anklickbar › Tipps, Tricks & Kniffe

In Excel-Tabellen lassen sich Checkboxen als Formular- oder als ActiveX-Steuerelement einfügen. Diese Funktion ist aber etwas versteckt und nur über die Entwicklertools erreichbar, die zuerst aktiviert werden muss. Und zwar so:

Starte Office Excel und klicke auf Datei | Optionen. Im Excel-Optionsfenster rufst du die Kategorie Menüband anpassen auf und aktivierst ganz rechts die Hauptregisterkarte Entwicklertools. Bestätige die Auswahl mit OK, damit in Excel die Registerkarte hinzugefügt wird.

Um nun die Checkbox in eine Excel-Tabelle einzufügen, klickst du auf die Registerkarte Entwicklertools und dann auf Einfügen. In dem Aufklappmenü kannst du nun die Checkbox als Formularsteuerelement oder als ActiveX-Steuerelement auswählen.

Nach der Auswahl wird der Mauszeiger als Kreuz dargestellt. Mit einem Mausklick in die linke obere Ecke einer Zelle wird die Checkbox in dieser platziert. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Kontextmenü zur Bearbeitung. Hier kannst du beispielsweise den Text der Zelle anpassen oder entfernen.

Nach der Bearbeitung und Anpassung klickst du abschließend an eine leere Stelle des Arbeitsblattes um die Checkbox zu aktivieren.

Beim Erstellen umfangreicher PDF-Dokumente per Microsoft Word ist es oftmals vorteilhafter, ein anklickbares Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Seit Word 2007 ist das Anlegen von Inhaltsverzeichnissen sehr einfach.

PDF inklusive anklickbares Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis wird mit einem zusätzlichen Arbeitsschritt beim Speichern als PDF erzeugt. Dazu werden die Überschriften genutzt. So gehen Sie ab der Version Word 2007 am besten vor:

1. Öffnen oder erstellen Sie das Word-Dokument, das in das PDF-Format umgewandelt werden soll.

2. Danach wählen Sie „Datei | Speichern unter“ und legen als Dateityp „PDF“ fest.

3. Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Optionen“ und aktivieren im Unterfenster im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ die Einstellungen „Textmarken erstellen mithilfe von:“ und „Überschriften“. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“ und speichern das PDF-Dokument im Hauptfenster mit „Veröffentlichen“.

Sollte im Unterfenster „Optionen“ die Funktion „Textmarken erstellen mithilfe von:“ inaktiv (ausgegraut) sein, dann wurde im Textdokument vergessen, die Überschriften als solche zu formatieren.

Brechen Sie in diesem Fall die Speicherung ab und kehren Sie zum Text zurück. Markieren Sie dann die Überschriften und wählen im Register „Start“ unter „Formatvorlagen“ das Format „Überschrift 1“.

Anschließend wiederholen Sie den Speichervorgang wie unter Arbeitsschritt zwei und drei beschrieben.

4. Das Dokument öffnet sich nun als PDF. Im linken Bereich öffnen Sie mit der Symbolschaltfläche „Lesezeichen“ das Inhaltsverzeichnis im Überschriftenformat. Von hier aus gelangen Sie mit nur einem Klick zur gewünschten Seite.

Die darüber liegende Symbolschaltfläche mit den zwei Blättern öffnet das Inhaltsverzeichnis als Miniaturvorschau. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick zur Seite Ihrer Wahl.