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So prüfen Sie Ihre Heizkostenabrechnung

In Zeiten, in denen die Heizkosten immer schneller steigen, sollten Sie sich Ihre Abrechnung einmal etwas genauer ansehen. Viele Abrechnungen sind falsch, obwohl es für Vermieter genaue Vorschriften gibt, in welcher Form sie die Heizkosten auf die Mieter umzulegen haben.

Die Berechnung der Heizkosten

Die Heizkosten enthalten meist sowohl die Kosten, die für das Beheizen der Räume angefallen sind als auch die Warmwasserkosten. Beide Kosten werden sowohl nach dem tatsächlichen Verbrauch als auch nach der Größe Ihrer Wohnung berechnet. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Berechnung zumindest zur Hälfte nach dem tatsächlichen Verbrauch und zu mindestens 30 Prozent nach der Wohnfläche erfolgen muss. Ausgenommen von dieser Regelung sind Häuser, die vom Eigentümer selbst bewohnt werden und die über eine vermietete Einliegerwohnung verfügen. In diesem Fall können die gesamten Heizkosten nach der Wohnfläche aufgeteilt werden. Achten Sie außerdem darauf, ob in der Abrechnung unterschiedliche Brennstoffpreise berücksichtigt wurden. Vor allem beim Öl ändern sich die Preise laufend, daher sollten Sie in der Regel auch in Ihrer Abrechnung unterschiedliche Preise finden.

Kosten für die Heizungsanlage

Nicht alle Kosten, die für die Wartung und den Betrieb der Anlage angefallen sind, dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Eine regelmäßige Wartung fließt in die Abrechnung ein, Kosten für Reparaturen sind jedoch vom Vermieter zu tragen. Darüber hinaus sind viele Vermieter recht erfinderisch, wenn es darum geht, die verschiedensten Kosten ihren Mietern in Rechnung zu stellen.

Falls Sie als Mieter Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Heizkostenabrechnung haben, sollten Sie diese überprüfen lassen, denn Fehler kommen relativ häufig vor. Hilfe bekommen Sie bei der Verbraucherzentrale oder beim Mieterbund und anderen Mietervereinen, die sich darauf spezialisiert haben, die Rechte von Mietern zu vertreten.

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Hardware & Software

AxCrypt: Einzelne Dateien schnell und sicher verschlüsseln

Wichtige Dateien müssen mitunter vor der Weitergabe an Dritte – egal ob per E-Mail, USB-Stick, DVD, etc. – verschlüsselt werden. Das gilt insbesondere für persönliche Daten, Bankverbindungen, Passwortlisten und dergleichen. Windows enthält zwar ein solches Tool, ist aber nicht sofort per Rechtsklick erreichbar. Empfehlenswert ist ein kleines, kostenloses Verschlüsselungsprogramm namens „AxCrypt“.

Das kostenlose Verschlüsselungsprogramm vom Anbieter „Axantum“ sichert mit ein paar wenigen Klicks und der Eingabe eines Passwortes jede Datei gegen unbefugten Zugriff.

Um direkt zur Downloadseite zu gelangen, rufen Sie die Webseite http://www.axantum.com/axcrypt/Downloads.html auf. Direkt der erste Eintrag der Download-Liste ist für Windows-Betriebssysteme. Klicken Sie auf den Link, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

Nach dem abgeschlossenen Installationsvorgang ist das Programm direkt einsatzbereit.

Dateien verschlüsseln

Navigieren Sie mit dem Windows-Explorer (Tastenkombination [Windows][E]) zu der Datei die verschlüsselt werden soll. Markieren Sie diese Datei mit einem Rechtsklick, und wählen Sie im Kontextmenü „AxCrypt | Verschlüsseln“.

Im nächsten Fenster vergeben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld ein Passwort, bestätigen es durch erneute Eingabe im darunterliegenden Feld und starten den Verschlüsselungsvorgang mit „OK“.

Nach ein paar Augenblicken werden die verschlüsselten Dateien mit dem entsprechenden Axantum-Symbol dargestellt.

Nun können die gesicherten Dateien versendet, auf DVD oder einen Stick kopiert werden. Natürlich können Sie auch auf diese Weise sensible Daten auf Ihrem Computer sichern.

Zum Entschlüsseln klicken Sie oder der Empfänger mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datei, geben im „AxCrypt“ Dialogfenster das vereinbarte Passwort ein und klicken auf „OK“.

Die Datei wird nun entschlüsselt und ist sofort einsatzbereit.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2007 / 2010: Immer am letzten Tag im Monat automatisch an einen Termin erinnert werden

Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.

Der kleine Unterschied ist nur das Einbeziehen der „Serientyp“-Funktion. Und so geht´s:

1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Neu“, in der Version 2010 klicken Sie auf „Neuer Termin“. Hier können Sie schon bei „Beginnt um:“ und „Endet um:“ den Start und das Ende der Erinnerung inklusive der Uhrzeigen festlegen. Anschließend wählen Sie die Option „Serientyp“.

3. Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ die Optionen „Monatlich“ und danach „Am 31. Tag jedes 1. Monats“. Speichern Sie die Änderungen mit „OK“.

4. Folgende Meldung…

…bestätigen Sie mit „OK“.

5. Bevor Sie den Termin mit „Speichern & Schließen“ bestätigen, können Sie noch einen „Betreff“ eingeben, der Sie an die Art der Tätigkeit erinnert.

Ab sofort werden Sie frühzeitig an diesen „unregelmäßigen Termin“ erinnert.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.