Für den Datenaustausch – etwa per E-Mail – hat sich das PDF-Format als universelles Austauschformat etabliert. Der Vorteil: PDF-Dokumente lassen sich ohne teure Zusatzprogramme wie Microsoft Word oder Excel auf allen Computern betrachten und ausdrucken. Grundsätzlich lässt sich aus jedem Dokument – ob Foto, Brief oder Tabelle – eine PDF-Datei erzeugen. Wer mit Windows eigene PDF-Dateien anlegen möchte, braucht hierzu jedoch ein Zusatzprogramm. Ganz anders beim Mac. Hier können Sie mit Bordmitteln jedes Dokument als PDF-Datei speichern.
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Besonders beim Onlineshopping erhält man am Ende des Bestellvorgangs meist eine Bestellbestätigung mit Bestell- und Referenznummer – und gleich dazu die Aufforderung, diese doch bitte auszudrucken. Reine Papierverschwendung. Statt die Bestätigungsseite auszudrucken, können Sie sie auch als PDF-Dokument speichern. Mit Google Chrome klappt das sogar ohne die Installation eines separaten PDF-Druckers.