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Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden
Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.
Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.
Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.
Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.
Word: Effektives Arbeiten mit der Zwischenablage
Trotz zahlreicher Konkurrenzprodukte ist Office Word immer noch die Nummer eins unter den Textverarbeitungsprogrammen. Viele Funktionen des Word-Programms sind für die Benutzer mal mehr oder mal weniger nützlich. Kommt ganz darauf an, für welchen Zweck er es braucht. Eine nützliche Funktion, die alle Nutzer interessieren dürfte, ist die Verwendung der Zwischenablage. Sie kann bei Word mehr als man zunächst vermuten möchte.
Zwischenablage speichert mehr als gedacht
Wenn in Texte in Word kopiert oder ausgeschnitten, landen sie natürlich in der Zwischenablage und können von dort an anderer Stelle wieder eingefügt werden.
Das ist im Prinzip nichts Neues. Word merkt sich aber nicht nur den letzten Eintrag der Zwischenablage. Alles was du in einem Dokument an Texten kopierst oder ausgeschnitten hast, wird gespeichert. Diese Fragmente kannst du dir mit wenigen Klick anzeigen lassen und erneut an anderer Stelle einfügen.
Inhalt der Zwischenablage anzeigen
Dazu startest du Word und öffnest das betreffende Dokument. Im Register Start klickst du im Menüband auf den kleinen Pfeil rechts in der Gruppe Zwischenablage.
Dies öffnet den Anzeigebereich der Zwischenablage. Alles was kopiert und ausgeschnitten wird, ist hier aufgelistet. Zum Einfügen positionierst du den Cursor an der gewünschten Stelle und klickst dann auf das benötigte Element in der Liste.
Das war´s schon.
Tipp:
Wenn du häufiger mit der Zwischenablage arbeiten möchtest, kannst du dir diesen Anzeigebereich auch dauerhaft einblenden lassen. Öffne die Optionen per Mausklick auf den gleichnamigen Button und aktiviere die Funktion Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.
Office Excel: Wiederherstellung nicht gespeicherter Excel-Dateien
Nichts ist schlimmer, wenn eine, mit viel Arbeit erstellte Tabelle durch einen Programm- oder Computerabsturz unwiderruflich verloren ist. Microsoft hat da für uns Nutzer mitgedacht und speichert sicherheitshalber alle paar Minuten eine Sicherheitskopie. Wie bei Microsoft Office Word auch, lassen sich bei dem Tabellenprogramm Excel nicht gespeicherte Dateien mit etwas Glück wiederherstellen.
Excel 2016
Starte dein Excel 2016 und klicke auf Datei | Öffnen. Unter der Rubrik Zuletzt verwendet findest du den Link Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen. Hier findest du deine nicht gespeicherte Excel-Mappe.
Ältere Excel-Versionen
In den Versionen ab 2010 findest du die gesuchte Datei über die Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen, die sich über den Pfad Datei | Informationen | Dokument verwalten aufrufen lässt.
Eine andere Möglichkeit, die nicht gespeicherten Dateien aufzurufen, ist die über den Windows Explorer, die sich im Ordner UnsavedFiles befinden.
In diesem Verzeichnis werden übrigens auch die nicht gespeicherten Word-Dokumente abgelegt.
Je nach Office-Version ist der Ordner UnsavedFiles über folgende Pfade erreichbar:
- C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
- C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
- C:\Windows\Temp
Tipp:
Standardmäßig speichert Office eine Sicherheitskopie alle fünf bis zehn Minuten. Dieser Zeitraum lässt sich individuell anpassen. Damit verringert sich das Risiko des Datenverlustes auf ein Minimum.
Klicke auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Excel-Optionen wählst du die Kategorie Speichern aus. Bei der Option AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle stellst du den gewünschten Zeitraum (in Minuten) ein und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.
So änderst du übrigens auch den Speicherintervall bei Office Word.
Word: Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen
Es ist sehr ärgerlich, wenn Office Word abstürzt. Noch ärgerlicher ist es, wenn man an einem Dokument lange Zeit gearbeitet und nichts zwischengespeichert hat. Aber vielleicht gibt es doch eine Chance auf Wiederherstellung der Word-Datei.
Word-Versionen ab 2010
Bei den neueren Word-Programmen klickst du auf Datei | Informationen | Dokument verwalten. Mit der Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen öffnet sich der Ordner UnsavedFiles im Windows-Explorer.
In diesem Ordner werden alle nicht gespeicherten Word-Dokumente aufgelistet. Hier solltest du deine Datei finden, die sich am besten über das Änderungsdatum identifizieren lässt.
Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen rufst du das Dokument auf und bearbeitest es weiter. Bevor du deine Arbeit fortsetzt, solltest du die Datei sicherheitshalber regulär speichern.
Ältere Word Programme
Bei älteren Word-Versionen fehlt die Menü-Option Datei. Abhängig von Word-Version findest du die nicht gespeicherten Dokumente auch manuell im Windows-Explorer über folgende Pfade:
- C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
- C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
- C:\Windows\Temp
Tipp:
Wenn das Verzeichnis AppData unter deinem Benutzernamen nicht aufgeführt ist, dann muss der Ordner erst sichtbar gemacht werden. Dazu klickst du in der Menüleiste auf Organisieren | Ordner und Suchoptionen.
Im nachfolgenden Dialogfenster wechselst du dann in das Register Allgemein und aktivierst im Bereich Erweiterte Einstellungen die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen.
Fußnoten in Word-Dokumente blitzschnell einfügen
Bei der Erstellung von Word-Texten kann es erforderlich sein, Fußnoten einzufügen. Beispielsweise bei wissenschaftlichem Inhalt um Quellen zu benennen, die eine Argumentation belegen sollen. Das Aufrufen der Fußnoten-Funktion kann klassisch per Mausklick über das Menüband, oder als Tastenkombination erfolgen.
Mit beiden Varianten sind Fußnoten schnell eingegeben. Positioniere den Cursor an der betreffenden Textstelle und klicke im Menüband auf das Register Verweise und anschließend im Bereich Fußnoten auf die Schaltfläche Fußnote einfügen.
Jetzt kann der Quellen-Nachweis am unteren Ende der Seite eingetippt werden. Gibst du in einem Word-Dokument mehrere Fußnoten ein, erfolgt eine automatische Nummerierung.
Die Tastenkombination für den direkten Zugriff auf die Fußnoten-Eingabe lautet [Strg][Alt][F].
Bei dieser Gelegenheit lässt sich eine Fußnote auch direkt formatieren. Mit einem Rechtsklick auf den Text der Fußnote wählst du im Kontextmenü die Option Formatvorlage aus. Mit dem Button Ändern zeigt Word die aktuelle Formatierung und weitere, verfügbare Formatvorlagen.
Jetzt kannst du den Text nach eigenen Vorstellungen anpassen und die Änderung mit dem Button Übernehmen im Word-Dokument speichern.
Ab Word 2007 funktioniert das Einfügen von Fußnoten auf diese Weise. Bei Word 2003 ist der Weg über das Menü etwas anders. Hier klickst du in der Menüleiste auf Einfügen | Referenz | Fußnote. Wem das aber zu lang ist, der kann aber auch die schon oben beschriebene Tastaturkombination verwenden.
Die Seiten-Anzahl aller gespeicherten Word-Dokumente auf einen Schlag ermitteln
Wenn du wissen möchtest, wieviel Seiten ein Word-Dokument umfasst, dann schaust du im aktiven Dokument auf die Zusammenfassung unten links im Bildschirm. Hier wird neben der Seitenanzahl auch die Anzahl der enthaltenen Wörter eingeblendet. Soll aber die Seitenanzahl mehrere Dokumente ermittelt werden, dann ist diese Variante ziemlich zeitintensiv. Viel besser ist da die Anzeige der Seitenzahlen über den Windows-Explorer.
Beende zuerst alle geöffneten Word-Dateien und navigiere im Windows-Explorer zum Speicherort deiner Word-Dokumente. Hier klickst du in der Menüleiste auf Ansicht | Details. Gegebenenfalls musst du vorher mit der Taste [Alt] die Menüleiste einblenden.
In der Detail-Ansicht des Ordners öffnest du mit einem Rechtsklick auf eine der Spaltenüberschriften das Kontextmenü und wählst den Eintrag Weitere.
Im Dialogfenster Details auswählen aktivierst du die Option Seiten und bestätigst die Auswahl mit OK.
Dem Explorer wird dadurch die Spalte für die Seitenanzahl hinzugefügt. Sollte sie nicht sichtbar sein, dann befindet sie sich am Ende der Spaltenüberschriften, im rechten, nicht sichtbaren Bildschirmbereich. Du kannst die Spalte aber mit gedrückter, linker Maustaste an eine bessere Position ziehen.
Microsoft Outlook: Automatisches Vervollständigen von E-Mail-Adressen verhindern
Bei der Erstellung von E-Mails mit Outlook ist standardmäßig die Autovervollständigung der Empfänger-Adressen aktiviert. Diese Funktion kann Segen und Fluch zugleich sein. Insbesondere würden die Nutzer, deren Adressbuch mehrere identische Namen enthält, die Autovervollständigung lieber deaktivieren. Mit ein paar Mausklicks ist dies schnell erledigt.
Outlook 2013/2016
Starte dein Outlook-Programm und klicke in der Menüleiste auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster rufst du links die Kategorie E-Mail auf und deaktivierst dann im rechten Bereich unter Nachrichten senden die Option Beim Ausfüllen der Zeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“ Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen. Nach der Bestätigung mit dem Button OK wird die Änderung sofort wirksam.
Outlook 2007 oder älter
Die Deaktivierung der AutoVervollständigen-Funktion findest du in den älteren Outlook-Versionen unter Extras | Optionen und musst dich durch drei Dialogfenster hindurchklicken. Im Options-Fenster gelangst du im Register Einstellungen zu den E-Mail-Optionen.
Im nächsten Dialogfenster klickst du auf Erweiterte E-Mail-Optionen und im letzten Fenster entfernst du das Häkchen bei der Option Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen. Bestätige dann nur noch alle offenen Dialogfenster mit OK, damit die Änderungen aktiviert werden.
Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren
Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.
Der Aufbau von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten unterscheidet sich kaum von dem einer ZIP-Datei. Dies machen wir uns hier für die Extraktion der Bilder zunutze.
Zuerst navigierst du über den Windows-Explorer zum Speicherort der Office-Datei mit den Bildern. Erstelle von der Original-Datei eine Kopie…
…und ändere die Datei-Endung der Kopie von .docx auf .zip. Die nachfolgende Warnmeldung bestätigst du einfach mit Ja.
Danach entpackst du die gezippte Datei mit einem Entpackungs-Programm wie WinZip oder 7Zip.
Im Ordner des entpackten Office-Dokuments befindet sich ein Unterordner namens Media. In diesem sind alle Bilder des Dokuments gespeichert.
Hier kannst du nun alle benötigten Fotos auf einen Schlag herauskopieren und an anderer Stelle speichern oder weiterverwenden.
Dieser Trick funktioniert leider nicht mit allen Office-Formaten. Es eignen sich nur die Office-Dateien neueren Datums, deren Endung mit einem X endet (docx, xlsx, pptx). Diese werden standardmäßig seit der Office-Version 2007 eingesetzt. Die älteren Programmversionen wurden noch nicht vom ZIP-Format unterstützt.
Die hauseigene Reparaturfunktion für Excel-Dokumente
Die Anzahl der Ursachen sind zahllos warum eine Excel-Dokument beschädigt wurde und sich nicht mehr (richtig) öffnen lässt. Da man oft erst dann feststellt, dass eine Tabelle beschädigt ist, wenn man sie benötigt, ist eine Ursachenforschung zu diesem Zeitpunkt nicht so wichtig. Sie sollte aber später durchgeführt werden. Jetzt ist es erst einmal wichtiger, wieder Zugriff zu dieser Excel-Datei zu erhalten. Seit Office 2003 gibt es die Möglichkeit der Datei-Reparatur ohne Zusatzprogramme.
Auch die Bedienung ist denkbar einfach. Starte das Excel-Programm und klicke, je nach Version, auf Datei | Öffnen oder auf den Office-Button und dann auf Öffnen. Navigiere nun über den Windows-Explorer zu der beschädigten Excel-Tabelle, markiere sie, und klicke auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen. Dann wählst du in dem Aufklappmenü die Option Öffnen und reparieren.
Im nachfolgenden Dialogfenster bestätigst du deine Auswahl nochmals mit der Schaltfläche Reparieren.
Ist der Reparaturvorgang erfolgreich, öffnet sich die wiederhergestellte Datei, die nun unter einem anderen Namen erneut gespeichert werden muss, um auch zukünftig lesbar zu bleiben.
Ist die Reparatur nicht erfolgt, wiederhole den Vorgang. Lässt sich die Tabelle dann immer noch nicht öffnen, dann hilft der Button Daten extrahieren. Im Nachfolgedialog musst du dich dann nur noch entscheiden ob die enthaltenen Formeln wieder hergestellt werden, oder in Werte umgewandelt werden sollen.
Spätestens nach der Extrahierung sollten die Daten nun wieder repariert sein.
Tipp:
Wenn die ursprüngliche (beschädigte) Datei noch vorhanden ist, kannst du beim Extrahieren der Daten auch die zweite Möglichkeit noch ausprobieren, um dann den Inhalt beider Versionen miteinander zu vergleichen.
Taschenrechner-Funktion in die Schnellzugriffsleiste von Excel einbinden
Mancher wird jetzt sagen, „Einen Taschenrechner in Excel einbinden, was soll das denn?“. Auf den ersten Blick erscheint das ziemlich widersprüchlich. Aber für ein paar einfache Rechenoperationen muss man nicht extra eine Formel in eine Zelle eintippen. Da der normale Weg zum Taschenrechner mehrere Mausklicks erfordert, verzichtet man häufig darauf und sucht einen Taschenrechner im Schreibtisch. Dabei ist es so einfach, den Windows-Taschenrechner in Excel einzubinden.
Die Lösung des Problems heißt Schnellzugriffsleiste. Hier können oft benötigte Tools mit nur einem Mausklick gestartet werden.
Um den Rechner der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen, klickst du bei Excel auf Datei oder den Office-Button und anschließend auf die Optionen.
Im Dialogfenster der Excel-Optionen klickst du im linken Bereich auf Anpassen (Excel 2007/2010) beziehungsweise auf Symbolleiste für den Schnellzugriff (Excel 2013).
Im Aufklappmenü von Befehle auswählen wechselst du zu Befehle nicht in der Multifunktionsleiste. Weiter unten findest du dann das Tool Rechner, das mit der Schaltfläche Hinzufügen in die Schnellzugriffsleiste eingebunden wird. Nur noch mit OK bestätigen…
…und der Rechner steht mit einem Mausklick zur Verfügung.