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Word: Zeilen und Absätze in Dokumenten schnell sortieren

Zu den unbekanntesten Funktionen bei Word gehört wohl auch das Sortieren von Textzeilen. Mit nur ein paar Mausklicks lassen sich mit dieser Funktion Zeilen, Absätze, Zahlen, Überschriften und Feldern schnell und einfach sortieren.

Um einen Text entsprechend zu sortieren, rufst du in Word das betreffende Dokument auf.

Markiere dann den Textbereich der sortiert werden soll und klicke im Register Start auf den Button Sortieren, der sich im Bereich Absatz befindet. Du erkennst ihn an den Buchstaben A und Z mit dem nach unten gerichteten Pfeil.

Im Dialogfenster Text sortieren stellst du im ersten Drop-Down-Menü Absätze ein. Im zweiten Feld wählst du dann Text, Zahl oder Datum aus. Dann entscheidest du nur noch ob Auf- oder Absteigend sortiert werden soll und bestätigst den Vorgang mit OK.

Die Sortieren-Funktion ist in allen Word-Versionen vorhanden und besonders vorteilhaft, wenn man beispielsweise Notizen oder Inhaltsverzeichnisse sortieren möchte. So musst du dir beim Schreiben keine zusätzlichen Gedanken über die Reihenfolge machen.

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Hardware & Software Office Outlook Software Word

Powerpoint: Eigene Aufzählungszeichen erstellen und in Präsentationen verwenden

Wird in einem Text eine Aufzählung verwendet, bieten sich in Office-Programmen direkt zwei Varianten von Aufzählungszeichen an. In Punktform oder als Nummerierung wird eine Aufzählung übersichtlich strukturiert. Das gilt natürlich auch für Powerpoint. Wer diese beiden Aufzählungsarten zu langweilig findet, der legt einfach individuell gestaltete Aufzählungssymbole an.

Sollen Aufzählungszeichen einer bestehenden Präsentation gestaltet werden, dann öffne diese und überprüfe im Register Ansicht, ob das Format Normal ausgewählt ist. Wird die Präsentation neu erstellt, ist dieses Format bereits vorausgewählt.

Kehre dann zur Registerkarte Start zurück und klicke in das betreffende Textfeld oder füge es in die neue Präsentation ein.

Im Bereich Absatz des Menübandes klickst du auf den kleinen Pfeil neben dem Icon der Aufzählungszeichen und dann auf den Eintrag Nummerierung und Aufzählungszeichen.

Welche der beiden Schaltflächen (Punkte oder Zahlen) du nutzt ist egal, da im Dialogfenster beide Arten von Aufzählungszeichen per Register auswählbar sind.

Im Dialogfenster kannst du nun die Größe und Farbe der Zeichen ändern. Mit den Button Anpassen lassen sich weitere Symbole aus der Symbol-Tabelle auswählen.

Über den Button Bild fügst du Bilder der Schnellauswahl von Aufzählungszeichen hinzu. Die Schaltfläche Importieren ermöglicht das Hochladen eigener Bilder, Grafiken und Logos. Diese lassen sich nicht aber in der Farbe, sondern nur in der Größe ändern.

Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch für die Aufzählungszeichen bei Office Word.

 

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Hardware & Software Office Word

Word: In nummerierten Aufzählungen ein weiteres Element ohne Ziffer einfügen

In Word-Dokumenten werden oft Aufzählungen verwendet. Diese zu erstellen ist per Aufzählungszeichen oder der Nummerierung über die Menüleiste schnell und einfach durchgeführt. Schwierig wird es erst dann, wenn dieser Aufzählungsliste ein Element ohne Nummer hinzugefügt werden soll. Dies ist auch ohne eine komplizierte Neukonfigurierung der Nummerierung möglich.

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Normalerweise erfolgt beim Hinzufügen von Elementen eine automatische Korrektur der Nummerierung, die durch die nachfolgenden Arbeitsschritte rückgängig gemacht wird.

Zunächst erstellst du die betreffende Auflistung inklusive des Eintrags der später keine Nummer tragen soll. Besteht schon eine durchnummerierte Aufzählung, dann füge der Liste das zusätzliche Element auf normalem Wege hinzu.

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In diesem Beispiel haben wir ein Foto der Aufzählungsliste hinzugefügt und es erfolgte die automatische Korrektur der Nummerierung. Natürlich funktioniert das mit einem Text ebenso einfach.

Im nächsten Schritt setzt du den Cursor an eine beliebige Stelle des Textes, dessen Nummer entfernt werden soll. Bei Bildern oder Grafiken kann sich der Cursor vor oder hinter dem Bild befinden.

Dann klickst du im Register Start der Menüleiste auf den Werkzeug-Button Nummerierung. Dadurch wird die Ziffer des eingefügten Elements entfernt.

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Dann greift wieder die automatische Zahlenkorrektur, die die ursprüngliche Nummerierung wieder herstellt.

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Dieser Trick klappt übrigens auch mit den Aufzählungszeichen ohne Nummern.

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Hardware & Software Word

Word: Nummerierungen über 10 korrekt formatieren und rechtsbündig ausrichten

Nummerieren kann Word gut. Sobald die erste Zeile mit einer Nummer beginnt, führt Word die Nummerierung bei den nächsten Zeilen automatisch fort. Das geht aber nur gut, solange die Liste nicht mehr als neun Einträge umfasst. Denn ab dem zehnten Eintrag rutschen die Zeilen nach rechts, da alle Nummern linksbündig formatiert werden. Es geht auch schöner. Und ohne Verschiebung.

Zahlen rechtsbündig formatieren

Damit lange Listen mit über zehn Einträgen korrekt formatiert werden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie alle Zeilen der Nummerierung und rufen bei Word 97 bis 2003 den Befehl „Format | Nummerierung und Aufzählungszeichen“ auf. Anschließend klicken auf die Schaltfläche „Anpassen“.

Bei Word 2007, 2010 und 2012 klicken Sie auf den Pfeil neben der Nummerierungsschaltfläche und wählen den Befehl „Neues Zahlenformat definieren“.

2. Im nächsten Dialogfenster wählen Sie im Feld „Nummernposition“ den Eintrag „Rechts“ und klicken auf OK. Word richtet die Nummerierung anschließend rechtsbündig und ohne Verschiebungen aus.

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Excel Hardware & Software

Excel 2003/2007: Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle automatisch einfügen

Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.

Voraussetzung für das Einfügen von Umbrüchen in eine Aufzählung ist, dass deren einzelne Elemente durch ein Komma, gefolgt von einem Leerschritt erfasst werden.

Öffnen Sie das Excel-Dokument mit der Aufzählung oder erstellen es neu. Öffnen Sie dann mit der Tastenkombination [Strg][H] das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“. In das Textfeld neben der Option „Suchen nach:“ drücken Sie nacheinander auf [,] und [Leertaste].

Mit [Tab] wechseln Sie zum Eingabefeld der Option „Ersetzen durch:“. Hier drücken Sie die Tastenkombination [Strg][J]. Der blinkende Cursor wird danach durch einen blinkenden Punkt ersetzt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“…

…und bestätigen die folgende Meldung mit „OK“.

In die Aufzählung sind nun die Umbrüche eingefügt, und das Fenster „Suchen und Ersetzen“ kann mit „Schließen“ bestätigt werden.

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Hardware & Software Word

Word Aufzählungen: Eigene Grafiken und Bilder als Aufzählungszeichen verwenden

Wenn Sie in Word Dokumenten öfters mit Aufzählungen arbeiten, entsteht irgendwann auch der Wunsch, diese mit eigenen Aufzählungszeichen persönlicher zu gestalten. Hierzu bietet Word die Möglichkeit neben den vorhandenen Aufzählungen auch selbst definierte Zeichen oder eigene Grafiken zu verwenden.

Sie können in Word sowohl die in jedem Font enthaltenen Zeichen, wie auch selbst importierte Grafiken als Aufzählungsmarken einfügen. Möchten Sie ein selbst gestaltetes Zeichen verwenden, dann speichern Sie dieses zunächst als JPG-Grafik ab und fügen das Zeichen anschließend als Bild in Word ein. Wie Sie dabei genau vorgehen, hängt von der verwendeten Word Version ab.

Eigene Aufzählungszeichen für Word 2007/2010

Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte „Start“ und anschließend auf den Pfeil des Symbols für die Aufzählungszeichen. Wählen Sie anschließend die Option „Neues Aufzählungszeichen definieren“ aus.

Im sich daraufhin öffnenden Dialog können Sie auswählen, ob Sie ein Symbol oder ein Bild einfügen möchten. Über den Punkt „Importieren“ bzw. „Bild | Importieren“ können Sie beispielsweise Bilder in verschiedenen Formaten einfügen. Empfehlenswert sind unter anderem die Formate „JPG“ und „PNG“.

Eigene Aufzählungszeichen für Word XP/2003

Gehen Sie als Erstes auf die Registerkarte „Format“ und wählen Sie hier die Option „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ aus. Anschließend aktivieren Sie das Register „Aufzählungszeichen“. In diesem markieren Sie einfach eine Vorlage und wählen die Option „Anpassen“ aus.

Wenn Sie ein bereits Vorhandenes verwenden möchten, dann können Sie über „Schriftart“ und „Zeichen“ ein gewünschtes Zeichen aus den vorhandenen Schriftarten als Symbol auswählen. Möchten Sie ein Bild einfügen, dann wählen Sie bitte die Option „Clipart“ aus. Danach wird zum einen die Clipart-Galerie geöffnet, aus denen Sie ein beliebiges Clipart auswählen können.

Eine eigene Grafik fügen Sie über das Feld „Importieren“ hinzu. Klicken Sie hierzu auf „Bilder“ oder Fotos“ und wählen Sie die gewünschte Grafik auf Ihrem Rechner aus. Mit einem Klick auf „Hinzufügen2 wird dieses dann zu den Word Aufzählungszeichen hinzugefügt.

Eigene Aufzählungszeichen für Word 2000

Gehen Sie zunächst ebenfalls auf „Format | Nummerierung und Aufzählungszeichen“ und wählen Sie dort das Register „Aufzählungen“ aus. Klicken Sie auf „Grafik“ um die Clipart-Galerie zu öffnen und wählen Sie anschließend die Option „Alle Bilder“ aus. Sie können nun eine beliebige Grafikdatei auf Ihrem PC auswählen und über „Importieren“ hinzufügen. Um vorhandene Schriftarten zu verwenden, gehen sie wie unter Word XP beschrieben vor.