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Word: Digital unterschreiben und per Knopfdruck die eigene digitale Unterschrift einfügen
Vermutlich haben Sie auch schon einmal Word- oder PDF-Dokument gesehen, das handschriftlich unterschrieben wurde. Rechtsgültig sind die digitalen Signaturen zwar nicht – es sind ja nur Grafiken -, so eine handgeschriebene Signatur sieht aber schick aus und gibt dem Dokument eine persönliche Note.
Meine Unterschrift in Word-Dokumenten
Um eine Tastenkombination für das eigene Autogramm unter Word-Dokumente zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Zuerst müssen Sie die eigene Unterschrift digitalisieren. Unterschreiben Sie mit einem blauen Kugelschreiber (ein Füller sieht natürlich noch edler aus) auf einem weißen Blatt Papier und scannen Sie es mit einem handelsüblichen Scanner ein. Eine Scan-Auflösung von 300dpi genügt. Speichern Sie den Scan als JPG-, GIF- oder TIF-Datei. Alternativ dazu können Sie die Unterschrift auch abfotografieren, etwa mit dem Smartphone.
2. Rufen Sie in Word den Befehl „Einfügen | Grafik | Aus Datei“ auf (Word 2000 bis 2003) bzw. klicken Sie bei Word 2007/2010/2013 in der Menüleiste „Einfügen“ auf „Grafik“ bzw „Bilder“. Wählen Sie die Grafikdatei mit Ihrer Unterschrift aus, und klicken Sie auf OK bzw. „Einfügen“.
3. Damit Sie die Unterschrift nicht jedesmal aufs Neue über die Einfügen-Funktion auswählen müssen, können Sie für die Unterschrift eine eigene Tastenkombination einrichten. Hierzu markieren Sie die Grafik und drücken die Tastenkombination [ALT][F3].
4. Im nächsten Fenster geben Sie in das Feld „Name“ ein passendes Kürzel ein – zum Beispiel die Initialen Ihres Namens oder ein allgemeines Kürzel wie „unt“- und bestätigen mit OK.
Damit haben Sie die digitale Unterschrift als Textbaustein gespeichert. Um das eigene Autogramm einzufügen, müssen Sie in Zukunft nur noch das Kürzel – z.B. „unt“ eingeben – und die Taste [F3] drücken – schon ist das Dokument digital unterzeichnet. Bei Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten sollten Sie aber weiterhin beim klassischen Kugelschreiber und Füllfederhalter bleiben.
iPhone & iPad Kurzbefehle: Tastenkürzel und Abkürzungen für E-Mail-Adressen und Benutzernamen anlegen
Beim Surfen mit dem iPhone oder iPad immer dasselbe: auf vielen Webseiten muss zum Registrieren oder Einloggen der Benutzername oder die E-Mail-Adresse eingegeben werden. Bei langen Adressen ein mühsames Unterfangen. Dabei kann man es sich auch ganz einfach machen. Indem man für E-Mail-Adressen und Benutzernamen Kürzel festlegt. Dann reicht die Eingabe von zwei, drei Buchstaben.
Kurzbefehle anlegen
Die Tastaturkürzel sind eigentlich dazu gedacht, oft Getipptes wie „Viele Grüße“ oder „Ich liebe dich“ mit Kürzeln wie „vg“ oder „ild“ abzukürzen. Sie können mit den iPhone-Tastaturkürzeln aber auch Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Loginnamen kürzen. Und zwar folgenermaßen:
1. Wechseln Sie in den Bereich „Einstellungen | Allgemein | Tastatur“.
2. Blättern Sie nach unten, und tippen Sie auf „Kurzbefehl hinzufügen“.
3. Geben Sie ins Feld „Text“ Ihre E-Mail-Adresse und ins Feld „Kurzbefehl“ das gewünschte Kürzel ein.
4. Speichern Sie den neuen Eintrag mit „Sichern“.
Kurzbefehle verwenden
Um einen Kurzbefehle wie eine E-Mail-Adresse einzusetzen, tippen Sie ins Eingabefeld einfach das Kürzel. Das iPhone schlägt automatisch die komplette E-Mail-Adresse vor. Per Tipp auf den Vorschlag oder durch Eingabe des Leerzeichens wird aus dem Kürzel die Langversion.
Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen
Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.
Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.
Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen
Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.
Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:
1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.
2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.
3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.
4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden
Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3]. Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.
Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.
Textbausteine für alle Windows-Programme
Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.
Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/