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Excel 2016: Schnelles Verbinden und Zentrieren mehrerer Zellen

Beim Eintippen längerer Texte in eine Zelle, ist es oftmals besser, nebeneinander liegende Zellen zu verbinden und gegebenenfalls den Text zu zentrieren. Dieser Fall tritt häufiger ein, wenn Tabellenüberschriften für mehrere Spalten gelten sollen. Der lange Weg zum Verbinden führt auf normalem Weg über das Kontextmenü der markierten Zellen. Schneller ist allerdings die Bearbeitung über das Menüband.

Und so schnell geht´s:

Markiere zuerst die Zellen, die verbunden werden sollen. Anschließend klickst du im Register Start des Menübandes auf die Schaltfläche Verbinden und Zentrieren. Dieser Symbolschaltfläche befindet sich im Bereich Ausrichtung.

Die Textformatierung kann auch nachträglich noch geändert werden. Zum Beispiel dann, wenn die Zellen mehrerer Spalten und Zeilen miteinander verbunden werden.

Standardmäßig wird der Text bei Verwendung der Schaltfläche Verbinden und Zentrieren nur am unteren Rand der verbundenen Zellen zentriert.

Weitere Schaltflächen im Bereich Ausrichtung ermöglichen eine schnelle Textausrichtung auch nach oben oder in die Mitte. Eine rechts- oder linksbündige Formatierung ist ebenfalls nur mit einem Klick durchführbar.

Die miteinander verbundenen Zellen können auch an eine andere Stelle verschoben werden. Klicke dazu einmal in den Zellenverbund, damit der Rahmen eingeblendet wird. Ziehe dann den Rahmen mit gedrückter, linker Maustaste an die neue Position.

Diese Art der Schnellformatierung ist auch mit den Excel-Versionen 2007, 2010 und 2013 möglich.

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Excel: Verhindern, dass die eigenen Formeln von anderen Personen verwendet werden

Wer im Tabellenkalkulationsprogramm Excel selber Formeln erstellt, der weiß wie kompliziert und zeitaufwendig dies sein kann. Umso ärgerlicher ist es, wenn Dritte diese Formeln ohne deine Erlaubnis kopieren und selber verwenden. Zum Schutz deiner Formeln stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Zum Einen kannst du deine Excel-Formeln schützen, indem du von dem Tabellenblatt eine Kopie im PDF-Format erstellst. Dies kannst du über den Dialog Datei | Speichern unter | PDF erledigen.

Möchtest du aber deine Tabelle im Excel-Format versenden, dann musst du anders vorgehen. Öffne die Original-Datei und anschließend eine neue, leere Excel-Datei.

Kopiere nun aus der Originaldatei die gewünschten Zellen in die Zwischenablage.

Anschließend wechselst du in die neue Excel-Datei und klickst mit der rechten Maustaste in die Ziel-Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen aus.

Im nachfolgenden Dialogfenster Inhalte einfügen wählst du die Einstellung Werte aus und bestätigst deine Auswahl mit OK.

Es wurden nur die Tabellenwerte kopiert, die Formeln wurden nicht übertragen. Jetzt kannst du die neue Datei gefahrlos versenden oder weitergeben.

Grundsätzlich solltest du ohnehin davon absehen, Original-Dateien der Office-Programme weiterzugeben. Sie enthalten Werkzeuge, mit denen Vorgängerversionen wiederhergestellt werden können. Also gilt: Nur Kopien versenden!

Microsoft Word

Ähnlich kannst du auch mit Word-Dokumenten verfahren. In neue Dateien kopierte Texte oder Textfragmente enthalten keine Wiederherstellungsoptionen.

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Checkboxen in Excel-Tabellen einfügen

In Excel-Tabellen lassen sich Checkboxen als Formular- oder als ActiveX-Steuerelement einfügen. Diese Funktion ist aber etwas versteckt und nur über die Entwicklertools erreichbar, die zuerst aktiviert werden muss. Und zwar so:

Starte Office Excel und klicke auf Datei | Optionen. Im Excel-Optionsfenster rufst du die Kategorie Menüband anpassen auf und aktivierst ganz rechts die Hauptregisterkarte Entwicklertools. Bestätige die Auswahl mit OK, damit in Excel die Registerkarte hinzugefügt wird.

Um nun die Checkbox in eine Excel-Tabelle einzufügen, klickst du auf die Registerkarte Entwicklertools und dann auf Einfügen. In dem Aufklappmenü kannst du nun die Checkbox als Formularsteuerelement oder als ActiveX-Steuerelement auswählen.

Nach der Auswahl wird der Mauszeiger als Kreuz dargestellt. Mit einem Mausklick in die linke obere Ecke einer Zelle wird die Checkbox in dieser platziert. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Kontextmenü zur Bearbeitung. Hier kannst du beispielsweise den Text der Zelle anpassen oder entfernen.

Nach der Bearbeitung und Anpassung klickst du abschließend an eine leere Stelle des Arbeitsblattes um die Checkbox zu aktivieren.

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Excel-Dateien mit einem Zeitstrahl anschaulicher gestalten

Für fast alles gibt es bei Excel eine Formel oder Funktion. Nur einen Zeitstrahl kann man auf diese Weise nicht erstellen. Aber mit ein wenig Handarbeit und einfachen Zellfunktionen kann man doch einen Zeitstrahl anfertigen.

Erstellen der Zeitlinie

Einen Zeitstrahl in Excel zu erzeugen dauert nur ein paar Minuten. Starten Sie dazu Excel und markieren eine entsprechende Anzahl von Zellen in einer Reihe. Zum Beispiel B8 bis I8. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option Zellen formatieren.

 

Im Dialogfenster wählen Sie auf der Registerkarte Rahmen die Art der Linie aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche für die obere Linie. Mit OK speichern Sie die Änderung und die Zeitstrahl-Linie wird im Excel-Dokument angezeigt.

 

Die Teilungsstriche

Im nächsten Schritt verbinden Sie jeweils zwei Zellen oberhalb des Zeitstrahls miteinander. Markieren Sie zwei Zellen und klicken Sie in dem Menüband auf im Bereich Ausrichtung auf den Button Verbinden und Zentrieren. Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte mit den Zellen unterhalb des Zeitstrahls.

 

Um die senkrechten Teilungsstriche zu erzeugen, markieren Sie nun alle verbundenen Zellen oberhalb des Zeitstrahls, öffnen das Kontextmenü und wählen nochmals Zellen formatieren aus.

Legen Sie eine passende Linie fest und klicken Sie nacheinander auf die drei Schaltflächen unterhalb der Vorschau. Speichern Sie die Änderungen wieder mit OK. Wiederholen Sie diesen Schritt mit den verbundenen Zellen unterhalb der Zeitleiste.

 

 

Ereignisbezeichnungen erstellen

Um auf den Teilungsstrichen eine Bezeichnung der Ereignisse einzufügen, markieren Sie die zwei darüber liegenden Zellen und verbinden Sie sie miteinander nach obigem Vorbild. Danach tippen Sie in diese Zellen die gewünschten Bezeichnungen ein.

 

Bezeichnungen um 45 Grad drehen

Bei Bedarf kann die Schrift der Bezeichnungen auch gedreht werden. Markieren Sie die Bezeichnung(en), klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche ab-Schrägstrich und wählen Sie eine der Drehungen aus.

 

Wenn Sie möchten, können Sie die Zellen auch noch farblich hervorheben. Verwenden Sie dazu die Menüschaltfläche mit dem Farbeimer. Diese befindet sich im Menüband unterhalb der Schriftgröße.

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Microsoft Excel: Geburtstage tagesaktuell hervorheben

Wenn Sie eine Geburtstagsliste per Excel verwalten, erfordert das einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Festtage müssten beispielsweise monatlich in einem separaten Tabellenblatt eingetragen werden. Auch andere Sortiermöglichkeiten sind hier denkbar. Excel bietet aber eine einfache Möglichkeit, Datumseinträge automatisch farblich hervor zu heben.

Die Lösung heißt „Bedingte Formatierung“. Einmal angelegt, werden auch neue Geburtstagseintragungen berücksichtigt. Eine Sortierung der Geburtstagsliste ist nicht nötig. Und so geht’s:

1. Starten Sie Excel, rufen Sie die Geburtstagsliste auf, und markieren Sie alle Einträge.

2. Danach klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Untermenü die Option „Neue Regel“ aus.

3. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus. In das Eingabefeld von „Regelbeschreibung bearbeiten“ tragen Sie folgende Formel ein:

=UND(MONAT(A1)=MONAT(HEUTE());TAG(A1)=TAG(HEUTE()))

4. Mit der Schaltfläche „Formatieren“ wechseln Sie zum nächsten Dialogfenster. Auf der Registerkarte „Ausfüllen“ wählen Sie eine Farbe aus, mit der die betreffenden Zellen hervorgehoben werden sollen. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

Die neue Regel wird von Excel sofort umgesetzt und das Ergebnis wird sofort sichtbar.

Wie man aber in diesem Beispiel feststellt, wurde der Geburtstag des römischen Kaisers Carcalla nicht markiert. Das liegt daran, dass Excel keine Datumseinträge vor 1900 erkennt.

Mit dieser „Bedingten Formatierung“ lassen sich beispielsweise auch Lieferverzögerungen markieren. Mehr dazu in diesen Artikel.

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Microsoft Excel: Abschalten des Exponential-Modus bei langen Zahlen

Standardmäßig zeigt Excel lange Zahlen im Exponential-Modus an. Beispielsweise wird die Zahl „11223344556677“ in der Form „1,12233E+13“ angezeigt. Möchte man aber die ganze Zahl sehen, dann muss man zur Zellenformatierung greifen. Einfach die Zelle vergrößern funktioniert hier leider nicht. Die Lösung ist aber recht simpel und erfordert keinerlei Formelkenntnisse.

Normal lesbare statt Exponentialzahlen

Markieren Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste den Tabellenbereich, dessen Zahlen komplett dargestellt werden sollen. Mit der Tastenkombination [Strg][A] können Sie auch die gesamte Tabelle markieren.

Öffnen Sie anschließend das Dialogfenster „Zellen formatieren“ mit der Tastenkombination [Strg][1]. Benutzen Sie hierfür die [1] über der Taste [Q], sonst funktioniert es nicht.

Dann wählen Sie auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Zahl“ aus, aktivieren die Option „100er-Trennzeichen verwenden (.)“ und geben die gewünschte Anzahl der Dezimalstellen (Nachkommastellen) an. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Nun werden alle langen Zahlen als solche dargestellt; der Exponential-Modus ist abgeschaltet.

Soll der Urzustand wieder hergestellt werden, deaktivieren Sie die Option mit den 1000er-Trenzeichen wieder.

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Microsoft Excel: In einem Arbeitsschritt die Achsen tauschen

Nach dem Erstellen einer Tabelle kann es schon mal passieren, dass sie besser aussieht wenn die Achsen ausgewechselt werden. Mit einer einzigen Matrixformel erstellt man eine Kopie der ursprünglichen Tabelle mit getauschten Achsen.

Unsere Beispiel-Tabelle hat die Größe von 16 Zeilen und 7 Spalten, sie erstreckt sich von Zelle „A1“ bis „G16“.

Um die Achsen zu tauschen, markieren Sie zuerst einen gleichgroßen Bereich neben oder unter der betreffenden Tabelle…

…geben die Matrix-Formel =MTRANS(A1:G16) ein und drücken die Tastenkombination [Strg][Umschalt][Enter]. Excel tauscht nun die Spalten gegen die Zeilen der Tabelle aus.

Jetzt können Sie entscheiden, welche Tabelle besser und übersichtlicher ist und welche gelöscht werden kann.

Die Matrixfunktion kann ab Excel Version 2000 angewendet werden.

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Excel: Eigene Einmaleins-Tabellen für schnelle Multiplikationen anlegen

Das waren früher noch Zeiten: In der Schule musste man das kleine und große Einmaleins auswendig lernen. Spätestens seit dem Zeitpunkt, an dem man den Taschenrechner verwenden darf, gerät das Einmaleins in Vergessenheit. Selbst beim Arbeiten mit Excel benötigt man es hin und wieder. Entweder man nimmt den Taschenrechner zu Hilfe, oder man nutzt Excel zur Multiplikation. Es geht aber noch schneller. Mit ein paar Klicks und einer einzigen, einfachen Matrixformel erstellen Sie eine Tabelle mit den benötigten Ergebnissen.

Die eigene Einmaleins-Tabelle

Die ganz persönliche Einmaleins-Tabelle können Sie beliebiger Größe ab Excel-Version 2000 erstellen. Starten Sie dazu einfach das Excel-Programm mit einem leeren Arbeitsblatt.

Dann geben Sie beispielsweise in die Zellen „A2″ bis“ A13″ die Zahlen 15 bis 26 ein und geben Sie in die Zellen „B1“ bis „J1“ die Zahlen 15 bis 23 ein.

Anschließend markieren Sie den leeren Bereich von „B2“ bis „J13″…

…und geben in das Eingabefeld die Matrix-Formel =A2:A13*B1:J1 ein. Das Wichtigste ist, dass Sie zur Bestätigung nicht einfach die Taste [Enter] drücken, sondern die Tastenkombination [Strg][Umschalt][Enter].

Automatisch wird die Formel in geschweifte Klammern gesetzt…

…und der markierte Tabellenbereich wird mit den Ergebnissen gefüllt.

Nun können Sie die eigene Einmaleins-Tabelle speichern oder ausdrucken. Damit erhalten Sie die benötigten Ergebnisse schneller als mit dem Computer oder Taschenrechner.

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