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Terminplanung auf dem Desktop: Outlook-Termine direkt auf der Windows-Arbeitsoberfläche

Es ist immer praktisch, alle anstehenden Termine und Aufgaben auf einem Blick zu sehen. Mit dem kostenlosen Tool „DeskTask“ werden die in den nächsten Tagen anstehenden Termine und Aufgaben übersichtlich auf dem Desktop präsentiert. Die Daten werden direkt aus Outlook abgefragt, ohne dass Outlook dabei gestartet sein muss.

Das Tool „DeskTask“ gibt es kostenlos auf der Webseite des Herstellers carthagosoft.net/DeskTask.php. Mit dem Setup-Programm lässt sich die Software in wenigen Augenblicken installieren. Sie können einfach jeweils mit einem Klick auf „Next“ die Standardwerte übernehmen. Anschließend müssen Sie nur noch den Lizenzbestimmungen zustimmen und auf „Install“ klicken.

desktask-outlook-termine-direkt-auf-dem-desktop

Nach der Installation werden die Termine der nächsten fünf Tage sowie die unmittelbar anstehenden Aufgaben unten rechts auf dem Desktop angezeigt. Um die Einstellungen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programm-Symbol, dass sich in der Taskleiste von Windows befindet. Im Kontextmenü wählen Sie anschließend den Befehl „Options“ an. Auf der Registerkarte „General“ können Sie beispielsweise die Sprache auf Deutsch umstellen. Anschließend werden im DeskTask-Bereich die deutschen Bezeichnungen angezeigt. Allerdings bleibt die Benutzeroberfläche weiterhin in Englisch.

Das Tool bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Termine und Aufgaben direkt vom Desktop aus zu öffnen. Hierzu müssen Sie noch das Kontrollkästchen bei „Open Outlook Items“ aktivieren. Zudem können Sie auch festlegen, an welcher Stelle die Termine und Aufgaben angezeigt werden sollen. Ziehen Sie hierzu einfach das Kalendersymbol an die gewünschte Stelle. Dabei bewegt sich der gesamte DeskTask-Bereich. Möchten Sie sich während der Arbeit über die aktuell anstehenden Termine und Aufgaben informieren, klicken Sie einfach mit der Maus auf das Symbol in der Taskleiste.

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Windows 7 und Vista Aufgabenplanung: Leistung steigern und Wartungsaufgaben reduzieren

Bei Windows laufen im Hintergrund im Durchschnitt 50-100 Prozesse, die verschiedenste Wartungsaufgaben erledigen. Sie werden automatisch gestartet oder bei bestimmten Situationen ausgeführt. Bei prozessorintensiven Programmen wie zum Beispiel bei Grafikprogrammen oder bei Spielen kann es daher zu Leistungseinbrüchen kommen und das Programm kann sogar abstürzen. Nicht benötigte Wartungsaufgaben sollte man daher für eine permanente Rechner-Höchstleistung deaktivieren.

Windows ist zwar so programmiert, dass es viele Prozesse im Leerlauf ausgeführt werden, aber das gilt meist nur für die eigenen Programme und nicht für die von Drittherstellern. Zum Beispiel die Updater von Google, DivX oder Java sind von dieser Leerlaufsteuerung nicht betroffen.

Zwar kann man mit dem klassischen „msconfig“ oder auch mit einem externen Programm wie „Soluto“ oder „GameBooster“ Hintergrundprozesse komfortabel abschalten, aber alle Prozesse werden auch hier nicht immer erkannt.

Daher ist eine manuelle Deaktivierung von Prozessen der sicherste Weg. So bekommt man außerdem auch noch einen Eindruck über den Umfang aller Hintergrundprozesse. So funktioniert’s:

1. Klicken Sie auf den „Windows“-Button, geben Sie in das Suchfeld „Aufgabenplanung“ ein, und drücken Sie die [Enter}-Taste.

2. Im Fenster „Aufgabenplanung“ klicken Sie im linken Navigationsbereich auf die Schaltfläche „Aufgabenplanungsbibliothek“. Hier sind im oberen, mittleren Bildschirmbereich schon einige Hintergrundprozesse wie der „Google Updater“ aufgeführt.

3. Updater für Internetbrowser, Media-Center und Java können ohne Gefahr eine Zeitlang ausgeschaltet werden. Markieren Sie den nicht benötigten Prozess mit der rechten Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü „Deaktivieren“.

4. Im zweigeteilten mittleren Bildschirmbereich erhalten Sie im unteren Teil, Informationen über den im oberen Bereich ausgewählten Prozess. Auf der Registerkarte „Allgemein“ erhalten Sie Informationen, wozu dieses Programm dient…

…und auf der Registerkarte „Trigger“ sehen Sie, wann und in welchen Abständen dieser Prozess startet.

5. Die restlichen Wartungsaufgaben, die im Hintergrund laufen, finden Sie per Klick auf den kleinen Pfeil vor der „Aufgabenplanungsbibliothek“ im linken Navigationsbereich. Dort expandiert der Verzeichnisbaum, in dem Sie nun nach und nach nicht benötigte Prozesse nach obigen Arbeitsschritten abschalten können.

Dabei müssen Sie keine Angst haben, Prozesse zu deaktivieren, die für einen reibungslosen Betrieb Ihres Computers wichtig sind. Aber auch hier keine Regel ohne Ausnahme: Sicherheitsrelevante Prozesse wie „Microsoft Antimalware“ sollten nicht abgeschaltet werden.

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Outlook: Blitzschnell zwischen den einzelnen Outlook-Modulen wechseln

Der linke Bereich von Outlook enthält im oberen Bereich den Verzeichnisbaum der Emailordner und im unteren Bereich die verschiedenen Module wie Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen. Diese Module werden normalerweise per Mausklick ausgewählt, um sie anzuzeigen. Es gibt aber auch noch eine schnellere Alternative.

Mit den folgenden Tastenkombinationen können Sie die Module ebenfalls geöffnet. Das geht meist schneller als der Mausklick aufs entsprechende Element:

  • [Strg][1] = Posteingang/E-Mail
  • [Strg][2] = Kalender
  • [Strg][3] = Kontakte
  • [Strg][4] = Aufgaben
  • [Strg][5] = Notizen

Die Tastenkombinationen funktionieren mit allen Outlook-Versionen.

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Easy2Sync für Outlook: Doppelte E-Mails und Kontakte in Outlook löschen

Ohne Dublikate und Dubletten geht’s im Outlook-Postfach kaum. Ruck, zuck gibt es Dutzende Kopien und doppelte E-Mails oder Kontakte. Das muss nicht sein. Um in einem Outlook-Postfach voller doppelter E-Mails und Kontakte wieder für Ordnung zu sorgen, gibt es das Freeware-Programme „Easy2Sync“. Obwohl es eigentlich zum Synchronisieren gedacht ist, ist es auch ein Meister im Aufspüren von Dubletten.

Um mit dem Gratisprogramme „Easy2Sync“ das Outlook-Postfach von doppelten Einträgen zu befreien, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Laden Sie von der Webseite http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php die Freeware-Version von „Easy2Sync“ herunter. Den Downloadlink „Jetzt die Freeware-Version runterladen“ finden Sie ganz unten auf der Webseite. Das Gratisprogramm funktioniert mit den Versionen Outlook 2010 (32 und 64 Bit), Outlook 2007, Outlook 2003, Outlook XP (2002) und Outlook 2000.

2. Im Start-Fenster wählen Sie die Option „Eine neue Aufgabe anlegen“ und klicken auf OK sowie „Weiter“.

3. Im nächsten Fenster wählen Sie „Synchronisieren“ und klicken auf „Weiter“. Der Befehl heißt zwar „Synchronisieren“ – Sie können damit später aber trotzdem doppelte Einträge finden.

4. Anschließend wählen Sie unter „Alle Ordner in“ den Eintrag „Persönliche Ordner“ und klicken dann auf „Weiter“. Die Abfrage beantworten Sie mit „Nein“.

5. Jetzt klicken Sie auf „Lokale Datei oder freigegebene Datei im lokalen Netzwerk“ und wählen im folgenden Fenster das Ziel „Weitere:..“. Mit einem Klick auf „Weiter“ fahren Sie fort.

6. Entfernen Sie das Häkchen bei „Beim Klick auf Fertig stellen mit der Synchronisierung beginnen“, und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

7. Um Dubletten zu finden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte Aufgabe und wählen „Dublette suchen | beim Speicherort 1“. Und schon macht sich Easy2Sync auf die Suche nach doppelten Einträgen.

Sobald die Suche abgeschlossen ist, können Sie die doppelten Einträge bequem löschen. Um mehrere Einträge zu markieren, halten Sie beim Markieren die [Strg]-Taste gedrückt. Mit „Alle selektieren“ werden auf einen Schlag alle Einträge ausgewählt. Per Klick auf „Selektierte Double löschen“ sind die Doubletten aus dem Postfach verschwunden.

Hier gibt’s den kostenlosen Dublettenfinder „Easy 2 Sync für Outlook“:
http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php

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Mit einfachen Tastenkombinationen sehr viel schneller zwischen den Outlook-Modulen wechseln

Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tastenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.

Jede Kombination setzt sich aus der Taste [Strg] und einer Zahlentaste zusammen. Dabei ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

Drücken Sie:

  • [Strg][1] für Posteingang
  • [Strg][2] für den Kalender
  • [Strg][3] für die Kontakte
  • [Strg][4] für Aufgaben
  • [Strg][5] für Notizen
  • [Strg][6] für die Ordnerliste
  • [Strg][7] für Verknüpfungen
  • [Strg][8] für die Journal-Funktion

Hier ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

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Mit Outlook E-Mails zeitverzögert senden

Im Arbeitsalltag ist es oftmals vorteilhaft, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel eine Empfangsbestätigung einer Bestellung, eine Einladung zum Meeting oder zum Mittagessen. Auch im privaten Bereich gibt es genügend Beispiele. Das Problem dabei ist, kommt etwas dazwischen, ein Telefonat, eine Zigarettenpause oder ähnliches, dann ist der Zeitpunkt schnell verpasst oder sogar vergessen. Outlook bietet daher die Option der Übermittlungsverzögerung an. Mit zwei Klicks und einer Zeitangabe hat man das Problem gelöst und kann sich getrost wieder anderen Aufgaben zuwenden.

So versenden Sie Ihre E-Mail zeitverzögert:

1. Starten Sie Outlook und erstellen die E-Mail.

2. Klicken Sie in der Menüleiste der soeben erstellten E-Mail auf die Schaltfläche „Optionen“. Ab Outlook 2007 klicken Sie im Menü-Band auf den kleinen Pfeil rechts unten im Feld „Optionen“.

3. Im Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ aktivieren Sie im Bereich „Übermittlungsoptionen“, mittels eines Häkchens in der Checkbox, die Funktion „Übermittlung verzögern bis:“.

4. Geben Sie nun in die beiden daneben liegenden Felder das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein und bestätigen mit „Schließen“.

5. Nun nur noch die E-Mail mit dem Button „Senden“ abschicken, und die Mail wird im E-Mail-Server bis zum gewählten Zeitpunkt gespeichert.

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Outlook: Neue Outlook-Aufgaben direkt aus Word, Excel und PowerPoint erstellen

Outlook ist nicht alleine auf der Welt. Da der Informations-Manager gleich bei seinem ersten PC-Auftritt in die Office-Familie aufgenommen wurde, reiht es sich natürlich nahtlos in das Office-Gefüge ein. Das heißt für Sie: Outlook und die anderen Office-Anwendungen arbeiten Hand in Hand zusammen.

Teamwork mit Excel, Word und Powerpoint

Das Teamwork zwischen Outlook und den Office-Anwendungen wird besonders bei Word, Excel und PowerPoint deutlich. So können Sie jederzeit aus einem Word-Dokument, einem Excel-Arbeitsblatt oder einer PowerPoint-Präsentation eine neue Outlook-Aufgabe erzeugen. Wenn Sie beispielsweise mit Word oder Excel die Arbeit an einem Text oder einem Kalkulationsmodell abschließen, gibt es häufig noch etwas zu korrigieren oder zu prüfen. Damit Sie das nicht vergessen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook, die bereits eine Verknüpfung zu der aktuellen Datei enthält.

Vom Word-Dokument zur Outlook-Aufgabe

Um aus einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument eine Outlook-Aufgabe zu zaubern, blenden Sie zunächst über den Befehl „Ansicht -> Symbolleisten“ die Symbolleiste „Überarbeiten“ ein. In der neuen Symbolleiste finden Sie als drittes Symbol von rechts die Schaltfläche „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum aktuellen Dokument eine passende Outlook-Aufgabe zu erzeugen.

Im Aufgaben-Fenster fügt Outlook als Betreff automatisch den Namen des Dokuments und in das Notizfeld eine Verknüpfung zum Dokument ein. Sie müssen nur noch das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit festlegen. Vom Aufgaben-Register zum Word- oder Excel-Dokument ist es dann nicht mehr weit: Öffnen Sie in Outlook einfach die gewünschte Aufgabe, und klicken Sie doppelt auf die Verknüpfung. Outlook startet dann automatisch die passende Anwendung und öffnet das jeweilige Office-Dokument.

Neue Aufgaben per Drag-and-Drop

Sie können auch per Drag-and-Drop neue Outlook-Aufgaben erstellen. Öffnen Sie hierzu im Windows-Explorer den Ordner, in dem sich die Office-Dokumente befinden, und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste auf das „Aufgaben“-Symbol der Outlook-Leiste. Das funktioniert übrigens auch mit allen anderen Symbolen der Outlook-Leiste.