Bei längeren Word-Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz von Kopfzeilen, um beispielsweise Seitenangaben und/oder Kapitelbezeichnungen einzutragen. Dabei muss nicht jede Kopfzeile wie die Vorherige aussehen. Bei Bedarf kann jede Kopfzeile auch individuell gestaltet werden.
Der Einsatz individueller Kopfzeilen ist besonders bei Texten mit unterschiedlichen Themen vorteilhaft. Um sie separat bearbeiten zu können, müssen die entsprechenden Seiten zuerst getrennt werden.
Vor der Seite, die eine neue Kopfzeile erhalten soll, klickst du in der Menüleiste auf Layout | Umbrüche und fügst einen Abschnittsumbruch ein.
Dann öffnest du mit einem Doppelklick die betreffende Kopfzeile. Um sie zu bearbeiten, ohne die andern Kopfzeilen zu verändern, findest du im Register Entwurf des Menübandes die Gruppe Navigation und den Befehl Mit vorheriger verknüpfen.
Für jede weiter individuelle Kopfzeile müssen diese Arbeitsschritte entsprechend oft wiederholt werden.
Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.
Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.
Word 2003
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.
Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.
Word 2007 und 2010
Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.
Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.
Manchmal ist es notwendig, in einem mehrseitigen Word-Dokument auch Seiten unterzubringen, die im Querformat erstellt werden müssen. Das beste Beispiel sind Seiten die Grafiken enthalten. Dazu müssen Sie die betreffende Seite einfach nur als eigenen Abschnitt definieren. Das ist aber nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.
So gehen Sie dabei vor:
1. Starten Sie Microsoft Office Word und wählen die gewünschte, mehrseitige Datei aus.
2. Gehen Sie zu der Seite, die als Querformat definiert werden soll, und klicken Sie an das Ende des Textes auf der davorliegenden Seite.
Die nachfolgenden Schritte sind bei Word 2003 und 2007/2010 unterschiedlich.
3. Bei Word 2003 klicken Sie auf der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ und wählen im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie mit „OK“. Fügt Word auf der folgenden Seite eine Leerzeile ein, löschen Sie diese mit der Taste [Entf].
4. Am linken, unteren Bildschirmrand zeigt Word den aktuellen Abschnitt „AB2“ an.
Klicken Sie nun wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt wird wieder „AB1“ angezeigt.
5. Am Ende der quer zu formatierenden Seite wiederholen Sie den Arbeitsschritt zum Abschnittswechsel, wie unter Punkt drei beschrieben. Danach klicken Sie wieder in die zu drehende Seite und wählen dann in der Menüleiste den Befehl „Datei| Seite einrichten“.
6. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie dann die Einstellung „Querformat“.
7. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und das Format ist geändert.
Bei der Word-Version 2007/2010 gehen Sie wie folgt weiter vor:
3. Wählen Sie die Befehle „Seitenlayout | Umbrüche | Nächste Seite“. Wenn Word hier eine überflüssige Leerzeile einfügt, können Sie diese mit der Taste [Entf] löschen.
4. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Word-Symbol in der Leiste am unteren Bildrand und wählen im aufklappenden Kontextmenü die Option „Abschnitt“. Es wird der aktuelle Abschnitt „Abschnitt 2“ angezeigt.
5. Klicken Sie wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt zeigt Word „Abschnitt 1“ an.
6. Jetzt klicken Sie wieder an das Ende der Querseite und wiederholen den Arbeitsschritt drei, um einen erneuten Abschnittswechsel durchzuführen.
7. Abschließend klicken Sie nochmals in die zu drehende Seite, wählen „Seite einrichten“ und im neuen Dialogfenster klicken Sie auf „Querformat“. Mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen Sie die Änderung.
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