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Darauf haben viele Outlook-Anwender lange gewartet: Der neue Regel-Assistent für Outlook ist fertig und liegt auf den Microsoft-Seiten zum Download bereit. Der Regel-Assistent ist ein komfortables Zusatz-Tool, das die Bearbeitung von umfangreichen Nachrichtenmengen vereinfacht. Mit dem Regel-Assistenten können Sie Nachrichten automatisch bearbeiten, weiterleiten, verschieben oder beantworten. Der Trick: Sie sagen Outlook klipp und klar, welche E-Mail wie behandelt werden soll – den Rest erledigt Outlook für Sie. So können Sie Werbebotschaften direkt löschen, Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschieben oder zu Anfragen gleich die passenden Antworten verschicken.

Ein neuer Befehl im Extras-Menü

Nachdem Sie den Regel-Assistenten heruntergeladen und installiert haben, finden Sie im „Extras“-Menü den neuen Menübefehl „Regel-Assistent“. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Die elf gängigsten Regeln hat der Assistent bereits vordefiniert. So können Sie beispielsweise vordefinierte Regeln für das automatische Verschieben oder Löschen von Nachrichten auswählen. Das Feld „Regelbeschreibung“ enthält die genauen Kriterien, die eingehende oder ausgehende Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel greift. Die Kriterien lassen sich per Mausklick auf die blau unterstrichenen Verknüpfungen beliebig anpassen.

Regel-Assistent contra Posteingangs-Assistent

„Wozu den Regel-Assistenten, es gibt doch den Posteingangs-Assistenten?“ werden Sie vielleicht fragen. Die Antwort ist einfach: Der Posteingangs-Assistent ist nur verfügbar, wenn Sie mit einem Exchange-Server verbunden sind. Der Regel-Assistent läuft hingegen auch ohne Exchange-Server.

Wenn Sie mit „Weiter“ zum nächsten Fenster des Assistenten wechseln, können Sie die Kriterien weiter modifizieren oder neue Bedingungen hinzufügen. Im nächsten Schritt teilen Sie Outlook mit, was mit den Nachrichten passieren sollen, die alle angegebenen Kriterien erfüllen. Sie können die Nachricht beispielsweise direkt löschen, jemanden benachrichtigen oder eine Audio-Datei abspielen lassen.

Besonders praktisch: Im letzten Fenster haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Ausnahmen zu definieren. Die Regel tritt dann zum Beispiel nicht in Kraft, wenn im Text bestimmte Wörter auftauchen oder falls eine Nachricht als Vertraulich gekennzeichnet ist. Nachdem Sie der Regel einen Namen gegeben und den Assistenten mit „Fertigstellen“ beendet haben, wirft Outlook ein besonderes Auge auf den Posteingang: Sobald eine Nachricht alle Bedingungen erfüllt, tritt der Assistent in Erscheinung und verfährt – wie von Geisterhand – gemäß Ihren Anweisungen. Sie können übrigens beliebig viele Regeln definieren und diese im Dialogfenster an- und ausschalten oder die Reihenfolge verändern. Glauben Sie mir: Wenn Sie den Regel-Assistenten einmal in Aktion gesehen haben, möchten Sie den kleinen Helfer nicht mehr missen.