Existenzgründer stehen oft vor der Frage, wie eigentlich eine ordentliche Rechnung auszusehen hat. Was muss drauf, was darf drauf und welche juristischen Fallstricke gibt es? Fehler in der Rechnung können teuer werden. Formfehler in der Rechnung können dazu führen, dass sie vom Finanzamt nicht anerkannt werden und der Rechnungsemfpänger sie zum Beispiel nicht absetzen kann. Damit das nicht passiert, sollten bei Rechnungen folgende Punkte beachtet werden.
Pflicht zur Rechnungsstellung?
Was viele nicht wissen: Seite dem 1.1.2004 sind Unternehmer nicht nur berechtigt, sondern dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Als Unternehmer gilt dabei jeder, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ausführt. Dann gilt: Die Rechnung muss sechs Monate nach Ausführung der Leistung gestellt werden.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung
Häufigster Fehler bei Rechnungen: fehlende Angaben. Damit die Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie laut Umsatzsteuergesetz (§14 IV UStG) folgende Pflichtangaben enthalten:
– vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
– vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
– das Ausstellungsdatum
– die eigene (vom Finanzamt zugeteilte) Steuernummer oder die (vom Bundeszentralamt für Steuern) erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
– eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreichen. Die Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden.
– Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen. Pauschale Angaben wie „Buch“ reichen nicht aus; Artikel müssen möglichst genau angegeben werden.
– Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistungen bzw. der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teiles des Entgelts; auch wenn der Tag der Lieferung/Leistung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
– das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung bzw. sonstigen Leistungen
– den anzuwendenen Steuersatz
Wie eine ordentliche Rechnung aussieht, zeigen zum Beispiel die Musterrechnungen der IHK Ulm. Hier finden Sie in der rechten Spalte unter „Downloads“ eine „Musterrechnung 2010“ als anschauliches Beispiel mit allen Pflichtangaben.
Kleinbeträge auf Rechnungen
Bei Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 Euro brutto gelten geringere Anforderungen an Rechnungen. Hier reichen folgende Pflichtangaben:
– vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
– das Ausstellungsdatum
– Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands bzw. der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
– Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung in einer Summe als Bruttobetrag sowie der Steuersatz.
Ein anschauliches Beispiel für eine Rechnung mit Kleinbeträgen finden Sie hier.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind nach § 19 UStg automatisch von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf Rechnungen befreit. Als Kleinunternehmer gilt man dann, wenn der Umsatz des Vorjahres unter 17.500 Euro lag und der Umsatz des laufenden Jahres vorraussichtlich unter 50.000 Euro liegt. Als Kleinunternehmer dürfen Sie in Ihren Rechnungen weder die Umsatzsteuer gesondert ausweisen noch den Steuersatz angeben. Dafür muss die Rechnung mit dem Hinweis versehen werden, dass Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, zum Beispiel in der Form:
Aufgrund des Kleinunternehmerstatus gem. § 19 UStG erheben wir keine Umsatzsteuer und weisen diese daher auch nicht aus.