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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

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Hardware & Software Software

GMail: Ausführbare Dateien trotz Sperre per E-Mail versenden

Viele E-Mail-Programme verhindern den Versand von ausführbaren Dateien (z. B. .exe-Files). Das dient dem Schutz der beteiligten Personen, sowie dem gesamten E-Mail-Verkehr. Aber trotzdem würden etliche Nutzer auf diese Möglichkeit zurückgreifen wollen. Mit einem verblüffend einfachen Trick gelingt gerade bei GMail der Versand von .exe-Dateien.

Auch wenn der Austausch von Dateien per E-Mail nicht der komfortabelste ist, wird diese Variante immer noch gerne genutzt. Um ausführbare Dateien zu versenden, stehen dem Versender und dem Empfänger unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Es ist daher empfehlenswert, die Blockade direkt beim E-Mail-Versand zu umgehen, da es beim Empfänger komplizierter ist. Um es einfach zu halten, beschreiben wir hier nur die zwei einfachsten Tricks.

Google Drive

Lade die ausführbare Datei in die Cloud hoch und versende anschließend den betreffenden Link. Er wird beim Empfänger – dank der Integration von Google Drive – direkt als Email-Anhang beim Empfänger angezeigt. Das funktioniert aber nur, wenn Sender und Empfänger GMail und Google Drive verwenden.

Datei umbenennen

Die schnellste Lösung ist aber die Umbenennung durch den Versender. Einfach die .exe-Datei beispielsweise in .txt umbenennen (z. B. Programm.exe in Programm.txt). Natürlich muss der Empfänger nach dem Download des Anhangs die Umbenennung rückgängig machen. Eine einfache Information im Nachrichtentext seitens des Versenders ist daher notwendig. Du kannst auch andere Formate wie .docx oder .xlsx verwenden.

Das reicht schon aus, um die Blockade bei GMail zu umgehen, die nur lokal auf dem Desktop funktioniert. Die GMail-Server blockieren den Versand von .exe-Dateien nämlich nicht.

Nicht nur .exe-Dateien werden blockiert

Weitere Dateien die beim Versand und Empfang von GMail blockiert werden sind: .ade, .adp, .bat, .chm, .cmd, com, .cpl, .hta, .ins, .isp, .jar, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msp, .mst, .nsh, .pif, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh

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Google Internet & Medien

Unsichere E-Mail-Anhänge sicher öffnen

Wer kennt sie nicht, die E-Mails mit angehängten Rechnungskopien im Word-, PDF- oder Excel-Format. Im Text der Nachricht steht dann meist Letzte Mahnung, oder andere Aufforderungen, den Anhang zu öffnen. Zu weit mehr als 90 Prozent sind dies allesamt Versuche, Schadware auf unseren Rechnern zu installieren. Wer sich nicht sicher ist, ob es sich um Malware-Anhänge handelt, für den gibt es eine „Sandbox“-Variante, um diese sicher öffnen zu können.

Dilettantisch verfasste E-Mails

In der Vergangenheit konnte man diese Mails recht einfach als Betrugsversuch identifizieren, da sie oft in schlechtem Deutsch verfasst wurden. Aber die Betrüger lernen auch dazu und die Methoden werden daher immer besser.

Grundsätzlich sollte man immer vorsichtig mit dem Öffnen von Anhängen sein, die von unbekannten Absendern stammen. Aber auch von deinen Bekannten kannst du infizierte Mails erhalten. Insbesondere dann, wenn die Mail-Konten von Hackern gekapert wurden.

Google Drive als Sandbox verwenden

In diesen Fällen öffnest du die Anhänge nicht auf deinem Computer, sondern einfach in Google Drive. Dazu ist natürlich ein Google Konto (kostenlos) erforderlich.

Erstelle in Google Drive einen eigenen Ordner für die verdächtigen Anhänge und lade sie anschließend in dieses Verzeichnis hoch. Da der Cloudspeicher Google Drive sich auf den Servern von Google befindet und nicht auf deinem PC, kannst du nun den betreffenden Anhang öffnen.

Wird der Anhang nicht so konvertiert dass man ihn lesen kann, dann handelt es sich mit Sicherheit um Schadsoftware. Gleiches gilt für den Fall, dass der Inhalt des Anhangs zwar lesbar ist, aber nicht dem entspricht, was in der Email angekündigt wurde.

Im Zweifelsfall gilt aber immer: Unbekannte Anhänge nicht auf dem eigenen Rechner öffnen!

Die meisten Unternehmen versenden Mahnungen ohnehin nicht per E-Mail, sondern per Post und letzte Mahnungen werden sogar per Einschreiben zugestellt.

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Hardware & Software Office Outlook

Microsoft Outlook: Verhindern dass der Anhang „Winmail.dat“ gesendet wird

Wer Outlook nutzt, dem ist bestimmt schon einmal passiert, dass beim Versand von E-Mails auch Anhänge mit dem Namen Winmail.dat gesendet werden. Sie enthalten verschiedene Informationen der Nachricht, mit der sie versendet wurden und sind nur für die Microsoft Exchange-Server wichtig. Da die meisten (Privat-) User kaum Exchange Server verwenden, können sie gefahrlos deaktiviert werden.

Dazu ist lediglich eine Änderung der Textformatierung notwendig.

Aktuelle Outlook Versionen

Starte Outlook und klicke auf Datei | Optionen. Im linken Bereich wechselst du in die Kategorie E-Mail. Wähle im Bereich Nachricht verfassen bei der Option Nachricht in diesem Format verfassen die Einstellung Nur-Text aus.

Anschließend scrollst du bis zum Bereich Nachrichtenformat herunter und wählst bei der Option Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger die Einstellung In Nur-Text-Format konvertieren aus.

Nun nur noch die Änderungen speichern und die Winmail.dat Anhänge werden nicht mehr versendet.

Ältere Outlook Versionen

Bei der älteren Version wie Outlook 2007, findest du die Umstellungsoptionen unter Extras | Optionen. Im Dialogfenster Optionen wechselst du in das Register E-Mail-Format und klickst zuerst in das Aufklappmenü des Bereichs Nachrichtenformat. Hier wählst du die Option Nur-Text aus.

Im gleichen Bereich klickst du dann auf den Button Internetformat und wählst in der neuen Dialogbox In Nur-Text-Format konvertieren aus. Abschließend speicherst du die Änderungen mit der Schaltfläche OK oder Übernehmen.

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Hardware & Software Windows 10 Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows Vista Windows XP

Clipboard Master: Das Tuning für deine Zwischenablage

Jeder der täglich mit Windows arbeitet, nutzt die Zwischenablage um Elemente schnell zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen. Leider ist mit dieser Clipboard-Funktion immer nur eine Aktion möglich. Beim nächsten Einsatz wird der Zwischenspeicher automatisch gelöscht. Nicht so bei dem Tool Clipboard Master. Es enthält zudem noch weitere, interessante Funktionen.

Nach dem Download des kostenlosen Tools Clipboard Master, folgst du einfach nur dem Installationsassistenten. Hier kannst du am Ende auch festlegen, welchen Usertyp (Einfach, Standard, Profi/Programmierer/Entwickler) du mit diesem Programm unterstützen möchtest.

Du kannst mit Clipboard Master auch alle Arten von Inhalten wie Dateien, Ordner und Textbausteine einfügen. Weitere Funktionen wie ein Screenshot-Tool, Passwort-Manager sowie Hot- und Flexi-Keys runden das Programm ab.

Besonders positiv ist beim Kopieren von Texten, dass beim Einfügen die enthaltenen Formatierungen entfernt werden können. Alles nur Einstellungssache. Eine komplette Funktionsübersicht und -erklärung wird auf der Webseite des Anbieters Jumping Bytes bereitgehalten.

Clipboard Master ist mit fast allen Windows-Programmen und Betriebssystemen ab Windows XP kompatibel.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Abbildungsverzeichnis für Bilder, Grafiken und Tabellen erstellen und einfügen

Für viele Manuskripte wie Doktorarbeiten oder Fachbüchern sind Inhaltsverzeichnisse ein wesentlicher Teil der Arbeit. Dazu gehört aber auch ein Abbildungsverzeichnis der verwendeten Fotos, Zeichnungen, Tabellen, Formeln, usw… In Word lässt sich dieses Abbildungsverzeichnis mit wenigen Mausklicks schnell einfügen.

Zuerst die Beschriftungen anfertigen

Die Voraussetzung für ein Abbildungsverzeichnis ist die vorherige Beschriftung aller Elemente. Dies kann während der Texterfassung und dem Einfügen der Elemente geschehen, oder auch nach Abschluss aller Arbeiten. Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Element dessen Kontextmenü und wählst die Option Beschriftung einfügen aus.

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Im nachfolgenden Dialogfenster trägst du im Feld Beschriftung einen beliebigen Text ein. Über das Aufklappmenü von Bezeichnung legst du die Kategorie des Elements fest. Eigene, neue Kategorien legst du über den Button Neue Bezeichnung an. Mit OK speicherst du die Bildbeschriftung. Bild und Bildbeschreibung können später noch an das Dokument-Layout angepasst werden.

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Wiederhole diesen Vorgang mit allen weiteren Elementen des Schriftstücks. Erst nach Abschluss der Beschriftungen kann das Abbildungsverzeichnis dem Dokument an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.

Abbildungsverzeichnis einfügen

In den meisten Fällen erstellen Autoren ein solches Verzeichnis als Anhang auf den letzten Seiten. Wir sind diesem Beispiel gefolgt und erstellen es am Dateiende. Es kann aber auch direkt nach dem Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.

Positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle und wähle in der Menüleiste Verweise aus. Im Menüband öffnest du das Bearbeitungsfenster Abbildungsverzeichnis mit der Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Bei Bedarf lässt sich das Verzeichnis hier noch ein wenig bearbeiten. Die Bereiche Seitenansicht und Webvorschau zeigen das spätere Aussehen des Verzeichnisses im Dokument sowie im Internet.

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Der Button OK fügt das Abbildungsverzeichnis dem Dokument hinzu.

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Abschließend solltest du das Speichern der Word- Datei nicht vergessen.

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Firefox Internet & Medien

Firefox und Gmail: Mit OpenOffice empfangene Dokumente öffnen

GoogleMail (Gmail) wird von vielen Nutzern gerne verwendet, nicht zuletzt wegen der geräteübergreifenden Einsatzmöglichkeit. Wer jedoch am Computer sein Gmail mit dem Firefox-Browser kombiniert, der könnte mit dem Öffnen von Dokumenten Probleme bekommen. Angehängte Office-Dateien erfordern natürlich die entsprechenden Programme von Microsoft. Wer aber lieber das kostenlose OpenOffice verwendet, wird sicherlich schon einmal auf dieses Problem gestoßen sein. Die Lösung des Problems findest du ebenfalls im Gmail-Programm.

Erhälst du nun eine E-Mail mit Anhang, klickst du auf den Button Herunterladen.

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Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du nun neben der Option Öffnen mit aus der Aufklappliste das Programm OpenOffice aus.

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Über den Listeneintrag Andere kannst du aus weiteren installierten Programmen auswählen.

Möchtest du dein ausgewähltes Programm als Standardprogramm zum Öffnen eines Dateityps festlegen, aktiviere im Dialogfenster Öffnen die Option Bei Dateien dieses Typs immer diese Aktion durchführen. 

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Hardware & Software Office Outlook Word

Microsoft Outlook: Word-Anlagen nicht im Lese-Modus öffnen, sondern in der Standard-Ansicht

Praktisch jeden Tag erhalten wir E-Mails mit Anlagen im Word-Format. Wer mit dem E-Mail-Client Outlook arbeitet und hier die Word-Anhänge öffnet, dem wird das Dokument in einem (Vollbild-) Lesemodus angezeigt. Dabei kann man Word auch so einstellen, dass der Anhang direkt in der Standard-Ansicht angezeigt wird. Dazu sind nur ein paar kleine Anpassungen in den Word-Einstellungen notwendig.

Schreibgeschütztes Dokument

Der Grund, warum Outlook standardmäßig den Lesemodus verwendet, liegt daran, dass das Dokument in einer schreibgeschützten Version geladen wird weil im Hintergrund gleichzeitig eine Kopie im temporären Order gespeichert wurde.

Natürlich kann man auch in der geschützten Ansicht zur Standardansicht wechseln, indem man im Dialogfenster die Option Anlagen nicht mehr im Vollbild-Lesemodus öffnen (Word 2007/2010). deaktiviert.

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Bei dieser Variante muss aber unter Umständen jedes Dokument auf diese Weise öffnen.

Einfacher ist es da, wenn man den Lesemodus in Word direkt deaktiviert. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen (Word 2013/2016) oder auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Version 2007/2010).

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Bei Word 2007/2010 deaktivierst du in der Kategorie Häufig verwendet die Funktion E-Mail-Anlagen im Vollbild-Lesemodus öffnen. Mit OK speicherst du die Änderungen.

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Bei Word 2013 und 2016 heißt die Funktion E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen, die nun im Register Allgemein zu finden ist.

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Ab sofort werden in Outlook die Word-Anhänge direkt in der „normalen“ Ansicht angezeigt.