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Outlook: E-Mail verzögert senden

Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

Wichtiger Hinweis

Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

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Windows-Computer durch USB-Login noch besser absichern

Mit Login-Passwörtern gesicherte Windows-Rechner stellen einen gewissen Zugriffsschutz dar. Die Sache mit den Passwörtern ist aber die, dass man sie oft schnell herausfindet. Zusätzlichen Schutz bietet die Login-Variante mit einem USB-Stick.

Viele Nutzer bewahren das aktuelle Passwort beispielsweise in der Schreibtischschublade auf, kleben sie unter die Tastatur oder es ist so einfach gewählt, dass man kein Einstein sein muss um das Kennwort zu erraten. Manche Arbeitskollegen sind dann auch so neugierig und schauen einem während der Passworteingabe einfach über die Schulter.

Wenn du so neugierige Kollegen oder Angehörige hast, dann dürfte der USB-Login-Stick für dich das Richtige sein. Ohne ihn kann niemand so schnell deinen PC starten. Das Einrichten des USB-Sticks ist in zwei Schritten schnell erledigt.

Schritt 1: Laufwerkbuchstaben ändern

Stecke den USB-Stick in einen beliebigen Port und starte dann die Datenträgerverwaltung. Bei Windows 10 geht das am einfachsten per Rechtsklick auf das Windows-Icon des Startmenüs.

Die Datenträgerverwaltung kann auch über Systemsteuerung | System und Sicherheit | Verwaltung | Computerverwaltung aufgerufen werden.

Damit der Login-Stick funktioniert, muss zuerst der Laufwerksbuchstabe auf (A:) geändert werden. Im Dialogfenster der Datenträgerverwaltung klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag mit dem Wechseldatenträger (Datenträger 1, Wechselmedium).

Im Kontextmenü wählst du die Option Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern und weist dem USB-Stick über den Button Ändern dann den neuen Laufwerksbuchstaben A zu. Bestätige alle offen Dialogfenster mit OK um die Änderung zu speichern.

Schritt 2: Verschlüsselung erstellen

Mit der Tastenkombination [Windows][R] rufst du den Dialog Ausführen auf, tippst den Befehl syskey.exe ein und klickst auf OK.

Im Dialogfenster Sichern der Windows-Kontodatenbank aktivierst du die Einstellung Verschlüsselung aktiviert und bestätigst die Auswahl mit Aktualisieren.

Im nächsten Dialog wählst du im Bereich Vom System generiertes Kennwort die Option Systemschlüssel auf Diskette speichern aus und klickst auf den Button OK. In den nächsten zwei Meldungen wirst du aufgefordert, die Diskette (=USB-Stick) in Laufwerk A einzulegen und den Schlüssel für den Systemstart zu speichern. Beide Fenster bestätigst du mit der Schaltfläche OK.

Ab dem nächsten Systemstart ist der USB-Login-Stick erforderlich um den PC benutzen zu können.

Wenn der Computer zuvor schon mit einem Login-Kennwort geschützt war, dann wirst du auch jetzt wieder aufgefordert, das Passwort einzugeben. Erst danach kann der Computer verwendet werden.

Fazit:

Mit dem Login-Stick und einem zusätzlichen Passwort ist dein Rechner eigentlich gut geschützt. Es gibt aber einen Nachteil: Verlierst du den USB-Stick oder löschst versehentlich die darauf gespeicherten Verschlüsselungsdaten, dann ist ein Computerstart nicht mehr ohne weiteres möglich.

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Hardware & Software Software Windows 10

Windows 10: Synchronisierung von Einstellungen aus- und einschalten

Wer sich bei Windows-10-Rechnern mit seinem Microsoft-Konto anmeldet, kann bei der Verwendung mehrerer Geräte etliche Einstellungsoptionen, wie beispielsweise Kennwörter und Design, auf die anderen PC´s übertragen. Diese Synchronisation ist standardmäßig aktiviert. Wenn aber einzelne Geräte davon ausgenommen werden sollen, kann man die Synchronisierung komplett ausschalten, oder auch nur einzelne Optionen deaktivieren.

Auf dem betreffenden Computer rufst du mit der Tastenkombination [Windows][I] die Einstellungen auf und klickst auf Konten | Einstellungen synchronisieren.

Mit dem Schalter der Option Synchronisierungseinstellungen deaktivierst du komplett alle verfügbaren Optionen. Über die Einzelschalter des Bereichs Einzelne Synchronisierungseinstellungen legst du fest, welche Features aktiv oder inaktiv sein sollen.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken

Verantwortungsvoll mit Ressourcen umzugehen, sollte in jedermanns Interesse sein. Das betrifft den Materialverbrauch zu Hause und genau so auch am Arbeitsplatz.  Insbesondere Druck- oder Kopiervorgänge kannst du ohne eine großen Bequemlichkeitsverlust optimieren.

Etliche werden sagen, das Verbrauchsmaterial bezahlt doch die Firma, die kauft günstig ein. Aber dann ist da ja noch der Umwelt- und Gesundheitsaspekt. Jeder Druckvorgang mit Laserdruckern produziert eine Menge Feinstaub, die wir dann einatmen. Kontroll- oder Vorabausdrucke werden kurz geprüft und dann weggeworfen.

Mit Word kann man schnell und einfach Verbrauchsmaterial einsparen. Die entsprechenden Einstellungen werden im Druckmenü vorgenommen.

Sollen Vorabdrucke zur Kontrolle erstellt werden, kann man zum Beispiel mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken. Dazu öffnest du den Druckdialog über Datei | Drucken. Auf der linken Seite, in der Kategorie Einstellungen, befindet sich die Option 1 Seite pro Blatt.

Mit einem Klick auf diese Option kannst du bis zu 16 Textseiten auf ein Blatt Papier drucken. Ein weiteres Einsparpotenzial lässt sich über die Schaltfläche Einseitiger Druck erreichen. Standardmäßig ist hier eine Seite pro Blatt eingestellt.

Wählst du hier Beidseitiger Druck aus, werden Vorder- und Rückseite des Blattes automatisch beschriftet. Das funktioniert aber nur dann problemlos, wenn der Drucker dieses Feature auch unterstützt. Wenn nicht, muss du die Blätter in der Papierkassette  halt manuell umdrehen.

Natürlich kann der beidseitige Druck auch für die normale Korrespondenz genutzt werden. Im privaten Bereich lässt sich das problemlos praktizieren, am Arbeitsplatz muss eventuell der Chef seine Zustimmung geben.

Möchtest du auch Tinte oder Toner sparen, dann ändere im Menü von Seite einrichten die Ausgabequalität in den Druckoptionen auf Entwurfsqualität verwenden.

Noch ein Spartipp

Einseitig bedrucktes Papier muss nicht unbedingt weggeworfen werden. Daraus lassen sich mit ein paar Handgriffen nützliche Notizblöcke anfertigen. Die DIN-A4-Seiten einmal (oder mehrfach für kleinere Blätter) in der Mitte durchschneiden, zusammentackern oder Lochen und auf einen Heftstreifen aufziehen, fertig ist der Notizblock.

Wem das Schneiden zu aufwendig ist, weil kein Papierschneider vorhanden ist, der reißt die Seiten über die Kante eines Lineals einfach durch.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

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Hardware & Software Windows 10

Windows-10-Rechner blitzschnell sperren

Am Arbeitsplatz oder auch am heimischen Rechner sollte man seinen Rechner sperren, wenn man den PC unbeaufsichtigt lässt. Auch wenn es nur mal für eine Zigarettenlänge oder einen Toilettengang ist. Gewisse Inhalte sind nicht für Kollegen oder Kinder geeignet. Wie in den vorangegangenen Windows Betriebssystemen auch, gibt es bei Windows 10 mehrere Möglichkeiten, den PC gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Affengriff

Über den altbewährten Affengriff [Strg][Alt][Entf], den es schon seit gefühlten 100 Jahren gibt, kann der PC über die entsprechende Schaltfläche gesperrt werden. Hier stehen auch die Optionen Benutzer wechseln und Abmelden zur Verfügung. Der Task-Manager kann ebanfalls von hier aus gestartet werden.

Startmenü

Öffne das Startmenü mit einem Mausklick auf das Windows-Icon unten links in der Taskleiste, klicke auf deinen Benutzernamen und anschließend auf Sperren.

Task-Manager

Der wahrscheinlich längste Weg um einen PC vorübergehend zu sperren, führt über den Task-Manager. Dieser Weg ist wahrscheinlich nur dann interessant, wenn dieses Tool ohnehin schon geöffnet ist. Den Task-Manager startest du per Rechtsklick auf die Taskleiste und rufst dann das Register Benutzer auf. Mit einem Mausklick markierst du deinen Benutzernamen und wählst per Rechtsklick im Kontextmenü Trennen aus. Damit ist dein PC gesperrt.

Tastenkombination

Die schnellste Variante einen Windows-Rechner zu sperren, ist die Tastenkombination [Windows][L]. Sie sperrt ohne weitere Zwischenschritte deinen PC.

Desktop-Verknüpfung

Wer lieber auf eine Verknüpfung zurückgreifen möchte, der kann sich eine individuell gestaltete Desktop-Verknüpfung erstellen. Mit einem Rechtsklick auf den Desktop und den Optionen Neu | Verknüpfung öffnest du den Einrichtungsassistenten. Im Eingabefeld des Speicherortes gibst du folgenden Pfad ein:

C:\Windows\System32\rundll32.exe user32.dll, LockWorkStation

Mit einem Klick auf Weiter vergibst du im nächsten Fenster einen beliebigen Namen und schließt den Arbeitsschritt mit der Schaltfläche Fertig stellen ab. Damit ist die Verknüpfung schon einsatzbereit.

Wenn du möchtest, kannst du dem Icon noch ein anderes Aussehen verleihen. Öffne mit der rechten Maustaste dessen Kontextmenü und wähle die Eigenschaften aus. Mit der Schaltfläche Anderes Symbol legst du dann das neue Layout der Verknüpfung fest.

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Windows: Einzelne Webseiten mit der Hosts-Datei sperren

Die Angebote im WWW sind nicht immer für alle Augen geeignet. Gerade beim Internetkonsum der Kinder müssen Eltern sehr genau hinschauen. Zwar nehmen uns die Filtereinstellungen der Webbrowser viel Arbeit ab, aber es kommt natürlich auch vor, dass durch eine zu strenge Einstellung des Filters Webseiten geblockt werden, die eigentlich angezeigt werden sollten. Und eine zu schwache Filtereinstellung zeigt möglicherweise zu viel Ungeeignetes. Für solche Fälle lassen sich mittels der Hosts-Datei recht einfach einzelne, ausgewählte Websites sperren.

Natürlich eignet sich diese Methode auch für Arbeitsplatzrechner, um Mitarbeitern den Zugang zu bestimmten Webseiten, wie beispielsweise eBay, zu verweigern.

Als erstes öffnest du Notepad. Gib dazu den Programmnamen in das Suchfeld des Startmenüs ein und öffne das Tool in der Ergebnisliste per Rechtsklick mit Administrator-Rechten. Gegebenenfalls bestätigst du die Sicherheitsabfrage mit Ja.

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Im Notepad-Editor klickst du dann auf Datei | Öffnen

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…und navigierst zu dem Ordner C:\Windows\System32\drivers\etc\HOSTS. Achte darauf, dass alle Dateien angezeigt werden und nicht nur die Text-Dateien.

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In der geöffneten Hosts-Datei legst du am Ende eine neue Zeile an nach folgendem Muster an:

127.0.0.1 Leertaste Name der Webseite

In der Reailtät sieht das dann so aus: 127.0.0.1 www.rotten.com

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Wenn du weitere Webseiten blockieren willst, wiederhole die Eingabe entsprechend oft. Danach speicherst du die Änderung über die Menüleiste Datei | Speichern.

Zum Testen startest du deinen Browser und versuchst eine der im Editor erfassten Webadressen aufzurufen. Das Ergebnis dürfte so, oder ähnlich aussehen:

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Technisch gesehen, wird die angegebene(n) Webseite(n) mit der lokalen IP-Adresse 127.0.0.1 verknüpft und laufen ins Leere. Die auf diese Weise geänderte Hosts-Datei wirkt sich auf das komplette System aus und ist nicht auf einzelne Programme beschränkt.

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Ohne Benutzerkonten-Abmeldung den Windows-PC kurzzeitig sperren

Verlässt man kurzzeitig seinen Computer und möchte ihn vor unbefugtem Zugriff während dieser Zeit schützen, kann mann die Tastenkombination [Windows][L] zum temporären Ausloggen verwenden. Aber die danach erforderliche Passworteingabe kann schnell nervig werden. Kommt halt darauf an, wie oft man zum Kopierer, Drucker oder einfach nur auf die Toilette geht. Oftmals ist aber ein Ausloggen gar nicht notwendig und es reicht, einfach nur Maus und Tastatur abzuschalten.

Das Gratistool KeyFreeze sperrt mit nur einem Klick die Tastatur und die Maus. Die Reaktivierung erfolgt dann durch eine Tastenkombination. Klicke einfach auf der Webseite www.keyfreeze.com auf den Download-Link…

keyfreeze-deaktivieren-tastatur-maus-ausloggen-verhindern-zugriff-kurzzeitig

…und starte die One-Klick-Installation mit einem Doppelklick auf die Setup.exe.

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Danach ist KeyFreeze einsatzbereit und kann über das Startmenü aufgerufen werden. Ein Klick auf den Button Lock Keyboard & Mouse

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…sperrt beides nach einem 5-Sekunden-Countdown. Der Bildschirm wird dabei nicht gesperrt und bleibt sichtbar. Das KeyFreeze-Fenster verschwindet nach der Sperrung automatisch.

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Zur Reaktivierung von Maus und Tastatur drückst du nur die Tastenkombination [Strg][Alt][Entf] und anschließend noch auf [Esc].

Das Tool KeyFreeze eignet sich besonders für den heimischen Computer. Damit kann man verhindern, dass die Kinder, die mal ein Video schauen oder mit den Großeltern skypen, auf der Tastatur herumhacken und Schaden anrichten könnten.