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Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren
Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet. Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.
Die passende Vorlage verwenden
Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.
Nur noch Arbeitszeiten eintragen
Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.
Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.
Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.
Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.
Fazit:
Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.
Tipp:
Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.
In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen
Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:
Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).
Outlook-Regel anlegen
Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.
Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.
Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.
Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.
Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.
PC eingeschaltet lassen
Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden. Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.
Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
E-Mails über Exchange-Server
Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.
SEPA, IBAN und BIC: Langsam wird´s ernst! Ab 01. Februar 2014 wird der europäische Zahlungsverkehr vereinheitlicht.
Der Zahlungsverkehr in 28 europäischen Staaten wird vereinfacht. Seit mehreren Jahren müssen wir bereits IBAN und BIC bei Überweisungen ins Ausland verwenden. Wer bei Ebay schon mal im Ausland einen Artikel ersteigert hat, musste sich zwangsläufig mit den „neuen“ Zahlungsmodalitäten auseinandersetzen und bei der Bank ein separates Überweisungsformular nutzen. Nach diesem Vorbild werden nun auch die innerdeutschen Zahlungen angeglichen. Davor muss man aber keine Angst haben.
Eine sehr übersichtliche und gut verständliche Erklärung bietet die Deutsche Bundesbank in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium der Finanzen auf der Webseite www.sepadeutschland.de an.
Was muss ich beachten?
Die meisten Banken stellen Ihr Girokonto automatisch auf das neue SEPA-Verfahren um. Eingerichtete Daueraufträge behalten auch weiterhin ihre Gültigkeit. Sie werden von Ihrer Bank in das SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt.
Weitere Informationen halten auch alle Banken auf deren Webseiten für ihre Kunden bereit. Hier ein paar Direkt-Links zu den bekanntesten deutschen Banken:
Sie müssen im Hinblick auf den Starttermin im Februar nur auf zwei Dinge achten, damit Sie plötzlich ohne Geld dastehen. Geben Sie an Ihren Arbeitgeber, Rentenkasse oder ARGE Ihre IBAN-Nummer und den BIC an. Wahrscheinlich wurden Sie aber bereits von diesen Stellen im Vorfeld kontaktiert.
Bei Überweisungen, z. B. bei Kauf auf Rechnung oder bei Online-Käufen, sollte der Briefkopf der Rechnung, beziehungsweise die Kontodaten bei Online-Shops bereits aktualisiert sein. Wenn nicht, sollten Sie die neuen Bankdaten per Telefon oder Email erfragen.
IBAN, BIC & Co – Was bedeuten diese Abkürzungen?
Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs in Europa haben neue Begriffe und Abkürzungen ihren Weg in unser Sprachlexikon gefunden. Der wesentliche Unterschied zur bisherigen Überweisung ist die IBAN. Sie ersetzt ab Februar 2014 die persönliche Kontonummer und die Bankleitzahl. Bei genauerer Betrachtung der IBAN werden Sie feststellen, dass beide Nummern zu einer zusammengefügt wurden. Aber alles der Reihe nach…
SEPA
SEPA steht für „Single Euro Payments Area“ = „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Es bezeichnet den Zahlungsverkehr im Allgemeinen und ist in 28 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und der Schweiz nutzbar.
IBAN
Die IBAN ist die wichtigste Nummer bei einer Überweisung. Die Abkürzung bedeutet „International Bank Account Number“ (internationale Bankkontonummer). Sie vereint zukünftig Ihre Kontonummer und die Bankleitzahl. Neben diesen beiden Nummern enthält die IBAN zusätzlich noch ein Länderkennzeichen, sowie eine Prüfziffer. In Deutschland ist die IBAN-Nummer immer 22 Zeichen lang. Ausländische IBAN´s können unterschiedlich lang sein, sind aber immer gleich aufgebaut.
Zuerst kommt das Länderkennzeichen, dann die Prüfziffer und abschließend der jeweilige nationale Teil, bestehend aus Bankleitzahl und Kontonummer.
BIC (auch SWIFT-Code genannt)
Bei nationalen Überweisungen und Lastschriften bis Februar 2014, sowie bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis zum Februar 2016 ist der BIC noch erforderlich. Danach wird er wahrscheinlich überflüssig werden. BIC (=Business Identifier Code) oder auch SWIFT-Code genannt ist eine, nach international standardisierten Vorgaben entwickelte Kennung, mit der die Banken weltweit identifiziert werden können. Sie ist in etwa vergleichbar mit der unsrigen Bankleitzahl und ist entweder acht- oder elfstellig.
SWIFT steht übrigens für „Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication“.
Vorteile und Nachteile des einheitlichen SEPA-Zahlungsverkehrs
Im Großen und Ganzen überwiegen die Vorteile. Durch die Vereinheitlichung kommt hier in Deutschland mehr Konkurrenz in die Bankenszene, da Sie nun eine freie, europaweite Kontowahl genießen können. Die Kosten für eine ausländische Transaktion wurden auch bereits in den letzten Jahren erheblich reduziert und liegen nun auf deutschem Niveau.
Zukünftig kann auch keiner von Ihnen mehr verlangen, über ein deutsches Konto verfügen zu müssen. Ausländische Konten deutscher Bürger wurden insbesondere von unseren Behörden nicht anerkannt. Damit ist nun Schluss.
Als größter Nachteil wären hier nur die neuen Begriffe zu nennen und das ist auch nur eine Gewöhnungssache.
SEPA für Unternehmen, Handel und Vereine
Die Webseite www.sepadeutschland.de enthält auch noch weitere detaillierte Informationen für Gewerbetreibende (Unternehmen und Handel) sowie für Vereine. Hier ist besonderes Augenmerk auf die Änderungen im Lastschriftverfahren zu werfen.
USB Oblivion: Daten und Spuren aller jemals eingesteckten USB-Sticks entfernen
Beim Einstecken von USB-Sticks speichert Windows etliche Daten zur späteren Wiedererkennung. Darunter beispielsweise zugewiesene Partitionsbuchstaben und die Seriennummer. Die Datenmenge ist zwar nicht besonders groß, aber es führt mit der Zeit zu einer ganzen Menge Datenmüll. Einfache und schnelle Hilfe leistet das kleine kostenlose Tool „USB Oblivion“.
In der Regel kommen Rechner und Notebooks mit den USB-Daten ohne große Leistungseinbrüche klar. Also warum löschen? Bis es zu einer kritischen Speicherbelegung kommt, dauert es mit Sicherheit mehrere Jahre.
Aber gerade bei Arbeitgebern wird es nicht gerne gesehen, externe, von der IT-Abteilung nicht geprüfte Speichermedien zu verwenden. Der häufigste Grund ist hier die Gefahr von Datendiebstahl oder eine Virenweitergabe durch infizierte USB-Sticks.
Haben Sie dennoch einen privaten USB-Stick benutzt um die private Korrespondenz zu speichern, oder haben Sie Fotos den Kollegen gezeigt, dann können Sie mit dem Tool „USB Oblivion“ die verräterischen Daten wieder vom Computer entfernen. Das Programm ist mit 500 Kilobyte nicht besonders groß und kommt ohne Installation aus.
Und so funktioniert´s: Rufen Sie die Webseite code.google.com/p/usboblivion auf , und klicken Sie auf die Registerkarte „Downloads“.
Das Tool ist als ZIP-Datei für 32-Bit-Systeme und für 64-Bit-Betriebssysteme erhältlich. Laden Sie die für Sie passende Version im nächsten Fenster herunter, und speichern Sie sie an einem Ort Ihrer Wahl. Nur nicht auf einem USB-Stick, da sie vor dem Löschvorgang entfernt werden müssen.
Anschließend entpacken Sie die ZIP-Datei…
…und starten das Programm mit einem Doppelklick auf die Startdatei.
Der erste Reinigungsvorgang ist nur eine Simulation und löscht noch keine Daten. Standardmäßig ist hier die Option „Save backup .reg-file“ aktiviert. Sie speichert für eine eventuelle Wiederherstellung die zu löschenden Daten in der Bibliothek „Dokumente“. Klicken Sie auf „Clean“ um die Simulation zu starten. Eventuell noch angeschlossene USB-Sticks werden erkannt und Sie werden aufgefordert diese zu entfernen. In diesem Fall klicken Sie erneut auf „Clean“.
Nach ein paar Sekunden ist der simulierte Löschvorgang durchgeführt und wird entsprechend im Statusfenster mit einem abschließenden „Done.“ quittiert. Für die endgültige Löschung aktivieren Sie jetzt die Option „Do real clean (simulation otherwise)“. Die Backup-Option können Sie eigentlich deaktivieren, da sie nur eine weitere Sicherheitskopie erstellen würde. Eine Sicherheitskopie wurde schon durch die Simulation erstellt. Für die endgültige Löschung klicken Sie auf „Clean“.
Die Löschung wird – wie bei der Simulation auch – entsprechend quittiert.
Die Sicherheitskopie ist nun in der Bibliothek im Ordner „Dokumente“ abgelegt und kann zur Wiederherstellung des Urzustandes verwendet werden.
Bei Bedarf löschen Sie einfach die Sicherheitskopie um alle „Beweise“ zu vernichten.
Das Arbeitszeugnis – die Geheimsprache entziffern
Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses muss Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Arbeitszeugnis ausstellen. Auf dieses Zeugnis haben Sie einen rechtlichen Anspruch, den Sie allerdings innerhalb eines Jahres nach Ihrem Ausscheiden geltend machen müssen. Eventuell benötigen Sie das Zeugnis aber schon früher, um sich um eine neue Arbeitsstelle zu bewerben. Dann können Sie sich schon vor Beendigung Ihrer Tätigkeit ein Zwischenzeugnis ausstellen lassen, das in Aufbau und Inhalt dem qualifizierten Arbeitszeugnis gleicht.
Das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis wird nur selten ausgestellt, denn es beinhaltet nur einige wichtige Eckdaten wie die Dauer der Beschäftigung und die Tätigkeit, die Sie ausgeübt haben. Dieses Zeugnis ist daher nur dann von Nutzen, wenn Sie sich beispielsweise zu einer Fortbildung anmelden möchten und hierfür eine gewisse Berufserfahrung nachweisen müssen. Um sich für eine Arbeitsstelle zu bewerben, ist dagegen immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erforderlich. Diese Variante enthält neben den Eckdaten genaue Informationen zu Ihrer Tätigkeit und Ihrer Leistung.
Zeugnisdeutsch
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hört sich immer positiv an, denn Arbeitgeber sind rechtlich dazu verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer wohlwollend zu beurteilen. In diesen vermeintlich positiven Sätzen stecken aber oft Formulierungen, an denen zukünftige Arbeitgeber die tatsächliche Leistung eines potentiellen Bewerbers erkennen. Beliebt sind in dieser Hinsicht beispielsweise Sätze, die mit „Er/ Sie bemühte sich …“ beginnen sowie versteckte Hinweise auf Faulheit oder eine übermäßige Geschwätzigkeit. Nutzen Sie daher eine der vielen Tabellen, die es im Internet gibt, um den Inhalt Ihres Arbeitszeugnisses zu übersetzen. Eine gute Übersicht typischer Formulierungen und deren Bedeutung finden Sie zum Beispiel hier oder im PDF-Dokument „Arbeitszeugnis: Formulierungen“ der IG Metall.
Achten Sie aber auch darauf, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen in einem der letzten Sätze des Zeugnisses für die Zusammenarbeit dankt und Ihnen für die Zukunft alles Gute wünscht. Dieser Satz sollte unbedingt in Ihrem Zeugnis stehen, denn ohne ihn würde jeder Personalchef davon ausgehen, dass Ihr letzter Arbeitgeber froh über Ihr Ausscheiden ist.
Blaumachen: Das sollten Sie beim Krankfeiern und Urlaub auf Krankenschein bedenken
Vielleicht haben auch Sie sich schon einmal krank gemeldet, obwohl es Ihnen gut ging oder haben dies in näherer Zukunft vor. Damit sind Sie nicht allein, denn vor allem in den Wintermonaten steigt die Zahl der Krankmeldungen regelmäßig an. Bevor Sie sich einen freien Tag auf Krankenschein gönnen, sollten Sie allerdings auch die möglichen Konsequenzen bedenken.
Macht es Sinn, eine Krankheit vorzutäuschen?
Wenn Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber krank melden, obwohl Sie kerngesund sind, handelt es sich um Betrug. Die Strafe hierfür ist dementsprechend hoch, dass heißt, Ihr Arbeitgeber kann Ihnen fristlos kündigen, wenn er Ihnen diesen Betrug beweisen kann. Besonders leicht wird ihm dies gelingen, wenn Sie planen, sich krank schreiben zu lassen, um dann in Urlaub zu fahren. Alternativ zur fristlosen Kündigung kann er Ihnen aber auch eine Abmahnung erteilen. Diese wird in Ihre Personalakte aufgenommen und führt im Wiederholungsfall zu einer ordentlichen Kündigung. Eine Abmahnung ist jedoch keine Voraussetzung dafür, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen schon beim ersten Blaumachen fristlos kündigen kann.
Die Folgen für weitere Krankheiten
Sollte Ihr Arbeitgeber vermuten, dass Sie sich krank gemeldet haben, ohne wirklich krank zu sein, hat er inzwischen auch die Möglichkeit, schon ab dem ersten Krankheitstag ein Attest zu verlangen. Grundlage für diese Regelung ist ein Urteil des Bundesgerichtshofs aus dem November 2012. Gegen diese Forderung können Sie keinen Einspruch erheben, denn laut Bundesgerichtshof ist Ihr Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, seine Gründe hierfür zu nennen. Ebenso kann er nur von Ihnen ab dem ersten Tag ein Attest verlangen, während für Ihre Kollegen weiterhin die alte Regelung gilt. Eine vorgetäuschte Krankheit kann daher dazu führen, dass Sie bei jeder folgenden Erkrankung schon am ersten Tag einen Arzt aufsuchen müssen.
Haben Arbeitnehmer rechtlichen Anspruch auf Brückentage?
Brückentage erleichtern den Umgang mit Feiertagen und sind eine motivierende Geste, die wieder Lust auf die Arbeit macht. Allerdings regelt das Bundesurlaubsgesetz nicht, wie der Arbeitgeber mit ihnen umzugehen hat. Deswegen sollten Sie sich als Angestellter in Sachen Brückentage an die individuellen Abmachungen halten und einige häufige Fehler vermeiden.
Kein Anspruch auf Brückentage
Letztendlich zählt die Entscheidung des Vorgesetzten, der um den Brückentag gebeten wird. Es muss wie bei jedem anderen Urlaub ein schriftlicher Antrag eingereicht werden. Diesem kann der Vorgesetzte dann zustimmen – oder auch nicht. Aufgrund des fehlenden Anspruchs gerade auf einzelne Brückentage sollten Sie daher lieber zurückhaltend mit ihren Forderungen umgehen und sich darüber freuen, wenn der Brückentag genehmigt wird. Auf eigene Faust fort zu bleiben oder darauf zu bestehen und einen Streit zu riskieren wäre dagegen nicht empfehlenswert. Anders verhält es sich bei einer mündlichen Zusage, die der Arbeitnehmer vielleicht sogar als Anlass genommen hat, bereits Ausgaben für seine Planung am Brückentag zu tätigen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den freien Tag entweder gewähren, auch wenn schriftlich keine Bestätigung vorliegt, oder er wird schadenersatzpflichtig.
Können Sie „blaumachen“?
Wer unentschuldigt am Brückentag von der Arbeit fernbleibt, obwohl dieser freie Tag nicht genehmigt wurde, rechtfertigt eine fristlose Kündigung. Natürlich sind viele Arbeitnehmer verärgert und frustriert und würden gerne einfach zu Hause bleiben, wenn sie am Brückentag trotzdem zur Arbeit erscheinen müssen. Fristlose Kündigungen machen sich jedoch nicht gut im Lebenslauf. Auch eine spontane Erkrankung sollten Sie lieber nicht vortäuschen – vor allem dann nicht, wenn der Urlaubsantrag gescheitert ist und vielleicht sogar die Kollegen mitbekommen haben, wie begeistert Sie darüber waren – oder auch nicht. Denn dann kann der Arbeitgeber auf die Idee kommen, einen Nachweis über die Krankheit einzufordern und nachzuforschen, was denn los war. Brückentags-Blues sind nach wie vor keine Erkrankung, die ein Arzt attestieren würde.
Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen
Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persÃ¶nliche Daten, Bankverbindungen, GeschÃ¤ftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „GelÃ¶schte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch Ã¼ber die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche Ã¼berschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nÃ¤chsten Komprimierung fÃ¼r Hacker ausreichend, um groÃen Schaden anzurichten. Outlook ermÃ¶glicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzufÃ¼hren.
Mit einem zusÃ¤tzlichen Eintrag in die Registry kÃ¶nnen Sie Outlook sogar befehlen, den Inhalt von „GelÃ¶schte Objekte“ automatisch beim Beenden des Programms sicher und dauerhaft zu entfernen.
Sofortige Datenkomprimierung:
1. Starten Sie Outlook und wÃ¤hlen in der MenÃ¼leiste den Befehl „Datei | Datendateiverwaltung“.
2. Im Dialog „Outlook-Datendateien“ wÃ¤hlen Sie die betreffende PST-Datei aus und klicken auf die SchaltflÃ¤che „Einstellungen“.
3. Im nÃ¤chsten Dialogfenster „PersÃ¶nliche Ordner“ wÃ¤hlen Sie den Button „Jetzt komprimieren“.
4. BestÃ¤tigen Sie den Vorgang mit „OK“.
Je nach GrÃ¶Ãe und Fragmentierung Ihres Datenbestandes, sowie der Leistung Ihres Computers, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Datei komprimiert ist.
EnthÃ¤lt das Dialogfenster „Outlook-Datendateien“ mehrere PST-Dateien, wiederholen Sie mit allen Dateien die Arbeitsschritte zwei und drei.
Automatische Komprimierung beim Beenden von Outlook:
1. Klicken Sie auf „Start | AusfÃ¼hren“, geben in das Eingabefeld „regedit“ ein und bestÃ¤tigen mit „OK“.
2. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag „HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice“.
3. WÃ¤hlen Sie in diesem Ordner Ihre Office-Version aus:
- XP Â Â Â = 10.0
- 2003 = 11.0
- 2007 = 12.0
4. Navigieren Sie weiter zum UnterschlÃ¼ssel „OutlookPST“. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick „Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „PSTNullFreeOnClose“ und bestÃ¤tigen mit der [Enter] Taste.
5. Ãffnen Sie die neue Datei mit einem Doppelklick und Ã¤ndern den Wert von „0“ auf „1“.
6. BestÃ¤tigen Sie die Ãnderung mit „OK“ und schlieÃen die Registry.
Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen
In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.
Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind? Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.
So nutzen Sie die Zeiterfassung:
1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.
2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.
3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.
4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.
5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.
6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.
7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.
8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.
9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.
Es kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.