Tipps, Tricks & Kniffe

Blog

  • Outlook bittet um Rückruf: Wie Sie wichtige Nachrichten mit einer speziellen Kennzeichnung versehen

    Besonders wichtige Nachrichten sollten auch als solche gekennzeichnet sein. In den meisten Fällen reicht dafür die Vergabe einer hohen Priorität. Doch wenn Sie noch mehr Aufmerksamkeit erregen möchten, sollten Sie der Nachricht eine spezielle Kennzeichnung mit auf den Weg geben. Auf diese Weise können Sie den Empfänger beispielsweise eindringlich um eine Antwort bitten. Gekennzeichnete Nachrichten erhalten ein zusätzliches Fähnchen-Symbol. Der Empfänger wird oberhalb der eigentlichen Nachricht über die Art der Kennzeichnung informiert und erfährt somit, daß er die Nachricht zum Beispiel nur zur Kenntnisnahme erhalten hat oder unbedingt antworten soll.

    Kennzeichnung anbringen

    Um eine Nachricht mit einer Kennzeichnung zu versehen, öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Befehl Bearbeiten > Nachricht Kennzeichnen auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die Art der Kennzeichnung aus. Outlook stellt standardmäßig folgende Kennzeichnungen zur Verfügung:

    • – Antwort nicht erforderlich
    • – Bitte um Antwort
    • – Bitte um Antwort an alle
    • – Bitte um Telefonanruf
    • – Bitte um Weiterleitung
    • – Nicht weiterleiten
    • – Zur Durchsicht
    • – Zur Nachverfolgung
    • – Zur Kenntnisnahme
    • – Zur Überprüfung

    Sie können in das Listenfeld auch eigene Kennzeichnungen eingeben, beispielsweise „Bitte Peter darüber informieren“ oder „Für Ihre Akten“.

    Möchten Sie zusätzlich zur Kennzeichnung ein Datum festlegen, bis wann zum Beispiel der Empfänger der Bitte um Antwort entsprechen soll, wählen Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit im Feld Bis/Am. Schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit Ok.

    Kennzeichnung ruck zuck

    Sie können die gewünschten Nachrichten übrigens auch direkt im Posteingang kennzeichnen oder die Kennzeichnung löschen. Klicken Sie einfach mit der rechten(!) Maustaste auf die gewünschte Nachricht, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Nachricht kennzeichnen. Bei bereits gekennzeichneten Nachrichten können Sie im Kontextmenü den Befehl Als Erledigt Kennzeichnen und Kennzeichnung löschen aufrufen. Einziger Nachteil: Outlook vergibt automatisch die Kennzeichnung Zur Nachverfolgung.

    Rote Fähnchen

    In den jeweiligen Mail-Ordnern, zum Beispiel im Posteingang, markiert Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einer kleinen roten Fahne. Somit ist sofort erkennbar, daß die Nachricht noch mit einer wichtigen Botschaft gekennzeichnet ist. Wenn Sie die gekennzeichnete Nachricht öffnen, erfahren Sie oberhalb der Nachricht, um was für eine Kennzeichnung es sich handelt und bis wann Sie zum Beispiel die Nachricht beantworten sollten. Sollte das angegebene Datum überschritten sein, erscheinen die verfallenen Nachrichten im Outlook-Fenster automatisch im auffälligen Rot.

    Sobald Sie die Bedingung der Kennzeichnung erfüllt und beispielsweise – wie vom Absender gewünscht – auf die Nachricht geantwortet haben, können Sie die Kennzeichnung als erledigt markieren. Hierzu öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl Bearbeiten > Nachricht kennzeichnen auf. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Erledigt. In der Informationszeile des Nachrichtenfensters erscheint daraufhin der Zusatz Erledigt am Datum. Um erledigte von unerledigten Nachrichten unterscheiden zu können, sind erledigte Kennzeichnungen mit einem grauen Fähnchen markiert. 

  • Extrawurst für Outlook-Termine: Wie Sie den Kalender in einem separaten Fenster darstellen

    Outlook ist der ideale Terminmanager. Ob Verabredungen, Geburtstage, Messen oder andere Ereignisse, im digitalen Almanach findet jeder Termin seinen Platz. Doch der Kalender von Outlook hat leider eine unangenehme Eigenschaft: Wenn Sie zum Beispiel vom Kalender zum Adressenregister und wieder zurück zum Kalender wechseln, springt die Markierung im Kalenderblatt wieder zurück zum aktuellen Tagesbeginn, beispielsweise auf 8 Uhr. Das ist recht unangenehm, wenn Sie gerade einen Termin am späten Nachmittag oder Abend bearbeiten. Insbesondere auf sehr kleinen Bildschirmen – etwa unterwegs auf einem Laptop – müssen Sie dann wieder manuell zum unteren Bereich des Kalenderblattes blättern. Mit einem Trick können Sie Outlook überlisten und die Markierung stets bei der zuletzt ausgewählten Uhrzeit fixieren.

    Kalender im eigenen Fenster

    Um Outlook auszutricksen, gönnen Sie dem Kalender einfach ein eigenes Fenster. Hierzu klicken Sie in der Outlook-Leiste mit der rechten(!) Maustaste auf das Kalender-Symbol. Wählen Sie im nachfolgend erscheinenden Kontextmenü den Befehl Im neuen Fenster öffnen.

    Outlook öffnet daraufhin ein neues Fenster, das ausschließlich den Kalender zeigt. Hier können Sie – losgelöst vom eigentlichen Outlook-Fenster – tun und lassen, was Sie möchten. Auch wenn Sie zu einem anderen Outlook-Register wechseln, bleibt die Markierung im exklusiven Kalender-Fenster stets auf derselben Position.

    Allerdings ist der Wechsel zum einem anderen Register nicht mehr so einfach wie vorher. Da im separaten Fenster keine Outlook-Leiste verfügbar ist, müssen Sie über die Task-Leiste von Windows oder mittels der Tastenkombination [Alt][Tab] zum „alten“ Outlook-Fenster wechseln.

    Wechseln ohne Outlook-Leiste

    Auch wenn im separaten Fenster die Outlook-Leiste fehlt, können Sie dennoch zu einem anderen Outlook-Register wechseln. Öffnen Sie einfach das Wechseln Zu-Menü, und wählen Sie das gewünschte Register aus, beispielsweise Aufgaben.

    Exklusivität nicht nur für Kalender

    Das exklusive Fenster ist übrigens nicht nur dem Kalender vorbehalten. Sie können jedem beliebigen Outlook-Register ein eigenes Fenster spendieren. Das Prinzip ist immer gleich: Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf das gewünschte Symbol, beispielsweise auf Kontakte, und wählen Sie im nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Im neuen Fenster öffnen. 

  • Outlook-Elementen spezielle Kategorien zuweisen

    Im Adreßregister von Outlook findet jede Adresse seinen Platz, ob geschäftlich oder privat, ob wichtig oder unwichtig. Das ist zwar recht praktisch, kann aber schnell zum Dilemma führen. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie fahren in den Urlaub und überlegen sich, wem Sie während der Karibikreise eine Grußkarte schicken möchten. Bei mehreren hundert Adressen kann das schnell zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

    Outlook kennt jedoch eine elegante Lösung: Neben den reinen Adreßdaten speichern Sie einfach ein weiteres Kriterium, die sogenannte Kategorie. Dank der Kategorie können Sie jeder Adresse ein zusätzliches Merkmal mit auf den Weg geben und beispielsweise speichern, ob es sich um einen persönlichen oder privaten Kontakt handelt, oder ob Sie jemandem im Urlaub eine Ansichtskarte schicken möchten.

    Urlausbgrüße an Tante Elfriede

    Um einem Kontakt eine bestimmte Kategorie oder mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Kontakt. Klicken Sie am unteren Rand des Kontakt-Dialogfensters auf die Schaltfläche Kategorie, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Kategorie, etwa Urlaubsgrüße. Sie können auch mehrere Kategorien gleichzeitig wählen, zum Beispiel Konkurrenz, Strategien und Ziele.

    Sollte Ihnen keine der angebotenen Kategorien zusagen, können Sie auch eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster Kategorien auf die Schaltfläche Hauptkate-gorienliste. Geben Sie anschließend die gewünschte neue Kategorie ein, zum Beispiel Hauskauf. Bestätigen Sie die Eingabe mit Hinzufügen.

    Direkteingabe mit Tücken

    Sie können die Kategorie auch direkt in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Kategorien eingeben. Doch Vorsicht: Eine neue Kategorie, die bislang noch nicht in der Kategorienliste existiert, wird nicht automatisch in die Hauptkategorienliste aufgenommen. Wesentlich sicherer und bequemer ist daher der Weg über die Schaltfläche Kategorien.

    Sobald Sie die gewünschten Kategorien gewählt (angekreuzt) haben, schließen Sie das Dialogfenster mit Ok. Die gewünschten Kategorien erscheinen daraufhin im Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Kategorien.

    Liste der Urlaubsgrüße

    Wem müssen Sie bei Ihrem nächsten Urlaub eine Ansichtskarte schicken? Diese Frage beantworten Sie mit Hilfe einer speziellen Ansicht im Kontaktregister. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Nach Kategorie auf, um die Adressen nach Kategorien zu ordnen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategoire Urlaubsgrüße und schon erfahren Sie, wer mit Urlaubsgrüßen aus der sonnigen Karibik rechnen kann.

    Kategorien für alle

    Kategorien können Sie nicht nur Kontakten, sondern auch anderen Outlook-Elementen zuweisen, beispielsweise Terminen, Aufgaben oder E-Mails. Der Vorteil: Dank der programmübergreifenden Kategorien können Sie beispielsweise alle Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails zum Thema Urlaub der Kategorie Urlaub zuordnen. Für ein bestimmtes Projekt, zum Beispiel dem Kauf eines Hauses, legen Sie einfach eine neue Kategorie Hauskauf an und weisen alle Kontakte, Aufgaben, Termine, Besprechungen, E-Mails usw. der Haus-Kategorie zu. 

  • Outlook: Mehr Farbe in der E-Mail

    Elektronische Nachrichten haben in der Regel wenig Charme. Die digitalen Botschaften erreichen den Empfänger zumeist im schlichten Einheitsgewand. Schwarzer Text auf weißem Grund dominiert auch im Multimedia-Zeitalter noch immer den weltweiten E-Mail-Verkehr. Das muß nicht sein. Bringen Sie mehr Farbe ins Spiel und verschicken Ihre elektronischen Nachrichten auf optisch ansprechendem Briefpapier.

    Buntes Briefpapier

    Keine Sorge: Um Farbe ins Spiel zu bringen, brauchen Sie kein begnadeter Künstler zu sein. In Outlook sind zahlreiche interessante Briefvorlagen bereits von Hause aus mit an Bord. Somit ist es ein leichtes, die E-Mail-Empfänger einmal mit einer knallbunten E-Mail zu überraschen.

    Rufen Sie zunächst den Menübefehl Datei -> Neu auf, und wählen Sie aus dem Untermenü den Befehl Vorlage wählen. Wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Outlook. Hier finden Sie bereits einige vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, beispielsweise FLAMME.OFT, die Ihre elektronische Nachricht mit lodernden Flammen schmückt. Insgesamt können Sie Ihre E-Mail mit sechs verschiedenen bunten Vorlagen auf die Reise schicken. Am linken Rand der E-Mail erscheinen dann unterschiedliche Verzierungen.

    DRINGEND.OFT – Warnbake

    FLAMME.OFT – Lodernde Flammen

    HIGHTECH.OFT – Geometrische Objekte

    MITTNACH.OFT – Sternenhimmel

    OEZAN.OFT – Wellen

    REGEN.OFT – Pfütze

    Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie auf Ok. Outlook startet anschließend die Textverarbeitung Word und präsentiert das farbige Briefpapier. Statt einer tristen weißen Fläche erscheinen am linken Rand grafische Elemente, beispielsweise ein Sternenhimmel oder geometrische Figuren. Rechts neben der Grafik können Sie wie gewohnt des Nachrichtentext eingeben und die E-Mail per Mausklick auf Senden auf die Reise schicken – Der Empfänger wird Augen machen.

    Voraussetzungen für buntes Briefpapier

    Damit Ihre bunten Nachrichten auch tatsächlich farbig beim Empfänger eintreffen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Zum einen muß der Empfänger über die Textverarbeitung Word verfügen, da es sich bei den Vorlagen um Word-Vorlagen handelt. Zum anderen müssen Sie die E-Mail im Rich-Text-Format verschicken, damit die Grafikinformationen unterwegs nicht verloren gehen. 

  • Outlook Fax: Mit Outlook Fax-Dokumente in die ganze Welt verschicken

    Der klassische Austausch von Dokumenten erfolgt in der Regel immer noch über ein handelsübliches Faxgerät, das auf nicht gerade umweltfreundlichem Thermopapier weltweit Fernkopien entgegennimmt. Wenn Sie über ein faxfähiges Modem verfügen, benötigen Sie im Grunde gar kein externes Faxgerät, da Outlook und Windows aus Ihrem Modem einen waschechten Fernkopierer zaubern, mit allem Komfort, der dazugehört.

    Microsoft Fax installieren

    Die Faxkommunikation via Outlook erfolgt mittels eines sogenannten Faxmodems. Deshalb ist der erste Schritt in Richtung Fax grundsätzlich die korrekte Installation des Modems. Hierzu stellt Windows einen fähigen Assistenten zur Verfügung. Um das Faxmodem zu installieren, schließen Sie das Modem an die serielle Schnittstelle (COMx) Ihres Computers an, und klicken in der Systemsteuerung doppelt auf Modems. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

    Keine Faxmöglichkeit unter Windows NT

    Die Faxfunktion von Outlook ist nur verfügbar, wenn Sie mit Windows 95 arbeiten. Unter Windows NT müssen Sie auf das Faxmodul leider verzichten.

    Sobald das Faxmodem eingerichtet ist, folgt im nächsten Schritt die Installation des Microsoft-Fax-Dienstes. Rufen Sie in Outlook den Menübefehl Extras -> Dienste auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Anschließend markieren Sie den Eintrag Microsoft Fax und bestätigen die Auswahl mit Ok. Der Installationsassistent begleitet Sie anschließend durch die notwendigen Installationsschritte.

    Faxe auf die Reise schicken

    Sobald Sie das Faxmodem sowie den Informationsdienst Microsoft Fax installiert haben, können Sie sofort loslegen und Ihr Faxe via Outlook verschicken. Dabei können Sie auf Wunsch direkt auf die Faxnummer Ihrer Kontakte zurückgreifen. Um einer Kontaktperson, die bereits mit Faxnummer im Kontaktregister von Outlook eingetragen ist, ein Fax zukommen zu lassen, markieren Sie zunächst den Kontakt. Rufen Sie anschließend den Menübefehl Kontakte -> Neue Faxnachricht auf. Outlook startet daraufhin den Fax-Assistenten von Windows, der Sie Schritt für Schritt durch die nachfolgenden Dialogfenster führt.

    Faxe können Sie übrigens nicht nur von Microsoft Outlook aus verschicken. Da es sich bei dem Faxmodul um eine Windows 95-Komponente handelt, können auch andere Anwendungen auf den Fax-Assistenten zurückgreifen. Insgesamt stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Fax-Assistenten zu starten:

    – Aus der Anwendung heraus: Um ein Dokument direkt aus einer Anwendung heraus zu faxen, beispielsweise aus der Textverarbeitung Word, starten Sie den Druckbefehl, etwa durch den Menübefehl Datei > Drucken. Achten Sie darauf, daß die Ausgabe auf dem „Drucker“ Microsoft Fax Auf Fax: erfolgt.

    – Per Drag and Drop: Besonders einfach geht der Faxversand mit der Maus vonstatten. Ziehen Sie einfach die zu druckende Datei – zum Beispiel aus dem Explorer oder aus Outlook – auf das Druckersymbol Microsoft Fax. Hierzu muß das Druckersymbol allerdings auf dem Desktop oder im Drucker-Ordner sichtbar sein.

    – Per Senden An-Befehl: Um ein Dokument oder eine andere Datei zu faxen, können Sie sie auch in einem beliebigen Ordner – etwa im Explorer oder in Outlook – mit der rechten(!) Maustaste auf die Datei klicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Senden An -> Fax-Empfänger aufrufen.

    – Per Start-Schaltfläche: Klicken Sie auf Start, und rufen Sie den Befehl Programme -> Zubehör -> Fax -> Neues Fax Erstellen auf. 

  • Outlook-Termine nur unter Vorbehalt: Bestimmen, ob ein Termin fest gebucht oder nur unter Vorbehalt eingetragen wird

    Wenn Sie mit Microsoft Outlook einen neuen Termin eintragen, gilt dieser automatisch als fest gebucht, d.h., die festgelegte Zeit ist ausschließich für diesen Termin reserviert. Sollte es zu ܜberschneidungen mit anderen Terminen kommen, schlägt Outlook Alarm.

    Vielleicht kennen Sie die Situation: Mitunter ist man sich nicht sicher, ob man dem Termin bereits zusagen oder ihn nur unter Vorbehalt eintragen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Mittagessen planen, aber noch nicht genau wissen, ob zur Mittagszeit nicht noch ein wichtiges Meeting einberaumt wird, sollten Sie das Mittagessen nicht als festen Termin, sondern nur unter Vorbehalt buchen – so wichtig ist das Essen ja nun auch wieder nicht.

    Zeitspanne zeigen als

    Ob ein Termin fest gebucht wird oder nicht, legen Sie im Dialogfenster Termin im Feld Zeitspanne zeigen als fest. Hier bestimmen Sie nicht nur den Status des Termins, sondern auch, wie der Termin im Kalender angezeigt wird. Dies wirkt sich vor allem bei der Arbeit im Netz aus, wenn andere Netzwerkteilnehmer Einblick in Ihren Kalender nehmen.

    Im Listenfeld Zeitspanne zeigen als stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

    Option – Darstellung – Beschreibung

    Frei – Weiߟ – Der Termin ist zwar im Kalender eingetragen, verpflichtet aber zu nichts; er dient praktisch nur als Notiz. Der Status – Frei – eignet sich beispielsweise für – Putzfrau putzt Fenster – oder – Müllabfuhr holt Sperrmüll ab – oder – Gärtner kommt – . Microsoft Outlook verwendet den Status – Frei – automatisch für Ereignisse (Kontrollkästchen Ganztägig). Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen – beispielsweise bei der Besprechungsplanung -, können zeitgleich zu freien Termin andere Termine planen.

    Mit Vorbehalt – Hellblau – Der Termin ist nur unter Vorbehalt eingetragen und noch nicht fest eingeplant, beispielsweise relativ unwichtige Termine, wie – Mittagessen – oder – Blumen gieߟen – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können zeitgleich zu reservierten Termin andere Termine planen.

    Gebucht – Dunkelblau – Der Termin ist fest gebucht und sollte sich in der Regel nicht mit anderen Terminen Überschneiden, da die Zeit ausschließlich für diesen Termin reserviert ist. Den Status – Gebucht – sollten Sie für alle Termine verwenden, die Sie bereits fest zugesagt haben und zu deren Zeiten Sie keiner anderen Beschäftigung nachgehen können. Standardmäߟig verwendet Outlook für jeden neuen Termin den Status – Gebucht – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können innerhalb der fest gebuchten Zeiten keine eigenen Termine planen – gebuchte Termine sind für Netzwerkteilnehmer tabu.

    Abwesend – Lila – Der Termin findet ohne Ihre Anwesenheit statt, Sie sind zu diesem Zeitpunkt also nicht im Büro. Der Status – Abwesend – eignet sich beispielsweise für Termine, wie – Kundengespräch in Mannheim, TÜV-Untersuchung beim TܜV Rheinland – oder – Messegespräch mit Herrn Meier – . Termine, mit dem Status – Abwesend – sind für Netzwerkteilnehmer tabu – schließlich sind Sie ja nicht im Büro.

  • Outlook: Bestimmen Sie, mit welchem Mail-Dienst Ihre Nachrichten auf die Reise gehen

    Für das Multitalent Outlook ist es kein Problem, mit mehreren E-Mail-Diensten gleichzeitig zu arbeiten. Ob CompuServe, Microsoft Network, AOL oder Internet-Mail: Outlook kann mit allen Diensten gleichzeitig jonglieren. Nur, mit welchem der installierten Mail-Dienste soll die E-Mail auf die Reise gehen?

    Die E-Mail-Adresse

    Die Antwort liegt im Adreßbuch bzw. im Kontakt-Register. Für jede einzelnen E-Mail-Adresse können Sie separat festlegen, über welchen der installierten Informationsdienste die Nachricht Outlook verlassen sollen.

    Geben Sie beispielsweise im Kontakt-Dialogfenster eine neue E-Mail-Adresse ein – etwa mirko@msn.com -, und rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Namen überprüfen “ auf. Outlook unterstreicht daraufhin die E-Mail-Adresse. Klicken Sie anschließend mit der rechten(!) Maustaste auf die neu eingegebene Adresse, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“.

    Der Adreß-Typ

    Das Geheimnis liegt im nachfolgenden Dialogfenster im Feld „E-Mail-Typ“. Hier legen Sie fest, über welchen der installierten Informationsdienste Outlook Nachrichten an diesen Empfänger auf die Reise schickt. Leider können Sie den Typ nicht auswählen, sondern müssen das entsprechende Kürzel für den Mail-Typ in das Eingabefeld eintragen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche E-Mail-Typen zur Verfügung stehen:

    SMTP – Wenn Sie den Informationsdienst Internet Mail installiert haben und die E-Mail über Ihren Internet-Account verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ SMTP ein.

    COMPUSERVE – Wenn Sie den Informationsdienst CompuServe Mail (separat bei Compuserve erhältlich) installiert haben und die E-Mail via CompuServe verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ Compuserve ein. Achtung: Im Feld „E-Mail-Adresse“ müssen Sie in diesem Fall den Zusatz INTERNET einfügen, zum Beispiel „INTERNET: mirko@msn.com „. Wenn es sich um eine Compuserve-Adresse handelt, genügt auch die Compuserve-ID, zum Beispiel „100041,1465“

    AOL – Sollten Sie den Mail-Client für den Online-Dienst AOL installiert haben (separat bei AOL erhältlich), tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ das Kürzel AOL ein. Im Feld „E-Mail-Adresse“ geben Sie in diesem Fall die Internet-Adresse oder den AOL-Namen des Empfängers ein, etwa „Mirkomuell“.

    MSNINET – Wenn Sie den Informationsdienst Microsoft Network installiert haben, und die E-Mail via MSN verschicken möchten, tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ MSNINET ein. Ist der Empfänger ebenefalls MSN-Mitglied, genügt die MSN-ID des Empfängers, etwa „mirko“.

    Sobald Sie die gewünschten Kürzel eingetragen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. Ab sofort verwenden alle ausgehenden E-Mails auf Anhieb den richtigen Informationsdienst.

  • Wie Sie die Outlook-Leiste an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen

    Herzstück und Schaltzentrale von Outlook ist ohne Frage die Outlook-Leiste am linken Bildschirmrand. Von hier aus gelangen Sie direkt zu den einzelnen Registern von Outlook und können beispielsweise blitzschnell zwischen E-Mails, Terminen, Kontakten und Dateien wechseln. Um die Arbeit mit der Outlook-Leiste so angenehm wie möglich zu gestalten, können Sie sie auf verschiedene Art und Weise an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

    Mit oder ohne Outlook-Leiste?

    Die Outlook-Leiste ist nicht jedermanns Sache. Möchten Sie völlig auf die Outlook-Leiste verzichten, rufen Sie einfach den Menübefehl „Ansicht -> Outlook-Leiste“ auf. Alternativ hierzu können Sie auch mit der rechten(!) Maustaste auf einen freien Bereich der Outlook-Leiste klicken und aus dem -genden Kontextmenü den Befehl „Outlook-Leiste ausblenden“ aufrufen.

    Mehr Platz für die Outlook-Leiste

    Die Outlook-Leiste ist zwar schön und gut, doch sie ist zu breit? Oder gar zu schmal? Dann sollten Sie Hand anlegen und die optimale Breite selbst einstellen. Hierzu plazieren Sie den Mauszeiger auf den Trennbalken zwischen Outlook-Leiste und restlichem Fenster; der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in einen waagerechten Doppelpfeil. Halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Trennbalken – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die gewünschte Position. Sobald Sie die Maustaste loslassen, baut Outlook den Bildschirm neu auf.

    Welche Größe hätten’s denn gern?

    Wünschen Sie innerhalb der Outlook-Leiste große oder kleine Symbole? Gerade bei geringen Grafikauflösungen – z. B. auf einem Laptop – empfiehlt sich die Darstellung kleiner Symbole. Um die Größe der Symbole zu ändern, klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb der Outlook-Leiste und wählen aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl „Große Symbole“ bzw. „Kleine Symbole“.

    Verknüpfungen verschieben

    Die Outlook-Leiste ist stets gleich aufgebaut: Oben steht der Posteingang, gefolgt von Kalender, Kontakte, Aufgaben, Journal, Notizen und Mülleimer. Die Reihenfolge ist aber keineswegs starr vorgegeben. Sollte sie ihnen nicht zusagen, können Sie die einzelnen Symbole jederzeit neu anordnen. Um eine Verknüpfung zu verschieben, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Verknüpfung, halten die Maustaste gedrückt und schieben die Verknüpfung – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die neue Position. Dabei können Sie auch in eine andere Gruppe der Outlook-Leiste wechseln, indem Sie den Mauszeiger z. B. auf das Gruppensymbol  „Weitere“ plazieren. Sobald Sie die Maustaste loslassen, sortiert Outlook die Verknüpfungen neu. 

  • Outlook: Neue Outlook-Aufgaben direkt aus Word, Excel und PowerPoint erstellen

    Outlook ist nicht alleine auf der Welt. Da der Informations-Manager gleich bei seinem ersten PC-Auftritt in die Office-Familie aufgenommen wurde, reiht es sich natürlich nahtlos in das Office-Gefüge ein. Das heißt für Sie: Outlook und die anderen Office-Anwendungen arbeiten Hand in Hand zusammen.

    Teamwork mit Excel, Word und Powerpoint

    Das Teamwork zwischen Outlook und den Office-Anwendungen wird besonders bei Word, Excel und PowerPoint deutlich. So können Sie jederzeit aus einem Word-Dokument, einem Excel-Arbeitsblatt oder einer PowerPoint-Präsentation eine neue Outlook-Aufgabe erzeugen. Wenn Sie beispielsweise mit Word oder Excel die Arbeit an einem Text oder einem Kalkulationsmodell abschließen, gibt es häufig noch etwas zu korrigieren oder zu prüfen. Damit Sie das nicht vergessen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook, die bereits eine Verknüpfung zu der aktuellen Datei enthält.

    Vom Word-Dokument zur Outlook-Aufgabe

    Um aus einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument eine Outlook-Aufgabe zu zaubern, blenden Sie zunächst über den Befehl „Ansicht -> Symbolleisten“ die Symbolleiste „Überarbeiten“ ein. In der neuen Symbolleiste finden Sie als drittes Symbol von rechts die Schaltfläche „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum aktuellen Dokument eine passende Outlook-Aufgabe zu erzeugen.

    Im Aufgaben-Fenster fügt Outlook als Betreff automatisch den Namen des Dokuments und in das Notizfeld eine Verknüpfung zum Dokument ein. Sie müssen nur noch das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit festlegen. Vom Aufgaben-Register zum Word- oder Excel-Dokument ist es dann nicht mehr weit: Öffnen Sie in Outlook einfach die gewünschte Aufgabe, und klicken Sie doppelt auf die Verknüpfung. Outlook startet dann automatisch die passende Anwendung und öffnet das jeweilige Office-Dokument.

    Neue Aufgaben per Drag-and-Drop

    Sie können auch per Drag-and-Drop neue Outlook-Aufgaben erstellen. Öffnen Sie hierzu im Windows-Explorer den Ordner, in dem sich die Office-Dokumente befinden, und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste auf das „Aufgaben“-Symbol der Outlook-Leiste. Das funktioniert übrigens auch mit allen anderen Symbolen der Outlook-Leiste.

  • Outlook: Wie Sie das Posteingangs-Symbol auf dem Windows-Desktop durch das Microsoft Outlook-Symbol ersetzen

    Outlook ist nicht der erste Termin-, Kontakt- und Informationsmanager von Microsoft. Vor Outlook erledigte Schedule+ die Adreßverwaltung, während Microsoft Exchange sich um die E-Mails kümmerte. Outlook ersetzt beide Anwendungen und kombiniert sie unter einer einheitlichen Oberfläche. Da Microsoft Exchange in Form des Posteingangs Bestandteil der Windows-95-Oberfläche ist, verwenden zahlreiche Anwender auch weiterhin Exchange zur Mail-Verwaltung. Daher ersetzt Microsoft Office nicht automatisch das Posteingang-Symbol der Windows-Oberfläche mit dem Outlook-Symbol. Statt dessen leben Exchange und Outlook in friedlicher Koexistenz nebeneinander – jedes Programm hat auf dem Windows-Desktop sein eigenes Symbol.

    Weg mit dem Posteingang

    Doch spätestens wenn die Vorzüge des Universaltalents Outlook erkannt werden, ist Microsoft Exchange eigentlich überflüssig. Schließlich läßt sich Outlook noch einfacher bedienen als sein Vorgänger und bietet wesentlich mehr Funktionen. Wer von Exchange zu Outlook wechselt, steht jedoch vor einem Problem: Auf dem Windows-Desktop befindet sich weiterhin das – eigentlich überflüssige – „Posteingang“-Symbol. Das Symbol läßt sich leider auch nicht in den Papierkorb ziehen. Doch keine Sorge: Microsoft liefert auf der Office-CD-ROM bzw. im Internet einen passenden Patch, der Windows vom Posteingangs-Symbol befreit und es durch das Outlook-Symbol ersetzt.

    Starten Sie den Windows-Explorer, und wechseln Sie auf der Office-CD-ROM in den Ordner CdzugabePatch. Hier finden Sie die Datei Chnginbx.exe. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um den Symbol-Austausch vorzunehmen. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Nachdem Office die notwendigen Dateien installiert hat, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ok“, um die Installation abzuschließen. Starten Sie Windows neu, um das Posteingang-Symbol endgültig durch das Outlook-Symbol zu ersetzen. Das bisherige Outlook-Symbol – zu erkennen am kleinen gebogenen Pfeil unten links – können Sie nach dem Neustsart bedenkenlos löschen.

    Exchange nach der Wachablösung

    Mit dem Austausch des Posteingangs-Symbol ist der Zugriff auf Microsoft Exchange keineswegs versperrt. Sie können Exchange weiterhin über die „Start“-Schaltfläche und den Befehl „Programme -> Microsoft Exchange“ starten.