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Outlook-Kontakte für die neue Version erfolgreich extrahieren

Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Die Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.

Der Datenexport ist schnell erledigt. Die erforderlichen Arbeitsschritte für die Extrahierung unterscheiden sich von den Versionen 2003/2007 zu 2010/2013 nur Anfangs ein wenig.

Outlook 2010/2013

Vor dem Wechsel zur neuen Outlook-Version, klickst du in deinem bestehenden Outlook auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Exportieren klickst du auf den Button mit gleichem Namen.

Outlook 2003/2007

Bei diesen älteren Versionen reicht ein Klick auf Datei und Importieren/Exportieren. Ab hier ist die Vorgehensweise mit Outlook 2010 und 2013 identisch.

Im Dialogfenster Import/Export-Assistent wählst du die Option In Datei exportieren und bestätigst die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter.

Anschließend klickst du im nächsten Fenster auf den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows) und dann wieder auf Weiter.

In der nachfolgenden Anzeige wählst du im Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte aus, klickst auf Weiter und legst dann noch den Speicherpfad fest. Mit den beiden Buttons Weiter und Fertig stellen werden nun alle Kontaktdaten in die Speicherdatei exportiert.

Tipp

Die Outlook-Export-Funktion eignet sich übrigens auch hervorragend als Kontaktdaten-Backup. Regelmäßig durchgeführt, bist du immer auf der sicheren Seite wenn sie mal verloren gehen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook: Kontakte und Kalender in eigenen Fenstern öffnen und parallel nutzen

Outlook kann ja nicht nur E-Mails verwalten, sondern macht auch bei Kontakten und Terminen eine gute Figur. Über die Links in der linken Navigationsleiste oder (ab Outlook 2013) über die unteren Reiter kann man zwischen Mail, Kalender, Adressen, Aufgaben und Notizen switchen. Allerdings zeigt Outlook die Fenster immer nur nach den Entweder-Oder-Prinzip. Es ist immer nur ein Bereich sichtbar, zum Beispiel entweder E-Mails oder der Kalender. Mit einem simplen Trick kann man auch parallel arbeiten und Mails, Termine, Adressen & Co. nebeneinander anzeigen.

Kalender, Kontakte und mehr nebeneinander anzeigen

Um zum Beispiel sowohl die E-Mails als auch die Termine im Blick zu haben, lassen sich die Outlook-Bereiche in separaten Fenstern anzeigen. Die E-Mails bleiben dann zum Beispiel im Hauptfenster sichtbar, und die Kontakte bekommen ein separates Fensters. Dazu muss man nur mit der rechten Maustaste auf Kalender (oder einen anderen Eintrag) klicken und im Aufklappmenü den Befehl In neuem Fenster öffnen aufrufen.

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Der Kalender erscheint dann nicht im Hauptfenster, sondern einem Extra-Fenster. Das Ganze können Sie beliebig oft wiederholen und auch mehrere Kalender oder Aufgabenlisten oder Posteingänge nebeneinander anordnen. Der Wechsel zwischen den Fenster erfolgt am einfachsten per Mausklick ins Fenster oder mit der Tastenkombination [Alt][Tab].

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Hardware & Software Software

Mozilla Thunderbird: Das komplette Adressverzeichnis lässt sich auch ausdrucken

Das Adressbuch des E-Mail-Clients Thunderbird lässt sich auch wie bei anderen E-Mail-Programmen als Datei sichern. Zusätzlich kann es aber auch ausgedruckt werden. Für manche Nutzer ist die Druckversion übersichtlicher und kann als zusätzliche „Offline-Version“ abgeheftet werden.

Mit wenigen Mausklicks ist das Adressbuch ausgedruckt. Starten Sie den Mozilla Thunderbird und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Adressbuch.

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Dann rufen Sie über Datei | Druckvorschau: Adressbuch die Liste der vorhandenen Kontakte auf.

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Die Liste kann dann noch ein wenig bearbeitet werden. Über den Button Seite einrichten lässt sich das Format, die Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten und über die Skalierung wird die Schriftgröße geändert. Die Schaltfläche Drucken startet letztendlich den Druckvorgang.

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Schneller kann man eine physische Datensicherung von Adressen kaum durchführen.

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Google Internet & Medien

GMail Spamfilter-Whitelist: Adressen und Absender auf die Whitelist setzen und nie als Spam markieren

Ein E-Mail-Postfach ohne Spam? Gibt es nicht. Auch wenn der Spamfilter von Google Mail nahezu perfekt Spams rausfischt, rutschen auch bei GMail immer wieder mal lästige Spam- und Werbenachrichten durch – im Fachjargon false negatives genannt. Viel ärgerlicher ist der umgekehrte false positives-Fall; wenn eigentlich erwünschte E-Mails von Freunden, Bekannten, Kunden oder Geschäftspartnern als Spam eingestuft werden. Die eigentlich wichtige E-Mail verschwindet dann sang- und klanglos im Spam-Ordner. Damit das nicht passiert, sollte man sich für die wichtigsten E-Mail-Adressen eine sogenannte Whitelist anlegen. Das geht mit Gmail ganz einfach.

Whistelist in Gmail anlegen

Das Prinzip der Whitelist (Weißen Liste) ist simpel: Alle Mail-Adressen oder Domains, die in der Whitelist stehen, haben quasi VIP-Status und werden vom Spamfilter gar nicht erst untersucht, sondern direkt und ungeprüft in den Posteingang gelegt. Das Problem bei GMail: In den Mail-Einstellungen gibt es keine Whitelist-Funktion. Wer trotzdem eine Whitelist der VIP-Absender anlegen möchte, muss den Umweg über die Filter gehen.

Damit GMail bestimmte Mails niemals als Spam einstuft, gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Posteingang klicken Sie rechts in der Suchleiste auf den nach unten weisenden Pfeil, um die Suchoptionen einzublenden.

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2. Dann geben Sie in die Zeile Von die E-Mail-Adresse ein, die in die Whitelist aufgenommen werden soll. Sie können auch mehrere E-Mail-Adressen eingeben, indem Sie die Adressen mit dem senkrechten Strich | (Tastenkombination [Alt Gr][<]) voneinander trennen, zum Beispiel so:

adresse1@mirko.de|adresse2@mirko.de|adresse3@mirko.de

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Statt einzelne Adressen anzugeben, lassen sich auch komplette Domains auf die Whitelist setzen, um ungeprüft alle Adressen einer Domain durchzulassen. Um beispielsweise alle E-Mail-Adressen, die auf @mirko.de enden auf die Whitelist zu setzen, geben Sie den Domainnamen inklusive @-Zeichen , zum Beispiel

@mirko.de

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3. Zum Fortfahren klicken Sie unten rechts auf Filter mit diesen Suchkriterien erstellen. Auf der folgenden Seite kreuzen Sie die Option Nie als Spam einstufen an und klicken auf Filter erstellen.

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Das war’s auch schon. Die betreffenden E-Mail-Adressen oder Domains werden ab sofort ohne Prüfung in den Posteingang gelegt und landen garantiert nicht mehr versehentlich im Spam-Ordner. Auch wenn der Spamfilter von Google Mail eigentlich recht zuverlässig arbeitet, empfehlen wir, für alle wichtigen Adressen die Whiteliste-Funktion zu aktivieren. Dazu gehören vor allem die Adressen oder Domains der Familie, von wichtigen Kunden, Geschäftspartnern, Vorgesetzten oder Mitarbeitern und guten Freunden.

GMail-Whitelist bearbeiten

Um einen Blick in die aktuelle Whiteliste zu werfen und Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen. Im Bereich Filter sind alle bisher eingerichteten Filter aufgelistet. Die Whiteliste-Einträge erkennen Sie an der Filterregel Ausführen: Nie als Spam markieren. Hier können Sie die Adressen und Domains nachträglich bearbeiten oder den Whitelist-Eintrag komplett löschen.

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Google Google Plus Google+ Internet & Medien

Lange statt kurzer URLs: MegaURL erzeugt mega-lange Adressen mit über 2.000 Zeichen

URL-Shortener sind der Hit im Netz. Vor allem wenn es wie bei Twitter oder WhatsApp auf jedes Zeichen ankommt und man möglichst viel Platz sparen möchte. Statt ellenlange Adressen zu posten, machen Kurz-URL-Dienste wie Bit.ly oder Goo.gl aus den langen Adressen superkurze URLs. Es geht aber auch andersherum. Wer keine Lust auf kurze URLs hat, kann sich mit MegaURL extra-lange URLs basteln. Mit über 2.000 Zeichen.

MegaURL erzeugt extra-lange Adressen

Kurz-URLs? Wie langweilig. Wer es lieber lang, richtig lang mag, sollte die Webseite megaurl.co kennen. Hier machen Sie aus kurzen oder normal langen Adressen per Mausklick eine extra lange URL. Einfach ins Formularfeld die normale Adresse eingeben und auf „Amplify“ klicken.

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Das Ergebnis ist eine super lange Adresse mit über 2.000 Zeichen. Das ist hart an der Grenze, da einige Browser nur eine bestimmte Maximallänge erlauben; beim Internet Explorer ist zum Beispiel die maximale URL-Länge 2.083 Zeichen. Per Dreifachklick ins Ergebnisfenster und [Strg][C] lässt sich die Adresse in die Zwischenablage kopieren und von dort mit [Strg][V] in E-Mails, Facebook oder Google+-Postings einfügen.

Apropos Google+: Wer eine Mega-URL bei Google+ postet, produziert bei einem Klick darauf einen „Fehler 414: The requested URL /url… is too large to process“. Für Google+ ist die Adresse bzw. die Weiterleitung dahin einfach zu lang. Wird sie direkt in den Browser eingegeben, klappt’s fehlerfrei.

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Hardware & Software

Skype Big Brother? Microsoft schnüffelt und liest beim Skypen mit [Update]

Eigentlich gilt Skype als abhörsicher. Das gilt allerdings nur für Telefonate. Wer über Skype auch chattet und plaudert, muss damit rechnen, belauscht zu werden. Herausgefunden hat das ein Leser des Onlinemagazins heise.de, die den Verdacht prompt überprüften und die Schnüffelei bestätigt haben.

Skype-Chats werden mitgelesen

Da staunten die Expterten von heise.de nicht schlecht: Ein Leser machte den Onlinedienst darauf aufmerksam, dass nach einem Chat per Skype auf seinen Rechnern auffälliger Netzwerkverkehr registriert wurde, der zunächst eine Reply-Attacke vermuten lies. Die Überprüfung des verdächtigen Netzwerkverkehrs ergab, dass ein Rechner aus der Microsoft-Zentrale in Redmond direkt nach dem Chat auf Adressen zugegriffen hat, die zuvor im Skype-Chat herumgeschickt wurden.

Die heise-Redaktion ging der Sache nach und stellt Microsoft eine Falle: In einem fingierten Chat wurden testweise Test-URLs verschickt – einmal inklusive Anmeldeinformationen und einmal inklusive privater Dateifreigaben eines Cloud-Dienstes. Und siehe da: Einige Stunden nach dem Chat, schaute auch Microsoft vorbei und besuchte die im Chat genannten Seiten. Laut Skype-Richtlinien ein legitimer Fall; in den Skype-Datenschutzrichtlinien heißt es dazu:

„Skype nutzt gegebenenfalls innerhalb von Sofortnachrichten und SMS automatisiertes Scannen zur Bestimmung von (a) vermutlichem Spam und/oder (b) URLs, die bereits als Spam-, Betrugs- oder Phishing-Links identifiziert wurden.“

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Laut Microsoft prüft Skype die in Chats übermittelten URLs, um Spam- und Phishing-Seiten herauszufiltern. Kritiker befürchten, dass die Schnüffelei im Rahmen der Umstrukturierung der US-Gesetze bezüglich des Abhörens von Gesprächen nicht nur Skype-Chats, sondern auch auch auf Skype-Telefongespräche betrifft. Bislang sind das aber nur Vermutungen seitens der Datenschutzorganisationen Electronic Frontier Foundation und Reporter ohne Grenzen (hier ein offener Brief der Reporter-ohne-Grenzen-Organisation an Skype).

Unser Rat: Wer mit Skype chattet oder telefoniert, sollte sich darüber im Klaren sein, dass „Big Broter“ Microsoft zumindest beim Chatten mitliest und die Daten auswertet.

[Update]: Laut ZDnet liegt heise.de mit seinen Analysen falsch. Weitere Infos finden Sie hier: http://www.zdnet.com/is-microsoft-reading-your-skype-instant-messages-7000015388/

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Facebook Internet & Medien

Facebook-Gewinnspiele: Vorsicht bei Gewinnspielen und Geschenken von Facebook

Verlockende Angebote, indem man durch einfache Klicks oder Likes neuwertige Geräte wie Handys oder Fernseher gewinnen kann, sind oftmals Versuche von Betrügern, die sich hinter großen Markennamen verstecken, an die Zugangsdaten der Nutzer zu gelangen. Kosten- und Abo – Fallen können ebenfalls Folge dieses kriminellen Systems sein.

Vorsicht bei der Angabe von persönlichen Daten

Oftmals laufen die kriminellen Aktivitäten so ab, dass der Facebook-Nutzer aufgefordert wird, an einem Gewinnspiel teilzunehmen und somit in den Besitz von hochwertigen Wertgegenständen zu gelangen. Über einen Klick auf ein Bild oder einen Link wird der Nutzer auf eine Seite weitergeleitet, welche ein ähnliches Design wie Facebook aufweist und weitere Gewinne verspricht, insofern der User seine persönlichen Daten wie die E-Mail-Adresse oder auch die Handynummer übermittelt.

Durch diese Aktionen und anscheinenden Werbemaßnahmen gelangen Betrüger kinderleicht an die persönlichen Daten, welche zu kriminellen Zwecken missbraucht oder an andere Betrüger weiterverkauft werden. Diese Betrugsversuche erscheinen häufig unter den Angeboten von kostenlosen Gutscheinen oder Guthabenkarten bekannter Unternehmen wie REWE oder H&M.

Vorsicht Abzocke

So lassen sich Betrugsversuche erkennen

Auch wenn die Angebote und Gewinnspiele oftmals verlockend sind und ihnen nur schwer zu widerstehen ist, ist von der Nutzung solcher unseriöser Angebote dringend abzuraten. Die finanziellen Schäden, welche oftmals eine Folge des Datenmissbrauchs sind, können immens sein. Gewinnspiele, bei denen ein betrügerischer Hintergrund vermutet wird, können beispielsweise durch einen Blick in das Impressum der Seite enttarnt werden. Sind hier keine Angaben gemacht worden, so handelt es sich aller Voraussicht nach um einen Betrugsversuch. Sollten dennoch Angaben zugänglich sein, so empfiehlt sich eine Google-Suche, um das Angebot auf Seriosität zu überprüfen. Angebote von bekannten Unternehmen verweisen zumeist zusätzlich auf der internen Homepage auf ein Facebook-Gewinnspiel. Ein Blick auf diese Seite genügt daher oftmals, um sich von einem echten Angebot zu überzeugen.

Gewinnspiele sind oftmals illegal

Es hilft zudem, Fotos vermeintlicher Gewinnspiel – Aktionen über die Google-Suche zu überprüfen. Denn häufig entstammen diese ebenfalls aus einer Google-Suche und wurden nur in kleinen Details für das Gewinnspiel bearbeitet. Zusätzlich sind Aktionen, welche den User auffordern, für die Gewinnspiel-Teilnahme Facebook–Funktionen zu nutzen, die nach den Facebook-Richtlinien nicht erlaubt sind. Dazu gehören zum Beispiel Aufforderungen, Inhalte zu teilen, zu liken oder zu kommentieren. Solche Aufforderungen innerhalb von Gewinnspielen sind ein klarer Verstoß gegen die Facebook-Nutzungsbedingungen.

Wer dennoch an Gewinnspielen teilnehmen möchte, sollte darauf achten, dass Firewall und Virenschutz aktiv sind. Anderweitige Sicherheitssoftware wie Plugins für den Browser können ebenfalls vor Betrugsversuchen schützen.

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Handy & Telefon iPhone

OneContact: Duplikate und doppelte Kontakte im iPhone-Adressbuch finden und bereinigen

Das Adressbuch auf dem iPhone hat eine wichtige Funktion und dient beim Telefonieren, Versenden von SMS Nachrichten, E-Mails und vielen weiteren Anwendungen als Quelle für die Zieladresse. Ein gut gepflegtes Adressbuch mit den persönlichen Daten möglichst vieler privater oder beruflicher Kontakte ist für die effektive Nutzung des iPhones deshalb unerlässlich. Schnell sammeln sich im Adressbuch dann auch schon mal hunderte von einzelnen Kontakten mit unzähligen Kontaktinformationen an. Manchmal ist es schwer, da noch den Überblick zu behalten und alle Informationen sauber abzulegen. Ein häufiges Übel in den Adressbüchern sind doppelte Kontakte, die aus den unterschiedlichsten Gründen entstehen können und die Suche nach Kontaktdaten zum Teil schwierig gestalten. Doch für doppelte Kontakte gibt es eine elegante Lösung.

OneContact findet Duplikate

Sehr schnell, sicher und einfach gestaltet sich die Bereinigung von doppelten Kontakten mit Hilfe der kostenlosen App OneContact. Öffnen Sie den AppStore, suchen Sie nach OneContact und installieren Sie die App auf Ihrem iPhone.

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Nach dem ersten Start der App sollten Sie zunächst für alle Eventualitäten ein Backup Ihrer Adressdaten anlegen. Hierfür wählen Sie die Funktion „Manage Backups“ und erstellen anschließend eine Sicherungskopie Ihrer Daten. Nun können Sie über die Funktion „Find Duplicates“ die App nach doppelten Kontakten suchen lassen.

Nach kurzer Suchzeit, bekommen Sie die möglichen Konflikte angezeigt und können diese einzeln bereinigen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen dem Zusammenlegen, der Übernahme und dem Löschen der einzelnen Informationen der jeweiligen Kontakte. Nach der Bereinigung sind die doppelten Kontakte nur noch einzeln in Ihrem Adressbuch vorhanden und die Informationen nach Ihren Vorgaben eingepflegt. Dach einem erneuten Suchlauf dürften Sie deshalb keine doppelten Daten mehr finden.

Möchten Sie aus irgendeinem Grund Ihr altes Adressbuch wiederherstellen, können Sie dies über die Funktion „Manage Backups“ und „Restore Backup…“ tun. Nachdem Ihr Adressbuch bereinigt oder auch wieder hergestellt ist, können Sie die App wieder von Ihrem iPhone löschen. Wie Sie Apps wieder entfernen, steht im Tipp „iPhone-Apps löschen„.