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Excel: Neuberechnung nur für das aktuelle Arbeitsblatt aktivieren

Beim Arbeiten mit Excel benötigt man oft mehrere aktive Arbeitsmappen zur gleichen Zeit. Werden an einem Blatt Änderungen vorgenommen, die (mit F9) manuell neu berechnet werden müssen, erfolgt normalerweise eine Berechnung aller geöffneten Arbeitsmappen. Mit der richtigen Einstellung wird das verhindert und nur das aktive Blatt neu berechnet.

Änderung in den Excel-Optionen

Klicke in dem neu zu berechnenden Arbeitsblatt auf den Office-Button oder die Schaltfläche Datei in der oberen, linken Ecke. Rufe die Excel-Optionen auf und wechsle in die Kategorie Formeln.

Im Bereich Berechnungsoptionen aktivierst du die Einstellung Manuell und speicherst die Änderung mit OK.

Bei der Aktivierung der Option Manuell wird beim Speichern der aktuellen Arbeitsmappe eine Neuberechnung durchgeführt. Ist dies nicht gewollt, dann entferne auch das Häkchen der Checkbox von Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen.

Schnelle Alternative

Alternativ kannst du auch mit der Tastenkombination [Umschalt][F9] nur das aktuelle Arbeitsblatt neu berechnen. Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn die Funktion Neu berechnen nur selten benutzt wird. In diesem Fall ist keine Änderung der Excel-Optionen erforderlich.

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Mehrere Zeilen gleichzeitig in Excel einfügen

Beim Einfügen von Zeilen in eine Exceltabelle lässt sich auf normalem Wegen immer nur eine Zeile auf einmal einfügen. So weit so gut. Sollen aber mehrere auf einmal eingefügt werden, dann ist diese Methode ziemlich zeitaufwendig. Mit einem einfachen Makro geht das wesentlich schneller,

Der Code für das Erstellen des Makros ist nur vier Zeilen lang und kann bei Bedarf entsprechend geändert werden.

Zuerst muss aber die Excel-Arbeitsmappe in einem anderen Format abgespeichert werden.

tabelle-speichern-neu-format-arbeitsmappe-mit-makros-xlsm-excel-office

Über Datei | Speichern unter legst du im Speicherdialog des Windows-Explorers den Dateityp Excel-Arbeitsmappe mit Makros (*.xlsm) fest.

windows-explorer-dateityp-festlegen-xls-makro-xlsm-excel-formatieren

Bei der etwas älteren Excel-Version 2007 kann dieses Format direkt über den Office-Button im Bereich Speichern unter ausgewählt werden.

neu-format-xlsm-makro-zeilen-einfuegen-office-microsoft-mehrere

Zurück in der zu bearbeitenden Tabelle klickst du dann auf Ansicht | Makros.

makro-ansicht-erstellen-excel-zeilen-mehrere-auf-einmal-windows-tabelle

Im nächsten Dialogfenster gibst du dem neuen Makro einen Namen und bestätigst diesen mit der Schaltfläche Erstellen.

makroname-erstellen-dialogfenster-excel-zeilen-mehrere-hinzufuegen-tabelle-xlsm-makro

Dann fügst du im Bearbeitungsfenster zwischen den Zeilen Sub und End Sub folgenden Code ein:

Dim CurrentSheet As Object
For Each CurrentSheet In ActiveWindow.SelectedSheets
CurrentSheet.Range(„A2:A8“).EntireRow.Insert
Next CurrentSheet

erstellen-end-sub-code-eintippen-erstellen-makro-excel

Der Wert („A2:A8“) ist variabel und bezeichnet die beiden Positionen zwischen denen die zusätzliche Zeilen eingefügt werden sollen.

Ist der Code eingegeben, schließe das Eingabefenster und das Bearbeitungsfenster Microsoft Visual Basic mit der roten X-Schaltfläche. So kehrst du zu deiner Arbeitsmappe zurück.

Um das Makro einzusetzen, klickst du im Menüband, im Register Ansicht, wieder auf den Button Makros, wählst das soeben erstellte Makro aus und bestätigst mit Ausführen.

benutzen-einsetzen-makro-ausfuehren-excel-zeilen-einfuegen

Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt mehrere Zeilen an anderer Stelle in eine Tabelle einfügen, wähle einfach Bearbeiten aus und ändere den Wert in der Klammer.

Das Ergebnis ist sofort sichtbar.

anzahl-zeilen-stelle-position-excel-tabelle-eingefuegt-makro-schnell-erstellt

Auch wenn sich das Anlegen dieses Makros nicht für zwei oder drei Zeilen lohnt, so kann es doch später einmal hilfreich sein. Schließlich kann man es schnell an wechselnde Bedürfnisse anpassen.

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Startbildschirm der neuen Office-2013-Anwendungen abschalten

Die erste Neuerung, die beim Start eines Programms von Office 2013 anspringt, ist der Startbildschirm. Er listet die zuletzt geöffneten Arbeitsmappen für einen Schnellzugriff auf. Neben der Option „Neue Arbeitsmappe“ und der Willkommen-Tour, werden weitere Vorlagen angezeigt. Sie sind zwar sehr nützlich, wie beispielsweise die „Hausrat“-Liste, werden aber selten regelmäßig benutzt. Die gute Nachricht: Wen der Startbildschirm stört, kann ihn dauerhaft abschalten.

Weg mit dem Office-2013-Startbildschirm

Die aufgelisteten Vorlagen werden dadurch nicht gelöscht, sie lassen sich auch weiterhin über „Datei | Neu“ aufrufen. Das Deaktivieren des Startbildschirms muss für jedes Office-Programm separat vorgenommen werden. Für unser Beispiel benutzen wir Excel 2013, die Vorgehensweise bei den anderen Programmen ist identisch.

Und so funktioniert’s:

1. Starten Sie Excel 2013, und öffnen eine „Leere Arbeitsmappe“.

bild-1-excel-office-2013-neu-startbildschirm-nervt-stört-deaktivieren-abschalten-dauerhaft

2. Oben links klicken Sie auf „Datei“…

bild-2-datei-aufrufen-menüband-microsoft-office-vorlage-später-aufrufen-optionen-neu-bildschirm-start-leere-arbeitsmappe

…und im nächsten Fenster auf „Optionen“.

bild-3-office-2013-excel-tabelle-vorlage-download-sky-drive-ort-speichern-neu-leere-arbeitsmappe

3. Im Dialogfenster „Excel-Optionen“ deaktivieren Sie in der Rubrik „Allgemein“ die Option „Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen“. Bestätigen Sie anschließend die Änderung mit dem Button OK.

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Ab sofort startet Excel 2013 mit einer leeren Arbeitsmappe. Durch die Abschaltung des Startbildschirms wird übrigens die Ladezeit für ein Office-Programm erheblich verkürzt.

Benötigen Sie mal eine Vorlage, die nicht in Ihrer Liste vorhanden ist, können Sie über die Suchfunktion sich weitere Vorlagen herunterladen. Dazu klicken Sie auf „Datei | Neu“ und geben in das Textfeld einen Suchbegriff ein. Starten Sie die Suche, und wählen Sie anschließend die passende Vorlage aus. Mit der Pin-Nadel fügen Sie die Vorlage Ihrer Liste hinzu.

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Wie das Beispiel hier zeigt (Vorlage für CD/DVD-Labels), gibt es durchaus nützliche Vorlagen, die man öfter mal benötigt.

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Microsoft Excel: Automatische Formelberechnung wieder einschalten

Bei der Arbeit mit Excel-Tabellen und dem häufigen Einsatz von Formeln kommt es bisweilen vor, dass bei Zellenänderungen die automatische Formel-Berechnung nicht mehr funktioniert. In diesem Fall wird die automatisierte Berechnung der in der Arbeitsmappe enthaltenen Formeln wieder über die „Optionen“ eingeschaltet.

Formeln wieder automatisch berechnen lassen

Starten Sie dazu Microsoft Excel, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Im Dialogfenster „Optionen“ wechseln Sie zur Kategorie „Formeln“. Aktivieren Sie im Bereich „Arbeitsmappenberechnung“ die Option „Automatisch“.

bild-1-excel-microsoft-office-version-älter-2003-2007-2013-windows-formel-automatisch-berechnen-arbeitsmappe-tabelle-kalkulation-zelle

In den älteren Excel-Versionen (2003 und älter) klicken Sie auf „Extras | Optionen“.  Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie das Register „Berechnung“. Im gleichnamigen Bereich aktivieren Sie auch hier die Option „Automatisch“.

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Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button „OK“.

Ab sofort funktioniert die automatische Berechnung wieder und die Zellen mit Formeln zeigen wieder das richtige Ergebnis, wenn sich Inhalte der Bezugs-Zellen ändern.

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Microsoft Excel: Bei neuen Arbeitsmappen die Anzahl der leeren Tabellen selber vorgeben

Wenn Microsoft Excel gestartet wird, öffnet sich die neue Arbeitsmappe normalerweise mit drei Tabellenblättern. Bei dem neuen Office 2013 ist nur noch eine Tabelle vorhanden. Wird ein neues Tabellenblatt gebraucht, dann kopiert man einfach ein vorhandenes. Excel lässt sich aber auch individuell anpassen. Benötigen Sie mehr oder vielleicht auch weniger Tabellen, können die Funktion „Neu“ einfach über die Optionen individuell anpassen.

Wie viele Tabellenblätter hätten’s denn gern?

bild-1-excel-version-neu-arbeitsmappe-tabelle-anzahl-ändern-individuell-2013-office-microsoft

Um die Anzahl der neuen Tabellenblätter bei neu angelegten Tabellen festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Starten Sie Excel, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Bei den älteren Versionen wie beispielsweise Excel 2003 wählen Sie „Extras | Optionen“.

2. Im Dialogfenster „Optionen“ wechseln Sie zum Register „Allgemein“.

3. Andern die Anzahl der Tabellenblätter bei der Option „Blätter in neuer Arbeitsmappe“ und bestätigen mit „OK“.

bild-2-optionen-excel-2013-office-dialogfenster-extras-datei-menüleiste-register-allgemein-blätter-arbeitsmappe-anzahl-ändern

In der neuen Version Excel 2013 sieht das übrigens so aus:

bild-3-excel-2013-neu-arbeitsblatt-blätter-einfügen-neu-funktion-register-office-version-aussehen-kategorie

Öffnen Sie zukünftig eine neue Arbeitsmappe, werden entsprechend Ihrer Änderung die gewünschte Anzahl der Tabellen angezeigt.

bild-4-tabellenblatt-mappe-neu-individuell-anpassen-anzahl-ändern-ergebnis-ab-sofort-bestätigen-excel-office-microsoft-2013-version

Diese Einstellung kann jederzeit mit den oben beschriebenen Arbeitsschritten wieder rückgängig gemacht werden.

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Office 2007/2010: PDF-Dateien direkt aus Word, Excel und PowerPoint erzeugen

Wenn Office Dokumente weitergegeben werden, die nicht verändert werden sollen, können diese mit einem Schreibschutz versehen werden. Da diese Sicherungsmaßnahme aber mehr Arbeits- und Zeitaufwand bedeutet, wird sie kaum genutzt. Die einfachere und schnellste Methode ist seit Office 2007 (Service Pack 2) ist der Export des Dokuments in das PDF-Format. Hierzu sind keine zusätzlichen Hilfsmittel erforderlich.

Das Exportieren als PDF hat noch einen weiteren Vorteil. Ältere Office-Versionen (bis 2003) arbeiten nicht mit den neuen Formaten (docx und xlsx). Diese Formate werden nicht ohne weiteres von den älteren Office Versionen verarbeitet. Mit PDF-Dateien können Sie aber sicher sein, dass der Empfänger Ihre Dokument auch öffnen und lesen kann.

Und so funktioniert’s:

1. Starten Sie eine Office-Anwendung, zum Beispiel Word und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Ändern Sie im Aufklappmenü von „Dateityp“ (Save as type) das Format in „PDF“ und vergeben dem Dokument bei Bedarf einen anderen Namen.

3. Abhängig von der Größe des Dokuments können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Im Bereich „Optimieren für“ (Optimize for) kann die Option „Standard“ oder „Minimale Größe“ (Minimum size) ausgewählt werden.

„Minimale Größe“ sollte nur dann gewählt werden, wenn das Dokument auf einer Webpage veröffentlicht wird, oder wenn es sehr groß ist. Durch die Komprimierung wird auch die Druckqualität verschlechtert.

Klicken Sie anschließend auf „Optionen“.

4. Im neuen Dialogfenster werden weitere, seitenspezifische Einstellungen vorgenommen.

Unter „Seitenbereich“ (Page range) kann, ähnlich wie im Druckdialog, festgelegt werden was gespeichert werden soll.

Im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) legen Sie fest ob das Dokument mit oder ohne Kommentare (Markups) gespeichert werden soll. Sind im Dokument keine Kommentare enthalten, ist die Option „Dokument mit Markups“ (Document showing markup) nicht auswählbar.

Im letzten Bereich, „PDF-Optionen“ können Sie bei Word mit der Kennwort-Funktion das Dokument zusätzlich mit einem Passwort versehen.

Haben Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und das nächste Fenster mit „Speichern“ (Save).

Bei Excel können Sie im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) auswählen, ob die „Aktiven Blätter“ (Active sheets), die „Gesamte Arbeitsmappe“ (Entire workbook), oder eine individuelle „Auswahl“ (Selection) von Blättern als PDF gespeichert werden soll.

Zudem ist das Anlegen eines Kennwortes bei Excel nicht möglich.

Wenn im Dialogfenster „Speichern unter“ die Vorschaufunktion aktiviert ist, wird nun das neue PDF-Dokument angezeigt.

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Microsoft Excel: Alle Arbeitsblätter einer Mappe auf einmal durchsuchen

Wenn bei Excel die Suchfunktion gestartet wird, um Einträge zu suchen, ist standardmäßig die Suche auf ein Arbeitsblatt beschränkt. Möchte man aber alle Arbeitsblätter einer Datei durchsuchen, muss das jeweilige Blatt gewechselt werden und die Suche erneut gestartet werden. Mit den entsprechenden Einstellungen lässt sich die Suchfunktion in Excel effektiver konfigurieren, so dass alle Arbeitsblätter auf einmal durchsucht werden.

Alle Arbeitsblätter durchsuchen

Die Suche wird bis zur Excel-Version 2003 mit einem Klick in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Suchen“ gestartet. Ab Version 2007 gelangen Sie zur Suchfunktion mit Klick auf „Start| Suchen und Auswählen | Suchen“.

Schneller und versionsübergreifend ist aber die Tastenkombination [Strg][F].

Starten Sie Excel, rufen Sie die gewünschte Arbeitsmappe auf, und rufen Sie die Suchfunktion nach obigem Vorbild auf. In der Eingabezeile von „Suchen nach“ geben Sie Ihren Suchbegriff ein und klicken auf den Button „Optionen“.

Das Suchfenster expandiert und weitere Einstellungen werden eingeblendet. Im oberen Aufklappmenü neben der Option „Suchen“ ändern Sie die Einstellung von „Blatt“ auf „Arbeitsmappe. Mit der Schaltfläche „Alle suchen“ startet der Suchvorgang.

Nach Abschluss der Suche wird das Fenster um die Ergebnisliste erweitert. Mit dem Button „Weitersuchen“ schalten Sie sich durch die Ergebnisliste. Es kann aber auch jeder Eintrag separat durch anklicken ausgewählt werden. Dabei bleibt das Suchfenster immer im Vordergrund geöffnet.

Wird das Suchfenster nicht mehr benötigt, schließen Sie es mit der roten Systemschaltfläche „X“.

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Bei Microsoft Excel die Standardschrift dauerhaft ändern

Auch bei Microsoft Excel kann man, wie bei Word auch, die Standardschriftart und -größe dauerhaft festlegen. Nicht für jeden Nutzer sind die Grundeinstellungen, wie Arial in der Größe 11 bei Excel 2010, ideal. Man kann zwar über die Schaltflächen für jede Arbeitsmappe die Größe ändern, aber das ist nicht von Dauer.  Entweder wird schon  bei der nächsten Zelle die Schrift wieder geändert, oder nach Erstellung  der Arbeitsmappe muss man die betreffenden Zellen markieren und die Schriftart ändern. Das geht auch einfacher. Eine der wenig beachteten Excel-Optionen, ist die Änderung der Standardschrift und -größe.

Bei Excel 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“. Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und können hinter der Option „Standardschriftart“ die Schriftart und -größe ändern. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“ und starten Excel neu.

 Bei Excel 2007 geht das so:

Klicken Sie auf den „Office“-Button und danach auf „Excel-Optionen“. Hier wählen Sie im linken Bereich „Häufig verwendet“. Im Bereich „Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen“ können Sie hinter „Folgende Schriftart verwenden“ Art und Größe der Schrift ändern. Auch hier mit „OK“ bestätigen und Excel neu starten.

Excel 2010:

Unter „Datei | Optionen“ wählen Sie die Kategorie „Allgemein“ aus.    Im Bereich „Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen“ können Sie hinter „Folgende Schriftart verwenden“ die gewünschten Änderungen vornehmen. Mit „OK“ bestätigen und Excel 2010 neu starten, damit die geänderten Einstellungen aktiviert werden.