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Hardware & Software Office Outlook

In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

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Handy & Telefon WhatsApp

WhatsApp Abwesenheitsmeldung: Abwesenheitsbenachrichtigung per Status hinterlassen

Bei WhatsApp gibt es leider keine Funktion zur Abwesenheitsmeldung. Wer in den Urlaub fährt und seine WhatsApp-Freunde über die Abwesenheit benachrichtigen möchte, muss tricksen. Die einfachste Möglichkeit: über den Status über den Urlaub informieren.

Whats App Abwesenheitsmeldung nachbauen

Dazu im Bereich „Status“ einfach einen passenden Abwesenheitsstatus eintragen, etwa „Bin bis zum 15. Juli im Urlaub“ oder „Bin Anfang August wieder erreichbar“. Die WhatsApp-Freunde sehen dann in der Kontaktliste sofort, ob und wie lange man im Urlaub ist.

Anhand der grünen Häkchen können Freunde sowieso erkennen, dass Sie nicht erreichbar sind. Beim Versenden einer WhatsApp erscheinen dann statt der zwei nur noch ein Haken – ein sicheres Zeichen, dass die WhatsApp zwar an die WhatsApp-Server geschickt wurde, aber noch nicht auf dem Handys des Empfängers gelandet ist.