Mit Word erstellte Dokumente lassen sich als PDF genauso leicht speichern wie im normalen .docx-Format. Aber auch PDF-Dateien können mit Word geöffnet und weiter bearbeitet werden.
Damit Word die PDF-Datei konvertieren kann, muss man den Kontextmenübefehl Öffnen mit verwenden. Dann suchst du in der Liste der verfügbaren Programme Office Word heraus und bestätigst die Auswahl mit OK.
Nach ein paar Augenblicken ist das PDF in Word umgewandelt und kann ganz normal bearbeitet werden. Nach Abschluss der Änderungen kannst du die Datei im normalen Word- (docx) oder wieder im PDF-Format speichern.
Das geht mit der Taste [F12] oder dem Speicherdialog Datei | Speichern unter. Hier suchst du dir dann den Speicherort aus und stellst im Aufklappmenü des Dateityps das Format PDF ein. Dann nur noch ein Mausklick auf den Button Speichern, das war´s.
Beim Erstellen umfangreicher PDF-Dokumente per Microsoft Word ist es oftmals vorteilhafter, ein anklickbares Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Seit Word 2007 ist das Anlegen von Inhaltsverzeichnissen sehr einfach.
PDF inklusive anklickbares Inhaltsverzeichnis
Das Inhaltsverzeichnis wird mit einem zusätzlichen Arbeitsschritt beim Speichern als PDF erzeugt. Dazu werden die Überschriften genutzt. So gehen Sie ab der Version Word 2007 am besten vor:
1. Öffnen oder erstellen Sie das Word-Dokument, das in das PDF-Format umgewandelt werden soll.
2. Danach wählen Sie „Datei | Speichern unter“ und legen als Dateityp „PDF“ fest.
3. Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Optionen“ und aktivieren im Unterfenster im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ die Einstellungen „Textmarken erstellen mithilfe von:“ und „Überschriften“. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“ und speichern das PDF-Dokument im Hauptfenster mit „Veröffentlichen“.
Sollte im Unterfenster „Optionen“ die Funktion „Textmarken erstellen mithilfe von:“ inaktiv (ausgegraut) sein, dann wurde im Textdokument vergessen, die Überschriften als solche zu formatieren.
Brechen Sie in diesem Fall die Speicherung ab und kehren Sie zum Text zurück. Markieren Sie dann die Überschriften und wählen im Register „Start“ unter „Formatvorlagen“ das Format „Überschrift 1“.
Anschließend wiederholen Sie den Speichervorgang wie unter Arbeitsschritt zwei und drei beschrieben.
4. Das Dokument öffnet sich nun als PDF. Im linken Bereich öffnen Sie mit der Symbolschaltfläche „Lesezeichen“ das Inhaltsverzeichnis im Überschriftenformat. Von hier aus gelangen Sie mit nur einem Klick zur gewünschten Seite.
Die darüber liegende Symbolschaltfläche mit den zwei Blättern öffnet das Inhaltsverzeichnis als Miniaturvorschau. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick zur Seite Ihrer Wahl.
Generell ist gegen gute Plug-ins nichts einzuwenden. Leider kommt es aber immer wieder vor, dass darin enthaltene Sicherheitslücken gerne von Hackern genutzt werden, um Schaden anzurichten. Solche Sicherheitslücken treten auch bei namhaften Anbietern wie Adobe auf. Wenn Sie also wegen Sicherheitsbedenken auf das Plug-in des Adobe Readers verzichten wollen, dann können Sie beim Firefox ab Version 15 den internen PDF-Betrachter einschalten.
PDFs ohne Adobe öffnen
Dieser interne PDF-Viewer muss aber erst als Add-on heruntergeladen und über „about:config“ eingeschaltet werden. Aber alles der Reihe nach. Zurerst starten Sie Ihren Firefox, klicken auf den „Firefox-Button“ und wählen aus dem Kontextmenü die Option „Add-ons“ aus.
Im neuen Tab des „Add-ons-Manager“ geben Sie in das Suchfeld „pdf viewer“ ein und starten den Suchvorgang. Das Add-on „PDF Viewer“ (PDF.js) erscheint an oberster Stelle. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Installieren“.
Nach ein paar Augenblicken ist PDF.js installiert und ohne Browser-Neustart einsatzbereit.
Geben Sie im nächsten Schritt in die Adresszeile des Firefox den Befehl
about:config
ein, und drücken Sie [Enter]. Bestätigen Sie die Sicherheitswarnung mit dem Button „Ich werde vorsichtig sein, versprochen!“.
Im Eingabefeld „Suchen“ tragen Sie den Begriff oder einen Teil von „browser.preferences.inContent“ ein. Automatisch wird Ihnen dann der gleichnamige Eintrag angezeigt.
Mit einem Doppelklick auf den Eintrag ändern Sie den Wert „false“ in „true“.
Wechseln Sie nun wieder in den „Add-ons-Manager“, in die Rubrik „Plugins“, und deaktivieren Sie das „Adobe Acrobat PDF-Plugin“.
Ab sofort nutzt Firefox HTML5 um PDF-Dateien im Browser anzuzeigen. Per Drag & Drop können Sie nun auch PDF-Dokumente von Ihrer Festplatte in den Browser ziehen und öffnen.
Übrigens: Wussten Sie, dass der Adobe Flash Player standardmäßig so eingestellt ist, dass er den Zugriff auf Ihre Webcam gestattet? Da muss man kein gewiefter Hacker sein um von außen Ihre Webcam einzuschalten. In unserem Artikel „Unerwünschte Zuschauer aussperren“ erfahren Sie, wie Sie den Webcam-Zugriff verhindern.
Updates für Software und das Betriebssystem sind wichtig und unerlässlich, um sich vor Viren-Angriffen zu schützen. Deshalb sollte die Funktion der automatischen Updates standardmäßig aktiviert sein. Es kann aber Situationen geben, in denen es vorteilhaft ist, diese automatischen Updates zeitweise zu deaktivieren. Beispielsweise im Ausland, in denen man auf teure Mobilfunktarife angewiesen ist oder wenn eine schlechte Datenverbindung existiert.
Wenn ausgerechnet zu diesem Zeitpunkt die Downloads beginnen, kann es teuer werden oder das Arbeit wird extrem verlangsamt. Man kann natürlich alle Updates per Hand abschalten – dann muss man aber später auch daran denken, alles wieder einzuschalten. Da dies mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden ist, können Sie sich die Arbeit mit dem kostenlosen „Update Freezer“ einfacher machen.
Updates? Heute bitte nicht
Der „Update Freezer“ zeigt auf einen Blick den aktuellen Status folgender Update-Einstellungen:
Windows
Adobe Acrobat
Adobe Flash
Firefox
Google
Skype
Java
Aber alles der Reihe nach…
Zum Download des Programms „Update Freezer“ rufen Sie in Ihrem Webbrowser die Seite www.updatefreezer.org auf und klicken auf den Link „Download Update Freezer 1.6“.
Nach der Installation starten Sie das Programm. Es zeigt auf einen Blick den aktuellen Status Ihrer Update-Funktionen. Mit der Schaltfläche „Disabled“ können Sie nun jedes Programm separat für Updates sperren.
Die blauen Schaltflächen zeigen den derzeit aktiven Update-Status.
Bei Windows und Firefox können Sie sich über die Schaltfläche „Notify Only“ benachrichtigen lassen, wenn wichtige Updates verfügbar sind.
Da auch diese Schaltfläche das automatische Herunterladen deaktiviert, können Sie sich nach einer Benachrichtigung immer noch für oder gegen eine Aktualisierung entscheiden.
Wenn Sie die die benötigten Sperren gesetzt haben, kann das Programm geschlossen werden. Alle Änderungen, die überwiegend in der Registry vorgenommen werden, bleiben solange aktiv bis sie widerrufen werden.
Wenn Sie PDF-Dateien aus einer Internet-Quelle öffnet, werden sie standardmäßig im Browser angezeigt. Meist erscheint die PDF-Datei sogar im gleichen Tab geöffnet. Ärgerlich, da damit die ursprüngliche Webseite verdeckt wird. Um das zu verhindern, können Sie beim Adobe Reader die Anzeigefunktion ändern. Und PDFs endlich wieder im Reader und nicht mehr im Browser öffnen.
Reader statt Browser
Damit beim Klick auf ein PDF-Dokument wieder der Adobe Reader geöffnet wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Starten Sie den Adobe Reader, und klicken Sie auf „Bearbeiten | Voreinstellungen“.
2. Im nächsten Fenster wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Internet“ aus und entfernen das Häkchen vor der Option „PDF im Browser anzeigen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen Sie den Adobe Reader.
Ab sofort werden alle PDF-Dateien von Webseiten als externe Anwendung des Adobe Readers angezeigt.
Suchen Sie öfters ein bestimmtes PDF-Dokument und wissen nur noch ein Stichwort? Wenn Sie sich dann auch nicht mehr an den genauen Speicherort erinnern können, wird kritisch. Dann läuft es auf eine ausgedehnte Suchaktion hinaus. Dabei geht es auch einfacher. Denn mit dem Adobe Reader können Sie gleichzeitig mehrere oder alle PDF-Dokumente auf der Festplatte nach Stichworten durchforsten.
Adobe Reader findet sie alle
Die Multi-Suche versteckt sich beim Adobe Reader in der erweiterten Suchfunktion. Mit ein paar Einstellungen können Sie die Mehrfachsuche für sich arbeiten lassen. Einfach und schnell. Aber der Reihe nach:
1- Starten Sie den Adobe Reader, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Erweiterte Suche“.
2. Im neuen Fenster „Erweiterte Suche“ wählen Sie im Bereich „Was soll durchsucht werden?“ die Option „Alle PDF-Dokumente in“ aus, öffnen das darunter liegende Aufklappmenü und klicken auf „Ordner suchen“.
3. Das Navigationsfenster öffnet sich und Sie legen den Ordner oder das Verzeichnis fest, in dem gesucht werden soll. Mit „OK“ wird die Auswahl in das Adobe-Suchfenster übernommen.
5. Legen Sie nun im Fenster der „Erweiterten Suche“ noch den Suchbegriff fest, und klicken Sie auf den Button „Suche“ um den Suchvorgang zu starten.
6. Nach ein paar Augenblicken wird das Gesamtergebnis (zum Beispiel „20 Dokumente mit 127 Treffern) angezeigt. Ausserdem werdem im Bereich „Ergebnisse“ alle Dokumente in Listenform aufgeführt.
Wenn Sie nun auf das kleine Pluszeichen vor dem Dokument klicken, werden die Suchergebnisse innerhalb dieses Dokuments angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Dokumentennamen oder einen Untereintrag wird das betreffende Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.
Unterhalb der Ergebnisliste können Sie noch die Sortierreihenfolge ändern. Zur Auswahl stehen „Relevanz“, „Änderungsdatum“, „Dateiname“ und „Speicherort“.
Normalerweise öffnet Google Chrome PDF-Dateien mit dem eigenen integrierten PDF-Reader. Eigentlich eine praktische Sache, da der interne PDF-Reader alle PDFs sehr schnell öffnet. Allerdings fehlen dem internen Reader einige Funktionen . Zum Beispiel zeigt er kein Inhaltsverzeichnis an. Haben Sie bereits einen eigenen PDF-Viewer genutzt, wird dieser von Goggle ignoriert. Mit ein paar kleinen Einstellungen können Sie das ändern und PDF-Dokumente mit dem eigenen Reader öffnen.
Dazu geben Sie in die Adresszeile des Chrome-Browsers die Seite „chrome://plugins“ ein, drücken die [Enter]-Taste und suchen in der Ergebnisliste den Eintrag „Chrome PDF-Viewer“. Dann klicken Sie auf den Link „Deaktivieren“ und führen einen Browser-Neustart durch, damit die Änderung gespeichert wird.
Ab sofort können Sie wieder Ihren eigenen PDF-Reader nutzen, egal ob den Acrobat-Reader, PDFNitro, oder andere.
PDF-Dokumente sind gegen ungewollte Veränderung relativ gut geschützt. Dennoch ist es manchmal erforderlich, ein PDF-Dokument zu ändern. Die Bearbeitung solcher Dokumente setzt ein PDF-Bearbeitungsprogramm wie Adobe Acrobat oder Nitro PDF voraus. Die Preise für solche Programme schwanken sehr stark. Acrobat X Standard kostet online € 196,35, der Nitro PDF Professional dagegen nur € 99,99 und ist laut Angabe des Anbieters eine vollständige Alternative zu Adobe Acrobat. Ein PDF-Reader, der kostenlos im Web erhältlich ist, ermöglicht dagegen nur die Anzeige von PDF-Dokumenten. Wer also nur hin und wieder mal PDF-Dokumente ins Word-Format umwandelt, der ist mit dem kostenlosen Onlinedienst „PDFtoWord.com“ bestens bedient. Damit machen Sie aus PDF-Dateien Word-Dokumente.
Aus PDFs Word-Dokumente machen
Die Bedienung des Online-Formatwandlers ist wirklich sehr einfach. In nur drei Schritten ist die PDF-Datei hochgeladen und automatisch konvertiert. Dabei kann man zwischen zwei Formaten (.doc und .rtf) wählen. Die in Word umgewandelte Datei wird Ihnen nach ein paar Minuten per Email gesendet.
Vorab ein kleiner Tipp: Wenn Ihr Spam-Filter sehr empfindlich ist, fügen Sie vorab die E-Mail-Adresse „no-reply@mail.pdftoword.com“ in die Whitelist ein, sonst könnte die E-Mail mit den Word-Dokument im Spamordner landen.
Und so funktioniert es:
1. Starten Sie Ihren Internet-Browser, und rufen Sie die Webseite „www.pdftoword.com“ auf.
2. Geben Sie bei Schritt 1 den Speicherort der PDF-Datei an, oder klicken Sie auf den Button „Durchsuchen“, und navigieren Sie zum Speicherort der PDF-Datei.
3. Im Schritt 2 geben Sie das Format vor, in das konvertiert werden soll. Sie haben die Wahl zwischen „.doc“ und „.rtf“, wobei das Word-Format „.doc“ schon voreingestellt ist.
4. Im dritten Schritt geben Sie nur noch Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf die Schaltfläche „Konvertieren“.
5. Während des Hochlade-Prozesses darf der „Uploading“-Bildschirm nicht geschlossen werden.
Nach dem Upload schließt sich der Bildschirm automatisch. Nach ein paar Minuten ist die konvertierte Datei in Ihrem E-Mail-Posteingang.
Fazit: Auch wenn die konvertierte Word-Datei nicht hundertprozentig das gleiche Erscheinungsbild wie die Orginal-Datei aufweist, ist die Konvertierung doch sehr anständig durchgeführt worden. Die Formatierung ist auch sehr gut, da hier die komplette Palette an Formatierungs- und Layoutwerkzeugen zur Anwendung kamen. Das erleichtert die weitere Bearbeitung immens. Beim nachfolgenden Bild sehen Sie links die ursprüngliche PDF-Datei, rechts das umgewandelte Word-Dokument.
Tipp: Natürlich können PDF-Dateien auch in das Excel-Format konvertiert werden. Dazu rufen Sie diese Webseite auf.
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