Kategorien
Hardware & Software Word

Word: Präzises Anordnen von Elementen mittels individueller Rasterlinien

Vielfach setzen Sie in Word-Dokumenten vermutlich auch andere Elemente ein, als nur reinen Text. Dies können beispielsweise, Bilder, Tabellen oder Diagramme sein. Damit das Dokument einen professionellen Eindruck macht, ist es wichtig, dass alle Elemente exakt ausgerichtet und positioniert werden. Für diese Aufgabe bietet Word den Einsatz von Gitternetzlinien an. Ihnen wird dabei ein Raster angezeigt, an dem Sie die jeweiligen Elemente ganz einfach ausrichten können. Dabei können Sie diese sogar individuell anpassen, um eine höchstmögliche Genauigkeit zu erreichen.

Raster in Word 2007 und 2010

Um den Raster einzublenden, gehen Sie auf „Seitenlayout | Anordnen | Ausrichten“. Im sich öffnenden Menü können Sie nun einfach die Option „Gitternetzlinien anzeigen“ auswählen. Möchten Sie Gitternetzlinien wieder ausblenden, dann entfernen Sie das Häkchen einfach wieder. Möchten Sie das Raster nun individuell anpassen, gehen Sie bitte auf „Seitenlayout | Anordnen | Ausrichten | Rastereinstellungen“. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, indem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. So können Sie beispielsweise die Rasterweite verändern oder einstellen, dass nur bestimmte Rasterlinien angezeigt werden sollen. Geben Sie hierzu einfach unter „Raster anzeigen“ höhere Werte in den Feldern „Vertikal“ bzw. „Horizontal“ ein. Im Bereich „Rasterquelle“ können Sie zudem noch den Beginn des Rasters verschieben.

Raster in Word 2003, 2002/XP, 2000

In den älteren Versionen für Word lässt sich das Raster ausschließlich über das Dialogfeld mit den Rasteroptionen ein- bzw. ausblenden. Gehen Sie zunächst auf „Ansicht | Symbolleisten | Zeichnen“. Daraufhin wird die Symbolleiste „Zeichnen“ eingeblendet. In dieser klicken Sie zunächst auf „Zeichnen“ und im sich öffnenden Menü auf „Gitternetz“. Anschließend können Sie im folgenden Dialogfeld die Gitternetzlinien ein- bzw. ausblenden. Klicken Sie zum Abschluss auf „OK“.

Sie können die individuellen Einstellungen zu den Gitternetzlinien im selben Dialogfeld vornehmen. Dabei sind die möglichen Einstellungen überwiegend gleich wie bei Word 2007 und 2010. Mit Hilfe der nun angezeigten passenden Gitternetzlinien stellt es nun kein großes Problem mehr dar, die einzelnen Objekte exakt zu positionieren.

Kategorien
Hardware & Software Windows 8

Windows 8 Kacheln verändern: Kacheln verkleinern, vergrößern und verschieben

Kacheln, Kacheln, Kacheln: Bei Windows 8 gibt es keine Programm-Icons mehr, sondern rechteckige oder quadratische Kacheln. Jede Windows-8-App erhält eine eigene Kachel. Auf dem Windows-8-Startbildschirm werden die Kacheln automatisch angeordnet. Wem die Standard-Anordnung nicht gefällt, kann die Kacheln selbst neu platzieren. Auch die Größe ist wählbar.

Neue Größe, neue Position

Größe und Platzierung einer Kachel gefallen Ihnen nicht? Dann klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Kachel, die Sie neu anordnen möchten. In der rechten oberen Ecke der Kachel erscheint daraufhin ein kleines Häkchen und zeigt an: diese Kachel wird derzeit bearbeitet. Über Menü am unteren Rand können Sie die Kachel jetzt „Kleiner“ oder „Größer“ machen.

Um die Kachel neu anzuordnen, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf, halten die Maustaste gedrückt und ziehen sie – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die neue Position. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ordnet Windows die Kacheln neu an.

Kategorien
Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Schnelles Öffnen von doppelten Explorer-Fenstern

Manchmal benötigt man zwei Explorer-Fenster – etwa zum Kopieren von Dateien. Normalerweise klickt man zum Öffnen auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste, öffnet dann mit einem Rechtsklick auf „Computer“ das Kontextmenü und wählt die Option „In neuem Fenster öffnen“. Etwas schneller geht es schon mit zweimaligem Drücken der Tastenkombination [Windows][E]. Für alle, die wenig oder gar keine Tastenkombinationen nutzen, geht es aber noch komfortabler.

Halten Sie die Taste [Umschalt] gedrückt, und klicken Sie mit kurzer Verzögerung zweimal hintereinander auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste. Also nicht mit einem Doppelklick, sondern zwei Einzelklicks hinterinander. Die beiden neuen Fenster werden überlappend angezeigt.

Anschließend klicken Sie, immer noch mit gedrückter [Umschalt]-Taste,  mit der rechten Maustaste erneut auf das Explorer-Symbol und wählen im Kontextmenü „Fenster nebeneinander anzeigen“.

Natürlich funktioniert dieser Trick auch mit drei oder mehr Fenstern. Wie sinnvoll oder praktikabel ist, muss jeder für sich entscheiden…

Kategorien
Hardware & Software Outlook

Outlook aufräumen mit QuickSteps, Konversations-Ansicht und der Funktion „Ordner aufräumen“

Im Outlook-Posteingang geht es oft drunter und drüber. Wer viele Mails erhält, muss ständig aufräumen. Viele Mails werden dabei stets auf dieselbe Weise bearbeitet. E-Mails von Freunden werden beispielsweise farbig markiert und dann in einen Ordner verschoben. Immer wieder. Die wiederkehrende Arbeit lässt sich mit „QuickSteps“ automatisieren und auf eine Minimum reduzieren. Ebenfalls hilfreich: Outlooks automatische Aufräum-Funktion und die Ansicht „Konversation“.

Konversation statt alles untereinander

Damit Sie im Posteingang nicht die Übersicht verlieren, können Sie alle Mails so anordnen, dass Antworten und Rückantworten nicht mehr verstreut im Posteingang liegen, sondern als Konversation zusammengefasst werden. Um alle zusammengehörenden Mails in Baumstruktur anzuzeigen, wechseln Sie zum Menüband „Ansicht“ und kreuzen die Option „Als Unterhaltung anzeigen“ an. Jetzt werden die Mails so angezeigt, dass Unterhaltungen (Antworten und Rückantworten) zusammengefasst und untereinander angezeigt werden.

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Für wiederkehrende Aufgaben gibt es die QuickSteps. Wichtige Arbeitsschritte wie das Verschieben in Ordner sind bereits vorkonfiguriert. Per Klick auf „Neuer Quickstep“ definieren Sie einen neuen QuickStep. Im ersten Schritt geben Sie dem QuickStep einen treffenden Namen und wählen die erste Aktion, etwa das Kategorisieren und Einfärben oder das Verschieben der Mail in einen Ordner.

Ist keine passende Aktion dabei, können Sie dem Befehl „Benutzerdefiniert“ einen völlig neuen QuickStep definieren. Über die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ legen Sie die gewünschten Schritte fest. Ist der QuickStep fertig, wird er mit OK gespeichert. Der neue QuickStep taucht im Bereich QuickSteps der Symbolleiste auf. Ein Klick auf die neue Schaltfläche führt in einem Rutsch alle im QuickStep gespeicherten Aktionen aus.

Zu volle Ordner automatisch aufräumen

Wenn es im Posteingang mal wieder zu voll wird, hilft der Befehl „Aufräumen | Ordner aufräumen“.

Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Einstellungen“ und legen fest, was beim Aufräumen passieren soll, etwa dass alle redundanten (doppelten) E-Mails in den Ordner „Gelöschte E-Mails“ verschoben werden, ungelesene Nachrichten aber unangetastet bleiben. Danach reicht ein Klick auf „Ordner aufräumen“, um mit der digitalen Putzaktion zu beginnen.

Kategorien
Outlook

Outlook optimieren: Mehr Übersicht durch Gruppierung

Mitunter ist gar nicht so leicht, herauszufinden, welcher Mitarbeiter in welcher Firma bzw. Abteilung arbeitet, welche Kunden in einer bestimmten Region wohnen oder welche E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Betreffs eingetroffen sind. Um das Auffinden von Outlook-Elementen zu erleichtern, die gewisse Kriterien erfüllen – quasi bestimmten Zielgruppen angehören oder in eine bestimmte „Schublade“ passen – können Sie die Outlook-Daten nach beliebigen Gesichtspunkten gruppieren. Bei Kontakten wird z. B. besonders häufig die Gruppierung nach Kategorien, Wohnorten oder Firmen gewünscht, um etwa alle Kontakte aus Köln oder alle Mitarbeiter einer Firma im Blick zu haben.

In Gruppen antreten

Die Gruppierung bietet handfeste Vorteile: Nachdem Outlook den gesamten Datenbestand in die gewünschten Gruppen eingeteilt hat, können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kontakte zum Beispiel in einer bestimmten Firma arbeiten, welche Kunden in Ihrer Nähe wohnen oder wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Um die Outlook-Daten zu gruppieren, wechseln Sie in das gewünschte Register, deren Daten Sie gruppieren möchten, beispielsweise in das Kontakt-Register. Wechseln Sie hier zunächst zu einer tabellarischen Ansicht, indem Sie den Befehl „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ aufrufen und eine der tabellarischen Ansichten wählen, beispielsweise die „Telefonliste“. Der Hintergrund: Gruppierungen sind nur in Ansichten möglich, die die Daten in tabellarischer Form darstellen; in der Adreßkarten-Ansicht der Kontakte oder Zeitskala der Journaleinträge können Sie die Daten beispielsweise nicht gruppieren.

Rufen Sie anschließend den Menübefehl „Ansicht -> Gruppieren“ auf. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie in den einzelnen Listenfeldern bis zu vier Gruppierungskriterien festlegen. Bestimmen Sie zunächst aus der Liste „Verfügbare Felder“, welche Felder in den einzelnen Listenfeldern des Dialogfensters zur Auswahl stehen sollen, beispielsweise „Adressfelder“ oder „Namensfelder“. Öffnen Sie dann das Listenfeld „Elemente gruppieren nach“, und wählen Sie das gewünschte Gruppierungskriterium, beispielsweise „Beginn, Betreff“ oder „Organisation“. Bestimmen Sie zudem, ob Sie die Termine aufsteigend oder absteigend gruppieren möchten.

Auf die gleiche Weise können Sie insgesamt bis zu vier Gruppierungskriterien bestimmen, um Ihre Adressen zum Beispiel primär nach Firmennamen und sekundär nach dem Nachnamen zu gruppieren. Bestimmen Sie abschließend im Listenfeld „Ein- und ausblenden“, wie Outlook die gruppierten Daten darstellen soll. Schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Übersicht ist Trumpf

Microsoft Outlook sortiert Ihre Daten anschließend in die gewünschten Gruppen ein. Die Bedienung der Gruppenansicht ist einfach: Outlook listet zunächst alle Gruppen auf, zum Beispiel alle Kategorien, Organisationen (Firmen) oder Orte, und stellt darunter alle Daten dar, die den jeweiligen Kategorien, Firmen bzw. Orten angehören. Um die Übersicht zu wahren, können Sie einzelne Gruppen ausblenden, indem Sie links neben dem Gruppennamen auf das Minuszeichen klicken. Per Mausklick auf das Pluszeichen bzw. mit dem Befehl „Ansicht -> Gruppen ein-/ausblenden -> Diese Gruppe einblenden“ werden die Mitglieder der jeweiligen Gruppe wieder angezeigt.

Aktuelles Feld inklusive

Übrigens: Wenn das Kontrollkästchen „Feld in Ansicht zeigen“ aktiv ist, bezieht Outlook das jeweilige Feld in die aktuelle Ansicht mit ein. Das erleichtert vor allem bei mehrfachen Gruppierung das Verständnis. Bleibt das Kontrollkästchen deaktiviert, werden die Daten zwar nach dem jeweiligen Kriterium sortiert, das Feld erscheint aber nicht(!) auf dem Bildschirm. 

Kategorien
Outlook

Outlook: Die Ordnerstruktur von Outlook nutzen

Wenn Sie Outlook intensiv nutzen, werden Sie schnell merken, daß sich mit der Zeit eine Menge Nachrichten und andere Objekte ansammeln. Damit Sie die Übersicht behalten, stellt Outlook Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen und optimal zu organisieren.

Neue Ordner braucht das Land

Damit sich Ihre Nachrichten nicht im Posteingang stapeln, sollten Sie das Ordnersystem von Outlook nutzen und einzelne Nachrichten nach Themen oder Projekten sortieren. Outlook hat für Sie bereits von Hause einige Standardordner eingerichtet, beispielsweise den Persönlichen Ordner, den Microsoft Mail-Ordner oder Öffentliche Ordner. Neben den Standardordnern können Sie auch eigene Ordner anlegen; hierzu empfiehlt sich der Persönliche Ordner, da die Daten dann auf Ihrer lokalen Festplatte in der Datei OUTLOOK.PST gespeichert werden.

Um einen neuen Ordner anzulegen, blenden Sie zunächst – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerhierarchie ein. Markieren Sie in der Ordnerhierarchie den Ordner, in dem Sie einen Unterordner einrichten möchten. Möchten Sie beispielsweise alle Nachrichten zum Thema „Urlaub“ in einem separaten Ordner ablegen, markieren Sie zunächst den Ordner „Persönlicher Ordner“. Rufen Sie anschließend den Menübefehl „Datei/Ordner/Untergeordneten Ordner erstellen“ auf. Alternativ hierzu können Sie den Ordner auch mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl „Untergeordneten Ordner erstellen“ aufrufen. Geben Sie den gewünschten Namen und gegebenenfalls eine Beschreibung für den neuen Ordner ein. Übrigens: Wenn Sie das Kontrollkästchen „Auf der Outlook-Leiste Verknüpfung mit diesem Objekt erstellen“ aktivieren, können Sie später direkt von der Outlook-Leiste aus auf den neuen Ordner zugreifen. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Kistenschieberei

Damit die selbstdefinierte Ordnerstruktur auch Sinn macht, sollten Sie alle eingehenden Nachrichten natürlich auch in die entsprechenden Ordner verschieben und beispielsweise nach Themengebieten ordnen. Um Nachrichten aus dem Posteingang oder jedem anderen Ordner in einen anderen Ordner zu verschieben, markieren Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl „Bearbeiten/In Ordner verschieben“ auf. Alternativ hierzu können Sie auch in der Symbolleiste auf die entsprechende Schaltfläche klicken und aus dem nachfolgenden Untermenü den Befehl „In Ordner verschieben“ aufrufen. Noch schneller geht’s, wenn Sie einfach die Tastenkombination <Strg><Umschalt><V> aktivieren. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den gewünschten Ordner, in den Sie die Nachricht verschieben möchten. Öffnen Sie bei Bedarf weitere Unterordner per Mausklick auf die Pluszeichen, und markieren Sie den gewünschten Ordner. Schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Outlook denkt mit

Outlook ist ein schlaues Kerlchen: Es merkt sich beim Verschieben stets die sieben zuletzt gewählten Ordner, so daß Sie Nachrichten blitzschnell in die am häufigsten verwendeten Ordner verschieben können. Klicken Sie hierzu im Outlook- oder Nachrichten-Fenster auf die Schaltfläche „In Ordner verschieben“; Sie finden das Verschieben-Symbol links neben der X-Schaltfläche. Im nachfolgenden Untermenü listet Windows die sieben Ordner auf, in denen Sie zuletzt etwas verschoben haben. 

Die mobile Version verlassen