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Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen
Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.
Weg mit alten Terminen
Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.
Und so gehen Sie vor:
1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.
2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.
Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.
3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.
Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.
Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.
Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.
Windows 7: Im Windows Explorer den aktuellen Ordner auch im Navigationsbereich anzeigen
Seit Windows 7 hat sich der Windows Explorer radikal geändert. Bei früheren Windows-Versionen zeigt der Windows-Explorer stets den aktuellen Ordnerbaum. Bei Windows 7 ist das nicht mehr so. Die Ordnerstruktur ist nur noch anhand der Adressleiste erkennbar. Das lässt ändern. Wer möchte, kann den Explorer wieder so einstellen, das im linken Navigationsbereich wieder wie früher die komplette Ordnerstruktur sichtbar ist.
Mit oder ohne Ordnerstruktur? Sie entscheiden.
Diese Anzeigefunktion der Baumstruktur können Sie je nach Bedarf ein- oder ausschalten. Dazu öffnen Sie den Windows-Explorer mit einem Klick auf die Symbolschaltfläche der Taskleiste oder mit der Tastenkombination [Windows][E].
Oben links klicken Sie auf „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“…
…und im nächsten Dialogfenster „Ordneroptionen“ im Register „Allgemein“ aktivieren Sie im „Navigationsbereich“ die Option „Automatisch auf aktuellen Ordner erweitern“. Mit „OK“ wird die neue Einstellung gespeichert.
Der „Navigationsbereich“ enthält noch eine weitere Option, „Alle Ordner anzeigen“. Ist diese Option aktiviert, wird im Navigationsbereich des Windows-Explorers auf eine getrennte Ansicht von „Favoriten“, „Bibliotheken“, „Computer“, „Netzwerk“ und „Heimnetzwerk-Gruppe“ verzichtet. Er zeigt dann nur noch „Favoriten“ und „Desktop“ an. Alle anderen werden dann unterhalb des „Desktop“ angeordnet.
Vorteilhaft ist die Option „Alle Ordner anzeigen“ auch deshalb, weil dann alle nicht aktiven bzw. leeren Wechselplattenlaufwerke und DVD- und CD-ROM Laufwerke ebenfalls angezeigt werden.
Windows 7: Per Doppelklick die bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages anzeigen lassen
Zur eigenen Kontrolle des Arbeitstages nutzen viele die Windows-Suchfunktion, erreichbar vom Desktop mit [F3], um sich die bearbeiteten Dokumente eines Tages anzeigen zu lassen. Die Sucheinstellungen erfordern aber jedes Mal die gleichen, zusätzlichen Arbeitsschritte. Viel praktischer wäre es doch, sich mit einem Doppelklick alle diese Dokumente anzeigen zu lassen. Dies lässt sich mit dem einmaligen Anlegen einer „Such-Verknüpfung“ bewerkstelligen.
Der Standardvorgang für das Anzeigen der Dokumente des aktuellen Arbeitstages ist das Drücken der [F3]-Taste, im Suchfeld den Link „Änderungsdatum“ anklicken und im Kalenderblatt den aktuellen Tag markieren.
Mit den folgenden Arbeitsschritten kürzen Sie das alles ab und öffnen die Suche mit nur einem Doppelklick.
1. Wechseln Sie zum Desktop und drücken die [F3]-Taste um die Windows-Suche zu öffnen.
2. Klicken Sie unterhalb des Suchfeldes auf „Änderungsdatum“.
3. Im Suchfeld wird nun automatisch „änderungsdatum:“ eingetragen. Tippen Sie noch dazu das Wort „heute“ ein.
4. Klicken Sie im Anschluss auf „Suche speichern“ und danach links oben im Dialogfenster „Speichern unter“ auf „Desktop“. Vergeben Sie dieser Verknüpfungen einen entsprechenden Namen, zum Beispiel „HEUTE“.
5. Der Button „Speichern“ erzeugt die neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.
Ab sofort sind nun alle bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages per Doppelklick erreichbar. Die Verknüpfung finden Sie ebenfalls links oben im Windows-Explorer.
Word: Mit dem Cursor im Text springen – Direkt zur letzten Bearbeitungsposition gelangen
Seit der Version Word 2000 merkt sich das Textverarbeitungsprogramm die drei letzten Positionen des Cursors. Das kann man gut nutzen, um innerhalb des Textes schnell zu diesen Positionen zu gelangen, ohne die [Pfeil links]-Tasten häufig drücken oder viel scrollen zu müssen.
Zwei unterschiedliche Tastenkombinationen können Sie dazu verwenden:
- [Shift/Umschalten][F5] und
- [Strg][Alt][Z]
Mit jedem jedem Betätigen der Tastaturkombination springt die Eingabemarke um eine Position zurück. Beim vierten Mal ist sie wieder an der Ausgangsposition angelangt.
Sofort zu letzten Bearbeitungsposition
Diesen Trick können Sie auch dazu verwenden, nach dem Öffnen einer Datei sofort zur letzten Bearbeitungsstelle zu gelangen. Wenn Sie nach dem Öffnen die Tastenkombination [Shift/Umschalten][F5] drücken, können Sie sofort an der Stelle weiterarbeiten, an der der Cursor beim Schließen des Dokuments stand. Das funktioniert allerdings nur mit Texten im Word-Format (.DOC oder .DOCX) – bei anderen Formaten wie RTF „vergisst“ Word die letzte Bearbeitungsposition.
Excel 2003, 2007 und XP: Bei der Datumsberechnung das Monatsende ermitteln
Wer Zahlungstermine und Fälligkeiten mit Excel berechnet – egal ob Firma oder private Haushaltsbuchführung – benötigt das Monatsende als „Ultimo“. Für den aktuellen Monat oder die nächsten drei Monate reicht meistens ein Blick auf den Kalender. Fehlt der aber, muss man umständlich das Datum einfügen. Mit der bei Excel integrierten Funktion „MONATSENDE“ lässt sich ein beliebiges Monats- oder Quartalsende schnell ermitteln. Gerade für den Monat Februar braucht man nicht extra an ein eventuelles Schaltjahr denken. Es wird automatisch richtig ermittelt.
Die Voraussetzung für diese Funktion ist das entsprechende Add-In. In älteren Excel-Versionen ist es meistens deaktiviert. Deshalb sollte man vorher prüfen, ob es aktiviert werden muss.
Dazu starten Sie Excel und wählen in der Menüleiste „Extras | Add-ins“. Im gleichnamigen Dialogfenster aktivieren Sie die Option „Analyse-Funktionen“ und bestätigen die Auswahl mit „OK“.
Mit der Aktivierung der Analyse-Funktionen ist Excel nun bereit für die Berechnung eines Monatsendes. Öffnen Sie das benötigte Arbeitsblatt und geben für die Berechnung des aktuellen Monatsendes folgende Formel ein:
Mit drücken der [Enter]-Taste wird das aktuelle Monatsdatum angezeigt. Die Null am Ende der Formel muss mit eingegeben werden, da sie der entscheidende Faktor für den aktuellen Monat ist. Möchten Sie dagegen das Monatsende des folgenden Monats ermitteln, geben Sie eine „1“ anstelle der „0“ ein.
Ein Monatsende das noch weiter in der Zukunft liegt, kann man besser mit der nachfolgenden Formel berechnen anstatt die erste zu verwenden und die Monate zu zählen:
Die Zahlen „2012;2,1“ stehen für „Jahr; Monat; Tag“. Auch hier steht am Ende der Formel die „0“ für den gewählten Monat.
Ein zukünftiges Quartalsende ermitteln Sie mit folgender Formel:
„05.01.2012“ ist das Bezugsdatum und die „2“ steht für den letzten Tag des in zwei Monate in der Zukunft liegenden Monatsende. In diesem Beispiel ist es das Ende des ersten Quartals 2012, dem 31.03.2012.
Hinweis: Die Zelle, in der das Datum letztendlich angezeigt wird, muss auch als Datum formatiert sein, damit es korrekt dargestellt wird.
Windows 7, Vista und XP: Mehrere Explorer-Fenster gleichzeitig schließen
Wenn Sie bei Windows beispielsweise über „Arbeitsplatz“ immer tiefer in die Ordnerstruktur vorstoßen, werden mehrere Fenster geöffnet, die später alle wieder geschlossen werden müssen. Das Schließen erfolgt normalerweise für jedes Fenster separat über die rote Schaltfläche mit dem Kreuz. Mit einem Trick lassen sich aber alle geöffneten Fenster eines Pfades auf einmal schließen.
Die Voraussetzung für das gleichzeitige Schließen erfordert die Aktivierung des zuletzt geöffneten, tiefsten Ordners der Verzeichnisstruktur im Windows-Explorer. Drücken und halten Sie die [Umschalt]-Taste, und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die rote Symbolschaltfläche „Schließen“. Daraufhin werden automatisch alle übergeordneten Fenster geschlossen.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, Windows so einzustellen, dass alle Ordner eines Verzeichnisstrangs im aktuellen Fenster geöffnet werden. Somit ist auch die Taskleiste wieder übersichtlicher.
Die Einstellung erfolgt im Windows-Explorer über die Menüleiste. Klicken Sie nacheinander auf „Extras | Ordneroptionen“. In den neuen Windows Betriebssystemen ab Windows Vista gelangen Sie zu den Einstellungen über „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“.
Im Dialogfenster „Ordneroptionen“ wechseln Sie zum Register „Allgemein“ und aktivieren im Bereich „Ordner durchsuchen“ die Option „Jeden Ordner im selben Fenster öffnen“.
Speichern Sie die Änderung mit „OK“. Ab sofort werden alle Ordner eines Verzeichnisstrangs im aktuellen Fenster geöffnet.
Google Satellitenfoto-Updates: Mit „Follow Your World“ feststellen, wann es neue Satellitenbilder bei Google Maps und Google Earth gibt
Wenn Sie mit Google Maps oder Google Earth aus dem Weltall auf Ihr Zuhause blicken, sollte man stets im Hinterkopf haben, dass die Satellitenfotos meist mehrere Jahre alt sind. Von wann genau die Aufnahmen stammen, lässt sich leicht herausfinden (wie, steht hier). Und wer nicht verpassen möchte, wenn Google neue Satellitenfotos ins Netz stellt, sollte „Follow Your World“ kennenlernen. Denn damit erfahren Sie als erster, sobald es von markierten Orten neue Luft- und Satellitenaufnahmen gibt.
Wann gibt’s wo neue Satelliten-Fotos?
Google aktualisiert die Satellitenfotos in unregelmäßigen Abständen. Man weiß also nie, wann es Updates der Aufnahmen gibt. Und jedes Mal von Hand nachschauen macht keinen Spaß. Das hat sich auch Google gedacht und den neuen Service „Follow Your World“ ins Leben gerufen. Sobald es zum Beispiel von Ihrem Wohnort (oder jedem beliebigen anderen Ort) neues Fotomaterial gibt, werden Sie umgehend informiert.
So melden Sie sich an und markieren Orte:
1. Rufen Sie die Webseite https://followyourworld.appspot.com auf.
2. Klicken Sie auf „Anmelden und Punkt hinzufügen“.
3. Geben Sie ins Suchfeld Ihren Wohnort ein, und klicken Sie auf „Ort suchen“.
4. Dann ziehen Sie das Kreuz auf die Stelle, für die Sie einen Satellitenfoto-Alarm einrichten möchten. Klicken Sie auf „Punkt auswählen“, um daraus die richtigen Breiten- und Längengrade zu generieren.
5. Per Klick auf „Senden“ richten Sie den Satelliten-Foto-Alarm für diesen Punkt ein. Sobald es für diesen Ort neue Fotos gibt, erhalten Sie umgehend eine E-Mail und können per Klick sofort die neu eingestellten Satelliten- und Luftbilder ansehen.
Mozilla Firefox: Anzeigen von Informationen der aktuellen Webseite
Ab Version 2.0 stellt Firefox Webseiteninformationen zur Verfügung, die man sich per Rechtsklick der Maus anzeigen lassen kann. Wenn Sie also wissen möchten, ob die aktuell angezeigte Webseite Cookies speichert, wie oft Sie diese Seite besucht haben oder dort Zugangsdaten abgespeichert wurden, brauchen Sie dies nicht über den Umweg „about:config“ zu tun. Die Abkürzung erfolgt über den Rechtsklick Ihrer Maus.
Dazu starten Sie den Firefox-Browser, rufen die gewünschte Internetseite auf und klicken mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Webseite. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Seiteninformationen anzeigen“. Im Dialogfenster „Seiteninformation-http…“ klicken Sie zum Beispiel auf „Sicherheit“ wenn Sie herausfinden möchten, ob Zugangsdaten oder Cookies von dieser Webseite gespeichert sind.
Auf der Registerkarte „Sicherheit“ klicken Sie auf „Gespeicherte Passwörter anzeigen“ und in den nachfolgenden Fenstern auf „Passwörter anzeigen“ und „Ja“.
Die anderen Registerkarten „Allgemein“, „Verlauf“, „Feeds“ und „Berechtigungen“ halten noch weitere, umfangreiche Informationen über die Webseite parat.
Firefox automatische Webseitenaktualisierung: Seiten automatisch neu laden mit Reload Every
Auch der Mozilla Firefox bietet die Möglichkeit der automatischen Webseitenaktualisierung. Dieses Tool ist für Schnäppchenjäger bei Ebay & Co sowie für alle anderen User, die immer auf dem aktuellsten Informationsstand sein müssen unverzichtbar. Bei diesem Tool entfällt das immer wiederkehrende Drücken der [F5]-Taste. Außerdem wird die Webseite im Hintergrund aktualisiert, wenn Sie gerade in einem anderen Programm tätig sind. Dazu ist aber erst der Download des kostenlosen Add-Ons „ReloadEvery“ erforderlich. Danach können Sie mit wenigen Klicks die automatische Webseitenaktualisierung ein- und ausschalten.
ReloadEvery
Auch Google Chrome bietet ein kostenloses Add-On für diese Funktion an, lediglich beim Opera-Browser ist diese Funktion bereits integriert. Praktisch beim Firefox-Tool ist die Option, dass sich nicht nur eine Webseite automatisch aktualisieren lässt, sondern bei Bedarf auch alle offenen Webseiten. Bei allen Browsern gleich: werden die Webseiten beendet, wird die automatische Aktualisierung deaktiviert.
So wird das Add-On „ReloadEvery“ heruntergeladen und aktiviert:
1. Starten Sie Ihren Firefox-Browser und rufen die Seite des Mozilla Add-Ons „ReloadEvery“ auf.
2. Klicken Sie auf den Button „Zu Firefox hinzufügen“, folgen Sie den Installationshinweisen und starten abschließend den Browser neu.
3. Nach dem Neustart ist die Erweiterung aktiv und kann direkt benutzt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Webseite, wählen im Kontextmenü „Alle… neu laden“ und suchen sich einen passenden, vordefinierten Zeitintervall aus.
4. Möchten Sie einen eigenen Zeitintervall eingeben, wählen Sie die Option „Benutzerdefinierte Zeit“ und geben in die Felder per Direkteingabe Ihren Intervall in Minuten und Sekunden ein. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
5. Möchten Sie alle aktiven Webseiten automatisch neu laden, wiederholen Sie die Schritte 1 – 3 und wählen im Kontextmenü die Option „Für alle Tabs aktivieren“. Zum Beenden der automatischen Aktualisierung entfernen Sie in diesem Kontextmenü den Haken bei „Aktivieren“, alternativ können Sie auch die Option „Für alle Tabs deaktivieren“ auswählen.
Firefox Personal Menu: Das Firefox-Menü nach individuellen Bedürfnissen gestalten
Seit dem Upgrade auf Version 4 ist das Firefox-Menü – gegenüber den älteren Versionen – schlanker und übersichtlicher geworden. Demzufolge sind ein paar Funktionen wie die Druckvorschau verschwunden. Legen Sie aber Wert auf ein paar der verschwundenen Funktionen und wollen keine alte Version benutzen, dann hilft Ihnen das Add-On „Personal Menu“, das Firefox-Menü nach Ihren Wünschen umzugestalten.
Persönliches Firefox-Menü
Um das Add-On herunterzuladen, starten Sie Ihren Firefox-Browser und rufen die Firefox-Add-On-Seite des „Personal Menu“ auf. Klicken Sie auf den grünen Button „Zu Firefox hinzufügen“, folgen den Installationshinweisen und starten den Browser nach dem Herunterladen neu. Damit ist die Erweiterung aktiviert.
Folgen Sie den nächsten Arbeitsschritten, um das Firefox-Menü Ihren Bedürfnissen anzupassen:
1. Klicken Sie auf den „Firefox“-Button und wählen im Kontextmenü die Option „Menü anpassen“.
2. Im Dialogfenster „Personal Menu-Einstellungen“ stehen auf der linken Seite im Bereich „Verfügbare Einträge, die Befehle, die sich in das Firefox-Menü einfügen lassen. Auf der rechten Seite, unterhalb des „Firefox“-Buttons, sehen Sie die aktuelle Ansicht des Menüs.
3. Möchten Sie nun zum Beispiel die „Druckvorschau“ wieder in das Menü einfügen möchten, klicken Sie im linken Bereich unter „Menüleiste“ auf „Datei | Druckvorschau“ und fügen die Funktion mit dem grünen „Plus“-Zeichen dem rechten Bereich hinzu. Die „Druckvorschau“ erscheint nun im rechten Bereich an letzter Stelle.
Benutzen Sie die blauen Pfeil-Symbole, um die Position der Druckvorschau innerhalb der Menüleiste bei Bedarf zu ändern.
4. Möchten Sie Funktionen aus dem aktuellen Menü entfernen, dann markieren Sie diese Funktion im rechten Bereich und klicken auf das grüne „Minus“-Zeichen.
5. Um die Änderungen zu speichern und das Dialogfenster schließen, klicken Sie auf „OK“.
Tipp: Wird Ihnen die Menüleiste zu umfangreich oder zu unübersichtlich, dann können Sie mit den gleichen Arbeitsschritten auch ein oder mehrere Untermenüs anlegen. Dazu wiederholen Sie die ersten zwei Arbeitsschritte.
Im dritten Arbeitsschritt klicken Sie im linken Bereich auf die Option „Menü“, danach auf das „Plus“-Zeichen und vergeben dem Untermenü einen Namen, z. B. „Drucken“. Bestätigen Sie mit „OK“ im nächsten optionalen Fenster, können Sie eine Schnellzugriffstaste zuweisen, müssen aber nicht. Wie Sie sich auch entscheiden, klicken Sie auch hier auf „OK“.
Das neu angelegte Untermenü „Drucken“ erscheint nun im rechten Bereich an letzter Stelle. Nun verschieben Sie die vorhin angelegte Option „Druckvorschau“ mittels dem abgewinkelten grünen Pfeil in das Untermenü „Drucken“. Die Änderung speichern Sie mit einem Klick auf „OK“.