Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook mit mehreren Mailkonten: Wieviele Mail-Accounts hätten’s denn gern?

    Die „eierlegende Wollmilchsau“ Outlook ist zwar ein Multitalent in Sachen E-Mail, doch ein Manko hat zahlreiche Anwender schon lange gestört: Outlook war bislang nicht in der Lage, mehrere Internet-Mail-Accounts gleichzeitig zu verwalten. Pro Profil war stets nur eine einzig Internet-Mail-Adresse erlaubt. Die Zeiten des Darbens sind glücklicherweise vorbei. Mit dem Internet Mail Enhancement Patch, der auf den Microsoft-Seiten zum Download bereit liegt, kann Outlook endlich mit mehreren Internet-Mail-Adressen gleichzeitig jonglieren. Der Patch hat aber noch einiger mehr zu bieten.

    Hier können Sie den Internet Mail Enhancement Patch herunterladen:

    http://www.microsoft.com/outlook/documents/imep.htm

    Neue Internet-Mail-Funktionen

    Nachdem Sie den Internet Mail Enhancement Patch heruntergeladen und installiert haben, können Sie ab sofort beliebig viele Internet-Mail-Dienste hinzufügen. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf, klicken auf „Hinzufügen“, und wählen den Eintrag „Internet E-Mail“. Für jeden neu hinzugefügten E-Mail-Dienst geben Sie anschließend Ihre Benutzer- und Mail-Server-Informationen ein und wählen die Art des Verbindungsaufbaus. Besonders interessant: Sie können für jede Adresse eine separate Antwort-Adresse angeben, so daß Antworten auf Ihre Nachrichten an eine andere Adresse geschickt werden. Im Register „Advanced“ stehen pro Mail-Adresse weitere Optionen zur Verfügung. Hier bestimmen Sie beispielsweise, über welche Ports die Verbindung aufgebaut werden soll oder ob Outlook die heruntergeladenen Nachrichten auf dem Mail-Server löschen soll.

    Der Enhancement Patch hat aber noch mehr zu bieten: Im Dialogfenster „Extras -> Optionen“ stehen im neuen Register „Internet E-Mail“ zahlreiche neue Optionen zur Verfügung. Beispielsweise können Sie Outlook anweisen, beim Beantworten einer Mail den Originaltext mit dem >-Zeichen oder einem anderen Zeichen zu kennzeichnen. Eine weitere Neuerung: Auf Wunsch bricht Outlook die Zeilen automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Zeichen um, etwa nach 80 Zeichen. Das ist vor allem sinnvoll, wenn Sie E-Mails an Empfänger verschicken, deren Mail-Client Texte nicht automatisch umbrechen kann. Auch in Sachen Mail-Empfang hat sich einiges getan. Im „Optionen“-Register des Nachrichtenfensters erscheint nun der komplette Message-Header nach RFC-822-Standard. Leider hat Microsoft einige andere Mail-Erweiterungen, beispielsweise die Unterstützung von HTML oder NNTP, auf die nächste Update-Version verschoben.

  • Outlook Feiertage: Heilige vier Könige (oder: Nikolaus am 1. März) – Die Feiertagsdatei von Outlook bearbeiten

    Feiertage ändern sich in der Regel selten. Mitunter kommt es jedoch vor, daß der Gesetzgeber Feiertage streicht oder sich der Termin eines Feiertags ändert. Man denke nur an den Tag der Deutschen Einheit. Zudem unterscheiden sich einige Feiertage von Bundesland zu Bundesland. Doch keine Sorge: Outlook ist für alle Eventualitäten gewappnet.

    Alle Feiertage in einer Datei

    Wenn Sie in Outlook Feiertage hinzufügen, greift der Informations-Manager auf die Textdatei Outlook.txt zurück. Hier sind alle Feiertage der einzelnen Länder gespeichert. Sie können dort vor dem Importieren der Feiertage Hand anlegen und die einzelnen Tage bearbeiten und ändern.

    Öffnen Sie hierzu den Windows-Explorer, und wechseln Sie in den Unterordner ProgrammeMicrosoft OfficeOffice. Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf die Datei Outlook.txt, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Schalten Sie das Kontrollkästchen „Schreibgeschützt“ aus, und schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. Öffnen Sie Datei Outlook.txt anschließend per Doppelklick.

    In der Textdatei sind die Feiertage nach Ländern sortiert. Das Prinzip ist einfach: Jeder Feiertag steht in einer eigenen Zeile und weist das Format

    Beschreibung, Jahr/Monat/Tag

    auf. Anhand der Einträge wird deutlich, daß Outlook leider keine Regelmäßigkeiten erkennt, sondern für jedes Jahr eine neue Zeile verwendet. Auf welchen Tag der Ostermontag 2007 fällt, bleibt für Outlook also ein Geheimnis.

    Neue Feiertage einfügen

    In der Textdatei können Sie beliebige Einträge löschen, ergänzen oder bearbeiten. Sollte ein Feiertag in Ihrem Bundesland kein gesetzlicher Feiertag sein – in Bremen ist Fronleichnam zum Beispiel kein Feiertag -, können Sie ihn aus der Liste löschen oder die Beschreibung entsprechend anpassen.

    Sie können die Feiertagsliste aber auch für Ihre eigenen Bedürfnisse „mißbrauchen“. Ergänzen Sie persönliche Jahrestage, um sie später automatisch als Feiertag eintragen zu lassen. Machen Sie beispielsweise Ihren Hochzeitstag zum gesetzlichen Feiertag, indem Sie folgende Zeile ergänzen:

    Hochzeitstag, 1997/08/22

    Beim Importieren der Feiertage kennzeichnet Outlook dann den 22. August 1997 als Feiertag. Bedenken Sie, daß Sie für jedes Jahr eine neue Zeile einfügen müssen, da Outlook Sie sonst lediglich 1997 an den Hochzeitstag erinnern würde. 

  • Auf die Plätze – Fertig – Outlook – Die vielfältigen Möglichkeiten, Outlook zu starten

    Eigentlich genügt es, auf dem Windows-Desktop doppelt auf das Symbol „Microsoft Outlook“ zu klicken oder den Menübefehl „Start -> Programme -> Microsoft Outlook“ aufzurufen, um den Informations-Manager zu starten. Für bestimmte Situationen hält Outlook jedoch noch ein (oder zwei) Hintertürchen offen – man weiß ja nie.

    Vielfältige Startoptionen

    Möchten Sie standardmäßig ohne Outlook-Leiste arbeiten oder beim Starten von Outlook automatisch eine neue Notiz erstellen? Dann sollten Sie die Startoptionen von Outlook modifizieren. Dank sogenannter Schalter können Sie Outlook bereits beim Start gewisse Kommandos mit auf den Weg geben.

    Klicken Sie auf dem Windows-Desktop mit der rechten(!) Maustaste auf das „Microsoft Outlook“-Symbol, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“. Wechseln Sie in das Register „Verknüpfung“. Geben Sie im Feld „Ziel“ hinter dem Pfadnamen ein Leerzeichen sowie die gewünschte Startoption ein. Um Outlook beispielsweise ohne Outlook-Leiste zu starten, könnte die Zeile folgende Gestalt aufweisen:

    „C:ProgrammeMicrosoft OfficeOUTLOOK.EXE“ /folder

    Der /folder-Schalter ist nicht die einzige Startoption, die Sie Outlook mit auf den Weg geben können. Insgesamt stehen folgende Optionen zur Verfügung:

    Startoption – Beschreibung

    /folder – Blendet die Outlook-Leiste aus.

    /profiles – Öffnet das Dialogfenster „Profil Auswählen“.

    /profile „Name“ – Startet mit dem Profil „Name“. Sie können somit beispielsweise mehrere Outlook-Verknüpfungen er-stellen, die per Doppelklick jeweils mit einem ande-ren Profil starten, zum Beispiel

    Profile „Laptop“

    /select „Pfad“ – Öffnet den angegebenen Ordner, zum Beispiel den Ordner

    /select „C:Eigene Dateien“

    /c ipm.note – Erstellt eine neue E-Mail-Nachricht

    /c ipm.post РErstellt eine neue ̦ffentliche Nachricht

    /c ipm.appointment – Erstellt einen neuen Termin

    /c ipm.task – Erstellt eine neue Aufgabe

    /c ipm.contact – Erstellt einen neuen Kontakt

    /c ipm.activity – Erstellt einen neuen Journaleintrag

    /c ipm.stickynote -Erstellt eine neue Notiz

    /c klasse -Erstellt ein neues Element der angegebenen Nachrichtenklasse, zum Beispiel

    /c ipm.Meineklasse

    /a „Datei“ – Erstellt eine neue E-Mail-Nachricht mit der angegebenen Datei als Anlage. Sie können auch ein ande-res Element erstellen, indem Sie zusätzlich den Schalter /c angeben.

    Geben Sie die gewünschte Befehlszeile ein, und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK. Sobald Sie Outlook über das überarbeitete Verknüpfungssymbol starten, verwendet das Programm automatisch die von Ihnen angegebenen Startoptionen und öffnet beispielsweise gleich eine neue E-Mail-Nachricht.

    Die Startoptionen bieten noch einen weiteren Vorteil: Sie können beispielsweise mehrere Microsoft Outlook-Symbole mit jeweils unterschiedlichen Startoptionen erstellen. Ein Symbol startet Outlook dann beispielsweise mit einem ganz bestimmten Benutzerprofil, während ein anderes Symbol das Dialogfenster „Profil Auswählen((ENDE MEN)) einblendet oder ein gleich eine neue Nachricht erstellt. 

  • Wo Outlook Adreßbücher, Kontakte, E-Mails und andere Daten ablegt und wie Sie das Postfach verschieben

    Es ist schon erstaunlich, mit welch unterschiedlichen Dateitypen Outlook jongliert. Schließlich gehören mit E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben, Journaleinträgen und Notizen insgesamt sechs verschiedene Datentypen zum Repertoire von Outlook. Da stellt sich natürlich die Frage, wo Outlook das gesamte Wissen ablegt.

    Eine für Alle

    Die Antwort ist einfach: Nach dem Motto „Eine für Alle“ speichert Outlook sämtliche Informationen in einer einzigen Postfach-Datei mit der Kennung .PST. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal einsetzen und nicht zuvor Microsoft Exchange benutzt haben, finden Sie die OUTLOOK.PST-Datei in Ihrem WINDOWS-Ordner. Exchange-Benutzer übernehmen bei der Installation von Outlook in der Regel die „alte“ POSTFACH.PST-Datei, die sich im Ordner C:EXCHANGE befindet. Eine Ausnahme bildet übrigens das Persönliche Adreßbuch; die Daten des Adreßbuchs wandern in der Regel in die Datei ADRESSEN.PAB, die Sie ebenfalls im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner finden.

    Von hier nach da: Postfach-Datei verlagern

    Zugegeben, der WINDOWS-Ordner ist nicht gerade der sicherste Ort für die Postfach-Datei; bei einer Neuinstallation von Windows vergißt man leider zu schnell, daß sich hier noch das äußerst wichtige Postfach befindet. Daher empfiehlt es sich, die Datei in einem anderen Ordner abzulegen. Hierzu schließen Sie zunächst Outlook und verschieben die PST-Datei anschließend in den gewünschten Ordner. Im nächsten Schritt müssen Sie Outlook mitteilen, daß das Postfach umgezogen ist. Aktivieren Sie hierzu in der Systemsteuerung das Symbol „Mail“, markieren Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Anschließend müssen Sie den persönlichen Ordner wieder neu hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“ aus, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die PST-Datei, die Sie – wie oben beschrieben – in einen anderen Ordner verschoben haben. Schließen Sie alle Dialogfenster mit „Ok“.

    Handarbeit ist angesagt

    Das Verschieben der Postfach-Datei hat allerdings einen Haken: Beim nächsten Start von Outlook funktionieren die Symbole der Outlook-Leiste nicht mehr, da Outlook die einzelnen Symbole immer noch mit der Postfach-Datei im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner verknüpfen möchte. Jetzt heißt es, die Outlook-Leiste neu anzulegen. Hierzu löschen Sie zunächst die bestehenden Symbole, indem Sie sie nacheinander mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Von Outlook-Leiste löschen“ wählen. Nachdem alle Outlook-Symbole entfernt wurden, erstellen Sie neue Verknüpfungen zur Postfach-Datei. Blenden Sie hierzu mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerliste ein. Ziehen Sie anschließend den gewünschten Ordner – etwa den Ordner Kontakte – mit gedrückter Maustaste auf die Outlook-Leiste. Wiederholen Sie den Schritt für alle Ordner, die auf der Outlook-Leiste vertreten sein sollen – voilà, die Outlook-Leiste füllt sich wieder mit Leben. 

  • Outlook Datenabgleich und Synchronisation mit dem Palm Pilot

    Der Datenabgleich zwischen Microsoft Outlook und dem tragbaren Organizer PalmPilot von US Robotics ist ganz einfach – vorausgesetzt, Sie haben die richtige Software.

    Adressen, Termine, Aufgaben und Notizen auch unterwegs parat zu haben, das ist der Wunsch zahlreicher mobiler Anwender. Die Hardware-Industrie bietet hierzu passende Lösungen, beispielsweise den portablen Organizer PalmPilot von US Robotics. Besitzer des kleinen Helfers stehen nach dem Kauf allerdings vor einem Problem: Der Datenaustausch mit dem PC ist zwar problemlos möglich, allerdings nur mit der US-Robotics-eigenen PC-Software – Outlook-Daten bleiben außen vor.

    Pfiffige Programmierer haben hier eine Marktlücke entdeckt und Tools entwickelt, die auch den Adressen, Terminen, Aufgaben und Notizen von Outlook das Laufen beibringen.

    PilotMirror

    Eines der Produkte ist PilotMirror von der US-amerikanischen Softwareschmiede Chapura (http://www.chapura.com). Wie der Name des Programms bereits verrät, hat PilotMirror es sich zum Ziel gesetzt, die bestehenden Outlook-Daten praktisch Eins-zu-Eins auf den tragbaren PalmPilot zu übertragen.

    Die Aufgabe erledigt das knapp 40 US-Dollar teure Programm – mit einigen wenigen Einschränkungen – auch tadellos. Nach der Installation der Software können Sie selbst bestimmen, welche Outlook-Daten (Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen) synchronisiert werden sollen. Dabei haben Sie die Wahl, die Daten einfach von Outlook auf den PalmPilot bzw. umgekehrt zu kopieren und bestehende Datenbestände zu überschreiben oder einen Datenabgleich vorzunehmen.

    Auf die Plätze, Fertig, HotSync

    Nachdem Sie die Grundeinstellungen festgelegt haben, geht alles ganz schnell: Sie stecken den PalmPilot in die Docking-Station und drücken die HotSync-Taste. Den Rest erledigt das Programm alleine – in der Regel innerhalb von ein bis zwei Minuten. Es vergleicht die beiden Datenbestände und übernimmt automatisch die jeweils vorgenommen Änderungen. Und obwohl es sich um eine englischsprachige Software handelt (eine deutsche Version ist derzeit nicht geplant) geht der Datenabgleich auch mit der deutschen Outlook-Version problemlos über die Bühne; Umlaute und andere Sonderzeichen werden einwandfrei übernommen.

    Auch Konflikte bringen PilotMirror nicht aus der Ruhe. Wurden nach der letzten Synchronisation beispielsweise sowohl am PalmPilot als auch in Outlook die gleichen Datensätze geändert, legt PilotMirror einfach eine Kopie des jeweiligen Datensatzes an. So können Sie dann später in aller Ruhe entscheiden, welche Änderungen übernommen werden sollen.

    Einschränkungen inklusive

    Einziger Wermutstropfen: Da Outlook und PalmPilot die Daten in unterschiedlichen Formaten speichern, gibt es bei der Zusammenarbeit einige Einschränkungen. So darf eine benutzerdefinierte Kategorie nicht mehr als 15 Zeichen umfassen. Auch einige Terminserien bringen den PalmPilot aus dem Gleichgewicht: So können Terminserien mit ungewöhnlichen Serienmustern à la „Jeden 3. Mittwoch im Monat“ nicht ohne weiteres übernommen werden. Sollte es zu derartigen Ungereimtheiten kommen, unterbreitet PilotMirror allerdings sofort geeignete Lösungsvorschläge.

    Ein neues Symbol in der Symbolleiste

    Nach der Installation von PilotMirror ist die Symbolleiste von Outlook um eine Schaltfläche reicher. Über das Symbol PilotMirror Settings können Sie direkt die Eigenschaften für den Datenabgleich einsehen bzw. modifizieren. 

  • Outlook: Vorlagen und Formulare auf der Office-CD-ROM

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.

    Beispielvorlagen und -formulare installieren

    Um die neuen Vorlagen zu installieren, starten Sie den Windows-Explorer und wechseln auf der Office-CD in den Ordner „CdzugabeVorlagenOutlook“. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Outlfrms.exe“; Windows NT-Anwender starten die Datei „Outlfmsnt.exe“. Nachdem Sie den Ordner bestimmt haben, in den Sie die Beispielformulare und -vorlagen installieren möchten, können Sie direkt einen Blick in die Beispiele werfen.

    Vorlagen begutachten

    Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen -> Persönlicher Ordner“ auf. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Datei „Formular.pst“ installiert haben; das ist in der Regel der Ordner „ProgrammeMicrosoft OfficeOffice „. Markieren Sie die Datei „Formular.pst“, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.

    Ab sofort finden Sie in der Ordnerliste, die Sie mit dem Menübefehl“Ansicht -> Ordnerliste“ einblenden, einen neuen Ordner namens „Beispielformulare“. Hier können Sie einen Blick in die Microsoft-Beispiele werfen und anhand der Beschreibungen entscheiden, welches der Formulare Sie dauerhaft installieren möchten.

    Vorlagen einbinden

    Wenn Sie eines der Beispiele einsetzen möchten, müssen Sie es zunächst in Ihre persönliche Formularbibliothek einbinden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Optionen“ auf und wechseln in das Register „Formulare verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare“ und anschließend links oben auf „Einrichten“. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Ordner „Beispielformulare“ den gewünschten Unterordner aus, und bestätigen Sie mit OK.

    Anschließend können Sie die gewünschten Formulare markieren und mit „Kopieren“ in Ihre persönliche Formularbibliothek aufnehmen. Sobald Sie alle gewünschten Formulare eingebunden haben, klicken Sie auf „Schließen“ – voilá, die neuen Formulare sind nun Einsatzbereit. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Datei -> Neu -> Formular auswählen“ auf, und wählen Sie das gewünschte Formular aus.

    Weg mit den Beispielformularen

    Wenn Sie den Ordner „Beispielformulare“ wieder aus der Ordnerliste entfernen möchten, rufen Sie zunächst den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie anschließend den Eintrag „Beispielformulare“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge. 

  • Outlook-Daten ausdrucken

    Zugegeben, das Verwalten der Kontakte, Termine und E-Mails im Computer bietet zahlreiche Vorteile. Man denke nur an die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Doch nicht immer ist die Darstellung der Daten auf dem Bildschirm optimal. Beispielsweise dann nicht, wenn Sie ohne Computer auf Reisen sind. In diesem Fall empfiehlt es sich, einzelne Daten oder gesamte Datenbestände, – etwa die gesamte Kontaktdatenbank – auszudrucken und in Papierform mitzunehmen. Outlook stellt hierzu zahlreiche Seitenformate zur Verfügung, so daß Sie die Ausdrucke direkt in einen klassischen Organizer einheften können.

    Druckvorgang starten

    Egal, ob Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale oder Notizen drucken möchten: Die Vorgehensweise ist bei allen Outlook-Objekten stets gleich. Wechseln Sie – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Wechseln Zu“ in das Register von Outlook, das die zu druckenden Daten enthält, beispielsweise in das Kontaktregister. Wählen Sie aus dem Untermenü „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ zunächst die gewünschte Darstellung der Daten. Das ist wichtig, da die gewählte Ansicht bereits im Vorfeld bestimmt, welche Optionen später im Dialogfenster zur Verfügung stehen.

    Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Drucken“ auf, oder klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Drucker-Schaltfläche. Im Feld „Druckformat“ bestimmen Sie, in welcher Form die Daten auf dem Drucker ausgegeben werden sollen. Welche Formate hier zur Verfügung stehen, hängt von zwei Faktoren ab. Wichtig ist, welche Art von Daten (E-Mails, Termine, Kontakte usw.) Sie drucken möchten und in welcher Ansicht die Daten derzeit dargestellt werden. Besonders praktisch: Über die Schaltfläche „Seite einrichten“ stehen zahlreiche Optionen zur Änderung des Seitenlayouts zur Verfügung.

    Bestimmen Sie im Feld „Druckbereich“, welche Daten der Ausdruck umfassen soll. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen auch hier vom gewählten Druckformat ab. Beim Karten-/Heft-/Telefonbuch-/Tabellenformat entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie alle Elemente oder nur die jeweils markierten Elemente drucken möchten.

    Druck-Auslese

    Wenn Sie nur einige Daten drucken möchten, z. B. nur ausgewählte Adressen, Termine oder Aufgaben, markieren Sie zunächst die gewünschten Daten. Rufen Sie erst dann den Drucken-Befehl auf.

    Im Feld „Exemplare“ legen Sie fest, welche Seiten sowie wieviele Kopien gedruckt werden sollen. Standardmäßig druckt Outlook alle angegebenen Seiten auf einmal. Möchten Sie jedoch den Druckvorgang zunächst auf die geraden bzw. die ungeraden Seiten beschränken, wählen Sie den Eintrag „Gerade“ bzw. „Ungerade“.

    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

    Bevor Sie den Ausdruck starten, können Sie sich auf Wunsch von dem Bild überzeugen, das Ihr Dokument auf dem Papier abgeben wird. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Seitenansicht“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um wieder zum Dialogfenster „Drucken“ zurückzukehren. Starten Sie den Druckvorgang per Mausklick auf „OK“.

    Das Journal von Outlook können Sie übrigens nicht komplett drucken. Hier müssen Sie zunächst in der jeweiligen Ansicht die gewünschten Journaleinträge bzw. Gruppierungen markieren. Erst dann steht der Befehl „Datei > Drucken“ zur Verfügung.

  • Outlook: Der Regel-Assistent für Outlook sorgt automatisch für Ordnung im Posteingang

    Darauf haben viele Outlook-Anwender lange gewartet: Der neue Regel-Assistent für Outlook ist fertig und liegt auf den Microsoft-Seiten zum Download bereit. Der Regel-Assistent ist ein komfortables Zusatz-Tool, das die Bearbeitung von umfangreichen Nachrichtenmengen vereinfacht. Mit dem Regel-Assistenten können Sie Nachrichten automatisch bearbeiten, weiterleiten, verschieben oder beantworten. Der Trick: Sie sagen Outlook klipp und klar, welche E-Mail wie behandelt werden soll – den Rest erledigt Outlook für Sie. So können Sie Werbebotschaften direkt löschen, Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschieben oder zu Anfragen gleich die passenden Antworten verschicken.

    Ein neuer Befehl im Extras-Menü

    Nachdem Sie den Regel-Assistenten heruntergeladen und installiert haben, finden Sie im „Extras“-Menü den neuen Menübefehl „Regel-Assistent“. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Die elf gängigsten Regeln hat der Assistent bereits vordefiniert. So können Sie beispielsweise vordefinierte Regeln für das automatische Verschieben oder Löschen von Nachrichten auswählen. Das Feld „Regelbeschreibung“ enthält die genauen Kriterien, die eingehende oder ausgehende Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel greift. Die Kriterien lassen sich per Mausklick auf die blau unterstrichenen Verknüpfungen beliebig anpassen.

    Regel-Assistent contra Posteingangs-Assistent

    „Wozu den Regel-Assistenten, es gibt doch den Posteingangs-Assistenten?“ werden Sie vielleicht fragen. Die Antwort ist einfach: Der Posteingangs-Assistent ist nur verfügbar, wenn Sie mit einem Exchange-Server verbunden sind. Der Regel-Assistent läuft hingegen auch ohne Exchange-Server.

    Wenn Sie mit „Weiter“ zum nächsten Fenster des Assistenten wechseln, können Sie die Kriterien weiter modifizieren oder neue Bedingungen hinzufügen. Im nächsten Schritt teilen Sie Outlook mit, was mit den Nachrichten passieren sollen, die alle angegebenen Kriterien erfüllen. Sie können die Nachricht beispielsweise direkt löschen, jemanden benachrichtigen oder eine Audio-Datei abspielen lassen.

    Besonders praktisch: Im letzten Fenster haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Ausnahmen zu definieren. Die Regel tritt dann zum Beispiel nicht in Kraft, wenn im Text bestimmte Wörter auftauchen oder falls eine Nachricht als Vertraulich gekennzeichnet ist. Nachdem Sie der Regel einen Namen gegeben und den Assistenten mit „Fertigstellen“ beendet haben, wirft Outlook ein besonderes Auge auf den Posteingang: Sobald eine Nachricht alle Bedingungen erfüllt, tritt der Assistent in Erscheinung und verfährt – wie von Geisterhand – gemäß Ihren Anweisungen. Sie können übrigens beliebig viele Regeln definieren und diese im Dialogfenster an- und ausschalten oder die Reihenfolge verändern. Glauben Sie mir: Wenn Sie den Regel-Assistenten einmal in Aktion gesehen haben, möchten Sie den kleinen Helfer nicht mehr missen.

  • Windows 95: Blitzschnelle Installation

    Keine Frage, wenn Sie die Disketten-Version von Windows 95 besitzen, sollten Sie für die Installation viel Zeit für das Diskettenwechseln mitbringen. Auch die CD-ROM-Version ist bei einem Single-Speed CD-ROM-Laufwerk kaum schneller. Doch warum soviel Zeit vergeuden, wo es doch eine so einfache Lösung gibt?

    Kopieren Sie die Windows 95-Dateien einfach auf Ihre Festplatte, und starten Sie von dort die Installation.

    Erzeugen Sie zunächst mit dem DOS-Befehl

    md wininst

    ein temporäres Verzeichnis für die Windows 95-Installationsdateien. Kopieren Sie anschließend den Inhalt der Windows 95-Disketten in das Verzeichnis, beispielsweise mit dem DOS-Befehl

    copy a:*.* c:wininst

    Wenn Sie über die CD-ROM-Version von Windows 95 verfügen, verwenden Sie den Befehl

    copy d:win95*.* c:wininst

    wobei d: den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM-Laufwerks angibt. Die Installationsdateien der CD-ROM-Version befinden sich im Unterverzeichnis WIN95.

    Sobald alle Installationsdateien den Weg in das WININST-Verzeichnis gefunden haben, können Sie dort die Datei SETUP.EXE für die Installation aufrufen. Da sich die Installationsdateien auf der Festplatte befinden, geht die Installation besonders schnell vonstatten. Wenn Sie genügend Platz auf der Festplatte haben, können Sie die temporären Dateien natürlich im WININST-Verzeichnis belassen. Dann kann Windows bei Änderungen an der Installation zum Beispiel blitzschnell neue Treiber nachinstallieren, ohne daß Sie erst die Installations-CD oder -Disketten hervorholen müssen.

    Sollte Ihr Speicherplatz knapp bemessen sein, sollten Sie das temporäre Verzeichnis wieder löschen. In diesem Fall haben Sie es aber mit einem anderen Problem zu tun: Sobald Windows 95 eine Datei – beispielsweise einen Druckertreiber – nachinstallieren muß, sucht es im nicht mehr existierenden WININST-Ordner nach den Installationsdateien, leider vergeblich. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung. Doch keine Sorge: Über die Schaltfläche DURCHSUCHEN können Sie Windows wieder auf den richtigen Pfad, sprich auf das Diskettenlaufwerk bzw. den Ordner WIN95 der Installations-CD-ROM verweisen.

  • Windows 95: Rette das Windows 3.x-Zubehör

    „Neue Besen kehren gut“ sagt der Volksmund. Das sagte sich auch Microsoft und legt Windows 95 neue Versionen der Zubehörprogramme bei, die die alten Pendants ersetzen. Nur mit Mühe läßt sich Windows 95 überreden, sich wieder mit den alten Versionen anzufreunden.

    Retten Sie einige wichtige Windows 3.x-Anwendungen, die Sie in Windows 95 vergeblich suchen, beispielsweise Write, den Makro-Rekorder oder den Karteikasten.

    Die Mini-Textverarbeitung Write wird in Windows 95 durch WordPad ersetzt. Möchten Sie dennoch nicht auf Write verzichten, sollten Sie die Dateien WRITE.EXE und WRITE.HLP in ein temporäres Verzeichnis kopieren. Nach der Installation von Windows 95 können Sie die Dateien dann wieder in den Windows-Ordner kopieren und Verknüpfungen zur WRITE.EXE-Datei erstellen.

    Auch den Makro-Rekorder werden Sie in Windows 95 vergeblich suchen. Im Gegensatz zu Write, wird der Makro-Rekorder allerdings nicht durch eine andere Datei überschrieben oder gelöscht – er ist immer noch da. Erstellen Sie einfach eine Verknüpfung zur Datei RECORDER.EXE oder starten Sie die Datei mit dem Befehl START > AUSFÜHREN. Allerdings sei gesagt, daß der alte Makro-Rekorder einige Probleme mit den neuen 32-Bit-Anwendungen hat.

    Der Makro-Rekorder ist auch in Windows 95 gerne gesehen

    start3

    Wenn Sie den Karteikasten von Windows 3.x lieb gewonnen haben, werden Sie ihn unter Windows 95 ebenfalls vermissen. Microsoft hat für den kleinen Helfer leider keinen Ersatz parat. Wenn Sie Windows 95 in das alte Windows 3.x-Verzeichnis installiert haben oder das alte Windows 3.x-Verzeichnis noch auf Ihrer Festplatte existiert, können Sie den Karteikasten dennoch nutzen. Erzeugen Sie einfach eine Verknüpfung zur Datei CARDFILE.EXE oder starten Sie die Datei ebenfalls über den Befehl START > AUSFÜHREN – voilà, schon erscheint der alte Karteikasten im neuen Gewand.