, in welche die bearbeiteten Mails verschoben werden. Auf diese Weise bleibt der Posteingang trotz laufend neuer Mails stets übersichtlich.
Feste Abrufzeiten festlegen
Sie sollten in Ihrem täglichen Arbeitsablauf feste Zeiten zur Bearbeitung von E-Mails einplanen. Dabei ist es ratsam, die Mails nicht laufend abzurufen, sondern entweder automatisch vor dem eingeplanten Zeitraum oder manuell, wenn Sie auf „Senden/Empfangen“ klicken. Möchten Sie einen festen Zeitpunkt für den E-Mail-Abruf einrichten, wählen Sie bei Versionen bis Outlook 2007 den Befehl „Extras | Optionen | E-Mail-Setup | Senden/Empfangen. Hier können Sie dann den Intervall bestimmen, in dem neue Mails abgerufen werden sollen. In Outlook 2010 lautet der passende Befehl „Datei | Optionen | Erweitert | Senden/Empfangen“.
Heute, Morgen, nächste Woche, später
Bei der Bearbeitung der Mails gehen Sie am besten wie folgt vor. Löschen Sie alle unbedeutenden Mails. Dringende Mails oder solche, die Sie innerhalb von zwei bis fünf Minuten bearbeiten können erledigen Sie sofort. Anschließend direkt löschen oder in den entsprechenden Ordner verschieben. E-Mails, die nicht direkt erledigt werden können oder deren Bearbeitung länger dauert bleiben im Posteingang. Eventuell ist es sinnvoll zusätzlich noch Aufgaben in den Aufgabenplaner einzutragen oder eine Notiz zu erstellen.
Sollte Ihr Posteingang trotz dieser Arbeitsweise noch überquellen, ist es empfehlenswert weitere Ordner anzulegen. Diese können Sie beispielsweise nach der Dringlichkeit sortieren. Einen Ordner für morgen, einen für nächste Woche und einen für später. Auf diese Wiese können Sie sich innerhalb von Outlook eine logisch aufgebaute To-Do-Liste erstellen die Sie nach und nach abarbeiten. So sehen Sie im Posteingang nur die Mails, die noch dringlich bearbeitet werden müssen. Es verringert sich die Gefahr, dass aufgrund der Vielzahl von E-Mails eine wichtige Nachricht übersehen wird.
