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Microsoft Office: Word-Dateien abspecken und so Speicherplatz sparen

Word-Dokumente werden durch häufiges Zwischenspeichern immer größer, da  alle Versionen des Dokumentes im Hintergrund gespeichert werden. Gerade bei Netbooks und Notebooks ist Speicherplatz aber sehr wertvoll. Speziell bei großen Word-Dateien wie zum Beispiel Buch-Manuskripten, Diplomarbeiten und Gutachten lohnt es sich, diesen überflüssigen Ballast loszuwerden.

Um Word-Dokumente möglichst klein zu halten, müssen die Änderungen wie folgt vorgenommen werden:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen…“.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Speichern“ und deaktivieren Sie die folgenden Optionen:

  • „Schnellspeicherung zulassen“
  • „TrueType-Schriftarten einbetten“
  • „Sprachspezifische Dateien einbetten“
  • „Smarttags einbetten“

3. Dann wechseln Sie zur Registerkarte „Bearbeiten“ und schalten die Option „Formatierung mitverfolgen“ aus.

4. Die Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.

5. Wechseln Sie nun in der Menüleiste zu „Extras | AutoKorrektur-Optionen..“ und wählen die Registerkarte „AutoFormat“. Hier deaktivieren Sie unter „Beibehalten“ den Punkt „Formatvorlagen“.

6. Nun wählen Sie das Register „AutoFormat während der Eingabe“ und löschen den Haken beim Eintrag „Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren“. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

7. Im Menü „Datei | Versionen…“ löschen Sie alle alten Versionen des Dokumentes und deaktivieren die Option „Versionen automatisch speichern“. Danach schließen Sie dieses Fenster.

8. Nun speichern Sie das Dokument und schließen die Datei.

9. Öffnen Sie erneut das Dokument, kopieren den kompletten Text und fügen ihn in ein neues, leeres Dokument ein.

Beachten Sie, das die letzte Absatzmarkierung des Orginaldokumentes nicht mitkopiert wird. Das neue Dokument ist nun viel kleiner und auch nach weiteren Bearbeitungen benötigt es nicht mehr so viel Speicherplatz.

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Microsoft Office: Excel-Tabellen als Bild formatieren und versenden

Wer Excel-Tabellen schnell mal geschützt versenden möchte und keinen PDF-Creator zur Hand hat, kann die Tabelle auch ganz einfach als Bild verschicken.  Das Bildformat ist auch ideal zur Veröffentlichung auf einer Webseite.

Um aus einer Excel-Tabelle eine Grafik zu machen und sie zum Beispiel als JPG-Grafik zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.  Markieren Sie Ihre Excel-Tabelle und kopieren Sie sie in die Zwischenablage mit „Bearbeiten | Kopieren“ oder mit der Tastenkombination [Strg][C].

2. Nun starten Sie ein Grafikprogramm (zum Beispiel „Paint“, „PaintShop Pro“ oder das Online-Grafikprogramm „Pixlr„) und fügen Ihre Tabelle mit „Bearbeiten | Einfügen“ oder mit der Tastenkombi [Strg][V] ein.

3. Speichern Sie die Tabelle mit „Speichern unter“ und wählen hierbei den Speicherort und das gewünschte Format aus (z. B. Jpg, Gif, etc.).

4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche „Speichern“.

Nun können Sie die Datei, vor Veränderungen geschützt, als E-Mail versenden. Beabsichtigen Sie, die Tabelle im Internet auf einer Webseite zu veröffentlichen, ist das Format GIF, JPG oder PNG vorteilhafter, da die Datenmenge bei diesen Formaten kleiner ist und Browser diese Formate am besten darstellen können.

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Powerpoint ab Version 2000: Zusätzliche Hilfslinien zur genaueren Positionierung einfügen

Bei Powerpoint werden standardmäßig nur zwei Hilfslinien zur Positionierung von Inhalten bereitgestellt. Benötigt man aber zusätzliche Linien für mehrere Objekte, kann man diese vervielfältigen. Da diese Funktion standardmäßig deaktiviert ist, muss man vorher ein paar kleine Einstellungen vornehmen.

Um bei PowerPoint zusätzliche Hilfslinien nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

1.  Starten Sie Powerpoint und klicken oben in der Menüleiste auf „Ansicht | Raster und Führungslinien“.

2. In dem neuen Fenster „Raster und Linien“ setzten Sie unter „Linieneinstellung“ das Häkchen vor der Option „Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen“.

3. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Wenn Sie nun bei Powerpoint zusätzliche Hilfslinien  brauchen, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt und klicken mit der linken Maustaste auf die vorhandene Linie und ziehen diese mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Position. Das funktioniert natürlich mit der senkrechten und waagerechten Linie.

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Windows 7 Multi-Boot: Vorrangiges Betriebssystem automatisch starten

Nach dem Upgrade von Windows XP auf Win7 bekommen Sie – noch bevor das Betriebssystem startet – für 30 Sekunden die Möglichkeit, die ältere Version auszuwählen. Danach startet der Computer mit dem neuesten Betriebssystem. Besonders störend ist dies bei Notebooks, die ja eigentlich schnell booten sollen. Mit ein paar Einstellungen erreicht man hier den sofortigen Betriebsstart mit dem gewünschten System.

So starten Sie bei Multi-Boot-Systeme automatisch das vorrangige Bestriebssytem:

1.  Mit der Tastenkombination [Windows-Taste][Pause] öffnen Sie die „Systemeigenschaften“.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Erweitert“ und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“ bei „Starten und Wiederherstellen“.

3. Im neuen Fenster  wird Ihnen bei „Systemstart“ das aktuelle Betriebssystem angezeigt. Hier können Sie nun wählen, mit welchem Betriebssystem gestartet werden soll. In der Regel ist es das neueste System (hier Windows 7).

4. Im darunter liegenden Programmpunkt „Anzeigedauer der Betriebssystemliste“ können Sie nun einstellen wie schnell das Betriebssystem starten soll. Bei der Einstellung „0“ Minuten startet es sofort.

5. Die Änderungen mit „OK“ speichern.

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Microsoft Excel: Durchsichtige Diagramme erzeugen

Für verschiedene Excel-Tabellen kann es für eine Präsentation von Vorteil sein, wenn sie durchsichtig formatiert und die darunter liegenden Daten sichtbar sind. Diese Optik lässt Tabellen besser und lebendiger aussehen.

Um Excel-Diagramme durchsichtig zu machen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Markieren Sie das zu formatierende Diagramm mit einem Rechtsklick.

2. Im Kontextmenü wählen Sie den Programmpunkt „Diagrammfläche formatieren“.

3. Wählen Sie die Registerkarte „Muster“ und klicken auf die Option „Keine“ im Bereich „Fläche“.

4. Bestätigen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche „OK“.

Der gewünschte Effekt wird erst sichtbar, wenn Sie an einer anderen Position der Excel-Tabelle einen Mausklick durchführen.

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Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3].  Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/