arbeit – Seite 8 – Tipps, Tricks & Kniffe

Office Word ab 2003: Bei Dokumenten ein Wasserzeichen lokal bei einzelnen Absätzen einfügen

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Word Dokumente lassen sich mit Wasserzeichen versehen. Das ist zwar nichts neues, aber die Dokumente lassen sich auch abschnittsweise mit lokalen Wasserzeichen versehen. Das wertet ein Dokument grafisch auf. Da können zum Beispiel bei AGB´s die einzelnen Abschnitte mit entsprechenden Wasserzeichen versehen werden (Gerichtsstand mit einem Paragraphen oder die Versandbestimmungen mit einem Paketsymbol, etc…). Auch Rezeptsammlungen können Hausfrauen und -männer mit diesem Tool anschaulicher gestalten.

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Bei Outlook 2003 und 2007 im Kalender individuell die Tage selbst zusammenstellen

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Die Kalender von Outlook enthält vordefinierte Anzeigen für einen Tag, eine Woche und auch für einen Monat. Was aber fehlt, ist eine Möglichkeit der individuellen Anpassung. Verschiedene Berufsgruppen wie zum Beispiel Außendienstmitarbeiter von Servicefirmen oder Vertriebsmitarbeiter sind nicht jeden Tag in der Woche unterwegs. Oftmals sind es nur zwei bis drei Tage Außendienst. Hier hat Outlook eine einfache Möglichkeit geschaffen, sich seine eigene, individuelle Kalenderübersicht zu schaffen.

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Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen

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Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persönliche Daten, Bankverbindungen, Geschäftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „Gelöschte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch über die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche überschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nächsten Komprimierung für Hacker ausreichend, um großen Schaden anzurichten. Outlook ermöglicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzuführen.

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Outlook 2003/2007: Posteingang nach mehreren Kriterien sortieren

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Während eines Arbeitstages erhält man ziemlich viele E-Mails. Diese verbleiben meist im Posteingang, bis sie abgearbeitet wurden. Nach zwei bis drei Tagen wird es aber ziemlich unübersichtlich. Benötigt man dann mal eine spezielle E-Mail, muss man im Posteingang oder einem anderen Ordner suchen. In der Regel erfolgt die Suche erst mal über die einzelnen Spalten, wie zum Beispiel „Von“ oder „Erhalten“. Wenn diese Suche erfolglos ist, dann nutzt man die Suchfunktion, bei der man Suchbegriffe eingeben kann. Wichtig ist daher, den Posteingang und die Ablageordner vernünftig zu strukturieren. Outlook ist in der Lage, eingehende E-Mails nach mehreren Kriterien zu sortieren.

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Word Formatwechsel: In mehrseitigen Dokumenten Seiten im Hoch- und Querformat-Seiten erstellen

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Manchmal ist es notwendig, in einem mehrseitigen Word-Dokument auch Seiten unterzubringen, die im Querformat erstellt werden müssen. Das beste Beispiel sind Seiten die Grafiken enthalten. Dazu müssen Sie die betreffende Seite einfach nur als eigenen Abschnitt definieren. Das ist aber nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.

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Windows 7: Bei fehlender Soundfunktion die Signalton-Funktion auf visuelle Warnfunktion umstellen

Hardware & Software, Software, Windows 7 /

Windows macht sich mit einer Vielzahl von akustischen Warnsignalen bemerkbar, wenn fehlerhafte Eingaben erfolgen oder Programm- oder Systemabstürze drohen. Bei vielen Computer-Arbeitsplätzen sind daher die Lautsprecher deaktiviert, oder der Geräuschpegel am Arbeitsplatz ist so hoch, dass man die Soundmeldung nicht hören kann. Die Lösung hierfür ist der Wechsel zu schriftlichen, beziehungsweise zu visuellen Warnmeldungen. Diese können ganz einfach mit der Systemsteuerung umgestellt werden.

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Office: Turbo-Scrolling bei großen Tabellen ohne die Einstellungen zu ändern

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In großen Excel-Tabellen einzelne Einträge zu suchen, erfordert einen gut trainierten Zeigefinger. Entweder man scollt mit dem Mausrad durch die Tabelle, oder man nutzt die Regler am rechten, bzw. am unteren Rand. Klickt man in die Lauffläche der Regler, wird die Suche zwar beschleunigt, aber die Gefahr ist groß, das man über Eintrag hinaus scrollt.

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Microsoft Office: Wichtige Excel-Dateien mit Passwort gegen unberechtigten Zugriff schützen

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Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.

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Microsoft Office: In Excel Tabellen drehen, Spalten und Zeilen einfach tauschen

Excel, Hardware & Software /

Beim Anlegen von Tabellen, Adresslisten, Bestandslisten etc. mit Microsoft Excel stellt man kurz vor Ende der Arbeit fest, dass die Liste doch besser aussieht, wenn sie gedreht wird. Spätestens jetzt denkt man mit Schrecken daran, die Liste noch einmal neu zu beginnen. Das ist aber nicht nötig. Das Kontextmenü „Inhalte einfügen“ kann mehr als es vermuten lässt. Mit einigen Mausklicks sind Zeilen und Spalten gedreht, die Tabelle ist perfekt und der pünktliche Feierabend ist gerettet.

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Druckkosten reduzieren durch Druckertreiberkontrolle

Beruf, Hardware & Software, Software /

In fast jeder Firma drucken Mitarbeiter schon mal für private Zwecke. Das kann für Verstimmung beim Chef sorgen, wenn die Druckkosten explodieren. Farblaserkartuschen und Tintenpatronen sind teuer und ein unkalkulierbarer Kostenfaktor. Selbst für den internen Gebrauch, zum Beispiel bei E-Mails, sind Farbdrucke nicht unbedingt erforderlich. Die Lösung hierfür ist ein Monochrom-Treiber, der aber bei jedem Druckvorgang aktiviert werden muss. Das geht aber auch einfacher.

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