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Microsoft Excel: Mit DATEDIF die Differenz zwischen zwei Datumswerten berechnen
In Excel erfasste Datumswerte zur Berechnung von Entgelten- wie zum Beispiel einer Lagermiete – benötigen die Anzahl der Tage zwischen Anfangs- und Enddatum. Die Berechnung kann anhand eines Kalenders erfolgen, indem Sie die Tage zählen. Diese herkömmliche Methode birgt aber auch die Gefahr dass man sich verzählt. Die andere Möglichkeit ist eine Berechnungsformel. Es existiert zwar eine entsprechende Funktion in Excel, ist aber in der Online-Hilfe nicht mehr erwähnt, da sie aus einer sehr frühen Version stammt. Glücklicherweise ist sie aber doch noch vorhanden.
Die grundsätzlichen Parameter für die Formel „DATEDIF()“ lauten:
- „D“ für die Differenz in Tagen,
- „M“ für die Differenz in Monaten und
- „Y“ für die Differenz in Jahren.
So funktioniert’s: Geben Sie in Excel in eine Zelle das Anfangsdatum ein (z.B. Zelle A1) und in eine andere Zelle (z.B. A2) das Enddatum ein. In eine dritte Zelle tragen Sie die Formel ein. Für die Differenzberechnung in Tagen sieht die Formel dann so aus:
=DATEDIF(A1;A2;“d“)
Um das Ergebnis zu erhalten, drücken Sie die [Enter]-Taste.
Existiert in der Datumstabelle ein Zeitraum von mehreren Jahren, gibt es noch weitere Parameter für die Berechnung von Zeiträumen des laufenden Jahres:
- „YD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres,
- „YM“ für die Differenz in Monaten des gleichen Jahres und
- „MD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres und Monats.
Hier sieht die Formel beispielsweise so aus:
=DATEDIF(A1;A2;“yd“)
Diese Formel funktioniert ab Version 2000.
Word 2003: Das geheime Arbeitsmenü für blitzschnellen Zugriff auf die wichtigsten Dokumente aktivieren
Das Öffnen von Word-Dokumenten erfolgt immer auf die gleiche, langwierige Art und Weise. Entweder per Doppelklick auf das benötigte Dokument oder per Klick auf „Datei | Öffnen“ beziehungsweise mit der entsprechenden Symbol-Schaltfläche. Wenn man aber oft mit Dokumenten-Vorlagen oder mit immer wiederkehrenden Dokumenten arbeitet, bei denen nur noch ein paar Angaben ergänzt werden müssen, dann bietet sich die bisher wenig bekannte, standardmäßig deaktivierte Funktion des Arbeitsmenüs an. Der Vorteil ist nicht nur ein sehr schneller Zugriff auf die Dokumente, es werden keine zusätzlichen Kopien angefertigt, die unnötigen Speicherplatz belegen.
In diesem „Arbeitsmenü“ wird im Hintergrund nur eine Verknüpfung zu dem benötigten Dokument erstellt, was mit der Zeit sehr viel unnützen und doppelten Datenmüll verhindert. Auf diese Weise können Sie alle benötigten Dokumente im Menü „Arbeit“ hinterlegen.
Und so aktivieren Sie das „geheime“ Arbeitsmenü:
1. Starten Sie Word 2003, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Anpassen“.
2. Im Dialogfenster „Anpassen“ rufen Sie die Registerkarte „Befehle“ auf und klicken im linken Bereich „Kategorien“ auf den Eintrag „Integrierte Menüs“. Danach scrollen Sie im rechten Bereich „Befehle“ ganz nach unten bis zum Eintrag „Arbeit“. Klicken Sie auf diesen Eintrag, und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) an die gewünschte Stelle der Menüleiste.
3. Um in „Arbeit“ nun Dokumente zu hinterlegen, öffnen Sie ein Dokument Ihrer Wahl und klicken auf „Arbeit | Zum Arbeitsmenü hinzufügen“.
Word 2003 legt hier die Verknüpfung zu dieser Datei an und ab sofort haben Sie direkten Zugriff auf das Dokument, ohne den langen Weg über „Datei | Öffnen“ benutzen zu müssen.