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Von Textverarbeitungen wir Word kennt man die AutoText- oder AutoKorrektur-Funktion. Kürzel und Shortcuts werden automatisch in die Langversionen umgewandelt. Aus „mfg“ wird dann „Mit freundlichen Grüßen“ oder aus „(c)“ das Copyright-Zeichen ©. Was viele nicht wissen: Bei Mac OS X gibt es die Autotextfunktion systemübergreifend für alle Anwendungen.

Shortcodes für Floskeln

Mit der Funktion „Symbol- und Textersetzung“ können Sie die Autotexte in allen Mac-Anwendungen nutzen. Um die Autotexte und Ersetzungen festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie oben links auf den Apfel und dann auf „Systemeinstellungen“.

2. Dann klicken Sie in der obersten Zeile „Persönlich“ auf „Sprache & Text“.

3. Wechseln Sie ins Register „Text“.

4. Kreuzen Sie – falls nicht bereits geschehen – das Kontrollkästchen „Symbol- und Textersetzung verwenden“ an.

5. In der Liste sehen Sie alle bislang definierten Ersetzungen. So macht Mac OS zum Beispiel aus dem Kürzel „(r)“ automatisch das ®-Zeichen.

Sie können die Ersetzungsfunktion aber auch für Floskeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ verwenden. Hierzu klicken Sie unten auf das Pluszeichen und geben das gewünschte Kürzel ein, etwa „mfg“. In das Feld rechts daneben tragen Sie die Langversion ein, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“.

Das war’s auch schon. Die Ersetzungsfunktion ist sofort aktiv. Das bedeutet: Wenn Sie zum Beispiel in einem Textprogramm „mfg“ und danach das Leerzeichen eingeben, wird das Kürzel automatisch in „Mit freundlichen Grüßen“ umgewandelt. Leider funktioniert das nur in klassischen Text-Apps. Im Browser klappt’s leider nicht.

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3]. Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/