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Mozilla Thunderbird: Große E-Mail-Anhänge nicht versenden sondern automatisch hochladen
Große Dateien per E-Mail versenden ist häufig problematisch. Gerade die privaten Nutzer klagen bei den üblichen Free-Mail-Anbietern wie Web.de oder GMX über Größenbeschränkungen bei Versand und Speicherkapazität. Dies kann man durch die Benutzung von Cloud-Diensten umgehen. In der Cloud wird nach dem Upload ein Link erstellt, der dann per E-Mail an den oder die betreffenden Empfänger versendet werden. Einfacher ist es aber mit dem Mozilla Thunderbird. Hier wird direkt beim Einfügen von großen Dateien automatisch ein Link erzeugt und in die E-Mail eingefügt.
Große Dateien auch per Free-Mail versenden
Vorher sind aber noch ein paar Änderungen in den Einstellungen erforderlich. Öffnen Sie diese mit Klick auf „Extras | Einstellungen“.
Festlegen, wann der Filelink-Dienst zum Einsatz kommt
Danach wählen Sie im neuen Fenster die Kategorie „Anhänge“ aus und ändern auf der Registerkarte „Versand“ die Anhangsgröße bei der Option „Hochladen für Dateien größer als…“ entsprechend ab. Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ gelangen Sie zum Fenster der in Thunderbird enthaltenen Filelink-Anbieter:
- Box – www.box.com
- Ubuntu One – https://one.ubuntu.com
- YouSendIt – www.yousendit.com
Suchen Sie sich einen aus und klicken Sie auf den Link „Benötigen Sie ein Konto?“ um sich bei dem Clouddienst zu registrieren, oder klicken Sie auf „Konto einrichten“ um Thunderbird mit diesem Dienst zu verbinden.
Alle drei Anbieter sind in der Grundversion kostenlos. „Box“ bietet hier mit 10 Gigabyte den größten Speicherplatz. Es folgen „Ubuntu One“ mit 5 GB und „YouSendIt“ mit 2 GB.
Auch Dropbox ist möglich
Wenn Sie bereits Kunde bei „Dropbox“ sind, dann laden Sie das kostenlose Add-On „Dropbox for Filelink“ herunter. Es ersetzt dann einen der drei vorhandenen Filelink-Anbieter.
Nachdem Sie Ihren Filelink-Dienst ausgewählt haben, schließen Sie das Einstellungsfenster mit „OK“.
Neue Meldung in der E-Mail bei der Auswahl des Anhangs
Ab sofort entscheidet Thunderbird automatisch, ob ein „normaler“ Anhang verwendet wird, oder ob der Filelink verwendet wird. Wählen Sie in Ihrer E-Mail über die Schaltfläche „Anhang“ die zu versendende Datei aus. Überschreitet diese die voreingestellte Größe, wird eine Meldung eingeblendet. Hier gelangen Sie mit dem Button „Filelink verwenden“ zu dem Cloud-Dienst.
Nachdem die Datei hochgeladen wurde, wird der Link für den Zugriff automatisch in den Nachrichtentext eingefügt.
Der Empfänger klickt auf den Link und wird direkt zum Inhalt weitergeleitet.
Aber Achtung:
Jeder der auf den Link zugreifen kann, hat auch Zugriff auf den Inhalt, da keine Verschlüsselung oder Passworteingabe notwendig erfolgt.
Mozilla Thunderbird: Große E-Mails schnell finden und auf einen Schlag löschen
E-Mail mit großen angehängten Dateien werden oftmals viel zu lange aufbewahrt. Das gilt für den Posteingang genauso wie für den Ordner „Gesendete Dateien“. Die meisten dieser Dateien befinden sich ohnehin auf der Festplatte oder einem mobilen Speichermedium. Mit der Zeit mutieren diese E-Mails zu großen Speicherfressern und belasten unnötig die Festplatte des Computers oder des Notebooks. Von Zeit zu Zeit sollte man daher die größten E-Mails löschen.
Beim Thunderbird ist das keine große Sache. Ziemlich schnell sind die größten E-Mails identifiziert und gelöscht. Dazu wird im Posteingang des E-Mail-Clients die Spalte „Größe“ benötigt.
Sollte diese Spalte bei Ihnen noch nicht aktiviert worden sein, dann starten Sie Mozilla Thunderbird und klicken im Posteingang mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften. Wählen im Kontextmenü die Option „Größe“ aus.
Die Spalte „Größe“ wird direkt auf der rechten Seite eingefügt. Mit zwei Mausklicks auf „Größe“ werden alle E-Mails nach absteigender Größe sortiert. Markieren Sie nun die größten E-Mails mit einem Klick und gedrückter [Strg]-Taste. Der Button „Löschen“ befördert alle ausgewählten Nachrichten in den Papierkorb. Das war´s.
Tipp:
Wenn Sie anstatt des Buttons „Löschen“ die Tastenkombination [Umschalt][Entf] benutzen, werden alle ausgewählten E-Mails ohne den Umweg über den Papierkorb endgültig gelöscht.
Funktioniert übrigens auch mit Microsoft Outlook…
Outlook: Den versteckten Cache-Zwischenspeicher für Anhänge löschen
Was kaum bekannt ist: Outlook legt von fast allen E-Mail-Anhängen eine Kopie im versteckten Zwischenspeicher ab, etwa von allen angehängten Bildern, Word-Dateien oder PDF-Dokumenten. Die Folge: Wer den Speicherort des Cache-Zwischenspeichers kennt, kann problemlos nachverfolgen, welche Dateien per E-Mail im Postfach gelandet sind. Um das zu vermeiden, sollte man regelmäßig einen Blick in den versteckten Cache-Ordner werfen und Überflüssiges daraus löschen. Vor allem dann, wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten.
Der Outlook-Cache ist gut versteckt
Da im Outlook-Cache grundsätzliche alle Dateien abgelegt werden, die per E-Mail-Anhang empfangen werden, hat Microsoft des Zwischenspeicher gut versteckt. Um zum versteckten Zwischenspeicher zu gelangen, gibt es einen simplen Trick:
1. Öffnen Sie eine E-Mail mit Anhang – idealerweise eine E-Mail mit angehängtem Foto.
2. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang und wählen den Befehl „Öffnen“.
3. Das Foto erscheint in der Windows-Fotoanzeige. Hier klicken Sie mit der rechten Maustaste aufs Foto und dann auf den Befehl „Speicherort öffnen“.
4. Das Foto wird anschließend im Windows-Explorer dargestellt. Den Pfad zum Cache-Speicher finden Sie ganz oben in der Adresszeile. Wenn Sie auf das Ordnersymbol ganz links in der Adresszeile klicken, erscheint der Pfad in der Computerschreibweise, für den Benutzer „Mirko“ z.B.
C:UsersMirkoAppDataLocalMicrosoftWindowsTemporary Internet FilesContent.OutlookOQXT3B5F
Statt „Mirko“ wird in Ihrem Explorer Ihr Windows-Benutzername stehen.
Im Explorer sehen Sie jetzt das angeklickte Bild und alle anderen zwischengespeicherten Dateien. Von hier aus lassen sie sich auch gleich löschen. Keine Sorge: Sie löschen damit nur die zwischengespeicherte Kopie des Anhangs. In Outlook und in der Mail selbst bleibt das Original unverändert erhalten.
Übrigens: Wenn Sie in der Adresszeile die Adresse anpassen und den letzten Ordnernamen (im Beispiel OQXT3B5F) entfernen und daraus zum Beispiel
C:UsersMirkoAppDataLocalMicrosoftWindowsTemporary Internet FilesContent.Outlook
machen, kommen mitunter weitere (meist ältere) Cache-Zwischenspeicher von Outlook zutage. Alternativ hierzu können Sie in der Adresszeile auch auf „Content.Outlook“ klicken. Die zusätzlich sichtbaren Ordner und Dateien können Sie bei der Gelegenheit gleich mitlöschen.
Outlook: Dateianhänge per Drag and Drop in eine E-Mail einfügen
Im Normalfall werden Dateianhänge bei Outlook in eine E-Mail eingefügt, nachdem der Text geschrieben wurde. Über die Schaltfläche „Datei einfügen“ werden diese dann gesucht und an die E-Mail angehängt. Dieser Weg ist soweit in Ordnung, wenn nur wenig Dateien versendet werden sollen. Möchte man aber eine größere Anzahl von Dateien wie Fotos, Audio- und/oder Videodateien anhängen, dann empfiehlt sich einen andere, schnellere Methode anzuwenden.
Da man ja ohnehin schon weiß, dass etliche Dateien als Anhang versendet werden sollen, kann man in diesem Fall mit der Auswahl der Dateien beginnen. Öffnen Sie also den Windows-Explorer und Outlook, markieren Sie im Explorer die benötigten Dateien und ziehen Sie dann diese auf die Outlook-Schaltfläche „E-Mail“.
Dadurch wird automatisch eine neue Nachricht erstellt. In die neue Nachricht können ebenfalls noch von anderen Speicherorten weitere Dateien gezogen werden.
Nachdem alle Dateien in die neue E-Mail eingefügt wurden, können Sie mit der Texterfassung weitermachen und anschließend die Nachricht wie gewohnt versenden.
Tipp:
Wenn Sie im Windows-Explorer die Dateien markiert haben die versendet werden sollen, können Sie auch per Rechtsklick über das Kontextmenü „Senden an | E-Mail-Empfänger“ eine neue Nachricht erstellen…
…ohne vorher Outlook gestartet zu haben. Die weitere Bearbeitung ist identisch.
Bei diesen beiden Methoden, wird gerne mal vergessen die Betreffzeile der E-Mail auszufüllen. Daher überprüfen Sie bitte vor dem Senden ob alles Notwendige ausgefüllt wurde.
Apropos Text:
Aus dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich die Dokumente beispielsweise als formatierte E-Mail, oder auch nur der Text versenden.
Google Mail: Fotos nicht als Anhang senden, sondern in den Nachrichtentext einbetten
Beim Windows-E-Mail-Client Outlook lassen sich Fotos ganz einfach in den Nachrichtentext integrieren. Das geht leider nicht mit allen E-Mail-Programmen. Auch Google Mail (Gmail) versendet standardmäßig die Bilder nur im Anhang. Mit einer kleinen Änderung lassen sich auch die Fotos in den Text einfügen.
Bilder direkt in die E-Mail packen
Starten Sie Google Mail, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Einstellungen“.
Im nächsten Fenster wählen Sie die Kategorie „Labs“,…
…dann scrollen Sie bis zur Einstellung „Bilder einfügen“ und aktivieren Sie diese Option. Abschließend speichern Sie die geänderten Einstellungen mit der Schaltfläch „Änderungen speichern“ am Anfang oder am Ende des Bildschirms.
Ab sofort können Sie beim Verfassen einer Nachricht mit Formatierung die gewünschten Bilder einfügen.
Klicken Sie dazu einfach nur auf die neue Schaltfläche „Bild einfügen“ in der Symbolleiste, und folgen Sie dann dem Upload-Dialog.
iPhone & iPad: Fotos direkt in E-Mails einfügen
Trotz sozialer Netze, Facebook, Twitter und WhatsApp ist die E-Mail Funktion noch immer eine der wichtigsten Funktionen auf einem jeden Smartphone. Nachrichten lassen sich schnell, kostenlos und einfach versenden und Dokumente unkompliziert anhängen. Sind Sie allerdings Besitzer eines iPhones, war das Anhängen von Bildern an eine E-Mail in der Vergangenheit recht umständlich. Entweder Sie hatten das Bild bereits vor dem Start der E-Mail Funktion in den Zwischenspeicher kopiert und setzten es darüber in die neue Mail ein oder sie starteten direkt aus der Foto App den Mailversand. Hatte Sie bereits den Text einer E-Mail erstellt und wollten nachträglich noch ein Bild einfügen, war dies nur beschwerlich möglich. Seit der Version iOS 6 hat Apple endlich eine passende Funktion nachgerüstet, mit der das Anhängen von beliebigen Bildern oder Videos aus der E-Mail App heraus zum Kinderspiel wird.
Als Voraussetzung benötigen Sie wie bereits eingangs erwähnt das neue iOS 6. Sollte es noch nicht auf dem iPhone installiert sein, führen Sie ein Update durch. Nun können Sie einfach die E-Mail App starten und beginnen eine neue E-Mail zu schreiben. Möchten Sie ein Bild anhängen, halten Sie einfach den Finger für ein paar Sekunden auf dem Bildschirm gedrückt. Nun erscheint das Menü zum Auswählen, Kopieren und Einfügen von Elementen. Neu ist die Funktion „Foto od. Video einfügen“, die Sie über die kleine Pfeiltaste ganz rechts erreichen.
Wählen Sie die Funktion aus, gelangen Sie in Ihre Foto Ablage und können einfach ein Bild aus Ihren unterschiedlichen Alben auswählen. Das Betriebssystem setzt dann automatisch das Bild an der vorherigen Stelle in die E-Mail ein. Dies können Sie beliebig oft für mehrere Bilder aber auch Videos wiederholen. Ist die E-Mail nach Ihren Vorstellungen erstellt, versenden Sie sie einfach oder speichern Sie sie als Entwurf für den späteren Versand ab.
Anmeldungen und Registrierungen bei Webseiten: Manchmal ist es besser, eine Wegwerf-Email-Adresse zu nutzen
So mancher hat es schon bitter bereut, auf einer Webseite unbedacht seine E-Mail-Adresse hinterlassen zu haben. Die anschließende Spam-Flut kann sehr schnell zu einem „Tsunami“ werden. Wer dann keinen anständigen Spamfilter hat, oder ausschließlich mit einem Webmail-Account arbeitet, kommt mit dem Löschen der ungebetenen Emails nicht mehr nach. Daher sollte man sehr darauf achten, wo man seine privaten oder beruflichen Email-Adressen einträgt. Für einmalige und unwichtige Anmeldungen kann man getrost auf Wegwerf-Adressen zurückgreifen.
Auch wenn das Angebot im Web groß ist, sind nicht alle so übersichtlich und einfach zu bedienen wie das von „Mailinator.com„. Manche Anbieter ermöglichen es dem User beispielsweise eine Email-Adresse anzulegen, die nur für diese Person gültig und für andere nicht einsehbar ist.
Auf solchen „Luxus“ wird bei „Mailinator.com“ gänzlich verzichtet. Jeder Benutzer, der die Email-Adresse kennt, hat Zugriff auf den Inhalt des Postfaches. Das E-Mail-Schema ist, wie auch bei den anderen Anbietern, „Name@mailinator.com“. Als „Name“ kann eine beliebige Folge von Buchstaben und / oder Ziffern eingesetzt werden.
Wenn Sie Ihre eingehenden E-Mails einsehen möchten, rufen Sie die Webseite www.mailinator.com, geben den „Namen“ in das Eingabefeld „Check your Inbox“ ein und klicken auf „Go“.
Jedes Postfach hat aber nur eine geringe Kapazität. Aus diesem Grund werden maximal zehn E-Mails gespeichert und angezeigt. Auch jegliche Anhänge, wie Fotos, Videos etc. werden automatisch entfernt. Somit kann man sich auch keinen Virus oder Trojaner einfangen, wenn man eine Email zweifelhafter Herkunft öffnet.
„Mailinator.com“ ist kostenlos und ideal, um einmalige Anmeldungen bei Webshops, Foren und Blogs vorzunehmen. Aber auch für „Urlaubsbekanntschaften“, denen man aus welchen Gründen auch immer, nicht die private E-Mail-Adresse nennen möchte.
iPhone Mail: Fotos oder Videos in E-Mails einfügen
E-Mails müssen nicht immer nur aus Text bestehen. Ein Bild sagt eben auch bei elektronischen Briefen mehr als tausend Worte. Beim iPhone ein Foto oder Video an eine E-Mail zu hängen, ist aber gar nicht so einfach. Erst seit der iOS 6 können Sie auch mit der iPhone-Mail-App Bilder und Videos einbetten. Allerdings hat Apple den passenden Befehl dazu gut versteckt.
Bilder und Videos als Attachement
Um in der Mail-App ein Foto oder Video als Anhang mitzuschicken, sind folgende Schritte notwendig:
1. Verfassen Sie zunächst wie gewohnt die neue E-Mail.
2. Tippen Sie ins Textfeld, und halten Sie den Finger gedrückt, bis die Lupe erscheint.
3. Sobald Sie den Finger wieder loslassen, erscheint das schwarze Menü mit den Befehlen „Auswählen“, „Alles“ und „Einsetzen“. Tippen Sie hier auf den nach rechts weisenden Pfeil neben „Einsetzen“.
4. Jetzt erscheint der neue Befehl „Foto oder Video einfügen“, über den Sie auf alle Fotos und Filme auf dem Handy oder dem Fotostream zugreifen können.
5. Ist das passende Foto gefunden, tippen Sie auf „Auswählen“, um es in die Mail einzufügen. Das Foto wird direkt in die Mail eingebettet und wird beim Empfänger direkt im Mailtext sichtbar.
Handelt es sich um ein sehr großes Foto oder Video, können Sie es nach dem Klick auf „Senden“ noch verkleinern (etwa auf „Mittel“) oder in Originalgröße verschicken.
Word-Dokumente als formatierte E-Mail versenden
Es kommt oftmals vor, dass Word-Dokumente per E-Mail versendet werden sollen. Dabei werden diese in der Regel immer als Anhang zu einer Mail gesendet. Es gibt hierfür jedoch auch noch eine andere Möglichkeit. Für den Fall, dass Sie Word im Rahmen von Microsoft Office verwenden und darin auch Outlook beinhaltet ist, dann können Sie diesen Vorgang auch direkt aus Word heraus erledigen.
Klassisch: Als Anlage
Um ein Word-Dokument klassisch als Anhang zu verschicken, können Sie in Word 2010 nach Erstellung des Dokuments einfach den Befehl „Datei | Speichern und Senden“ auswählen. Wählen Sie dann über den Reiter „Per Email senden“ die Option „Als Anlage senden“ aus. Sollten Sie Word 2007 verwenden, dann klicken Sie stattdessen bitte auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie hier zunächst „Senden“ und anschließend „E-Mail“ aus. Bei früheren Versionen lautet der passende Befehl „Datei | Senden an |Mail | Empfänger“.
Nicht als Anlage, sondern direkt und formatiert
Sie können das Dokument nicht nur als Anlage, sondern auch direkt richtig formatiert als Nachrichtentext senden. Auch hier hängt die Vorgehensweise von der Version ab, welche Sie verwenden. Bei allen älteren Versionen bis Word 2003 müssen Sie hierzu lediglich in der Standardsymbolleiste auf das Symbol „E-Mail“ klicken. Dieses befindet sich direkt in der ersten Symbolgruppe. Sie sehen daraufhin einen Nachrichtenkopf, wie sie ihn aus einer E-Mail kennen. Nun können Sie den Empfänger einfach aus Ihren Outlook Kontakten auswählen. Mit einem Klick auf „Kopie Senden“ können Sie die Mail anschließend direkt versenden.
In den neueren Versionen 2007 und 2010 ist der entsprechende Befehl ebenfalls noch enthalten. Allerdings müssen Sie diesen hier erst noch in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und wählen im Kontextmenü den entsprechenden Befehl aus um die Symbolleiste anzupassen. Es öffnet sich anschließend ein Dialogfeld, in dem Sie das Dropdown-Menü „Befehle auswählen“ öffnen. In Word 2010 aktivieren Sie den Eintrag „Befehle nicht im Menüband“ bzw. in Word 2007 „Befehle nicht in der Multifunktionsleiste“.
Darunter befindet sich eine Liste, in welcher Sie die Option „An E-Mail-Empfänger senden“ markieren können. Mit „Hinzufügen“ können Sie den markierten Eintrag übernehmen und anschließend die Bearbeitung mit einem Klick auf „OK“ beenden. Ab sofort brauchen Sie nur noch auf das hinzugefügte Symbol zu klicken, um den Nachrichtenkopf zu öffnen.
Outlook und blockierte Anhänge: EXE-Dateien und andere gesperrte Dateianhänge sichtbar machen
Mit Outlook lassen sich nicht alle Dateien als Anhänge verschicken oder empfangen. Aus Sicherheitsgründen ist mit Outlook das Verschicken von ausführbaren Dateien mit Dateikennungen wie .EXE oder .REG ist nicht möglich. Die potenziell gefährlichen Anhänge werden vom Mailprogramm kurzerhand blockiert. Im Posteingang können Sie zwar erkennen, dass ein Anhang vorhanden ist – das Speichern oder Öffnen des Attachements wird jedoch verwehrt. Eigentlich aus einem guten Grund, denn hinter ausführbaren Dateien könnten sich Viren oder ähnliche Schadprogramme verbergen.
EXE und COM? Verboten!
Erfahrenen Anwendern geht das aber zu weit – sie können schließlich selbst einschätzen, ob ein Anhang potenziell gefährlich ist oder nicht. Zudem sorgen auf den meisten Rechnern Virenscanner dafür, dass jeder Mailanhang unter die Lupe genommen wird. Die gute Nachricht: Sie können das Blockieren von Anhängen deaktivieren, um endlich auch Installationsdateien und Programme ohne Tricksereien per E-Mail empfangen zu können.
Ausschalten können Sie den Schutzmechanismus mit einer Änderung in der Registrierdatenbank:
1. Starten Sie den Registrierungseditor, indem Sie die Tastenkombination [Windows-Taste][R] drücken, den Befehl „regedit“ eingeben und auf OK klicken.
2. Ist Outlook 2003 installiert, wechseln Sie anschließend in den Ordner
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0OutlookSecurity
Für Outlook 2007 wechseln Sie in den Ordner
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0OutlookSecurity
und bei Outlook 2010 in den Ordner
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookSecurity
3. Achten Sie darauf, dass der Ordner „Security“ markiert. Dann rufen Sie den Befehl „Bearbeiten | Neu | Zeichenfolge“ auf, um einen neuen Eintrag einzufügen. Nennen Sie den Neueintrag
Level1Remove
4. Danach klicken Sie doppelt auf den neuen Eintrag „Level1Remove“ und geben – durch Semikola getrennt – die Liste der Dateiendungen ein, die nicht mehr geblockt werden sollen, zum Beispiel
.exe;.reg;.bat;.com
5. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, und starten Sie Outlook neu. Anhänge mit den genannten Dateikennungen werden jetzt nicht mehr blockiert und lassen sich beliebig kopieren oder direkt ausführen. Doch aufgepasst: Hinter ausführbaren Dateien lauern mitunter Schadprogramme, die nach dem Start den Rechner beschädigen können.