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Gmail: Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten

Über den Sinn und Zweck einer Abwesenheitsnotiz braucht man nicht mehr großartig zu reden. Das Thema haben wir  in diesem Artikel schon ausgiebig erörtert. Wie bei Outlook.com, ist natürlich auch bei Gmail (Googlemail) das Anlegen einer Abwesenheitsnotiz möglich. Dazu sind nur ein paar wenige Mausklicks erforderlich.

Öffne Gmail in deinem Browser und melde dich mit deinen Login-Daten an. Dann klickst du oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählst die Einstellungen aus.

Im Register Allgemein scrollst du bis zum Ende der Seite. Hier befindet sich der Bereich Abwesenheitsnotiz.

Aktiviere die Funktion, lege den Start- und Endzeitpunkt fest, und tippe bei Bedarf noch einen persönlichen Antworttext in das Textfeld ein.

Nicht vergessen: Änderungen speichern

Dann nur noch auf den Button Änderungen speichern klicken und fertig ist die automatische Abwesenheitsnotiz. Ab sofort erhält jeder Absender die Benachrichtigung automatisch.

Spammer erhalten keine Benachrichtigung

Die Abwesenheitsnotiz wird nur einmal an einen Absender verschickt, egal wie viele Nachrichten er dir schreibt. Erst nach vier Tagen erhält er eine weiter Abwesenheitsnotiz.

Absender, die in der Vergangenheit als Spam markiert wurden, erhalten gar keine Benachrichtigung über deine Abwesenheit.

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Android Handy & Telefon

Bei Android-Handys unerwünschte SMS sperren

Auch in den Zeiten von Threema, Telegram, WhatsApp & Co ist die SMS nicht überflüssig geworden. Sie gehört für viele Unternehmen noch immer zu den beliebtesten Werbeplattformen. Außerdem wird die SMS auch von vielen Messenger-Diensten, Banken und Onlineshops für den Versand von Zugangsdaten oder für eine Passwort-Wiederherstellung genutzt. Ganz überflüssig ist der gute, alte SMS-Dienst also nicht geworden. Trotzdem kann es mal erforderlich sein, einen SMS-Absender sperren zu wollen (oder zu müssen).

Erstmalig mit der neuen Android-Version 7.0 (Nougat) ist es möglich, SMS und Telefonanrufe zu blockieren. Diese Funktion ist vergleichbar mit der Blockierung von WhatsApp-Chat-Kontakten.

Blockieren über die SMS-App

Die Blockade kann auf drei unterschiedlichen Wegen eingerichtet werden. In der Chatliste der SMS-App tippst du etwas länger auf den betreffenden Kontakt und wählst oben in der Bearbeitungsleiste  das durchgestrichene Kreissymbol aus. Die nachfolgende Sicherheitsabfrage beantwortest du dann mit Blockieren.

Über die Anrufliste blockieren

Die zweite Möglichkeit ähnelt der Ersten. In der Anrufliste deiner Telefon-App tippst du auch wieder etwas länger auf den betreffenden Eintrag und wählst aus dem Kontextmenü die Option Nummer blockieren aus und bestätigst auch hier den Sicherheitsdialog.

Kontakte blockieren

Aber auch bereits gespeicherte Kontakte können blockiert werden. Rufe den gewünschten Kontakt auf und tippe in der Menüleiste auf das Stift-Symbol, um die Bearbeitungsmaske zu aktivieren. Mit einem langen Druck auf die Telefonnummer speicherst du sie in der Zwischenablage.

Dann wechselst du in die Telefon-App und tippst zuerst auf das Icon mit den drei Punkten und dann auf die Einstellungen. In der Kategorie Anrufblockierung fügst du abschließend die Rufnummer aus der Zwischenablage ein.

Über diese Variante lassen sich auch bereits blockierte Kontakte wieder reaktivieren.

Ältere Androiden

In den vorigen Android-Versionen (5.x und 6.X) war es nur möglich, nervige Kontakte direkt auf die Mailbox umzuleiten. Wenn hier keine Mailbox aktiviert wurde, bekommt der „blockierte“ Anrufer ein Besetztzeichen zu hören.

Natürlich gibt es für alle Android-Betriebssysteme auch im Google Play Store entsprechende Apps, zum Beispiel Calls Blacklist, die mal mehr oder weniger gut die gewünschte Blockade-Funktion umsetzen. Hier muss man vielleicht ein paar Apps testen, um zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu gelangen.

Hinweis

Je nach Version des Betriebssystems und des Geräteherstellers, kann es eventuell zu geringfügigen Abweichungen in der Menüführung kommen.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

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Hardware & Software Office Outlook

In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

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Hardware & Software Outlook

Outlook und GMail: Phishing-Mails als solche rechtzeitig erkennen

E-Mails unbekannter Herkunft sollte man immer skeptisch gegenüberstehen. So weit, so gut. Das wird von den meisten Menschen auch beachtet. Bei Phishing-Mails ist aber alles anders. Sie geben vor, von einer vertrauenswürdigen Firma zu stammen. Und sie wollen nur eines: Unsere Zugangsdaten zu Online-Shops und die Daten für unseren Zahlungsverkehr. Aus diesem Grund werden häufig die Webseiten bekannter Finanzinstitute wie Sparkassen oder der Online-Bezahldienst PayPal imitiert. In der Eingangsmail wirst du aufgefordert, deine Zugangsdaten zu bestätigen oder dich über die in der Mail integrierten Links und Schaltflächen bei deinem Konto anzumelden. Einer solchen Aufforderung solltest du aber nie Folge leisten.

Die Weiterleitungen auf die gefakte Webseiten sind mittlerweile so gut gemacht, dass sie von dem Original kaum zu unterscheiden sind. Enthielten die Phishing-Mails und die Fake-Seiten früher noch etliche stilistische Unterschiede und Rechtschreibfehler, so sind sie heutzutage sogar mit einer persönlichen Anrede versehen.

Da muss man schon genauer hinsehen, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Da meistens nur die größten Unternehmen kopiert werden, kann man sie recht einfach an dem verwendeten E-Mail-Server als Fake oder Original identifizieren.

Und zwar so: 

Bei Outlook öffnest du die Nachricht – ohne jedoch einen eventuellen Anhang zu öffnen – und klickst auf Datei | Eigenschaften. Bei älteren Versionen, wie Outlook 2007, reicht ein Rechtsklick im Posteingang auf die betreffende E-Mail und die Auswahl des Kontextmenüeintrages Nachrichtenoptionen.

Im Bereich der Internetkopfzeilen scrollst du bis zum Eintrag Received. Handelt es sich bei der Mail um einen Phishing-Versuch, wird die hier angezeigte Domain nicht mit der, des vorgegaukelten Unternehmens übereinstimmen. In diesem Fall sollte die E-Mail umgehend im Papierkorb landen.

Ich beispielsweise, erhalte ich öfters Phishing-Mails die vom Absender-Server jatrabel.com stammen, und PayPal-Nachrichten imitieren, die ich auf diese Weise identifiziere und sofort lösche.

Google Mail

Bei dem E-Mail-Client von Google, dem GMail, ist die Verfahrensweise ähnlich. Öffne die Nachricht und klicke auf den kleinen Pfeil (Mehr) rechts neben dem Antwort-Pfeil und wähle im Aufklappmenü Original aus.

Tipp:

Oft reicht es auch nur aus, wenn du deinen Mauszeiger auf eine eingebettete Schaltfläche bewegst. Die mit diesem Button verknüpfte URL zeigt auch an, wohin die Weiterleitung führt. In meiner PayPal-Phishing-Mail war es die mehr als zweifelhafte Adresse grabify.ga.

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Handy & Telefon WhatsApp

WhatsApp: Neue Abzockmasche mit Emoticons

Kaum eine Woche vergeht ohne dass neue Abzock-Methoden von Internetbetrügern an´s Licht kommen. Derzeit wird versucht, mit Smileys und Emoticons (Emojis) Kasse zu machen. Wer auf diese Masche hereinfällt, hat ein Abonnement am Hals, das monatlich mit 48 Euro zu Buche schlägt.

Wer sein Geld wiederbekommen möchte, der hat nur die Chance, die unberechtigten Abbuchungen durch den Telefonanbieter zurückbuchen zu lassen. Hier muss man aber selbst beweisen, das man einem Betrug aufgesessen ist.

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WhatsApp Abzocke

Die derzeitige WhatsApp-Masche mit den Emojis startet mit dem Erhalt einer Nachricht. Der Text vom unbekannten Absender lautet in etwa so: Hol´ dir die angesagtesten Emojis! Der ebenfalls mitgesendete Download-Link leitet dich auf eine Webseite weiter.

Auf dieser Webseite wirst du aufgefordert, eine Handy-Nummer anzugeben und die App mit drei Gruppen oder zehn Kontakten zu teilen, damit die Emoticons aktivert werden. Leider passiert aber nichts, außer der Tatsache, dass dann monatlich 48 Euro über deine Telefonrechnung abgebucht werden.

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Alte Masche mit großem Erfolg

Als wenn das nicht schon genug wäre, ist eine andere Betrugsmasche immer noch sehr aktiv. Anrufer geben sich als Mitarbeiter von Microsoft oder von anderen Softwareherstellern aus. Sie behaupten dann, dein PC habe Fehlermeldungen auf den Firmenservern verursacht, oder die Lizenzen deiner Software seien abgelaufen.

Egal welcher Grund für diesen Anruf genannt wird, der Mitarbeiter bietet immer die Hilfe per Fernwartungssoftware an, die du herunterladen sollst. Kommst du dieser Aufforderung nach, öffnest du den Betrügern Tür und Tor zu deinem PC und Netzwerk. Kein Softwareunternehmen, nicht einmal Microsoft, ruft die Käufer seiner Produkte an. Zugegebenerweise ist diese Masche recht alt, aber sie funktioniert immer wieder.

Betrugsmaschen frühzeitig erkennen

Sollte dir das zukünftig passieren, dann leg einfach den Hörer wieder auf. Außerdem solltest du eines beherzigen: Keine Links und Nachrichten von unbekannten Telefonnummern öffnen und auch keine QR-Codes die irgendwo kleben, mit dem Handy oder Tablet scannen.

Schaden kann es auch nicht, sich hin und wieder mal über die neuesten Betrugs-Trends zu informieren. Zu diesem Thema gibt es eine Reihe von Webseiten, die sich darauf spezialisiert haben, über die neuesten Betrugsmaschen zu berichten. Dazu gehören beispielsweise die Verbraucherzentrale mit ihrem Phising-Radar, dem Anti-Botnet Beratungszentrum, dem österreichischen Verein zur Aufklärung über Internetmissbrauch – Mimikama und zuletzt auch die europäsche Initiative für mehr Sicherheit im Netz, Klicksave.de.

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Google Internet & Medien

Google Mail: Absender-Adressen in Android und in der Webanwendung blockieren

Ein Grund warum Gmail sehr beliebt ist, liegt an seinem guten Spamfilter. Doch manchmal schafft es die eine oder andere unerwünschte E-Mail doch mal auf den Rechner oder das Smartphone. Gmail erkennt in diesem Fall nicht das es eine Spam-Mail ist. Solche E-Mails, ob Spam oder einfach nur unerwünscht, können ziemlich einfach blockiert werden.

Gmail´s Spamfilter

Wenn unerwünschte Nachrichten doch mal den Posteingang erreichen, dann liegt das folglicherweise daran, dass der Gmail-Spam-Filter diese Art der Werbung noch nicht kennt oder das sie früher mal gewollt war (z. B. ehemalige Newsletter). Ein weiterer Grund könnte auch sein, dass der Absender überhaupt kein Spam-Versender ist und man eigentlich keine Nachricht von dieser Person/Firma erhalten möchte.

Mit den folgenden Arbeitsschritten kann man jeden unerwünschten Absender blockieren.

Nachrichten-Blockade in der Gmail-App

Öffne die Gmail-App auf deinem Smartphone oder dem Tablet und rufe die Nachricht auf, deren Empfang zukünftig blockiert werden soll. Tippe neben dem Antworten-Pfeil auf das Icon mit den drei Punkten um das Kontextmenü zu öffnen…

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…und wähle dann die Blockierfunktion aus. In diesem Beispiel heißt sie shpock blockieren.

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Ab sofort bist du die nervigen E-Mail dieses Absenders los.

Nachrichten in der Gmail-Desktop-Version blockieren

In der Desktop-Version findest du die Blockade-Funktion ebenfalls im Kontextmenü der Pfeil-Schaltfläche, neben dem Button Antworten.

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Hardware & Software Office Word

Mit Word direkt die Adressen auf Briefumschläge drucken

Werden Briefumschläge mit Adressen versehen, kann dies auf verschiedenen Wegen geschehen. Per Hand, per Adressaufkleber oder als Direktdruck. Das Drucken der Adresse auf einen Briefumschlag geht bei Fensterbrief-Umschlägen natürlich nicht. Hier nutzt man die Adresse die sich bereits im Schriftstück befindet. Direkt auf den Umschlag gedruckte Adressen haben dabei aber drei wesentliche Vorteile.

Leserliche Adressierung

Mit Hand geschriebene Umschläge können bei den Sortiermaschinen, die auch mit Handschriftleser ausgestattet sind, schon mal aussortiert werden. Nicht jeder hat halt eine saubere, leserliche Handschrift. Und auch der Postbote hat bei der Zustellung dann Probleme. Dies kostet (auch die Post) Zeit und Geld.

Adress-Etiketten

Etwas besser ist da schon die Verwendung von Adressetiketten. Die sind auf Blättern in DIN-A4-Format erhältlich, die dann nur noch in den Drucker gelegt werden müssen. Aber diese kosten halt zusätzlich noch Geld.

Direkt auf den Umschlag drucken

Aber genauso einfach wie der Etikettendruck ist auch das Drucken auf Briefumschläge.

Starten Sie Word und rufen Sie gegebenenfalls den Brief auf, den Sie versenden möchten. So übernimmt Word die bestehende Empfängeradresse direkt aus dem Dokument. Grundsätzlich funktioniert das Drucken der Adressen natürlich auch in einem leeren Dokument. Dann muss die Empfängeradresse halt manuell eingetippt werden.

Wechseln Sie zum Register Sendungen und klicken Sie dann auf den Button Umschläge. Im folgenden Dialogfenster geben Sie die Empfänger- und Absender-Adresse ein.

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Wird das richtige Format des Umschlags nicht im Vorschaufenster angezeigt, dann klicken Sie auf den Umschlag und wählen dann über das Aufklappmenü den richtigen Briefumschlag aus. Hier können ebenfalls die Schriftarten und die Abstände angepasst werden. Bestätigen Sie die Änderung(en) mit der Schaltfläche OK.

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Je nachdem, welchen Drucker Sie verwenden, passen Sie den Einzug des Umschlags mit der Schaltfläche Einzug an.

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Dann nur noch den Umschlag in den Drucker legen…

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…und den Druckvorgang starten.

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Das Ergebnis ist eine gut leserliche Adressierung für die Sortiermaschine und den Postboten.