Outlook: Zusätzliche Ordner mit Sonderfunktion einbinden

Der Persönliche Ordner ist das Herzstück von Outlook; hier verwaltet der Informationsmanager sämtliche Daten – von den E-Mails über Kontakte bis hin zu den Notizen. Das ist aber noch nicht alles: Neben den Standard-Ordnern können Sie jederzeit sogenannte „Ordner mit Sonderfunktion“ einbinden. Das sind zum Beispiel die Mail-Ordner eines Exchange-Server-Benutzers oder eine zusätzliche persönliche Ordnerdatei. Das Einbinden eines Ordners mit Sonderfunktion kann auch sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine persönliche Ordner-Datei eines Freundes oder die Archiv-Datei von Outlook einbinden möchten.

Ordner mit Sonderfunktion öffnen

Um einen Ordner mit Sonderfunktion zu öffnen bzw. einzufügen, rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen“ auf und wählen aus dem nachfolgenden Untermenü den Befehl „Persönlicher Ordner“. Wählen Sie anschließend die gewünschte PST-Datei aus, dessen Ordnerstruktur Sie in Ihre eigene Ordnerhierarchie einbinden möchten. Das kann zum Beispiel die PST-Datei eines Freundes oder Arbeitskollegen oder die ARCHIV.PST-Datei sein, in der Outlook alle archivierten Einträge speichert. Auf diese Weise können Sie z.B. problemlos auf bereits archivierte Outlook-Elemente zugreifen. Markieren Sie die gewünschte PST-Datei, und bestätigen Sie das Dialogfenster mit „OK“. Outlook integriert anschließend die gewünschten Ordner in die aktuelle Ordnerstruktur. Sie können jetzt zum Beispiel Einträge aus dem importierten Ordner in Ihren eigenen persönlichen Ordner verschieben oder kopieren.

Der doppelte Ordner

Wenn Sie eine Persönliche-Ordner-Datei einbinden, taucht in der Ordnerliste des Dialogfensters „Dienste“ zweimal der Eintrag „Persönlicher Ordner“ auf. Um den Standard-Ordner vom nachträglich eingebundenen Ordner unterscheiden zu können, sollten Sie den importierten Ordner umbenennen, zum Beispiel in „Archiv“. Rufen Sie hierzu den Befehl „Extras -> Dienst“ auf, und ändern Sie den Namen der importierten Ordnerdatei per Mausklick auf die Schaltfläche „Eigenschaften“.

Sonder-Ordner wieder entfernen

Wenn Sie eine Persönliche-Ordner-Datei nur kurzzeitig einbinden möchten, um beispielsweise nur einige Einträge aus der ARCHIV.PST-Datei zu kopieren, können Sie den Ordner mit Sonderfunktion wieder aus der Hierarchie entfernen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. In der Liste der installierten Informationsdienste taucht vermutlich zwei Mal der Eintrag „Persönlicher Ordner“ auf. Einer der beiden ist der nachträglich eingebundene Ordner. Um herauszufinden, bei welchem der beiden Einträge es sich um den Ordner mit Sonderfunktion handelt, markieren Sie einen Eintrag und klicken auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Im nachfolgenden Dialogfenster erfahren Sie im Feld „Pfad“ den genauen Pfad und Dateinamen der Persönlichen-Ordner-Datei.

Markieren Sie im Dialogfenster „Dienste“ den Persönlichen Ordner, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.