Tipps, Tricks & Kniffe

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Word Spiegelschrift: Texte in Spiegelschrift am PC schreiben
Wer Texte in Spiegelschrift verfassen möchte, muss dafür nicht erst umständlich die Spiegelschrift erlernen. Es geht auch mit der Textverarbeitung Word. Mithilfe der WordArt-Funktion erzeugen Sie ganz einfach Spiegeleffekte.
Schreiben wie Leonardo da Vinci
Bei Word bis zur Version 2003 verwandeln Sie Texte folgendermaßen in Spiegelschrift:
1. Markieren Sie den Text, der in Spiegelschrift erscheinen soll.
2. Anschließend rufen Sie den Befehl „Ansicht | Symbolleisten | Zeichen“ auf.
3. Klicken Sie in der „Zeichnen“-Symbolleiste auf die Schaltfläche mit dem schräggestellten blauen A, und wählen Sie aus dem Katalog die gewünschte WordArt-Vorlage aus.
4. Im Fenster „WordArt-Text bearbeiten“ wählen Sie die gewünschte Schriftart und -größe. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
5. Um die Schrift zu spiegeln, markieren Sie die WordArt-Grafik und rufen in der Zeichnen-Symbolleiste den Befehl „Zeichnen | Drehen oder Kippen | Horizontal kippen“ auf.
Spiegelschrift mit Word 2007 und Word 2010
Ab der Version Word 2007 sind weniger Schritte notwendig. Das Spiegeln von Texten funktioniert bei Word 2007 und Word 2010 folgendermaßen:
1. Markieren Sie den zu spiegelnden Text, und klicken Sie im Menüband „Einfügen“ auf „WordArt“.
2. Im Ausklappmenü wählen Sie eine passende WordArt-Vorlage aus.
3. Im nächsten Fenster bestimmen Sie Schriftart und -größe und klicken auf OK.
4. Um den WortArt-Text zu spiegeln, markieren Sie ihn und klicken auf die Schaltfläche „Drehen“ ganz rechts im Bereich „Anordnen“. Im Aufklappmenü klicken Sie auf „Horizontal kippen“. Fertig ist der gespiegelte Text.
Word und OpenDocument-Dateien: Mit Word auch OpenDocument-Dateien aus OpenOffice & Co. öffnen und bearbeiten
Neben dem PDF-Format wird auch das OpenDocument-Format – kurz ODF – immer beliebter. Es gilt als das Universalformat der Zukunft und wird von der Europäischen Union eingesetzt, um die revisionssichere Langzeitablage von Dokumenten zu ermöglichen. Der Vorteil von ODF: Dokumente in diesem Format lassen sich praktisch mit jedem Texteditor öffnen und bearbeiten – auch in Jahren und Jahrzehnten noch. Auch mit Word können Sie ODF-Dateien öffnen und bearbeiten – bei einigen Word-Versionen allerdings nicht von Hause aus. Erst mit einem Add-In werden ältere Word-Versionen ODF-fähig. Von Microsoft gibt es dazu ein kostenloses OpenDocument-Add-In, mit dem Sie ODFs öffnen, bearbeiten und speichern können.
ODF und ODT in Word 2010 und 2013
Nutzer von Word 2010 und 2013 sind fein raus. Seit der Version 2010 ist die Unterstützung von ODF-Dateien (erkennbar an der Dateikennung .odt) bereits von Hause aus mit an Bord. ODT-Dateien lassen sich hier problemlos öffnen und bearbeiten. Zum Speichern im ODF-Format gibt es im Dialogfenter „Speichern unter“ im Feld „Dateityp“ den dazu passenden Eintrag „OpenDocument-Text (*.odt)“.
So geht’s mit Word XP, 2002, 2003 und 2007
Bei älteren Word-Versionen können Sie die Unterstützung für OpenDocument-Textdateien nachrüsten. Zur Installation unter Word XP und Word 2003 benötigen Sie das „Office Compatibility Pack“ sowie das „.net Framework“. Bei Word 2007 brauchen Sie nur das „.net Framework“. Beides erhalten Sie als Gratisdownload auf den Microsoft-Webseiten.
Hier gibt’s das Office-Compatibility-Pack für Word XP und Word 2003:
www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=3
Hier finden Sie das .NET-Framework 2.0 für Windows, das nur für Word XP und 2003 benötigt wird:
www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=7740
Sobald Compatibility Pack und .NET-Framework installiert sind, können Sie den ODF-Converter für Word installieren. Die Downloaddateien finden Sie auf der folgenden Webseite:
sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=169337&package_id=298780
Nach der Installation finden Sie im Office- bzw. Speichern-Menü denen neuen Befehl ODF, über den Sie OpenDocument-Dateien (dazu gehören auch OpenOffice-und StarOffice-Dokumente) öffnen und speichern können.
Microsoft Excel: Alle Arbeitsblätter einer Mappe auf einmal durchsuchen
Wenn bei Excel die Suchfunktion gestartet wird, um Einträge zu suchen, ist standardmäßig die Suche auf ein Arbeitsblatt beschränkt. Möchte man aber alle Arbeitsblätter einer Datei durchsuchen, muss das jeweilige Blatt gewechselt werden und die Suche erneut gestartet werden. Mit den entsprechenden Einstellungen lässt sich die Suchfunktion in Excel effektiver konfigurieren, so dass alle Arbeitsblätter auf einmal durchsucht werden.
Alle Arbeitsblätter durchsuchen
Die Suche wird bis zur Excel-Version 2003 mit einem Klick in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Suchen“ gestartet. Ab Version 2007 gelangen Sie zur Suchfunktion mit Klick auf „Start| Suchen und Auswählen | Suchen“.
Schneller und versionsübergreifend ist aber die Tastenkombination [Strg][F].
Starten Sie Excel, rufen Sie die gewünschte Arbeitsmappe auf, und rufen Sie die Suchfunktion nach obigem Vorbild auf. In der Eingabezeile von „Suchen nach“ geben Sie Ihren Suchbegriff ein und klicken auf den Button „Optionen“.
Das Suchfenster expandiert und weitere Einstellungen werden eingeblendet. Im oberen Aufklappmenü neben der Option „Suchen“ ändern Sie die Einstellung von „Blatt“ auf „Arbeitsmappe. Mit der Schaltfläche „Alle suchen“ startet der Suchvorgang.
Nach Abschluss der Suche wird das Fenster um die Ergebnisliste erweitert. Mit dem Button „Weitersuchen“ schalten Sie sich durch die Ergebnisliste. Es kann aber auch jeder Eintrag separat durch anklicken ausgewählt werden. Dabei bleibt das Suchfenster immer im Vordergrund geöffnet.
Wird das Suchfenster nicht mehr benötigt, schließen Sie es mit der roten Systemschaltfläche „X“.
In Word-Dokumenten Textstellen optimal markieren
Zu den üblichen Tätigkeiten der Textbearbeitung in Word gehört das Markieren von Textstellen. Nicht immer benötigt man aber zusammengehörige Textpassagen. Getrennte Textstellen lassen sich mit der Kombination [Strg] und der linken Maustaste markieren.
Ist die Bildschirmseite zu Ende, können Sie diese Tastenkombination unbesorgt loslassen, um die Seite weiter herunter zu scrollen. Danach fahren Sie einfach mit [Strg] und Maustaste weiter fort und können im Anschluss die markierten Textstellen wie gewünscht bearbeiten.
Die Markierungen werden erst dann aufgehoben, wenn Sie versehentlich an einer anderen Stelle einen normalen Mausklick durchführen. Diese getrennte Markierung von Textpassagen funktioniert ab Word Version 2002. Mehr noch: auch in den meisten anderen Windows-Programmen – zum Beispiel im Browser – funktioniert das Mehrfach-Markieren per [Strg]-Taste.
Große Excel-Dateien kleiner machen
Solange Sie in Excel-Tabellen nur Zahlen, Formeln und Diagramme einfügen, bleiben die Dateien recht klein. Mehr als einige hundert Kilobyte kommen dann kaum zusammen. Ganz anders sieht’s aus, sobald Bilder und Grafiken ins Spiel kommen. Dann können Excel-Tabellen schnell die 100-MB- oder 1-GB-Grenze knacken. Zum Verschicken per E-Mail zu viel. Mit einem Trick können Sie Excel-Dateien ganz einfach kleiner machen.
Um große Excel-Dateien mit vielen eingebundenen Grafiken zu verkleinern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf eines der eingebetteten Fotos und dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Bilder komprimieren“.
2. In Excel XP und 2003 wählen Sie anschließend die Optionen „Alle Bilder im Dokument“ sowie „Web/Bildschirm“ und bestätigen mit OK. Bei Excel 2007 und 2010 klicken Sie auf „Optionen“ und wählen den Eintrag „E-Mail (96 ppi): Minimieren der Dokumentgröße für die Freigabe.“
Excel verkleinert daraufhin alle eingebetteten Bilder auf ein Minimum, so dass die Datei nur noch einen Bruchteil des ursprünglichen Speicherplatzes verbraucht. Willkommener Nebeneffekt: Auf langsamen Rechnern lässt sich die Tabelle wesentlich flotter bearbeiten.
Excel ab Version 2002: Nützliche Formel-Schnellinformationen einblenden
Immer wenn in einer Excel-Zelle eine Formel eingegeben wird, erscheint ein Pop-Up und informiert Sie automatisch, welche weiteren Angaben erforderlich sind. Da aber manchmal für eine Formel unterschiedliche Eingaben möglich sind und daher nicht immer für die gerade anstehende Aktion passen, kann die Hilfe-Funktion genutzt werden. Nicht immer hat man die Zeit, sich bis zum gewünschten Thema durch die Excel-Hilfe durchzuklicken. Die gute Nachricht: es gibt eine Abkürzung.
Bei der Formel „Summe“ können Sie zum Beispiel hintereinander liegende Zahlenreihen addieren. Möchten Sie aber aus der Zahlenkolonne nur einzelne Werte zusammenrechnen, sind andere Eingaben als für die komplette Zahlenreihe erforderlich.
Hier hilft das erscheinende Pop-Up, dass bei der Eingabe der Formel erscheint. Fahren Sie mit dem Mauszeiger in das Pop-Up über das erste fett gedruckte Argument, und klicken Sie darauf.
Sofort wird im rechten Bereich des Bildschirms die entsprechende Seite der Excel-Hilfe eingeblendet. Hier finden Sie weitere Informationen zur korrekten Erstellung der aktuellen Formel.
Word: Einzelne Einträge aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien löschen
Für die tägliche Arbeit mit Word ist die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente im Datei-Menü eine nützliche Hilfe. Allerdings können damit auch andere PC-Benutzer sehen, woran Sie zuletzt gearbeitet haben. Wer das nicht möchte, kann die Liste entweder komplett abschalten oder – viel besser – gezielt einzelne Einträge entfernen.
Durch das gezielte Löschen können Sie ohne viel Aufwand verhindern, dass verräterische Dokumente in der Dateiliste auftauchen – ohne gleich komplett auf die Komfortfunktion zu verzichten. Das gezielte Löschen klappt leider nicht bei allen Word-Versionen. Während es bei Word XP bis 2003 noch problemlos möglich ist, geht’s bei Word 2007 nicht mehr – dafür aber wieder bei Word 2010.
Bei Word XP bis 2003 gibt es einen speziellen Löschcursor zum gezielten Löschen. Für den Löschcursor drücken Sie die Tastenkombination [Strg][Alt][-]. Statt des normalen Mauszeigers erscheint eine dicke horizontale Linie. Damit klicken Sie auf das „Datei“-Menü und dann in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien auf den Eintrag, der aus der Liste entfernt werden soll. Mit [Esc] beenden Sie den Löschmodus wieder.
Bei Word 2010 funktioniert’s anders: Hier öffnen Sie das „Datei“-Menü und klicken auf „Zuletzt verwendet“. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, der aus der Übersicht verschwinden soll und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Aus Liste entfernen“.
Word: Persönliche Daten aus Word-Dokumenten löschen
In Word-Dateien wird weit mehr als nur der reine Text gespeichert. Das sollte man wissen, wenn man Word-Dokumente zum Beispiel per E-Mail an Freunde, Bekannte oder Geschäftspartner schickt. Denn zusammen mit dem eigentlichen Text gehen oft jede Menge persönliche Informationen mit auf die Reise. Etwa über den Verfasser, Kommentare oder vorgenommene Änderungen. Wer das nicht möchte, kann die Word-Datei vor dem Versand bereinigen.
Nie wieder persönliche Daten mitspeichern
Seit der Version Word 2002 (XP) können Sie das unbemerkte Speichern persönlicher Daten abstellen. Bis Version 2003 geht’s folgendermaßen:
1. Rufen Sie den Befehl „Extras | Optionen“ auf, und wechseln Sie ins Register „Sicherheit“.
2. Im nächsten Fenster kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen“ an. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
Ab sofort werden beim Speichern keine persönlichen Zusatzinformationen mehr in die Word-Dokumente integriert.
Um ab Version 2007 das Speichern der Zusatzinformationen abzuschalten, sind folgende Schritte notwendig:
1. Rufen Sie die Optionen auf, indem Sie bei Office 2007 auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Optionen“ klicken oder bei Office 2010 den Befehl „Datei | Optionen“ aufrufen.
2. Bei Word 2007/2010 wechseln Sie zum „Vertrauensstellungscenter“ (2007) bzw. „Sicherheitscenter“ (2010) und klicken auf „Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter“ bzw. „Einstellungen für das Sicherheitscenter“.
3. Dann wechseln Sie in den Bereich „Datenschutzoptionen“ und entfernen den Haken bei „Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften“ entfernen.
Der Dokumentinspektor von Word 2007/2010
Seit Word 2007 gibt es den Dokumentinspektor, der persönliche Daten aufspürt und auf Knopfdruck löscht. Um den Dokumentinspektor aufzurufen, klicken Sie bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche und rufen den Befehl „Vorbereiten | Dokument prüfen“ auf. Per Klick auf „Prüfen“ werden alle Geheiminformationen angezeigt. Um sie loszuweden, klicken Sie auf „Säubern“ und dann auf „Alle entfernen“.
Bei Word 2010 öffnen Sie das „Datei“-Menü und klicken auf „Informationen“ sowie „Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen“. Es folgen Klicks auf „Prüfen“ und bei „Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen“ auf „Alle entfernen“. Schon sind die persönlichen Daten aus der Word-Datei verschwunden.
Outlook Regelassistent: E-Mail-Alarm für wichtige Nachricht einrichten
Wieder mal eine wichtige E-Mail verpasst? Das kann in Zeiten von Spam und Dutzenden neuen E-Mails pro Tag leicht mal passieren. Muss es aber nicht. Damit wichtigen E-Mails von Vorgesetzten, Freunden oder Bekannten nicht mehr untergeben, können Sie einen E-Mail-Alarm einrichten. Trudelt eine wichtige Mail ein, schlägt Outlook sofort Alarm.
E-Mail-Alarm einrichten
Um bei Outlook den E-Mail-Alarm für wichtige Nachrichten einzurichten, richten Sie mit dem Regelassistenten eine neue Regel ein. So geht’s:
1. Öffnen Sie eine beliebige Mail des entsprechenden Absenders, etwa die letzte Nachricht des Vorgesetzten.
2. Dann rufen Sie den Befehl „Aktion | Regel erstellen“ auf auf. Bei Outlook 2007 klicken Sie im Mailfenster auf die Schaltfläche „Regel erstellen“, bei Outlook 2010 klicken Sie im Bereich „Verschieben“ auf den aufgeklappten Ordner und dann auf „Regel erstellen“.
3. Im nächsten Fenster markieren Sie die erste Option mit dem Namen des Absenders und kreuzen das Kontrollkästchen „Gewählten Sound wiedergeben“ an.
4. Danach klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“ und bestätigen das erste Fenster des Assistenten mit „Weiter“.
5. Wählen Sie den Eintrag „im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“ aus und tragen darunter den gewünschten Hinweistext ein, zum Beispiel „Wichtige Nachricht!“. Bei Outlook 2007 und 2010 müssen Sie zur Texteingabe auf die blau unterstrichenen Worte „diesen Text“ klicken.
6. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Alarm scharfzustellen.
Sobald von diesem Absender eine weitere E-Mail eintrudelt, blendet Outlook das Dialogfenster „Benachrichtigung bei neuen Elementen“ mit der eigenen Warnmeldung ein und spielt einen Hinweiston an. Wichtige E-Mails gehen so garantiert nicht mehr unter.
Word, Excel, PowerPoint: Den Standard-Speicherort für neue Office-Dokumente ändern
Sobald Sie in Word, Excel oder PowerPoint den Speichern-Befehl aufrufen, schlägt das Officeprogramm immer denselben Ordner vor: bei Windows 7 und Vista den Ordner „Dokumente“ und bei Windows XP „Eigene Dateien“. Dabei gibt es viele Anwender, die Office-Dokumente ganz woanders speichern. Für solche Fälle lässt sich der Standardordner zum Speichern beliebig anpassen.
So geht’s bis Office 2003
Um bei Office bis zur Version 2003 den Standard-Speicherordner zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie in Word, Excel oder PowerPoint den Befehl „Extras | Optionen“ auf.
2. Wechseln Sie in das Register „Speicherort für Dateien“.
3. Über die Schaltfläche „Änern“ bestimmen Sie anschließend die neuen Standardspeicherorte für neue Dokumente.
So geht’s ab Office 2007
Um ab der Version Office 2007 einen neuen Ordner als Standardordner für neue Dokumente zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint 2007 auf die Office-Schaltfläche in der linken oberen Ecke, und wählen Sie den Befehl „xxx-Optionen“, zum Beispiel „Word-Optionen“. Bei Office 2010 klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Optionen“.
2. Anschließend klicken Sie auf „Erweitert“.
3. Im nächsten Fenster blättern Sie ganz nach unten und klicken auf „Dateispeicherorte“.
4. Markieren Sie den Eintrag „Dokumente“, und klicken Sie auf „Ändern“.
5. Danach wählen Sie den neuen Standard-Speicherordner aus und klicken auf OK.
Ab sofort schlagen Word, Excel und PowerPoint beim Speichern den neu ausgewählten Ordner als Standardordner vor.