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Outlook: Kontakte im Adreßbuch

Damit die E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch im Adreßbuch erscheinen, muß die richtige Option eingeschaltet sein. Im Zeitalter der Internet-Kommunikation nimmt das Kontaktregister von Outlook nicht nur Name und Adresse, sondern auch die E-Mail-Adresse auf. Schließlich ist eine E-Mail-Adresse mittlerweile fast so wichtig wie eine Telefonnummer. Damit Outlook die eingetragene E-Mail-Adresse aber später auch automatisch im Adreßbuch auflistet, müssen Sie eine kleine, aber äußerst wichtige Einstellung im Eigenschaftsfenster des Kontaktregisters vornehmen.

Diesen Ordner als Adreßbuch anzeigen

Um Outlook mitzuteilen, daß alle E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch auch im E-Mail-Adreßbuch erscheinen sollen, klicken Sie zunächst in der Outlook-Leiste mit der rechten(!) Maustaste auf das Symbol Kontakte. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften, und wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Outlook-Adreßbuch. Aktivieren Sie anschließend per Mausklick die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adreßbuch anzeigen. Nur dann können Sie die E-Mail-Adressen des Kontaktregisters direkt zum Versenden von elektronischen Nachrichten einsetzen. Unter welchem Namen das Kontaktregister später im E-Mail-Adreßbuch auftauchen soll, bestimmen Sie im Feld Name des Adreßbuchs. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

E-Mail-Adressen im Adreßbuch

Ab sofort stehen Ihnen alle E-Mail-Adressen, die Sie in Ihrer Kontaktdatenbank eingefügt haben, auch beim Versenden von elektronischen Nachrichten zur Verfügung. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und per Mausklick auf die Schaltfläche An das Adreßbuch öffnen, können Sie aus dem Listenfeld Namen anzeigen aus den Eintrag Kontakte auswählen. Outlook blendet daraufhin in der Liste des Dialogfensters alle Adressaten ein, für die Sie eine E-Mail-Adresse und/oder eine Faxnummer eingetragen haben. Einziger Wermutstropfen: Leider sind die Namen nur nach dem Vornamen sortiert, so daß sich das Auffinden eines bestimmten Adressaten mitunter als recht mühsam erweist.

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Wo Outlook Adreßbücher, Kontakte, E-Mails und andere Daten ablegt und wie Sie das Postfach verschieben

Es ist schon erstaunlich, mit welch unterschiedlichen Dateitypen Outlook jongliert. Schließlich gehören mit E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben, Journaleinträgen und Notizen insgesamt sechs verschiedene Datentypen zum Repertoire von Outlook. Da stellt sich natürlich die Frage, wo Outlook das gesamte Wissen ablegt.

Eine für Alle

Die Antwort ist einfach: Nach dem Motto „Eine für Alle“ speichert Outlook sämtliche Informationen in einer einzigen Postfach-Datei mit der Kennung .PST. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal einsetzen und nicht zuvor Microsoft Exchange benutzt haben, finden Sie die OUTLOOK.PST-Datei in Ihrem WINDOWS-Ordner. Exchange-Benutzer übernehmen bei der Installation von Outlook in der Regel die „alte“ POSTFACH.PST-Datei, die sich im Ordner C:EXCHANGE befindet. Eine Ausnahme bildet übrigens das Persönliche Adreßbuch; die Daten des Adreßbuchs wandern in der Regel in die Datei ADRESSEN.PAB, die Sie ebenfalls im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner finden.

Von hier nach da: Postfach-Datei verlagern

Zugegeben, der WINDOWS-Ordner ist nicht gerade der sicherste Ort für die Postfach-Datei; bei einer Neuinstallation von Windows vergißt man leider zu schnell, daß sich hier noch das äußerst wichtige Postfach befindet. Daher empfiehlt es sich, die Datei in einem anderen Ordner abzulegen. Hierzu schließen Sie zunächst Outlook und verschieben die PST-Datei anschließend in den gewünschten Ordner. Im nächsten Schritt müssen Sie Outlook mitteilen, daß das Postfach umgezogen ist. Aktivieren Sie hierzu in der Systemsteuerung das Symbol „Mail“, markieren Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Anschließend müssen Sie den persönlichen Ordner wieder neu hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“ aus, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die PST-Datei, die Sie – wie oben beschrieben – in einen anderen Ordner verschoben haben. Schließen Sie alle Dialogfenster mit „Ok“.

Handarbeit ist angesagt

Das Verschieben der Postfach-Datei hat allerdings einen Haken: Beim nächsten Start von Outlook funktionieren die Symbole der Outlook-Leiste nicht mehr, da Outlook die einzelnen Symbole immer noch mit der Postfach-Datei im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner verknüpfen möchte. Jetzt heißt es, die Outlook-Leiste neu anzulegen. Hierzu löschen Sie zunächst die bestehenden Symbole, indem Sie sie nacheinander mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Von Outlook-Leiste löschen“ wählen. Nachdem alle Outlook-Symbole entfernt wurden, erstellen Sie neue Verknüpfungen zur Postfach-Datei. Blenden Sie hierzu mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerliste ein. Ziehen Sie anschließend den gewünschten Ordner – etwa den Ordner Kontakte – mit gedrückter Maustaste auf die Outlook-Leiste. Wiederholen Sie den Schritt für alle Ordner, die auf der Outlook-Leiste vertreten sein sollen – voilà, die Outlook-Leiste füllt sich wieder mit Leben.