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Excel-Dropdownliste für die schnelle und fehlerfreie Eingabe erstellen

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von Microsoft ist sowohl im privaten Bereich als auch in der Arbeitswelt sehr verbreitet. Die Berechnung und Kalkulation auf Basis umfangreicher Daten ist damit sehr schnell und komfortabel möglich. Oft müssen jedoch eine große Menge an Daten zunächst eingegeben werden. Sind diese auf eine bestimmte Werteauswahl begrenzt, können Sie sich mit einer Dropdownliste zur Auswahl des jeweiligen Wertes die Arbeit enorm erleichtern und Fehleingaben verhindern. Wir zeigen, wie Sie mit Hilfe eines Datenbereichs eine Dropdownliste zur Dateneingabe erstellen.

Gültige Werte festlegen

Zunächst geben Sie die Werte, aus denen später bei der Eingabe ausgewählt werden soll, in einem Tabellenblatt direkt untereinander ein. Nun klicken Sie die Zelle an, die mit der Dropdownliste zur Werteeingabe versehen werden soll. Anschließend wählen Sie im Bereich „Daten“ die Option „Datenüberprüfung“ (in älteren Excel Versionen finden sie diese Funktion unter „Daten – Gültigkeit…“.

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Im sich nun öffnenden Fenster, setzen Sie in der Option „Zulassen“ den Wert „Liste“. Unter „Quelle“ können Sie anschließend den zuvor eingegebenen Bereich mit den einzelnen Werten auswählen. Bestätigen Sie im nächsten Schritt Ihre Einstellungen mit OK.

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Wenn Sie nun das Feld anklicken, öffnet sich eine Dropdownliste, mit der von Ihnen definierten Werteauswahl. Diese können Sie auch sehr schnell, wie vorher beschrieben, erweitern oder verändern. Möchten Sie das Dropdownfeld auch in anderen Zellen verfügbar haben, kopieren Sie es einfach über die Excel Kopierfunktion dorthin.

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Gültige Werte auslagern und dem Bereich einen Namen geben

Soll der Bereich für die Eingabewerte auf ein separates Tabellenblatt ausgelagert werden, müssen Sie zunächst dort die Daten wie zuvor beschrieben eingeben. Anschließend markieren Sie den Bereich und definieren einen Namen für diesen, indem Sie den Bereich mit gedrückter Maustaste markieren und dann den Befehl „Formen | Namen definieren“ aufrufen.

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Wechseln Sie dann wieder in das Tabellenblatt, in dem die Dropdownliste erstellt werden soll, markieren die Zelle und wählen Sie wie zuvor die Datenüberprüfung. Im Bereich Quelle geben Sie nun einfach den zuvor definierten Namen mit einem vorangestellten „=“ an, zum Beispiel

=Automarken

Nun erhalten Sie ein Dropdownfeld mit dem Wertebereich aus dem anderen Tabellenblatt.

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Hardware & Software Word

In Word-Dokumenten relativ springen

Um die richtigen Textstellen bei umfangreichen Word-Dokumenten schnell zu finden, muss man normalerweise ganz schön viel scrollen. Man kann zwar mit dem Pfeil-Tasten die Suche etwas beschleunigen; das führt aber bisweilen dazu, dass man die gesuchte Textstelle übersieht und weit dahinter landet.  Die gute Nachricht: Seit der Word-Version 2003 können Sie innerhalb des Textes um eine selbst zu bestimmende Anzahl von Grafiken, Zeilen oder Absätzen vor- und zurückspringen. Das Funktionsfenster „Suchen und Ersetzten“ macht dies möglich.

Und so funktioniert das relative Springen im Dokument:

1. Starten Sie Word, rufen Sie das zu bearbeitende Dokument auf, und klicken Sie im Menüband im Bereich „Bearbeiten“ auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Suchen“.

2. Im Auswahlmenü wählen Sie anschließend „Gehe zu“. Bei Word 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Gehe zu“.

3. Im Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“ öffnet sich direkt das Register „Gehe zu“. Legen Sie im Bereich „Gehe zu Element“ das Element Ihrer Wahl fest, beispielsweise „Absatz“. Rechts daneben tragen Sie in das Feld „Abschnittsnummer eingeben“ ein Pluszeichen für Vorwärtssprünge oder ein Minuszeichen für Rückwärtssprünge ein. Hinter dem Zeichen tragen Sie die Anzahl ein, um die gesprungen werden soll. Zum Beispiel „+2“ für zwei Vorwärtssprünge.

Mit jedem Klick auf den Button „Gehe zu“ springt der Cursor um die festgelegte Anzahl der Elemente. Diese Methode lässt sich mit allen Elementen dieser Liste anwenden:

  • Seite
  • Abschnitt
  • Zeile
  • Textmarke
  • Kommentar
  • Fußnote
  • Endnote
  • Feld
  • Tabelle
  • Grafik
  • Formel
  • Objekt
  • Überschrift

Das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“ bleibt während der Sprünge sichtbar, lässt aber trotzdem die Bearbeitung des Textes zu.

Die Nutzung dieser Funktion lässt sich zwar in allen Word-Dokumenten anwenden, ist aber nur bei wirklich sehr umfangreichen Dateien vorteilhaft.