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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

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Excel Hardware & Software Office Software

Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren

Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet.  Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.

Die passende Vorlage verwenden

Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.

Nur noch Arbeitszeiten eintragen

Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.

Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.

Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.

Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.

Fazit:

Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.

Tipp:

Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.

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Hardware & Software Office Software Word

Word: Effektives Arbeiten mit der Zwischenablage

Trotz zahlreicher Konkurrenzprodukte ist Office Word immer noch die Nummer eins unter den Textverarbeitungsprogrammen. Viele Funktionen des Word-Programms sind für die Benutzer mal mehr oder mal weniger nützlich. Kommt ganz darauf an, für welchen Zweck er es braucht. Eine nützliche Funktion, die alle Nutzer interessieren dürfte, ist die Verwendung der Zwischenablage. Sie kann bei Word mehr als man zunächst vermuten möchte.

Zwischenablage speichert mehr als gedacht

Wenn in Texte in Word kopiert oder ausgeschnitten, landen sie natürlich in der Zwischenablage und können von dort an anderer Stelle wieder eingefügt werden.

Das ist im Prinzip nichts Neues. Word merkt sich aber nicht nur den letzten Eintrag der Zwischenablage. Alles was du in einem Dokument an Texten kopierst oder ausgeschnitten hast, wird gespeichert. Diese Fragmente kannst du dir mit wenigen Klick anzeigen lassen und erneut an anderer Stelle einfügen.

Inhalt der Zwischenablage anzeigen

Dazu startest du Word und öffnest das betreffende Dokument. Im Register Start klickst du im Menüband auf den kleinen Pfeil rechts in der Gruppe Zwischenablage.

Dies öffnet den Anzeigebereich der Zwischenablage. Alles was kopiert und ausgeschnitten wird, ist hier aufgelistet. Zum Einfügen positionierst du den Cursor an der gewünschten Stelle und klickst dann auf das benötigte Element in der Liste.

Das war´s schon.

Tipp:

Wenn du häufiger mit der Zwischenablage arbeiten möchtest, kannst du dir diesen Anzeigebereich auch dauerhaft einblenden lassen. Öffne die Optionen per Mausklick auf den gleichnamigen Button und aktiviere die Funktion Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.

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Hardware & Software Office Word

Word: Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen

Es ist sehr ärgerlich, wenn Office Word abstürzt. Noch ärgerlicher ist es, wenn man an einem Dokument lange Zeit gearbeitet und nichts zwischengespeichert hat. Aber vielleicht gibt es doch eine Chance auf Wiederherstellung der Word-Datei.

Word-Versionen ab 2010

Bei den neueren Word-Programmen klickst du auf Datei | Informationen | Dokument verwalten. Mit der Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen öffnet sich der Ordner UnsavedFiles im Windows-Explorer.

In diesem Ordner werden alle nicht gespeicherten Word-Dokumente aufgelistet. Hier solltest du deine Datei finden, die sich am besten über das Änderungsdatum identifizieren lässt.

Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen rufst du das Dokument auf und bearbeitest es weiter. Bevor du deine Arbeit fortsetzt, solltest du die Datei sicherheitshalber regulär speichern.

Ältere Word Programme

Bei älteren Word-Versionen fehlt die Menü-Option Datei. Abhängig von Word-Version findest du die nicht gespeicherten Dokumente auch manuell im Windows-Explorer über folgende Pfade:

  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
  • C:\Windows\Temp

Tipp:

Wenn das Verzeichnis AppData unter deinem Benutzernamen nicht aufgeführt ist, dann muss der Ordner erst sichtbar gemacht werden. Dazu klickst du in der Menüleiste auf Organisieren | Ordner und Suchoptionen.

Im nachfolgenden Dialogfenster wechselst du dann in das Register Allgemein und aktivierst im Bereich Erweiterte Einstellungen die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen.

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Hardware & Software Office Software

PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Symbole für Telefon oder E-Mail in ein Dokument einfügen

Bei der Erstellung von Word-Dokumenten kann es von Vorteil sein, für gewisse Angaben ein entsprechendes Symbol zu verwenden. Wer beispielsweise einen Abreiß-Zettel für das schwarze Brett im Büro oder dem Discounter anfertigen will, kann auf diese Weise den knappen Platz für die Telefonnummer besser und übersichtlicher gestalten.

Dazu klickst du im aktuellen Dokument auf Einfügen in der Menüleiste. Danach wählst du die Schaltfläche Symbol gefolgt von Weitere Symbole aus.

Auf der Registerkarte Symbol der Symboltabelle stellst du die Schriftart Wingdings oder Wingdings 2 ein, damit die zusätzlich verfügbaren Symbole angezeigt werden.

Hier findest du neben Telefon- und E-Mail-Icons, weitere Zeichen wie Scheren, Disketten, Richtungsweiser und Smileys. Wähle das gewünschte Icon per Doppelklick aus, damit es an der Stelle des Cursors im Dokument eingefügt wird.

Tipp:

Bei der Erstellung von E-Mails per Microsoft Outlook, funktioniert das Einfügen der Symbole auf die gleiche Art und Weise.

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Excel Hardware & Software Office Software

Excel-Arbeitsmappen zur Bearbeitung freigeben und Änderungen kontrollieren

Microsoft´s Office-Programme sind für die gemeinschaftliche  Bearbeitung von Dokumenten ausgelegt.  Insbesondere gilt das für das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Natürlich können die Änderungen jedes beteiligten Mitarbeiters nachvollzogen und kontrolliert werden. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

Im ersten Schritt muss die Excel-Arbeitsmappe für die gemeinschaftliche Bearbeitung freigeben werden, da dies auch die Grundlage für das Nachvollziehen der Änderungen ist.

Freigabe für Bearbeitung

Für die Freigabe öffnest du die betreffende Excel-Datei und wechselst in das Register Überprüfen. Im Bereich Änderungen klickst du auf die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben.

In der Dialogbox aktivierst du bei Status die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen die du mit OK bestätigst. Anschließend fordert Excel dich auf, die Änderungen der Arbeitsmappe zu speichern. Der neue Status der Datei erkennst du am Schriftzug Freigegeben, der sich im Dateinamen befindet.

Protokollierung von Änderungen

Im zweiten Schritt wird die Protokollierung von Änderungen eingeschaltet. Das erfolgt ebenfalls über das Register Überprüfen. Klicke im Bereich Änderungen auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Aktiviere in der gleichnamigen Dialogbox die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wurde freigegeben. Mit OK bestätigst du den Vorgang und speicherst die neuen Einstellungen wieder in der Arbeitsmappe.

Änderungen nachverfolgen

Um Änderungen der Mitarbeiter nachzuvollziehen, klickst du im Register Überprüfen wieder auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Bearbeitete Bereiche werden von Excel farblich markiert. Fährst du mit dem Mauszeiger über die markierten Zellen, wird angezeigt, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.

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Excel Hardware & Software Office Software

Auch möglich: Schutz einzelner Zellen in Excel einschalten

Ein komplettes Excel-Arbeitsblatt vor unberechtigter Veränderung zu schützen, ist recht einfach und schnell erledigt. Aber auch einzelne, nicht nebeneinander liegende Zellen können gegen einen Zugriff geschützt werden. Das erfordert nur einige zusätzliche Mausklicks.

Starte dazu dein Excel-Programm und öffne das betreffende Tabellenblatt. Als erstes klickst du mit der rechten Maustaste links oben auf das kleine Quadrat im Schnittbereich der Spalte A und Zeile 1. Anschließend wählst du im Kontextmenü Zellen formatieren aus.

In der Dialogbox Benutzerdefinierte Listen deaktivierst du auf der Registerkarte Schutz die Option Gesperrt und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.

Jetzt wählst du den zu sperrenden Zellenbereich oder die einzelnen Zellen aus. Nicht nebeneinander liegende Zellen markierst du per Mausklick und der gedrückten Taste [Strg]. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick auf den markierten Bereich das Kontextmenü, wählst Zellen formatieren aus und aktivierst im Register Schutz die Option Gesperrt. Mit OK speichern.

Im letzten Arbeitsschritt muss nur noch der Blattschutz eingeschaltet werden. Dies kannst du auf zwei verschiedene Arten erledigen.

Die klassische Art führt über die Menüleiste von Excel. In der Menüleiste, im Register Überprüfen, klickst du auf die Schaltfläche Blatt schützen. Im gleichnamigen Dialogfenster kannst du nun noch ein optionales Kennwort zur Entsperrung festlegen. Ist das nicht gewollt, dann bestätige diese Aktion nur mit OK. Achte aber darauf, dass die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen aktiviert ist.

Die zweite und etwas schnellere Variante des Blattschutzes lässt sich über die Registerlasche am linken unteren Rand des Tabellenblattes einschalten.

Mit einem Rechtsklick auf diese Lasche (z. B. Tabelle 1) öffnet sich das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Blatt schützen aus, damit sich die bereits oben genannte Dialogbox öffnet.

Vergiss zu guter Letzt aber nicht, die vorgenommenen Schutzmaßnahmen im Dokument zu speichern.