Oftmals befinden sich in Outlook Elemente, die nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie diesen Ballast auslagern, läuft Outlook automatisch wieder schneller. Bei Bedarf können Sie die ausgelagerten Daten jederzeit wieder zurückholen. Ermöglicht wird dies durch die Autoarchivierung von Outlook. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie die Standardeinstellungen der Autoarchivierung individuell nach Ihrem Bedarf einstellen können.
AutoArchivierung aktivieren und einschalten
Wenn Sie eine Version bis einschließlich Outlook 2007 nutzen wählen Sie zunächst den Befehl „Extras | Optionen“. Anschließend öffnen Sie das Register „Weitere“. Für Outlook 2010/2013 lautet der richtige Befehl „Datei | Optionen“. Hier öffnen Sie bitte das Register „Erweitert“. Drücken Sie nun in Outlook Versionen bis 2007 den Button „Autoarchivierung“ bzw. in Outlook 2010/2013 den Button „Einstellungen für Autoarchivierung“.
Zunächst einmal können Sie nun festlegen, in welchem Abstand Outlook eine Autoarchivierung durchführen soll. Aktivieren Sie hierzu die Option „Autoarchivierung alle X Tage“ und geben Sie einfach den gewünschten Intervall für die Archivierung ein. Um zu verhindern, das Sie bei jedem Archivierungsvorgang zunächst einen Dialog bestätigen müssen können Sie die Option „Autoarchivierung nach Bestätigung beginnen“ abschalten.
Möchten Sie nicht mehr benötigte Mails als abgelaufen kennzeichnen statt diese zu archivieren, schalten Sie die Option ein, dass abgelaufene Elemente gelöscht werden sollen. Dies ist immer auf den E-Mail-Ordner beschränkt. Wichtig ist, dass Sie festlegen, ob alte Elemente gelöscht oder archiviert werden sollen. Sie können in den Einstellungen festlegen, dass Outlook nach der Archivierung automatisch die Archivdatei öffnet und in der Ordnerliste anzeigt. Auf diese Weise können Sie sofort auf die archivierten Dateien zugreifen. Allerdings gibt es dann auch keinen Geschwindigkeitsvorteil. Die entsprechende Option hierfür lautet „Archivordner in Ordnerliste anzeigen“.
Legen Sie am besten auch fest, ab, welchem Alter Elemente archiviert bzw. gelöscht werden sollen. Geben Sie hierzu unter „Elemente, löschen wenn älter als“ die gewünschte Zahl an Tagen ein. Sollen die entsprechenden Dateien in ein Archiv ausgelagert werden, dann geben Sie unter „Elemente verschieben nach“ den entsprechenden Ordner aus. Möchten Sie diese dagegen komplett löschen wählen Sie die Option „Alte Elemente endgültig löschen“ aus.
Elemente manuell archivieren – Autoarchivierung manuell starten
Einmal eingerichtet läuft die Autoarchivierung automatisch. Im eingestellten Intervall prüft Outlook dann automatisch, welche Elemente abgelaufen sind und ins Archiv wandern können. Sie können die Autoarchivierung aber auch manuell anstoßen und starten. Dazu rufen Sie den Befehl „Datei | Tools zum Aufräumen“ auf und klicken auf „Archivieren“.
Im folgenden Fenster wählen Sie die Option „Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellungen archivieren“ und klicken auf OK. Alternativ hierzu können Sie mit der Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“ aber auch manuell festlegen, dass nur ein bestimmter Ordner geprüft werden soll. Im Feld „Elemente archivieren, die älter sind als“ können Sie zudem das genaue Ablaufdatum für zu archivierende Elemente festlegen.
Auf archivierte Daten zugreifen
Wenn Sie die Option „Archivordner in Ordnerliste anzeigen“ aktiviert haben, können Sie jederzeit auf die archivierten Daten zugreifen, indem Sie links in der Ordner auf den Archivordner klicken. Ist der Archivordner nicht sichtbar, können Sie ihn mit dem Befehl „Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei (*.pst) öffnen“ öffnen und in der Ordnerleiste einblenden. In welchem Verzeichnis die Archivdatei gespeichert ist, erfahren Sie im Dialogfenster „AutoArchivierung“ (siehe oben) im Feld „Alte Elemente verschieben nach“. Per Rechtsklick und den Befehl „Schließen“ können Sie das Archiv wieder aus der Ordnerliste entfernen – die Datei und alle Daten bleiben dabei erhalten; nur die Einblendung in die Outlook-Leiste wird damit deaktiviert.
