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In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

Eigene AutoKorrektur erstellen

Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

Tipp:

In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

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Unzufrieden mit der Autokorrektur von Word, Outlook und Co?

Die Autokorrektur der Microsoft-Office-Pakete ist schon eine gute Hilfe. Je nach Anforderungsprofil des Nutzers, können die Einstellungen dieser Korrekturfunktion hinderlich bis nervig sein. Wie viele Office-Funktionen, lässt sich die Autokorrektur natürlich auch individueller einstellen.

AutoKorrektur Einstellungen

Um die Einstellungsoptionen aufzurufen, startest du das Word-Programm (2013/2106) und klickst auf Datei | Optionen. Im Optionsfenster wechselst du dann in die Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen.

Bei Word 2010 findest du die Autokorrektur-Einstellungen über Datei | Word-Optionen, Bei der Version 2007 über den Officebutton oben links und der Auswahl Word-Optionen. Lediglich bei Word 2003 führt der Menüpunkt Extras zu den Autokorrekturen.

Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten

Im Dialogfenster der AutoKorrektur kannst du nun verschiedene Optionen aktivieren oder deaktivieren. Beispielsweise steuerst du hier die Großschreibung am Anfang von Sätzen, die Großbuchstaben am Wortanfang und etliches mehr. Und wenn du ganz auf die Autokorrektur verzichten willst, dann entferne alle Häkchen und speichere die Änderung mit OK.

Jedes Programm separat anpassen

Alle vorgenommenen Änderungen sind aber nur für das jeweilige Office-Programm gültig. Soll die Autokorrektur auch in Outlook, Excel und anderen Office-Produkten angepasst werden, dann wiederhole in diesen Tools die oben beschriebenen Arbeitsschritte entsprechend oft.

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Die Autokorrektur-Funktion des Handys abschalten oder einschränken

Die Autokorrektur der Handy-Tastatur ist manchmal unfreiwillig komisch. Da werden werden Worte ersetzt, die einen schon mal zum Schmunzeln bringen. Kommen diese automatischen Korrekturen aber häufiger vor, dann kann das schnell nervig werden. Bei den Smartphones lässt sich die Autokorrektur-Funktion aber recht leicht abschalten oder weniger empfindlich einstellen.

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Die Arbeitsschritte unterscheiden sich bei Android, iPhone und Windows-Phone nur leicht voneinander. Wir verwenden für diesen Tipp ein Android-Smartphone, Modell Doogee Dagger DG550.

Öffne die Einstellungen und tippe auf Sprache und Eingabe.

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Hier suchst du deine aktuelle Tastatur und öffnest dessen Einstellungen.

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Wenn bei deiner Texteingabe die vorgeschlagenen Wörter nicht zum Kontext passen, dann deaktiviere die Option Vorschläge für nächstes Wort. Mit der Schaltfläche Autokorrektur…

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…lässt sich diese in ihrer Sensibilität über die Optionen Mäßig, Stark und Sehr stark anpassen. Mit Aus wird die Autokorrektur ganz abgeschaltet.

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Tipp:

Wer auf die Wortvorschläge aus dem Kontext nicht verzichten möchte, dem empfehlen wir die selbst lernende App Neural Alpha des Entwicklers SwiftKey, die sogar ganze Sätze vorschlagen kann. Neural Alpha ist derzeit noch eine Beta-Version, die weiter entwickelt wird.

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Word: Sich oft wiederholende Textpassagen per AutoKorrektur blitzschnell einfügen

Nicht nur am Arbeitsplatz, auch zu Hause wird meistens die Korrespondenz über das Microsoft-Office-Programm Word erstellt. Werden in der Korrespondenz immer wieder gleiche Textpassagen verwendet, wie zum Beispiel eine Anrede oder eine Grußformel, kann die Eingabe dieser Texte wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Gerade bei längeren Textpassagen verhindert man damit zusätzlich noch Schreib- und Flüchtigkeitsfehler. Das spart jede Menge Zeit und Arbeit.

Dabei ist der Trick recht einfach: Man verwendet hier die Ersetzen-Funktion der AutoKorrektur. Richtig konfiguriert, ersetzt sie durch Eintippen eines Kurztextes, diesen mit der gewünschten Langfassung.

Um das Ersetzen individuell zu konfigurieren, öffnest du ein Word-Dokument das den benötigten Text enthält. Alternativ kannst du den Text natürlich auch separat erstellen. Markiere dann die Langfassung des Textes und klicke anschließend auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Word 2007). In den neueren Word-Versionen klickst du auf Datei | Optionen.

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Im Dialogfenster der Word-Optionen wählst du nun Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen aus. Im Unterfenster tippst du im Eingabefeld Ersetzen den Kurztext ein und bestätigst die Eingabe mit Hinzufügen. Anschließend kannst du alle offenen Dialogfenster beenden.

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Ab sofort ist die AutoKorrektur einsatzbereit. Um den gespeicherten Langtext blitzschnell in ein neues Word-Dokument einzufügen, tippst du an die betreffende Stelle einfach nur den Kurztext ein und drückst die Taste [Enter].

Übrigens funktioniert dieser Trick auch mit dem E-Mail-Client Outlook. Hier wählst du entsprechend den Office-Button und die Editoroptionen.

Bei Outlook 2013/2016 ist der Weg etwas länger. In diesem Fall klickst du auf Datei | Optionen | E-Mail | Editoroptionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen um zum gewünschten Konfiguration zu gelangen.

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Tipp:

Du musst bei der Auswahl des Kurztextes nur darauf achten, dass du kein Wort auswählst, das auch anderweitig verwendet wird. Sonst könnte es zu einem ungewollten Textaustausch kommen. Vielleicht verwendest du eine Abkürzung wie beispielsweise grußbrief für eine Grußformel am Ende eines Briefes.

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Hardware & Software Office Word

Bei Word das Aussehen der Anführungszeichen selbst bestimmen

Beim Einfügen von Texten fremder oder ältere Worddokumente können die Formate unterschiedlich sein. Schriftart, -farbe und -größe lassen sich noch recht einfach über die Bearbeitungsleiste an den bestehenden Text anpassen. Nicht so die Anführungszeichen. Verwenden Sie typographische Anführungszeichen, dann müssen die alten Gänsefüßchen angepasst werden. Da das automatische Ersetzen hier nicht den gewünschten Erfolg bringt, muss man diese Funktion mit einem Trick überlisten.

Als Erstes vergewissern Sie sich, dass Ihr Word-Programm automatisch die typografischen Zeichen nutzt. Klicken Sie dazu in Word 2007 auf den Office-Button und danach auf Word-Optionen. In Word 2013 klicken Sie auf Datei | Optionen.

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Im nächsten Dialogfenster wechseln Sie in die Kategorie Dokumentprüfung und rufen die AutoKorrektur-Optionen auf. Im Unterfenster AutoKorrektur überprüfen Sie auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe, ob im Bereich Während der Eingabe ersetzen, die Option „Gerade“ Anführungszeichen durch „typographische“ aktiviert ist. Ist sie nicht aktiviert, dann holen Sie es jetzt nach und bestätigen beide Fenster mit OK.

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Da das direkte Austauschen der Anführungszeichen nicht funktioniert, dann tricksen Sie Word wie folgt aus:

Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Strg][F] das Dialogfenster Suchen und Ersetzen. Über das Register Suchen überprüfen Sie das Dokument auf eine nicht vorhandene Zeichenfolge, in diesem Beispiel sind es zwei Dollarzeichen. Haben Sie ein Zeichen oder eine Zeichenfolge gefunden, die in diesem Dokument nicht existiert, wird das durch eine Meldung entsprechend angegezeigt.

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Rufen Sie nun die Registerkarte Ersetzen auf, geben Sie in das Feld Suchen nach ein Anführungszeichen und in das Feld Ersetzen durch die ausgewählte  Zeichenfolge ein. Die Schaltfläche Alle ersetzen führt den Zeichentausch durch.

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Um wieder vom Dokumentbeginn zu starten, schließen Sie das Dialogfenster und starten es erneut. Geben Sie nun auf der Registerkarte Ersetzen im Feld Suchen nach die Hilfs-Zeichenfolge und im Feld Ersetzen durch ein Anführungszeichen ein. Mit Alle ersetzen wird erneut ein Austausch der Zeichen durchgeführt und der „alte“ Zustand ist wieder hergestellt.

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Durch die AutoFormat-Option setzt Word nun das typografische Anführungszeichen ein. Dabei erkennt das Programm von selbst, wann die Anführungszeichen unten oder oben angeordnet werden müssen.

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iOS: Falsche Autokorrektur-Vorschläge per Safari-Schnellsuche korrigieren

Die Autokorrektur auf dem iPhone bringt einen so manches Mal zur Verzweiflung. Selbst bei korrekt geschriebenen Wörtern zaubert das iPhone oft eigenartige Korrekturen aus dem Hut. Dann heißt es, das Wort zu löschen und neu einzutippen. Gut, dass es eine kaum bekannte Möglichkeit gibt, der Autokorrektur zu verbessern und dem iPhone neue Wörter beizubringen. Mithilfe des Safari-Browsers.

„Groko“ und andere Wörter beibringen

Häufig stolpert die Autokorrektur des iPhones über neue Begriffe wie das Akronym „Groko“ für „Große Koalition“. Aus Groko macht das iPhone eigenständig „Heiko“.

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Damit das nicht mehr passiert, können Sie dem iPhone ganz einfach über den Safari-Browser das neuen Wort beibringen:

1. Öffnen Sie auf dem iPhone den Safari-Browser.

2. Geben Sie ins Suchfeld den neuen Begriff ein, etwa „Groko“, und starten Sie die Suche.

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Das war’s auch schon. Ab sofort kennt das iPhone die korrekte Schreibweise des Begriffs und nervt nicht mehr mit falschen Korrekturvorschlägen. Wer zu viele falsche oder überflüssige Begriffe im Wörterbuch hat, kann es auch auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Wie der Wörterbuch-Reset funktioniert, steht im Tipp „Autokorrektur-Wörterbuch zurücksetzen und falsche Korrekturvorschläge löschen„.

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E-Mail Smileys: Statt Smileys erscheinen nur die Buchstaben J, K oder L? So lösen Sie das Smiley-Problem

Smileys gehören im E-Mail-Verkehr mittlerweile zum Alltag. Humorvolle oder satirisch gemeinte Beiträge lassen zum Beispiel mit einem ;) oder :) kennzeichnen und machen sofort klar: das Gesagte ist nicht ganz ernst gemeint. Mitunter kommen statt der Smileys beim Empfänger aber nur Buchstaben wie J, K oder L an. Grund ist meist Outlook und die automatische Umwandlung der Text-Smileys in Grafik-Smileys.

Statt Grafik-Smileys besser die Textvariante verwenden

Outlook meint es eigentlich nur gut: Wenn Sie in einer E-Mail einen klassischen Smiley wie :) oder ;) eingeben, wandelt Outlook die Textvariante automatisch in eine kleine Smiley-Grafik um. In der E-Mail sieht das dann zum Beispiel so aus:

Eigentlich eine gute Sache. Das Ärgerliche: Beim Empfänger kommt mitunter etwas ganz anders an. Statt des Smileys steht am Zeilenende plötzlich nur ein Buchstaben, etwa

Guck mal hier J

Der Grund: Outlook verwendet für das Grafik-Smiley Zeichen aus der Schriftart „Wingdings“. Allerdings ist Wingdings nicht auf jedem Rechner installiert. Fehlt Wingdings auf dem PC des Empfängers, erscheinen in der E-Mail statt der Smiley-Icons nur kryptische Buchstaben.

Damit das nicht passiert, gibt es eine simple Lösung: Verzichten Sie einfach auf die Grafik-Smileys, und bleiben Sie bei den etablierten Text-Smileys wie :) oder ;). Damit Outlook aus dem Grafiksmiley wieder ein Textsmiley macht, drücken Sie direkt nach der automatischen Umwandlung die [Rücktaste] (die Löschtaste über [Return]) oder die Tastenkombination [Strg][Z], um den letzten Befehl (also das Umwandeln) wieder rückgängig zu machen. Outlook macht dann aus dem Grafik-Icon wieder ein Textsmiley.

Smiley-Umwandlung ganz abschalten

Falls Ihnen das Rückgängig-Machen zu aufwändig ist, können Sie die Smiley-Umwandlung auch komplett abschalten. Bei Outlook 2010 geht das zum Beispiel so:

1. Rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf.

2. Wechseln Sie in den Bereich „E-Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Editoroptionen“.

3. Es folgt ein Klick auf „AutoKorrektur-Optionen“.

4. Löschen Sie in der unteren Tabelle einfach die Smileys, die nicht mehr automatisch umgewandelt werden sollen. Alternativ hierzu können Sie auch das Hälchen bei „Während der Eingabe ersetzen“ entfernen und damit komplett auf die AutoKorrektur (und damit auch die Umwandlung der Smileys) verzichten.

5. Bestätigen Sie alle Änderungen mit OK.

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Office: AutoKorrektur in allen Programmen von Microsoft Office nutzen

Die Arbeit mit Autokorrekturen in Word ist eine feine Sache, um beispielsweise oft geschriebene Inhalte schnell in ein Dokument einzufügen. Die Autokorrektur soll angeblich in allen Programmen des Microsoft Office Pakets übergreifend anwendbar sein. In den meisten Fällen funktioniert dies jedoch nicht. Dies liegt daran, das Word zwischen zwei verschiedenen Arten von Einträgen unterscheidet. Word speichert auch die Formatierung eines Textes mit ab. Haben Sie also bisher die Autokorrekturfunktion in Word genutzt, so können andere Programme daraus keinen Nutzen ziehen.

AutoKorrektur für alle

Um dies zu überprüfen, können Sie auf „Extras | Autokorrektur- Optionen“ gehen. Bei Word 2007 klicken Sie aufs Office-Symbol und wählen den Befehl „Word-Optionen“; bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Word-Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen“. Aktivieren Sie anschließend das Register „Autokorrektur“, gehen Sie zum betreffenden Eintrag und markieren Sie diesen. Sie können die Einstellung, indem Sie darauf achten, ob über dem Feld „Durch“ die Option „Nur Text“ oder „Formatierten Text“ eingestellt ist. Einträge, die mit der Einstellung „Nur Text“ versehen sind, stehen auch in anderen Programmen zur Verfügung. Diese Einträge werden durch Office in einer ACL-Datei unter den persönlichen Anwendungsdaten des Nutzers abgespeichert. Dagegen stehen die Eintragungen mit „Formatierter Text“ ausschließlich in Word zur Verfügung. Diese werden in der allgemeinen Dokumentvorlage „normal.dot“ abgespeichert.

Möchten Sie diese Einträge dennoch in anderen Programmen verwenden, dann müssen Sie auf eine entsprechende Formatierung verzichten. In diesem Fall können Sie die Option einfach auf „Nut Text“ ändern. Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass einige Autokorrekturen wie beispielsweise Smileys nur mit einer speziellen Schriftart formatieren. Diese sind dann zwingend auf den formatierten Text angewiesen. Ein kleiner Trick hierbei ist, wenn Sie noch einen zusätzlichen Autokorrektureintrag mit der Option „Nur Text“ anlegen. Dieser zusätzliche Eintrag kann dann für alle anderen Office Programme verwendet werden.