Outlook-Regeln nicht automatisch, sondern manuell ausführen

Durch das Definieren von Regeln können Sie Outlook nach ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Nachdem Sie gewünschten Regeln im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ eingetragen und aktiviert haben werden diese jedoch automatisch ausgeführt, sobald die festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Je nach Regel kann es in der Praxis jedoch sinnvoller sein, wenn diese nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung hin ausgeführt werden. Hierzu müssen Sie zunächst im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ den Haken vor dem Regelnamen entfernen. Anschließend können Sie die Regel ganz gezielt anwenden.

So geht’s

Wechseln Sie in den Posteingang und öffnen Sie den Ordner, auf den die Regel angewendet werden soll. Wenn Sie eine Version ab Outlook 2003 verwenden wählen Sie nun den Befehl „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“; bei Outlook 2013 im Menüband „Start“ den Befehl „Regeln | Regeln und Benachrichtungen verwalten“. In früheren Versionen rufen Sie Extras | Regel-Assistent“ auf.

 

Wählen Sie nun die Regeln aus, die Sie anwenden möchten. Über die beiden Buttons mit den Pfeilen können Sie die Befehle zudem in die richtige Reihenfolge bringen. Haben Sie alles wie gewünscht festgelegt klicken Sie auf „Regeln jetzt anwenden“.

Im folgenden Dialog schalten Sie die benötigten Regeln nun nochmals ein. Unter dem Punkt „Anwenden im Ordner“ geben Sie den Ordner ein auf den die Regeln angewendet werden sollen. Je nach Bedarf können Sie die Option „Unterordner einbeziehen“ auswählen oder ausschalten. Zudem können Sie noch festlegen ob die Regeln auf alle Nachrichten oder nur die gelesenen bzw. ungelesenen angewendet werden sollen. Zum Abschluss klicken Sie nun einfach auf den Button „Jetzt ausführen“. Die festgelegten Regeln werden nun ausgeführt. Sobald dies erledigt ist, können Sie die geöffneten Dialoge wieder schließen.

Ein Kommentar

  1. In Outlook 2010 gibt es unter dem Reiter „Ordner“ in der Gruppe „Aufräumen“ die Schaltfläche „Regeln jetzt anwenden“ um die Regeln nach Auswahl direkt auf den aktiven Ordner anzuwenden.
    In Outlook 2013 gibt es diesen Knopf nicht mehr.
    Ich habe beim Anpassen des Menübandes die Schaltfläche in der Liste der Funktionen gefunden und in eine eigene Benutzerdefinierte Gruppe gelegt, da sich den existierenden Gruppen warum auch immer nichts hinzufügen lässt. Nun ist diese Schaltfläche allerdings ausgegraut.
    Natürlich kann man die Funktion auch unter „Regeln Verwalten“ ausführen, aber den Knopf mit 3 Klicks weniger direkt zur Verfügung zu haben war definitiv bequemer (auch wenn er intuitiv besser im gleichen Ribbon angesiedelt hätte sein sollen wie die Regelverwaltung).

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