Wenn Sie mit Microsoft Outlook einen neuen Termin eintragen, gilt dieser automatisch als fest gebucht, d.h., die festgelegte Zeit ist ausschließich für diesen Termin reserviert. Sollte es zu Überschneidungen mit anderen Terminen kommen, schlägt Outlook Alarm.
Vielleicht kennen Sie die Situation: Mitunter ist man sich nicht sicher, ob man dem Termin bereits zusagen oder ihn nur unter Vorbehalt eintragen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Mittagessen planen, aber noch nicht genau wissen, ob zur Mittagszeit nicht noch ein wichtiges Meeting einberaumt wird, sollten Sie das Mittagessen nicht als festen Termin, sondern nur unter Vorbehalt buchen – so wichtig ist das Essen ja nun auch wieder nicht.
Zeitspanne zeigen als
Ob ein Termin fest gebucht wird oder nicht, legen Sie im Dialogfenster Termin im Feld Zeitspanne zeigen als fest. Hier bestimmen Sie nicht nur den Status des Termins, sondern auch, wie der Termin im Kalender angezeigt wird. Dies wirkt sich vor allem bei der Arbeit im Netz aus, wenn andere Netzwerkteilnehmer Einblick in Ihren Kalender nehmen.
Im Listenfeld Zeitspanne zeigen als stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Option – Darstellung – Beschreibung
Frei – Weiß – Der Termin ist zwar im Kalender eingetragen, verpflichtet aber zu nichts; er dient praktisch nur als Notiz. Der Status – Frei – eignet sich beispielsweise für – Putzfrau putzt Fenster – oder – Müllabfuhr holt Sperrmüll ab – oder – Gärtner kommt – . Microsoft Outlook verwendet den Status – Frei – automatisch für Ereignisse (Kontrollkästchen Ganztägig). Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen – beispielsweise bei der Besprechungsplanung -, können zeitgleich zu freien Termin andere Termine planen.
Mit Vorbehalt – Hellblau – Der Termin ist nur unter Vorbehalt eingetragen und noch nicht fest eingeplant, beispielsweise relativ unwichtige Termine, wie – Mittagessen – oder – Blumen gießen – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können zeitgleich zu reservierten Termin andere Termine planen.
Gebucht – Dunkelblau – Der Termin ist fest gebucht und sollte sich in der Regel nicht mit anderen Terminen Überschneiden, da die Zeit ausschließlich für diesen Termin reserviert ist. Den Status – Gebucht – sollten Sie für alle Termine verwenden, die Sie bereits fest zugesagt haben und zu deren Zeiten Sie keiner anderen Beschäftigung nachgehen können. Standardmäßig verwendet Outlook für jeden neuen Termin den Status – Gebucht – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können innerhalb der fest gebuchten Zeiten keine eigenen Termine planen – gebuchte Termine sind für Netzwerkteilnehmer tabu.
Abwesend – Lila – Der Termin findet ohne Ihre Anwesenheit statt, Sie sind zu diesem Zeitpunkt also nicht im Büro. Der Status – Abwesend – eignet sich beispielsweise für Termine, wie – Kundengespräch in Mannheim, TÜV-Untersuchung beim TÜV Rheinland – oder – Messegespräch mit Herrn Meier – . Termine, mit dem Status – Abwesend – sind für Netzwerkteilnehmer tabu – schließlich sind Sie ja nicht im Büro.
