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Excel: Rechnen mit Uhrzeiten

Das Office-Tabellenprogramm Excel ist auch in der Lage, Zeitspannen jeder Art zu berechnen. Hierzu sind eigentlich nur zwei Voraussetzungen erforderlich. Zum Einen musst du auf eine bestimmte Schreibweise achten, zum Zweiten müssen die betreffenden Zellen die richtige Formatierung haben. Und so funktioniert es:

Richtiges Zahlenformat einstellen

Um beispielsweise einen Arbeitszeitnachweis auszurechnen, markierst du die benötigten Zellen. Dann klickst du im Register Start auf die Schaltfläche mit den Zahlenformaten, die sich in der Gruppe Zahl des Menübandes befindet. Mit dem Eintrag Weitere Zahlenformate öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren. Lege in der Kategorie Uhrzeit nun den für deine Zwecke geeigneten Typ fest.

Auf die exakte Schreibweise achten

Excel erkennt eine eingegebene Zahl nur dann als Uhrzeit, wenn sie im Format Stunden:Minuten eingetippt wird. Eine beispielhafte Zeitspanne von 9 Stunden und 38 Minuten werden bei Excel als 9:38 abgebildet. Auf diese Weise werden auch die Uhrzeiten auf Digitaluhren angezeigt.

Für eine sekundengenaue Zeitberechnung tippst du nach diesem Vorbild 9:38:22 ein. Natürlich musst du dann auch das Zellenformat entsprechend ändern.

Im Anschluss kannst du nun deine gewünschte Rechenoperation, z. B. die Addition der Arbeitsstunden, durchführen.

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Microsoft Excel: Differenz zwischen zwei Uhrzeiten berechnen

Die Differenz zwischen zwei Uhrzeiten lassen sich nicht mit einer einfachen Subtraktion berechnen. Damit wird die Kontrolle der eigenen Arbeitszeit zu einer langwierigen Rechenaktion. Dabei sollte jeder, auch diejenigen, die am Arbeitsplatz eine Zeiterfassung haben, zur Selbstkontrolle greifen. Gerade in den Firmen, die noch mit Stechkarten arbeiten. Da kann es in der Personalabteilung schon mal zu Rechenfehlern kommen. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser (und sehr einfach).

Um mit Excel die Arbeitszeiten zu berechnen, erstellen oder rufen Sie die Datei mit den Uhrzeiten auf. Prüfen Sie die Zellen mit den Uhrzeiten, ob sie die richtige Formatierung (Uhrzeit) aufweisen. Falls nicht, markieren Sie die betreffenden Zellen und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag „Zellen formatieren“.

Im Dialogfenster „Zellen formatieren“ wählen Sie im Register „Zahlen“ das Format „Uhrzeit“ und unter „Typ“ das entsprechende Erscheinungsbild aus. Speichern Sie die neue Formatierung mit „OK“.

Tragen Sie nun in die Zelle, in der die Zeitdifferenz angezeigt werden soll, folgende Formel ein: “

=(A1>A2)+A2-A1

Mit drücken der [Enter]-Taste wird das Ergebnis im Uhrzeit-Format angezeigt. In diesem Beispiel sind es 9 Stunden und 3 Minuten.

Die Parameter „A1“ und „A2“ werden wahrscheinlich von Ihrer Tabelle abweichend sein und müssen natürlich entsprechend angepasst werden.

Diese Formel lässt sich natürlich auch dann anwenden, wenn die Zeitdifferenz mit datumsübergreifenden Uhrzeiten (nach Mitternacht) berechnet werden müssen.

Somit ist die Arbeitszeit-Kontrolle ein Kinderspiel und funktioniert ab Version 2000.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.