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Hardware & Software Office Software Word

In Word 2016 eigene Tastenkürzel für Funktionen anlegen

Um Word-Funktionen zu nutzen, sind mal mehr und mal weniger Mausklicks erforderlich. Gerade die viel genutzten Möglichkeiten zum Einfügen von Bildern und Grafiken benötigen viele Klicks. Versieht man häufig genutzte Funktionen mit einer Tastenkombination, lässt sich damit viel Zeit sparen.

Um einer Word-Funktion eine Tastenkombination zuweisen zu können, startest du dein Word-Programm und klickst auf Datei | Optionen. Im nächsten Dialogfenster wechselst du zu Menüband anpassen und klickst neben Tastenkombination auf Anpassen.

Im nächsten Fenster sind auf der linken Seite die Register und rechts die verfügbaren Befehle aufgelistet.

Möchtest du beispielsweise Grafiken und Bilder per Shortcut in Word-Dokumente einfügen, dann wählst du die Kategorie Registerkarte Einfügen aus, suchst im rechten Bereich nach dem Befehl EinfügenGrafik und markierst ihn mit einem Mausklick.

Für den Fall dass diesem Befehl schon eine Tastenkombination zugewiesen ist, würde das im Feld Aktuelle Tasten angezeigt werden. Wenn nicht, dann klicke in das Eingabefeld Neue Tastenkombination und drücke anschließend deine bevorzugte Tastenkombination, zum Beispiel [Strg][Umschalt][B]. Ist die gewünschte Kombination bereits anderweitig belegt, wird dir das direkt angezeigt.

Bestätige die Auswahl mit dem Button Zuweisen, schließe das Dialogfenster und klicke im Optionsfenster auf OK um die Änderung zu speichern.

Ab sofort wird mit der neuen Tastenkombination der Windows Explorer direkt geöffnet und du brauchst nur noch die passende Grafik oder das Bild auszuwählen.

Hinweis:

Das Zuweisen von Shortcuts funktioniert auch mit älteren Word-Versionen. Bei Word 2007 beispielsweise, klickst du auf das Office-Icon und dann auf Word-Optionen | Anpassen | Tastenkombinationen: Anpassen.

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Excel Hardware & Software Office

Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen

Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.

Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren

Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].

Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.

Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren

Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.

Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.

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Hardware & Software Office Outlook Software

Outlook: Ferien und Feiertage 2018 in die Kalenderfunktion einfügen

Wenn du deinen Urlaub 2018 planen möchtest, dann geht das mit dem Outlook-Kalender recht schnell und einfach. Allerdings zeigt er keine Schulferien und Feiertage an. Diese müssen manuell eingepflegt werden. Oder du lädst dir die benötigten Daten einfach herunter und importierst sie in deinen Outlook-Kalender. Das spart viel Arbeit und wertvolle Zeit.

Ferien- und Feiertagsdaten gibt es als kostenlosen Download im iCal-Format. Die Datei lässt sich dann problemlos mit ein paar Klicks in Outlook importieren. Aber alles der Reihe nach.

Kalenderdateien herunterladen

Auf der Webseite www.schulferien.org/deutschland/ical suchst du dir für dein Bundesland die Ferien- und Feiertagsdateien aus und lädst sie herunter.

Importieren der Ferien- und Feiertagsdaten

Dann startest du dein Outlook und klickst in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Über das Explorerfenster wählst du die Dateien aus und fügst sie mit dem Button Öffnen deinem Kalender hinzu.

Nun steht deiner Urlaubsplanung 2018 nichts mehr im Weg.

Tipp

Bei deiner Planung solltest du auch die Brückentage rund um die Feiertage beachten. Da lassen sich etliche Urlaubstage sparen. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

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Hardware & Software Windows 10 Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows Vista Windows XP

Windows-Computer durch USB-Login noch besser absichern

Mit Login-Passwörtern gesicherte Windows-Rechner stellen einen gewissen Zugriffsschutz dar. Die Sache mit den Passwörtern ist aber die, dass man sie oft schnell herausfindet. Zusätzlichen Schutz bietet die Login-Variante mit einem USB-Stick.

Viele Nutzer bewahren das aktuelle Passwort beispielsweise in der Schreibtischschublade auf, kleben sie unter die Tastatur oder es ist so einfach gewählt, dass man kein Einstein sein muss um das Kennwort zu erraten. Manche Arbeitskollegen sind dann auch so neugierig und schauen einem während der Passworteingabe einfach über die Schulter.

Wenn du so neugierige Kollegen oder Angehörige hast, dann dürfte der USB-Login-Stick für dich das Richtige sein. Ohne ihn kann niemand so schnell deinen PC starten. Das Einrichten des USB-Sticks ist in zwei Schritten schnell erledigt.

Schritt 1: Laufwerkbuchstaben ändern

Stecke den USB-Stick in einen beliebigen Port und starte dann die Datenträgerverwaltung. Bei Windows 10 geht das am einfachsten per Rechtsklick auf das Windows-Icon des Startmenüs.

Die Datenträgerverwaltung kann auch über Systemsteuerung | System und Sicherheit | Verwaltung | Computerverwaltung aufgerufen werden.

Damit der Login-Stick funktioniert, muss zuerst der Laufwerksbuchstabe auf (A:) geändert werden. Im Dialogfenster der Datenträgerverwaltung klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag mit dem Wechseldatenträger (Datenträger 1, Wechselmedium).

Im Kontextmenü wählst du die Option Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern und weist dem USB-Stick über den Button Ändern dann den neuen Laufwerksbuchstaben A zu. Bestätige alle offen Dialogfenster mit OK um die Änderung zu speichern.

Schritt 2: Verschlüsselung erstellen

Mit der Tastenkombination [Windows][R] rufst du den Dialog Ausführen auf, tippst den Befehl syskey.exe ein und klickst auf OK.

Im Dialogfenster Sichern der Windows-Kontodatenbank aktivierst du die Einstellung Verschlüsselung aktiviert und bestätigst die Auswahl mit Aktualisieren.

Im nächsten Dialog wählst du im Bereich Vom System generiertes Kennwort die Option Systemschlüssel auf Diskette speichern aus und klickst auf den Button OK. In den nächsten zwei Meldungen wirst du aufgefordert, die Diskette (=USB-Stick) in Laufwerk A einzulegen und den Schlüssel für den Systemstart zu speichern. Beide Fenster bestätigst du mit der Schaltfläche OK.

Ab dem nächsten Systemstart ist der USB-Login-Stick erforderlich um den PC benutzen zu können.

Wenn der Computer zuvor schon mit einem Login-Kennwort geschützt war, dann wirst du auch jetzt wieder aufgefordert, das Passwort einzugeben. Erst danach kann der Computer verwendet werden.

Fazit:

Mit dem Login-Stick und einem zusätzlichen Passwort ist dein Rechner eigentlich gut geschützt. Es gibt aber einen Nachteil: Verlierst du den USB-Stick oder löschst versehentlich die darauf gespeicherten Verschlüsselungsdaten, dann ist ein Computerstart nicht mehr ohne weiteres möglich.

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Excel Hardware & Software Office Software

Excel: Werte aus den Zellen ohne Formel extrahieren

Das Erstellen von Formeln für Excel-Tabellen ist zeit- und arbeitsintensiv. Wer nicht möchte dass seine eigene Arbeit einfach kopiert wird, der kann dies recht einfach unterbinden. Man kopiert einfach die Werte ohne Formel aus den Zellen und fügt sie dann in eine neue Tabelle ein.

Allerdings ist vor dem Einfügen ein Zwischenschritt erforderlich um die Formel aus den Zellen zu entfernen.

Markiere die Zellen, deren Werte kopiert und wieder eingefügt werden sollen. Um sie an neuer Stelle einzufügen, klickst du mit der rechten Maustaste in die neue Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen. Im nachfolgenden Dialogfenster aktivierst du die Option Werte und bestätigst den Vorgang mit OK.

Alternativ kannst du hierfür auch die Tastenkombination [Strg][Alt][V] verwenden.

Anschließend erscheinen ausschließlich die Werte in der neuen Tabelle, die du nun per Mail oder auf anderem Wege mit anderen Nutzern teilen kannst.

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Urlaub

Urlaubsplanung mit Brückentagen optimieren

Im ersten Quartal jedes Jahres planen die meisten Leute ihren Jahresurlaub. Das bedeutet meist den Kalender hervorholen, und jeden Kalendermonat nach geeigneten Zeiträumen suchen, die man für die Urlaubszeit verwenden kann. Und vielleicht kann man ja sogar noch mit Brückentagen möglichst viele kostbare Urlaubstage einsparen. Das hört sich nach viel Arbeit an? Ist auch meistens so. Aber mit dem richtigen Tool für die Urlaubsplanung ist das nur ein Klacks.

Das Online-Tool mit dem bezeichnenden Namen Urlaubstage-Planen.de, macht deine Urlaubsplanung zu einem Kinderspiel. Und das bis zum Jahr 2021.

Du legst im linken Bereich nur den Planungszeitraum fest, gibst dann deine (verbleibenden) Urlaubstage an und bestimmst noch deine Arbeitstage. Über den Bereich Feiertage nach Region, kannst entweder dein Heimat-Bundesland, oder das Bundesland deiner (deutschen) Urlaubsregion auswählen, um eventuelle Feiertage mit in die Urlaubsplanung einbeziehen zu können.

Der Button Und los geht´s zeigt dir dann den Kalender unter Bezugnahme der zuvor festgelegten Auswahl-Filtern an. Nun kannst du per Mausklick alle in Frage kommenden Kalendertage per Mausklick markieren. Der Link Brückentage vorschlagen zeigt mit grün markierten Kalendereinträgen den effektiven Einsatz deiner wertvollen Urlaubstage. So holst du das beste aus deinem Urlaub heraus.

Wenn du deine Planung erfolgreich beendet hast, kannst du mit der Schaltfläche Exportieren den Urlaubsplan entweder ausdrucken oder dir per E-Mail zuschicken lassen.

So schnell und einfach kann Urlaubsplanung sein!

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Hardware & Software Windows 10 Windows 7 Windows 8 Windows 8.1

7 Tipps, die eine Windows-Bedienung einfacher machen

Beim Windows-Betriebssystem sind die Wege zu einigen Funktionen recht lang und mit etlichen Mausklicks erreichbar. Windows ist aber auch dafür bekannt, dass es etliche Tricks und Shortcuts gibt, die den Nutzer viel schneller zu Ziel führen. Die Voraussetzung ist aber, dass man sich diese kleinen Helferlein gut einprägt. Anfangs hilft vielleicht eine altmodische Liste auf Papier und je öfter man die Shortcuts anwendet, desto schneller bleiben sie im Gedächtnis hängen.

Benutzerkontensteuerung

Möchtest du Benutzerkonten neu erstellen oder bereits angelegte Konten bearbeiten, gelangst du über das Eingabefeld des Startmenüs und dem Befehl uac blitzschnell zur Benutzerkontensteuerung.

Dateisuche im Explorer

Für eine Dateisuche im Windows-Explorer gelangst du mit der Taste [F3] direkt mit dem Cursor in das Suchfeld.

Windows 8 Desktop-Ansicht

Auch in der Desktop-Version von Windows 8 bootet das Betriebssystem automatisch zuerst zur Metro-Oberfläche. Von dort kann jeder Nutzer zur althergebrachten Desktop-Ansicht wechseln. Windows 8 lässt sich auch so einstellen, dass es direkt in die Desktop-Ansicht bootet.

Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf die Taskleiste das Kontextmenü und rufst die Navigation auf. Aktiviere dann die Option Beim Anmelden oder Schließen sämtlicher Apps anstelle der Startseite den Desktop anzeigen. Mit dem nächsten Neustart wird dann direkt in die Desktop-Ansicht gebootet.

Aktivierung des Betriebssystems prüfen

Die Tastenkombination [Windows][Pause] ruft die Basisinformationen deines Computers auf. Hier wird nicht nur die Windows-Aktivierung und Produkt-ID angezeigt, auch weitere Informationen, wie beispielsweise die Größe des Arbeitsspeichers, System- und Prozessortyp sind hier aufgelistet.

 Sticky Notes aktivieren

Für kleine Notizen ist das Tool Sticky Notes ideal. Durch die Eingabe des Befehls Sticky oder stikynot in das Taskleistensuchfeld (oder im Startmenü) startet die Notizfunktion in Form eines kleinen, virtuellen PostIt-Zettels.

Kommandozeile starten

Die Verwendung der Kommandozeile, auch Eingabeaufforderung genannt, ist manchmal unumgänglich. Der Weg über das Startmenü ist zudem quälend lang. Der blitzschnelle Start erfolgt ebenfalls über das Suchfeld der Taskleiste oder des Startmenüs. Einfach nur den Befehl cmd eintippen und auf [Enter] drücken.

Windows-10-Suchfeld ausblenden oder minimieren

Für mehr Platz in der Taskleiste kann das Suchfeld ausgeblendet werden, wenn es nicht oft verwendet wird. Aber auch die Reduzierung auf das Cortana-Icon schafft schon viel mehr Platz in der ohnehin knapp bemessenen Taskleiste. Öffne mit einem Rechtsklick auf die Taskleiste das Kontextmenü und wähle den Eintrag Cortana | Ausblenden aus, um das Suchfeld zu entfernen. Die Einstellung Cortana-Symbol anzeigen reduziert das Suchfeld auf die Symbolschaltfläche.

Noch mehr Platz in der Windows Taskleiste erhältst du, wenn kleine Schaltflächen verwendet werden. Die kleinen Symbole aktivierst du per Rechtsklick auf die Taskleiste und über die Einstellungen, beziehungsweise den Eigenschaften.

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Excel Hardware & Software Office Word

Word 2013/2016: Individuelle Registerkarte im Menüband erstellen

Bei jedem Word-Nutzer kristallisiert sich nach einiger Zeit heraus, welche Befehle häufig verwendet werden. Das hängt natürlich sehr stark davon ab, für welche Tätigkeiten Word eingesetzt wird. Nicht selten sind die benötigten Funktionen über das ganze Menüband und neun Registerkarten verteilt. Das erfordert einen starken, gut trainierten Zeigefinger. Um solche Klick-Orgien zu vermeiden und das Arbeiten mit Word zu optimieren, kann man mit wenig Aufwand eigene Registerkarten mit individuell zusammengestellten Funktionen anlegen.

Grundstruktur erstellen

Über die Word-Optionen lässt sich in wenigen Minuten eine eigene Registerkarte erstellen und mit den Lieblingsfunktionen bestücken. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen und im nachfolgenden Dialogfenster Menüband anpassen.

Im Aufklappmenü des rechten Anzeigebereichs stellst du die Option Hauptregisterkarten ein und klickst unten auf den Button Neue Registerkarte. Dadurch wird eine neue Registerkarte sowie eine neue Gruppe eingefügt. Markiere den Eintrag der neuen Registerkarte und gib ihr über die Schaltfläche Umbenennen einen passenden Namen. Wiederhole diesen Vorgang mit dem Eintrag Neue Gruppe.

Für eine übersichtlichere Gliederung von unterschiedlichen Funktionen, ist es empfehlenswert, über den Button Neue Gruppe weitere Gruppen zu erstellen. um die Werkzeuge thematisch zu bündeln.

Befehle und Funktionen einfügen

Das Grundgerüst ist jetzt erstellt und muss nur noch mit „Leben“ gefüllt werden.

Im linken Bereich der Hauptanzeige wählst du die benötigten Befehle aus. Über das Drop-Down-Menü kannst du beispielsweise nach häufig verwendeten Befehlen filtern. Der Button Hinzufügen befördert das markierte Tool in deine selbst erstellte Gruppe. Wiederhole diesen Vorgang bis alle benötigten Funktionen und Tools in den Gruppen der neuen Registerkarte vorhanden sind.

Die Reihenfolge ist erst einmal zweitrangig, sie kann per Drag and Drop noch geändert werden. Sind alle Arbeitsschritte abgeschlossen, dann bestätigst du mit OK und deine eigene Registerkarte wird dem Word-Menü hinzugefügt.

Extra-Tipp

Auch in Excel lässt sich auf diese Weise eine oder mehrere eigene Registerkarten im Menüband anlegen.

Fazit:

Für schnelles und effektives Arbeiten ist das Anlegen eigener Menüs in Word und Excel eigentlich unverzichtbar. Dieser ziemlich unbekannte Trick ist wohl einer der nützlichsten Anpassungsmöglichkeiten die Word und Excel zu bieten hat.