Outlook Safety first: Sie Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anlegen

Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und E-Mail-Nachrichten gehören zu den wichtigsten Daten eines Computers. Sollte es zu einem GAU kommen, ist das manuelle Restaurieren der Daten in den meisten Fällen ein mühsames Unterfangen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfiehlt sich das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien.

Alles oder nichts?

Die einfachste Möglichkeit, die Outlook-Daten für den Fall der Fälle in Sicherheit zu bringen, ist das Kopieren der Postfachdatei auf einen externen Datenträger. In der Postfachdatei speichert Outlook sämtliche Daten; Sie finden die Datei namens OUTLOOK.PST bzw. POSTFACH.PST zumeist im EXCHANGE oder WINDOWS-Ordner. Wo genau sich die Datei befindet, erfahren Sie im Dialogfenster Extras -> Dienste. Wenn Sie den Eintrag Persönlicher Ordner markieren und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, verrät Ihnen Outlook im Feld Pfad, wo Sie die PST-Datei finden. Jetzt brauchen Sie sie nur noch im Windows-Explorer oder mit einem Backup-Programm auf einen anderen Datenträger zu kopieren.

Weniger ist mehr

Nicht immer ist es notwendig, gleich den gesamten Datenbestand zu sichern. Wer beispielsweise lediglich seine Adressen oder Termine extern speichern möchte, kann auf die Exportfunktion von Outlook zurückgreifen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster des Assistenten den Eintrag Export in einen persönlichen Ordner (PST-Datei), und klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Fenster können Sie den Ordner bestimmen, dessen Daten Sie exportieren möchten. Soll Outlook alle untergeordneten Ordner einbeziehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner einbeziehen. Geben Sie im nächsten Fenster den gewünschten Dateinamen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Outlook kopiert anschließend den Inhalt des gewünschten Ordner in eine andere PST-Datei. Im Falle eines Falles können Sie die exportierten Daten dann wieder über den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren in Outlook importieren.

Nicht nur für Sicherheitskopien

Die Exportfunktion eignet sich nicht nur zum Anlegen von Sicherheitskopien einzelner Ordner. Sie können auf diese Weise auch Daten austauschen und beispielsweise einem Freund oder Mitarbeiter Ihren Adreßbestand zukommen lassen.