Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: archivieren

  • Mit Bordmitteln Verzeichnisse und einzelne Dateien zu einem ZIP-Archiv komprimieren

    Um Speicherplatz auf Desktop-Rechnern und Notebooks zu sparen, können Dateien und Ordner zu ZIP-Archiven gepackt werden. Dazu sind nicht einmal zusätzliche Komprimierungsprogramme wie WinRar oder 7-Zip zwingend erforderlich. Das geht auch ganz bequem mit den integrierten Bordmitteln.

    Das Windows-Betriebssystem enthält ein Komprimierungs-Tool, dass sich im Kontextmenü versteckt.

    Um Dateien und/oder Ordner zu einem ZIP-Archiv zusammenzufassen, öffnest du den Windows-Explorer und navigierst zu den betreffenden Dateien und Ordnern.

    Markiere die Dateien und klicke mit der rechten Maustaste auf diese Markierung. Wähle im Kontextmenü den Befehl Senden an | Zip-komprimierter Ordner um das ZIP-Archiv zu erstellen.

    Möchtest du die Dateien später wieder entpacken, dann klicke mit der rechten Maustaste auf das ZIP-Archiv und wähle im Kontextmenü den Punkt Alle extrahieren aus.

    Fazit:

    Die eingebaute Windows-Variante ist durchaus akzeptabel. Man kann den Komprimierungsfaktor zwar nicht beeinflussen, sowie bei 7-Zip & Co, trotzdem hatte das fertige Archiv bei unseren Versuchen nur noch etwas mehr als ein Drittel der ursprünglichen Dateigröße.

  • WhatsApp: Nicht benötigte Chats für späteren Zugriff archivieren

    Wer den Messenger WhatsApp oft nutzt, der wird feststellen, dass die Chatübersicht der aktuellen Konversationen schnell unübersichtlich wird. Ältere Chats kann man natürlich löschen, die sind dann aber unwiederbringlich verloren. Daher ist es besser, die betreffenden Chatverläufe lieber erst einmal zu archivieren.

    Es gibt gute Gründe, einen Chat lieber zu archivieren anstatt ihn zu löschen. Die beiden häufigsten sind die Beweissicherung und das Archivieren als liebe Erinnerung.

    Möchtest du einzelne Konversationen aus der Chatübersicht archivieren, dann tippe und halte den ausgewählten Chat (Android), bis das Kontextmenü erscheint. Mit dem Eintrag Chat archivieren wird die Konversation gesichert.

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    Beim iPhone wischst du auf dem Chat von rechts nach links und wählst bei Mehr die Option Archivieren.

    Archivierte Chats werden bei WhatsApp ganz unten am Ende der Übersicht angezeigt (Android). Beim iPhone findest du sie am Anfang der Liste.

    Tippe auf Archivierte Chats um auf die Konversationen zurück zu greifen. Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt einen Chat wieder in die aktive Ansicht zurückführen, dann tippe und halte den Chat bis das Kontextmenü erscheint. Die Option Chat archivieren rückgängig verschiebt ihn wieder in die Liste der aktiven Konversationen.

    Bei einem Backup deines Smartphones solltest du bedenken, dass archiviert Chats nicht in der Cloud oder der SD-Karte gesichert werden. Für diesen Fall solltest du sie zuerst wieder reaktivieren.

    Tipp:

    Eine weitere Möglichkeit, einen Chat zu archivieren, ist die Funktion Chat per E-Mail senden. Sie steht in der Konversationsübersicht sowie in der Archiv-Ansicht zur Verfügung. Mehr zum Versand als E-Mail erfährst du in diesem Artikel.

  • Google Chrome: Blitzschnell Notizen zu Webseiten anfertigen und für später speichern

    Bei Web-Recherchen zu einem bestimmten Thema stößt man nicht selten auch auf andere interessante Informationen, auf die man später zurückgreifen möchte. Aber wie archivieren? Als Favorit gespeichert, werden die Lesezeichen-Ordner sicherlich bald überfüllt sein. Firefox-Nutzer haben für diesen Zweck ein Add-On namens SnoozeTab und für die Chrome-Gemeinde steht für diesen Zweck die Erweiterung Nuggets zur Verfügung.

    Nuggets ist im Chrome Webstore oder über die Homepage www.nuggetsapp.com erhältlich.

    Nach der Installation wurde der Browser-Menüleiste ein neues Icon hinzugefügt. Klicke auf diesen orangefarbenen Button, wenn du eine interessante Webseite archivieren möchtest.

    Beim ersten Start der Chrome-Erweiterung Nuggets ist lediglich eine einmalige kostenlose Registrierung erforderlich, danach kannst du direkt deine Web-Notizen speichern.

    Die Speicherung des Nuggets umfasst neben der URL auch eine bis zu 200 Zeichen große Textnotiz. Wer aber zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen möchte, der kann eine Textpassage der Webseite markieren und per Rechtsklick-Menü in Nuggets hinzufügen.

    Zum Aufrufen gespeicherter Notizen klickst du auf das Nuggets-Icon in der Browserleiste und anschließend auf den Link Browse my nuggets.

    Durch die Möglichkeit, den auf diese Weise gespeicherten Webseiten, eine kurze Erklärung beizufügen, gehört Nuggets zu den recht nützlichen Chrome-Erweiterungen.

    Wir hoffen daher, dass der Anbieter seine Ankündigung, iOS- und Android-Apps schnell nachzureichen auch wahr macht.

  • Bilder, Videos und Schriftverkehr richtig archivieren

    Früher wurden Erinnerungsfotos in Bilderalben und Kartons aufbewahrt und Filmrollen oder Videokassetten verstopften etliche Meter Kellerregal. Dazu kommen dann noch etliche Aktenordner mit Korrespondenz. Heutzutage passen diese Datenmengen auf eine handvoll DVD`s oder eine externe Festplatte. Aber auch die „neuen“ Speichermedien haben ihre Tücken und man sollte bei der Archivierung einige Punkte beachten.

    Verwenden Sie alle vorhandenen Speichermedien

    Für eine Archivierung eignen sich sämtliche Speichermedien, die Sie bei sich zu Hause befinden. CD´s, DVD´s, Blu-ray-Rohlinge, Festplatten und Speicherkarten.

    Doppelte Sicherheit

    Speichern Sie Ihre Daten grundsätzlich doppelt, am besten nutzen Sie dafür Speichermedien unterschiedlicher Herkunft. Zum Beispiel CD und DVD oder Blu-ray. Achten Sie beim Speichern darauf, dass Sie die Original-Größen und bei Fotos, wenn vorhanden, die RAW-Dateien speichern.

    Trocken, kühl und dunkel lagern

    Die Datenträger verpacken Sie dann am besten in lichtundurchlässige Cases. Sind diese nicht vorhanden lagern Sie diese stehend in dichtschließenden Aufbewahrungsboxen aus Karton. Der Aufbewahrungsort sollte zudem kühl und trocken sein.

    Warum Karton und nicht in Kunststoff- oder Metallboxen? In dichtschließenden Kunststoff- und Metallkisten kann sich leicht die Luftfeuchtigkeit absetzen die dann nicht verdunsten kann. Metallkisten sind durch ihre gute Wärmeleitfähigkeit noch ungeeigneter für eine Aufbewahrung von Speichermedien.

    Unbedenklich sich Kunststoffboxen dann, wenn der Aufbewahrungsort keine großen Temperaturunterschiede garantieren kann.

    Tipp:

    Da trotz allem bei CD´s, DVD´s und Blu-ray´s die Oberflächen oxidieren können, sollte man hier noch zu einem weiteren Trick greifen. Vakuumieren und verschweißen Sie alle Datenträger die wichtige Unterlagen enthalten.

    So bleibt Luft, die Feuchtigkeit abgeben könnte, draußen und Staub kann auch nicht eindringen.

  • Ärger mit einem Whatsapp-Kontakt? Dann archivieren Sie den gesamten Chat zur Sicherheit und versenden ihn per Email

    Wenn Sie per WhatsApp-Nachrichten von einem Kontakt erhalten, von denen Sie sich belästigt fühlen, oder es -positiv gesehen- besonders liebevolle Nachrichten sind, können Sie diese recht einfach sichern und als E-Mail an sich selbst oder andere versenden. So lassen sie sich archivieren und auch ausdrucken.

    Dabei können Sie wählen, ob Sie die im Chat-Verlauf enthaltenen Medien (Bilder, Filme) auch übermitteln wollen. Natürlich vergrößert sich die E-Mail durch die Anhänge. Daher sollten Sie diese Option nur dann wählen, wenn eine WLAN-Verbindung besteht.

    Kompletten WhatsApp-Chat per E-Mail versenden

    Und so einfach funktioniert die Übermittlung eines WhatsApp-Chats:

    Öffnen Sie den gewünschten Chat-Verlauf und tippen auf die Menütaste des Telefons, bis das Kontextmenü erscheint. Tippen Sie auf die Schaltfläche „Mehr“…

    …um in das Untermenü zu gelangen. Wählen Sie hier dann die Option „Chat per E-Mail senden“.

    Medien-Dateien können ebenfalls mitgesendet werden

    Wenn sich in dem ausgewählten Chat Mediendateien befinden, wird ein weiteres Optionsfenster angezeigt. Entscheiden Sie sich dann, ob die Mediendateien auch per E-Mail-Anhang versendet werden sollen.

    Allerdings sollte dies nur bei einer WLAN-Verbindung geschehen, da sonst der Datenverbrauch die Flatrate sprengen könnte.

    Empfänger-E-Mail-Adresse eingeben und senden

    Anschließend tragen Sie die Empfangs-E-Mail-Adresse ein und versenden den WhatsApp-Chat.

    E-Mail-Anhang und Bearbeitung der Text-Nachrichten

    Alle Elemente des WhatsApp-Chats werden als E-Mail-Anhang versendet.

    Die Nachrichten werden als „.txt“-Datei versendet, die mit jedem Texteditor wie WordPad (links) oder NotePad (rechts) geöffnet werden können. Werden den Nachrichten Bilder, Videos oder Audiodateien beigefügt, erscheint neben der Textnachricht im Editor der Name der Datei, sowie der Hinweis „Datei angehängt“.

    Bei den beiden Text-Editors fällt besonders auf, dass WordPad den Chatverlauf übersichtlicher darstellt als NotePad. Der Text des Chat-Verlaufs kann nachträglich noch bearbeitet werden. Möchten Sie einen Chat aber als „Beweismittel“ archivieren, sollten keinerlei Veränderungen vorgenommen werden!

    WordPad startet bei jeder Nachricht eine neue Zeile, während NotePad alles nacheinander in eine Zeile schreibt, bis der Seitenrand erreicht ist. Erst dann wird ein Zeilenumbruch durchgeführt.

  • Mit wenigen Mausklicks Filme konvertieren und als DVD brennen

    Für Filmfans ist das Aufnehmen und Archivieren von Fernsehaufnahmen nicht immer attraktiv. Zu viel Werbeeinblendungen und schlechte Schnitttechnik vermiesen so manchen Film. Die zur Hauptsendezeit gezeigten Blockbuster werden von den Sendern auch deswegen geschnitten, damit der Film eine möglichst geringe Jugendfreigabe erhält. Bei den nächtlichen Wiederholungen werden die Filme dann meist „ungeschnitten“ gesendet. Glücklicherweise lohnt sich eine Archivierung bei Filmen im „Director´s Cut“. Bei Aufnahmen über Online-Videorekorder werden diese meist im AVI-Format als Download bereitgestellt. Für eine Archivierung als DVD müssen die Filme erst einmal in das richtige Format konvertiert werden. Dies geht mit „Video to DVD Converter“ von KoyoteSoft sehr einfach.

     Free Videos to DVD

    Die Software ist auf der Webseite www.koyotesoft.com kostenlos herunterladbar. Klicken Sie auf den Button “ Free Download“ und folgen Sie dann den weiteren Anweisungen.

    Achtung: Zusatzsoftware und -toolbars abwählen

    Wählen Sie während der Installation die Option „Custom installation“ und entfernen dann die Häkchen aus den Checkboxen. So verhindern Sie die zusätzliche Installation von Werbesoftware.

    Programmstart und neues Projekt anlegen

    Nach erfolgreicher Installation starten Sie das Programm und aktivieren im Bereich „DVD-Format“ die Option „PAL“. Dann können Sie noch einen alternativen Speicherpfad anlegen, um anschließend mit „Next“ zum nächsten Arbeitsschritt zu gelangen.

    Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf „Add Chapters“ und wählen über den Windows-Explorer den gewünschten Film aus. Mit „Next“ geht es weiter zur Menüauswahl und -bearbeitung.

    Im dritten Arbeitsschritt können Sie lediglich zwischen „Classical Menu“ und „DVD without Menu“ wählen. Dafür kann man aber die Titel bearbeiten und positionieren.

    Im vierten und letzten Schritt brennen Sie den Film auf eine DVD. Wählen Sie dazu die Option „Burn the projekt on DVD“ und stellen Sie dann noch die Schreibgeschwindigkeit ein.

    Legen Sie nun nur noch die leere DVD ein und klicken Sie auf „Start“ um den Brennvorgang einzuleiten.

    Möchten Sie den konvertierten Film noch nicht sofort brennen, sondern erst einmal auf einer Festplatte speichern, dann wählen Sie die Option „Save the project as ISO image file“.

    Das Programm „Free Video to DVD“ unterstützt viele Formate wie zum Beispiel:

    • AVI
    • MP4
    • MPEG
    • DivX

    Noch einfacher kann Konvertieren und Brennen nicht sein…

  • IDE/SATA an USB: Alte IDE- und SATA-Festplatten weiterhin als externen USB-Speicher nutzen

    Fast jeder wird zu Hause aus alten Computern noch Festplatten zurückbehalten haben. Dabei dürften sogar noch die ganz alten IDE-Festplatten existieren. Wenn sich auf diesen Festplatten, die teilweise noch unter 100 GByte liegen, persönliche Daten befinden, die nicht gelöscht werden sollen, dann behalten Sie diese HDD doch einfach als Archiv. Die Rechner neueren Datums haben zwar keine IDE-Anschlüsse mehr, aber das ist kein Problem. Egal ob diese fehlen, oder keine IDE/SATA-Anschlüsse mehr frei sind, gibt es ja immer noch die USB-Anschlüsse.

    IDE- und SATA per USB anschließen

    Mit IDE/SATA Adaptern werden diese alten Speichereinheiten zur externen USB-Festplatte. Je nach Bedarf sind reine IDE-Adapter für 2,5 und 3,5 Zoll Festplatten erhältlich, oder auch kombiniert für IDE und SATA. Reine IDE-Adapter sind mit ungefähr 15 – 20 Euro etwa ein Drittel günstiger als die IDE/SATA-Kombination mit ca 30 Euro.

    Die Bedienung der Adapter ist auch sehr einfach. Den Adapter und das Netzteil mit der Festplatte verbinden und das USB-Kabel in den PC einstecken, fertig. Der Computer erkennt dann automatisch die alte Festplatte, die dann wie ein USB-Stick verwendet werden kann.

    Die IDE/SATA Adapter sind in fast jedem gut sortierten Elektronik-Shop erhältlich. So auch bei Amazon…

    …und beim Elektronik-Spezialisten Pearl aus Buggingen.

  • Google Chrome: Mit „Read Later Fast“ Internet-Links archivieren und später lesen

    Sie surfen im Netz. Schon wieder finden Sie einen interessanten Link. Doch was war denn auf der letzten Seite nochmal wichtig? Inzwischen haben sich die Tabs in Ihrem Browser breit gemacht. Sie können deren Überschriften schon nicht mehr erkennen, weil es so viele geworden sind. Zum allen Überfluss müssen Sie jetzt auch noch offline gehen. All die Informationen, die Sie sich eigentlich ansehen wollen, klicken Sie einfach weg. Ich finde die Seiten auch beim nächsten Mal, denken Sie sich. Doch leider ist es nicht so einfach. Es geht viel einfacher.

    „Read Later Fast“ – Mit der rechten Maustaste die URL der Webseite sichern

    Natürlich können Sie Ihren Browser auch so einstellen, dass er die letzten offenen Tabs wieder herstellt. Oder Sie speichern die Seite als Offline-Webseite auf Ihrem Rechner ab. Das kann aber mitunter sehr aufwendig werden, insbesondere wenn Sie es eilig haben und jede Seite abspeichern wollen. Auch die Lesezeichen und Favoriten können Sie nutzen, aber dafür sind diese eigentlich nicht gedacht. Nutzen Sie stattdessen Browser-Erweiterungen, die Ihnen Ihr Anliegen mit einem Klick abnehmen können. Im Falle von Google Chrome nennt sich diese Browser-App „Read Later Fast„. Installieren Sie sich dieses kleine Programm über den Chrome Web Store, indem Sie wie üblich auf „Hinzufügen“ klicken.

    Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Links

    Haben Sie eine Webseite geöffnet, die Sie später lesen wollen, so klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Site, hinter der sich kein Link befindet. Im sich dann öffnenden Menü erkennen Sie den Eintrag „Read Later“ recht schnell, da er mit einer roten Schleife markiert ist. Klicken Sie drauf, und Read Later schreibt den Link in seine Merkliste.

    Sehen Sie auf der Site einen Link, müssen Sie diesen nicht öffnen. Nach einem Rechtsklick auf diese Verknüpfung erscheint im Menü der Punkt „Read this Link later“, mit dem sie analog verfahren können. Mit der Zeit entsteht so eine Ansammlung an Seiten, die Sie interessieren könnten.

    Um die gespeicherten und gemerkten Seiten zu lesen, öffnen Sie die Read-Later-FastApp, indem Sie einen neuen Tab öffnen und auf „Read Later Fast“ klicken.

    Damit Ihre Liste nicht zu unübersichtlich wird, können Sie auch von Ihnen ausgewählte Site-Verknüpfungen ins Read Later-Archiv verschieben.

  • AutoArchivierung in Outlook: Die Standardeinstellungen für das automatische Archivieren alter Mails ändern

    Wenn Sie viele E-Mails erhalten, wächst das Postfach in Outlook schnell an und wird entsprechend unübersichtlich. Die AutoArchivierung bietet die Möglichkeit, automatisch Ordnung in das eigene Postfach zu bekommen. Dabei können Sie die voreingestellten Standardeinstellungen individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie beispielsweise festlegen, wie oft die Archivierung durchgeführt werden soll, wie alt die Daten sein müssen und natürlich auch wo diese abgespeichert werden sollen. Dazu können Sie für die einzelnen Outlook-Modulen wie beispielsweise in den Mails auch für einzelne Ordner unterschiedliche Einstellungen wählen.

    Individuell archivieren

    Wenn Sie eine Version bis Outlook 2007 verwenden, gehen Sie auf „Extras“ und anschließend auf „Optionen“. Wechseln Sie bei den Optionen dann auf das Register „Weitere“. In Outlook 2010/2013 lautet finden Sie das Register „Weitere“ über den Befehl „Datei | Optionen“. Im Register „Weitere“ bzw. „Erweitert“ klicken Sie dann auf den Button „AutoArchivierung“. (bei Outlook 2010 „Einstellungen für AutoArchivierung“ in Outlook 2010″).

    Nun können sie die Option „AutoArchivierung alle x Tage“ auswählen, um festzulegen, in welchen Abschnitten die Archivierung durchgeführt werden soll. Für den Fall, das Sie nicht jede AutoArchivierung separat bestätigen möchten, können Sie diese Funktion abschalten, indem Sie die entsprechende Option einfach deaktivieren. Dazu haben Sie die Möglichkeit, E-Mails die sich nicht mehr benötigen in Outlook zu kennzeichnen. Wenn Sie die Option „Abgelaufene Elemente löschen“ aktivieren, dann werden diese bei einer AutoArchivierung automatisch gelöscht.

    Sinnvoll ist auch die Option „Elemente löschen, wenn älter als“. Geben Sie hier an, ab, welchem Alter die Elemente generell archiviert bzw. gelöscht werden sollen. Möchten Sie die Daten ins Archiv auslagern, dann geben Sie einfach bei „Alte Elemente verschieben nach“ den gewünschten Speicherort an. Dazu gibt es noch eine Reihe weiterer Einstellungen, welche sie hier vornehmen können. Haben Sie alle Optionen wie gewünscht eingestellt, dann können Sie diese mit einem Klick auf „OK“ speichern und die Dialoge schließen.

    AutoArchivierung individuell für jeden Ordner einstellen

    Unabhängig von den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für jeden einzelnen Ordner individuell konfigurieren. Und zum Beispiel bei wichtigen Ordnern, in denen Mails generell nie exportiert werden sollen, die AutoArchivierung abschalten. Dazu klicken Sie in der Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf den Ordner und dann auf „Eigenschaften“. Im Register „AutoArchvierung“ entscheiden Sie dann, welche AutoArchivierungseinstellungen für diesen (und nur für diesen Ordner) gelten.

    Mit „Standardarchivierungseinstellungen verwenden“ gelten die Standardeinstellungen. Sie können stattdessen aber auch die AutoArchivierung für diesen Ordner abschalten („Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“) oder individuelle Einstellungen vornehmen und die Mails zum Beispiel früher oder später ins Archiv schieben.

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