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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

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Hardware & Software Office Software Word

Word: Effektives Arbeiten mit der Zwischenablage

Trotz zahlreicher Konkurrenzprodukte ist Office Word immer noch die Nummer eins unter den Textverarbeitungsprogrammen. Viele Funktionen des Word-Programms sind für die Benutzer mal mehr oder mal weniger nützlich. Kommt ganz darauf an, für welchen Zweck er es braucht. Eine nützliche Funktion, die alle Nutzer interessieren dürfte, ist die Verwendung der Zwischenablage. Sie kann bei Word mehr als man zunächst vermuten möchte.

Zwischenablage speichert mehr als gedacht

Wenn in Texte in Word kopiert oder ausgeschnitten, landen sie natürlich in der Zwischenablage und können von dort an anderer Stelle wieder eingefügt werden.

Das ist im Prinzip nichts Neues. Word merkt sich aber nicht nur den letzten Eintrag der Zwischenablage. Alles was du in einem Dokument an Texten kopierst oder ausgeschnitten hast, wird gespeichert. Diese Fragmente kannst du dir mit wenigen Klick anzeigen lassen und erneut an anderer Stelle einfügen.

Inhalt der Zwischenablage anzeigen

Dazu startest du Word und öffnest das betreffende Dokument. Im Register Start klickst du im Menüband auf den kleinen Pfeil rechts in der Gruppe Zwischenablage.

Dies öffnet den Anzeigebereich der Zwischenablage. Alles was kopiert und ausgeschnitten wird, ist hier aufgelistet. Zum Einfügen positionierst du den Cursor an der gewünschten Stelle und klickst dann auf das benötigte Element in der Liste.

Das war´s schon.

Tipp:

Wenn du häufiger mit der Zwischenablage arbeiten möchtest, kannst du dir diesen Anzeigebereich auch dauerhaft einblenden lassen. Öffne die Optionen per Mausklick auf den gleichnamigen Button und aktiviere die Funktion Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.

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Excel Hardware & Software Office

Office Excel: Wiederherstellung nicht gespeicherter Excel-Dateien

Nichts ist schlimmer, wenn eine, mit viel Arbeit erstellte Tabelle durch einen Programm- oder Computerabsturz unwiderruflich verloren ist. Microsoft hat da für uns Nutzer mitgedacht und speichert sicherheitshalber alle paar Minuten eine Sicherheitskopie. Wie bei Microsoft Office Word auch, lassen sich bei dem Tabellenprogramm Excel nicht gespeicherte Dateien mit etwas Glück wiederherstellen.

Excel 2016

Starte dein Excel 2016 und klicke auf Datei | Öffnen. Unter der Rubrik Zuletzt verwendet findest du den Link Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen. Hier findest du deine nicht gespeicherte Excel-Mappe.

Ältere Excel-Versionen

In den Versionen ab 2010 findest du die gesuchte Datei über die Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen, die sich über den Pfad Datei | Informationen | Dokument verwalten aufrufen lässt.

Eine andere Möglichkeit, die nicht gespeicherten Dateien aufzurufen, ist die über den Windows Explorer, die sich im Ordner UnsavedFiles befinden.

In diesem Verzeichnis werden übrigens auch die nicht gespeicherten Word-Dokumente abgelegt.

Je nach Office-Version ist der Ordner UnsavedFiles über folgende Pfade erreichbar:

  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
  • C:\Windows\Temp

Tipp:

Standardmäßig speichert Office eine Sicherheitskopie alle fünf bis zehn Minuten. Dieser Zeitraum lässt sich individuell anpassen. Damit verringert sich das Risiko des Datenverlustes auf ein Minimum.

Klicke auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Excel-Optionen wählst du die Kategorie Speichern aus. Bei der Option AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle stellst du den gewünschten Zeitraum (in Minuten) ein und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.

So änderst du übrigens auch den Speicherintervall bei Office Word.

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Hardware & Software Office Word

Word: Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen

Es ist sehr ärgerlich, wenn Office Word abstürzt. Noch ärgerlicher ist es, wenn man an einem Dokument lange Zeit gearbeitet und nichts zwischengespeichert hat. Aber vielleicht gibt es doch eine Chance auf Wiederherstellung der Word-Datei.

Word-Versionen ab 2010

Bei den neueren Word-Programmen klickst du auf Datei | Informationen | Dokument verwalten. Mit der Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen öffnet sich der Ordner UnsavedFiles im Windows-Explorer.

In diesem Ordner werden alle nicht gespeicherten Word-Dokumente aufgelistet. Hier solltest du deine Datei finden, die sich am besten über das Änderungsdatum identifizieren lässt.

Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen rufst du das Dokument auf und bearbeitest es weiter. Bevor du deine Arbeit fortsetzt, solltest du die Datei sicherheitshalber regulär speichern.

Ältere Word Programme

Bei älteren Word-Versionen fehlt die Menü-Option Datei. Abhängig von Word-Version findest du die nicht gespeicherten Dokumente auch manuell im Windows-Explorer über folgende Pfade:

  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
  • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
  • C:\Windows\Temp

Tipp:

Wenn das Verzeichnis AppData unter deinem Benutzernamen nicht aufgeführt ist, dann muss der Ordner erst sichtbar gemacht werden. Dazu klickst du in der Menüleiste auf Organisieren | Ordner und Suchoptionen.

Im nachfolgenden Dialogfenster wechselst du dann in das Register Allgemein und aktivierst im Bereich Erweiterte Einstellungen die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen.

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Hardware & Software Office Software

PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

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Excel Hardware & Software Office Software

Excel-Arbeitsmappen zur Bearbeitung freigeben und Änderungen kontrollieren

Microsoft´s Office-Programme sind für die gemeinschaftliche  Bearbeitung von Dokumenten ausgelegt.  Insbesondere gilt das für das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Natürlich können die Änderungen jedes beteiligten Mitarbeiters nachvollzogen und kontrolliert werden. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

Im ersten Schritt muss die Excel-Arbeitsmappe für die gemeinschaftliche Bearbeitung freigeben werden, da dies auch die Grundlage für das Nachvollziehen der Änderungen ist.

Freigabe für Bearbeitung

Für die Freigabe öffnest du die betreffende Excel-Datei und wechselst in das Register Überprüfen. Im Bereich Änderungen klickst du auf die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben.

In der Dialogbox aktivierst du bei Status die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen die du mit OK bestätigst. Anschließend fordert Excel dich auf, die Änderungen der Arbeitsmappe zu speichern. Der neue Status der Datei erkennst du am Schriftzug Freigegeben, der sich im Dateinamen befindet.

Protokollierung von Änderungen

Im zweiten Schritt wird die Protokollierung von Änderungen eingeschaltet. Das erfolgt ebenfalls über das Register Überprüfen. Klicke im Bereich Änderungen auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Aktiviere in der gleichnamigen Dialogbox die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wurde freigegeben. Mit OK bestätigst du den Vorgang und speicherst die neuen Einstellungen wieder in der Arbeitsmappe.

Änderungen nachverfolgen

Um Änderungen der Mitarbeiter nachzuvollziehen, klickst du im Register Überprüfen wieder auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Bearbeitete Bereiche werden von Excel farblich markiert. Fährst du mit dem Mauszeiger über die markierten Zellen, wird angezeigt, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.

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Hardware & Software Multimedia Office Software

PowerPoint: Mit der Lupe wichtige Elemente hervorheben

Bei PowerPoint-Präsentationen gibt es viele Werkzeuge um Elemente besonders hervorzuheben. Ein effektives Tool ist die Lupe. Sie kann bei der Erstellung einer Präsentation eingebaut werden, aber auch während der laufenden Präsentation kann sie spontan benutzt werden.

Beim spontanen Einsatz der Lupe lässt sich ein beliebiger Bereich der Folie vergrößern. Dazu fährst du mit dem Mauszeiger in die linke, untere Ecke. Hier kommen einige transparente Symbole zum Vorschein. Darunter ist auch die Lupen-Funktion. Der Vergrößerungsbereich ist durch PowerPoint festgelegt und kann nicht geändert werden. Es ist also durchaus möglich, dass mehrere Elemente vergrößert werden. Beendet wird die Lupe mit der Taste [Esc].

Bei älteren PowerPoint-Programmen, wie der Version 2007, ist die Lupe in der Symbolleiste der Präsentation nicht vorhanden. Wichtige, besonders hervorzuhebende Elemente, sollten daher direkt bei der Präsentations-Erstellung mit der Zoomfunktion versehen werden.

PowerPoint 2016

Klicke das betreffende Element (Bild oder Text) an und wechsle in das Register Animationen. Mit dem Button Vergrößern/Verkleinern wird die Lupe für dieses Element eingeschaltet. Die Bearbeitung des Zoom-Faktors kann über den kleinen Pfeil der Bearbeitungsgruppe Animation vorgenommen werden. Hie kannst du beispielsweise auch die Dauer und den Startzeitpunkt der Vergrößerung einstellen.

Ältere PowerPoint Versionen

Der Weg bei älteren Versionen des Präsentationsprogramms ist ein wenig anders. Im Register Animationen klickst du in der gleichnamigen Bearbeitungsgruppe auf Benutzerdefinierte Animation. Dadurch wird auf der rechten Bildschirmseite der Bearbeitungsbereich aktiviert. Über das Drop-Down-Menü des Buttons Effekt hinzufügen | Hervorgehoben | Vergrößern/Verkleinern fügst du die Lupe hinzu und kannst direkt die Feineinstellungen vornehmen.

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern nicht vergessen!

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Hardware & Software Office Word

Beschädigte Word-Dokumente mit Bordmitteln wieder reparieren

Um Word-Dokumente zu beschädigen, braucht es nicht viel. Oftmals reicht schon ein Absturz von Word. Auch fehlerhafte Speichermedien, insbesondere Uralt-SD-Karten, können immense Probleme beim Öffnen verursachen. Wer hier nicht regelmäßig Backups der Dateien durchführt hat nun ein Problem. Mit Word gibt es zwei Möglichkeiten, den Text von beschädigten Dokumenten wieder lesbar zu machen.

Text wiederherstellen

Starte dein Word-Programm und klicke auf den Office-Button, beziehungsweise auf den Button Datei und navigiere zu dem Ordner, in dem sich das beschädigte Dokument befindet.

Im Aufklapp-Menü der Schaltfläche Alle Dateien (*.*) oder Alle Word-Dokumente wählst du die Einstellung Text aus beliebiger Datei wiederherstellen (*.*) aus. Dann versuchst du, das defekte Dokument zu öffnen.

In vielen Fällen reicht diese Funktion aus, um den Text wieder zugänglich zu machen.

Öffnen und Reparieren

Ist die Textwiederherstellung aber nicht erfolgreich, dann kommt als nächstes die Reparaturfunktion zum Einsatz. Navigiere wieder zu dem Ordner, in dem sich die beschädigte Word-Datei befindet und markiere sie mit einem Mausklick.

Klicke dann auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche Öffnen und wähle dann die Option Öffnen und Reparieren aus. Damit wird Word gezwungen, das Dokument zu reparieren.

Word 2016

In der aktuellen Word-Version 2016 gibt es noch eine weitere Möglichkeit. Die Wiederherstellung über Backup-Files.

Im Öffnen-Dialogfenster stellst du den Button Alle Word-Dokumente auf Alle Dateien (*.*) um.

Daraufhin werden alle verfügbaren Dateien im Anzeigebereich aufgelistet. Der betreffende Datei-Name beginnt in diesem Fall mit dem Wort Backup, gefolgt vom eigentlichen Datei-Namen. Diese kann nun ganz normal geöffnet werden.

Keinen Erfolg gehabt?

Sollte alle Tipps nicht geklappt haben, wird es schon etwas schwieriger. Ist der Inhalt der beschädigten Datei sehr wichtig, dann ist der Einsatz von Recovery-Tools, wie dem Magic Word Recovery, empfehlenswert.

Tipp:

Bevor du ein externes Tool zur Wiederherstellung einsetzt, lohnt sich vielleicht das Aufrufen einer vorherigen Version der beschädigten Datei. Sollte dies klappen, dann war wenigstens nicht die ganze Arbeit umsonst.

Navigiere zur beschädigten Datei, öffne mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, und wähle den Eintrag Vorgängerversionen wiederherstellen aus. In der Dialogbox, im Register Vorgängerversionen, werden nach ein paar Sekunden alle verfügbaren Varianten des ausgewählten Dokuments angezeigt und können von hier aus direkt geöffnet werden.