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Hardware & Software Outlook

Outlook aufräumen: Standardeinstellungen für die Autoarchivierung in Outlook anpassen

Oftmals befinden sich in Outlook Elemente, die nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie diesen Ballast auslagern, läuft Outlook automatisch wieder schneller. Bei Bedarf können Sie die ausgelagerten Daten jederzeit wieder zurückholen. Ermöglicht wird dies durch die Autoarchivierung von Outlook. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie die Standardeinstellungen der Autoarchivierung individuell nach Ihrem Bedarf einstellen können.

AutoArchivierung aktivieren und einschalten

Wenn Sie eine Version bis einschließlich Outlook 2007 nutzen wählen Sie zunächst den Befehl „Extras | Optionen“. Anschließend öffnen Sie das Register „Weitere“. Für Outlook 2010/2013 lautet der richtige Befehl „Datei | Optionen“. Hier öffnen Sie bitte das Register „Erweitert“. Drücken Sie nun in Outlook Versionen bis 2007 den Button „Autoarchivierung“ bzw. in Outlook 2010/2013 den Button „Einstellungen für Autoarchivierung“.

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Zunächst einmal können Sie nun festlegen, in welchem Abstand Outlook eine Autoarchivierung durchführen soll. Aktivieren Sie hierzu die Option „Autoarchivierung alle X Tage“ und geben Sie einfach den gewünschten Intervall für die Archivierung ein. Um zu verhindern, das Sie bei jedem Archivierungsvorgang zunächst einen Dialog bestätigen müssen können Sie die Option „Autoarchivierung nach Bestätigung beginnen“ abschalten.

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Möchten Sie nicht mehr benötigte Mails als abgelaufen kennzeichnen statt diese zu archivieren, schalten Sie die Option ein, dass abgelaufene Elemente gelöscht werden sollen. Dies ist immer auf den E-Mail-Ordner beschränkt. Wichtig ist, dass Sie festlegen, ob alte Elemente gelöscht oder archiviert werden sollen. Sie können in den Einstellungen festlegen, dass Outlook nach der Archivierung automatisch die Archivdatei öffnet und in der Ordnerliste anzeigt. Auf diese Weise können Sie sofort auf die archivierten Dateien zugreifen. Allerdings gibt es dann auch keinen Geschwindigkeitsvorteil. Die entsprechende Option hierfür lautet „Archivordner in Ordnerliste anzeigen“.

Legen Sie am besten auch fest, ab, welchem Alter Elemente archiviert bzw. gelöscht werden sollen. Geben Sie hierzu unter „Elemente, löschen wenn älter als“ die gewünschte Zahl an Tagen ein. Sollen die entsprechenden Dateien in ein Archiv ausgelagert werden, dann geben Sie unter „Elemente verschieben nach“ den entsprechenden Ordner aus. Möchten Sie diese dagegen komplett löschen wählen Sie die Option „Alte Elemente endgültig löschen“ aus.

Elemente manuell archivieren – Autoarchivierung manuell starten

Einmal eingerichtet läuft die Autoarchivierung automatisch. Im eingestellten Intervall prüft Outlook dann automatisch, welche Elemente abgelaufen sind und ins Archiv wandern können. Sie können die Autoarchivierung aber auch manuell anstoßen und starten. Dazu rufen Sie den Befehl „Datei | Tools zum Aufräumen“ auf und klicken auf „Archivieren“.

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Im folgenden Fenster wählen Sie die Option „Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellungen archivieren“ und klicken auf OK. Alternativ hierzu können Sie mit der Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“ aber auch manuell festlegen, dass nur ein bestimmter Ordner geprüft werden soll. Im Feld „Elemente archivieren, die älter sind als“ können Sie zudem das genaue Ablaufdatum für zu archivierende Elemente festlegen.

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Auf archivierte Daten zugreifen

Wenn Sie die Option „Archivordner in Ordnerliste anzeigen“ aktiviert haben, können Sie jederzeit auf die archivierten Daten zugreifen, indem Sie links in der Ordner auf den Archivordner klicken. Ist der Archivordner nicht sichtbar, können Sie ihn mit dem Befehl „Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei (*.pst) öffnen“ öffnen und in der Ordnerleiste einblenden. In welchem Verzeichnis die Archivdatei gespeichert ist, erfahren Sie im Dialogfenster „AutoArchivierung“ (siehe oben) im Feld „Alte Elemente verschieben nach“. Per Rechtsklick und den Befehl „Schließen“ können Sie das Archiv wieder aus der Ordnerliste entfernen – die Datei und alle Daten bleiben dabei erhalten; nur die Einblendung in die Outlook-Leiste wird damit deaktiviert.

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Internet & Medien

JpegMini: Der einfache Online-Bild-Komprimierer

Das Komprimieren von Fotos erfordert oft mehrere Arbeitsschritte und ist je nach Software-Hersteller mal mehr oder mal weniger zeitaufwendig. Daher sind Programme wie Winzip, Winrar oder 7Zip für den schnellen Einsatz zwischendurch nicht praktikabel, zumal die Kompressionsraten in den Standardeinstellungen auch oft nicht ausreichen, um mal schnell per E-Mail versendet zu werden. Der kostenlose Online-Dienst „Jpeg Mini“ komprimiert mit wenigen Klicks Ihr Foto bis auf 20 Prozent der ursprünglichen Größe. Und das ohne spürbaren Qualitätsverlust.

Fotos komprimieren ohne Softwareinstallation

Zum schnellen Verkleinern von Fotos rufen Sie in Ihrem Webbrowser die Seite www.jpegmini.com auf und klicken oben rechts auf den gelben Button „Try It Now“.

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Original-Bild hochladen

Auf der nächsten Seite laden Sie Ihr Foto über die Schaltfläche „Upload Your Photo“ hoch. Navigieren Sie hier über den Windows-Explorer zum Speicherort des Bildes.

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Bild-Vorschau und Download

Nach ein paar Augenblicken erscheint das Ergebnis als Vorschau. Mit der Schaltfläche „Download Photo“ speichern Sie das Bild als ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.

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Unter dem Bild wird die ursprüngliche Größe, sowie die Größe nach der Komprimierung angezeigt. In diesem Beispiel schrumpfte die Datei auf 65 Prozent ihrer ursprünglichen Größe (von 1033 Kb auf 672 Kb).

Vorher – Nachher

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Links das Original, rechts das „reduzierte“ Foto.

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Schlechtes Ergebnis?

Wenn erhebliche Qualitätseinbußen sichtbar werden, liegt das meistens am Ausgangsmaterial. Unscharfe oder verwackelte Fotos werden nach der Komprimierung meistens noch schlechter. In diesem Fall wiederholen Sie, wenn vorhanden, den Vorgang mit einem besseren Foto.

Die Vorteile bei kostenloser Registrierung

Ohne Registrierung lässt sich nur ein Foto auf einmal bearbeiten. Als registriertes Mitglied (komplett kostenlos) können Sie beliebig viele Fotos hochladen und Alben erstellen. Die Bilder können dann direkt auf „Picasa“ oder auf „Flickr“ veröffentlicht werden. Die komprimierten Fotos werden sogar für sieben Tage gespeichert. Danach wird automatisch gelöscht.

Zum Registrieren klicken Sich auf den Button „Sign Up Now“ und folgen den Anweisungen.

Fazit:

Der Online-Dienst „Jpeg Mini“ ist ein Tool mit dem man vorübergehend Bilder komprimiert, um Sie per E-Mail zu versenden, oder zu Vorführungszwecken auf einem USB-Stick zwischenspeichert. Für eine dauerhafte Archivierung Ihrer Bilder sollten Sie dann aber doch auf die üblichen Komprimierungs- und Backup-Programme zurückgreifen.