Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Excel 2016: Unterschiedliche Farben für Diagrammsäulen verwenden

    Für eine Präsentation ist es vorteilhafter, wenn Tabellen als Diagramme dargestellt werden. Standardmäßig verwendet Excel für Balkendiagramme nur eine Farbe für alle Säulen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, lassen sich diese bei Bedarf unterschiedlich einfärben.

    Dazu öffnest du die Exceltabelle mit dem Diagramm und markierst die Datenreihen. Per Rechtsklick in die Markierung und dem Kontextmenü-Befehl Datenreihen formatieren öffnest du das gleichnahmige Bearbeitungsfenster.

    Anschließend klickst du auf das Icon Füllung (Farbeimer-Icon) und setzt ein Häkchen bei der Option Punktfarbunterscheidung. Diese Änderung wird sofort aktiv und die Säulen erhalten automatisch unterschiedliche Farben.

    Möchtest du die einzelnen Farben trotzdem noch einmal ändern, dann markiere erneut die Zahlenreihen und klicke auf das Stiftsymbol. Im Register Farbe wählst du nun den passenden Farbton aus.

    Auch hier werden die Farbänderungen auf das Balkendiagramm sofort übertragen.

  • Excel: Zwei Wege, mehrere Textzeilen in einer Zelle zu erfassen

    Etliche Funktionen erleichtert in Office Excel die Texteingabe. Zellenbedingt wird aber oft nicht der ganze Text angezeigt. Nur wenn benachbarte Zellen nicht verwendet werden, ist der komplette Text sichtbar. Gleich zwei Funktionen ermöglichen dir mehrzeilige Zellenbeschriftungen.

    Manueller Zeilenumbruch

    Für gelegentliche mehrzeilige Texteingaben drückst du beim Erreichen des Zellenendes die Tastenkombination [Alt][Enter]. Dadurch erfolgt ein Zeilenumbruch und du kannst den gewünschten Text weiterschreiben. Gegebenenfalls wiederholst du diesen Shortcut entsprechend oft.

    Automatischer Zeilenumbruch

    Wenn du einen automatischen Zeilenumbruch bevorzugst, dann geht das natürlich auch. Markiere die betreffende Spalte (oder Zelle) und drücke die Tastenkombination [Strg][1].

    Im Dialogfenster Zellen formatieren wechselst du zum Register Ausrichtung und aktivierst im Bereich Textsteuerung die Option Zeilenumbruch. Speichere diese Änderung mit OK. Ab sofort schaltet Excel automatisch in die nächste Zeile, wenn der Zellenrand erreicht wird.

    Hinweis:

    Für beide Varianten gilt, dass bei mehrzeiligen Texten die Höhe der Zelle automatisch angepasst wird. Für eine gleichmäßige Tabellenansicht kann man die Schriftgröße verringern, oder die restlichen Zellen an die neue Höhe anpassen.

  • Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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    Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

    Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

    Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.

  • Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen

    Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.

    Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren

    Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].

    Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.

    Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren

    Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.

    Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.

  • Excel: Formeln mit Kommentaren ergänzen

    Werden Excel-Tabellen von mehreren Nutzern bearbeitet, dann kann es nützlich sein, wenn Zellen mit Formeln durch Kommentare erklärt werden. Excel bietet zu diesem Zweck eine überraschend einfache Lösung an.

    Der Kommentar wird in der betreffenden Zelle einfach hinter der Formel eingefügt und ist nur dann sichtbar, wenn die Zelle zur Bearbeitung angeklickt wird.

    Um den Kommentar einzufügen, tippst du zuerst die Formel ein. Anschließend folgt ein Leerschritt und der Parameter +N gefolgt vom Kommentar, der in Klammern und Anführungszeichen stehen muss.

    In der Praxis sollte das Ganze wie folgt aussehen:

    =NETTOARBEITSTAGE(A4;B4) +N(„Start- und Enddatum angeben“)

    Der Kommentar inklusive dem +N ist nur in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle angeklickt wird. In der Tabelle selbst und auch in einem Ausdruck bleibt er unsichtbar. Die Formel und das Ergebnis werden natürlich nicht beeinträchtigt.

    Teste das ganze einfach mal, indem du die obige Formel kopierst und in eine Excel-Zelle einfügst.

  • Exel-Zellen einen neuen Namen geben

    Klickt man im Office-Kalkulationsprogramm Excel eine Zelle an, wird dessen Name oben links im Programmfenster angezeigt. Normalerweise setzt sich dieser Name aus dem Buchstaben der Spalte sowie der Zeilennummer zusammen (z. B. A10) und kann bei Bedarf auch umbenannt werden.

    Wenn du einzelnen Zellen neue Namen geben möchtest, dann stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Markiere die betreffende Zelle und über den Menübefehl Formel | Namen definieren legst du den neuen Zellennamen fest.

    Die zweite Variante ist wesentlich schneller und einfacher. Klicke die Zelle an, die umbenannt werden soll. Oben links im Namensfeld wird die aktuelle Bezeichnung, zum Beispiel D16, angezeigt.

    Setze deinen Cursor in das Namensfeld, tippe die neue Bezeichnung ein, und bestätige die Eingabe mit [Enter]. Das war´s schon.

    Der neue Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein und Zahlen, Unterstriche, sowie Punkte enthalten. Leerzeichen und Bindestriche werden hingegen nicht akzeptiert. Auch Namen, die wie ein Zellbezug (A3) aussehen, können nicht verwendet werden.

  • Excel: Werte aus den Zellen ohne Formel extrahieren

    Das Erstellen von Formeln für Excel-Tabellen ist zeit- und arbeitsintensiv. Wer nicht möchte dass seine eigene Arbeit einfach kopiert wird, der kann dies recht einfach unterbinden. Man kopiert einfach die Werte ohne Formel aus den Zellen und fügt sie dann in eine neue Tabelle ein.

    Allerdings ist vor dem Einfügen ein Zwischenschritt erforderlich um die Formel aus den Zellen zu entfernen.

    Markiere die Zellen, deren Werte kopiert und wieder eingefügt werden sollen. Um sie an neuer Stelle einzufügen, klickst du mit der rechten Maustaste in die neue Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen. Im nachfolgenden Dialogfenster aktivierst du die Option Werte und bestätigst den Vorgang mit OK.

    Alternativ kannst du hierfür auch die Tastenkombination [Strg][Alt][V] verwenden.

    Anschließend erscheinen ausschließlich die Werte in der neuen Tabelle, die du nun per Mail oder auf anderem Wege mit anderen Nutzern teilen kannst.

  • Excel: Nicht benötigte Spalten aus- und wieder einblenden

    Bei der Arbeit mit dem Tabellenprogramm Excel werden nicht immer alle Spalten einer Tabelle benötigt. Insbesondere dann wenn sie immer komplexer wird, wirkt eine Tabelle schnell unübersichtlich. Für eine Präsentation lassen sich weniger wichtige Spalten schnell und problemlos ausblenden.

    Dazu startest du dein Excel-Programm und öffnest die betreffende Tabelle. Markiere dann die Spalte(n), die nicht angezeigt werden soll(en).

    Klicke anschließend im Register Start auf die Schaltfläche Format, die sich in der Gruppe Zellen befindet. Im Aufklappmenü wählst du dann die Optionen Ausblenden & Einblenden | Spalten ausblenden aus.

    Damit sind die ausgewählten Spalten versteckt. Rechenoperationen und Formeln werden dadurch natürlich nicht beeinträchtigt.

    Zum Einblenden der Spalten markierst du die gesamte Tabelle mit der Tastenkombination [Strg][A] und wiederholst die obigen Arbeitsschritte. Dann wählst du im Aufklappmenü die entsprechende Option Spalten einblenden aus.

  • Excel 2016: Schnelles Verbinden und Zentrieren mehrerer Zellen

    Beim Eintippen längerer Texte in eine Zelle, ist es oftmals besser, nebeneinander liegende Zellen zu verbinden und gegebenenfalls den Text zu zentrieren. Dieser Fall tritt häufiger ein, wenn Tabellenüberschriften für mehrere Spalten gelten sollen. Der lange Weg zum Verbinden führt auf normalem Weg über das Kontextmenü der markierten Zellen. Schneller ist allerdings die Bearbeitung über das Menüband.

    Und so schnell geht´s:

    Markiere zuerst die Zellen, die verbunden werden sollen. Anschließend klickst du im Register Start des Menübandes auf die Schaltfläche Verbinden und Zentrieren. Dieser Symbolschaltfläche befindet sich im Bereich Ausrichtung.

    Die Textformatierung kann auch nachträglich noch geändert werden. Zum Beispiel dann, wenn die Zellen mehrerer Spalten und Zeilen miteinander verbunden werden.

    Standardmäßig wird der Text bei Verwendung der Schaltfläche Verbinden und Zentrieren nur am unteren Rand der verbundenen Zellen zentriert.

    Weitere Schaltflächen im Bereich Ausrichtung ermöglichen eine schnelle Textausrichtung auch nach oben oder in die Mitte. Eine rechts- oder linksbündige Formatierung ist ebenfalls nur mit einem Klick durchführbar.

    Die miteinander verbundenen Zellen können auch an eine andere Stelle verschoben werden. Klicke dazu einmal in den Zellenverbund, damit der Rahmen eingeblendet wird. Ziehe dann den Rahmen mit gedrückter, linker Maustaste an die neue Position.

    Diese Art der Schnellformatierung ist auch mit den Excel-Versionen 2007, 2010 und 2013 möglich.

  • Excel: Verhindern, dass die eigenen Formeln von anderen Personen verwendet werden

    Wer im Tabellenkalkulationsprogramm Excel selber Formeln erstellt, der weiß wie kompliziert und zeitaufwendig dies sein kann. Umso ärgerlicher ist es, wenn Dritte diese Formeln ohne deine Erlaubnis kopieren und selber verwenden. Zum Schutz deiner Formeln stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

    Zum Einen kannst du deine Excel-Formeln schützen, indem du von dem Tabellenblatt eine Kopie im PDF-Format erstellst. Dies kannst du über den Dialog Datei | Speichern unter | PDF erledigen.

    Möchtest du aber deine Tabelle im Excel-Format versenden, dann musst du anders vorgehen. Öffne die Original-Datei und anschließend eine neue, leere Excel-Datei.

    Kopiere nun aus der Originaldatei die gewünschten Zellen in die Zwischenablage.

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    Anschließend wechselst du in die neue Excel-Datei und klickst mit der rechten Maustaste in die Ziel-Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen aus.

    Im nachfolgenden Dialogfenster Inhalte einfügen wählst du die Einstellung Werte aus und bestätigst deine Auswahl mit OK.

    Es wurden nur die Tabellenwerte kopiert, die Formeln wurden nicht übertragen. Jetzt kannst du die neue Datei gefahrlos versenden oder weitergeben.

    Grundsätzlich solltest du ohnehin davon absehen, Original-Dateien der Office-Programme weiterzugeben. Sie enthalten Werkzeuge, mit denen Vorgängerversionen wiederhergestellt werden können. Also gilt: Nur Kopien versenden!

    Microsoft Word

    Ähnlich kannst du auch mit Word-Dokumenten verfahren. In neue Dateien kopierte Texte oder Textfragmente enthalten keine Wiederherstellungsoptionen.

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