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Textbausteine in Word 2016 anlegen und verwenden

Beim Erstellen von Briefen oder anderen Word-Dokumenten kommt es häufiger vor, dass bestimmte Redewendungen immer wieder verwendet werden. Das beste Beispiel ist eine Schlussformulierung mit Gruß und dem Namen des Absenders, wie es auch in Bewerbungsschreiben vorkommt. Statt immer wieder den gleichen Text zu tippen, könnte man auch einen Textbaustein erstellen, der blitzschnell in ein Dokument eingefügt wird.

Am schnellsten kannst du einen Textbaustein aus einem bereits bestehendem Dokument erstellen. Rufe dieses Dokument in Word auf, markiere den als Textbaustein vorgesehenen Text, und drücke die Tastenkombination [Alt][F3].

Im Dialogfenster Neuen Baustein erstellen gibst du im obersten Eingabefeld dem neuen Baustein einen passenden Namen, zum Beispiel Schlussformulierung Bewerbung und speicherst ihn mit dem Button OK.

Zum Einfügen in ein neues Dokument brauchst du nur noch die ersten vier bis fünf Buchstaben des Baustein-Namens einzutippen und die Taste [F3] zu drücken. Schon während des Schreibens wird dir in einen kleinen Info-Fenster angezeigt, dass zu dieser Buchstabenkombination ein Textbaustein existiert. Spätestens jetzt kannst du auf [F3] drücken.

Die Alternative zum Einfügen per [F3] führt über die Word-Bearbeitungsleiste. Im Register Einfügen klickst du im Bereich Text auf Schnellbausteine durchsuchen | Auto Text und suchst dir den benötigten Textbaustein aus.

Schneller als mit [F3] kann man aber keine, immer wiederkehrenden Texte schreiben.

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Textbausteine aus der Eingabeaufforderung per Drag-and-Drop herauskopieren

Texte oder Textbausteine lassen sich normalerweise aus der Windows-Eingabeaufforderung per Drag & Drop nicht herauskopieren. Möchte man einen langen Verzeichnisweg oder einen Befehl in ein Textdokument, wie zum Beispiel eine E-Mail einfügen, muss man dies in den Einstellungen erst erlauben.

Dieser Quick-Edit-Modus ist standardmäßig deaktiviert. Zum Aktivieren starten Sie die Windows-Kommandozeile mit Mausklicks auf Start | Alle Programme | Zubehör | Eingabeaufforderung. Klicken Sie in der Eingabeaufforderung oben links auf das Konsolensymbol. Wählen Sie hier die Option Eigenschaften aus.

eingabeaufforderung-zubehoer-alle-programme-admin-rechte-auch-konsole-symbol-icon

Im Dialogfenster Eigenschaften von „Eingabeaufforderung“ aktivieren Sie die Bearbeitungsoption Quick Edit-Modus.

register-eingabeaufforderung-konsole-kopieren-drag-and-drop-quick-edit-modus-einschalten-aktivieren

Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button OK. Dieser Vorgang ist auch für die Eingabeaufforderung mit Administratorrechten gültig.

Nun können Sie in der Kommandozeile jeden Text herauskopieren. Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste den benötigten Text oder Befehl. Ein Rechtsklick auf diese Markierung befördert den Text ohne weitere Meldung in die Zwischenablage.

text-baustein-markieren-rechtsklick-zwischenablage-clipboard-kopieren-einfuegen-strg

Zum Einfügen klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Textdokument und wählen Einfügen aus. Sie können aber auch die Tastenkombination [Strg][V] verwenden.

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Im Übrigen klappt das auch mit dem Kopieren/Einfügen innerhalb der Eingabeaufforderung.

Wie der umgekehrte Weg, zum Beispiel lange Ordnerpfade per Drag-&-Drop in die Eingabeaufforderung einfügen, funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Word 2007/2010 Chemistry Add-In: Chemische Formeln ohne zusätzliches Grafikprogramm in Textdokumente einfügen

Alle, die auch nur im entferntesten mit chemischen Formeln unter Word zu tun haben kennen das Problem mit der Darstellung. Der in Word integrierte Formeleditor ist keine große Hilfe. Verschiedene Grafikprogramme von Drittanbietern lösen zwar das Problem, sind aber  nur sehr mühsam zu bedienen. Was kaum bekannt ist: Microsoft stellt kostenlos ein Add-In für Word zur Verfügung, mit dem Sie Formeln und Strukturformeln problemlos in Textdokumente einfügen.

Den Formeleditor für chemische Gleichungen hat Microsoft in Zusammenarbeit mit der Universität Cambridge entwickelt. Dieses Add-In für Word 2007 basiert auf der „Chemical Markup Language“ (CML) und ist kostenlos als Download erhältlich.

Download und Installation

Zu Installation rufen Sie die Webseite www.educationlabs.com/projects/ChemistryAdd-in/Pages/default.aspx auf. Mit einem Klick auf „Try it“…

…werden Sie zur Download-Seite des Anbieters „CodePlex“ weitergeleitet. Zum Herunterladen klicken Sie auf den Link „Chemistry Add-in for Word v1.0.1.“ und folgen den Installationsanweisungen.

Nach dem Entpacken und Installieren kann es vorkommen, dass das Programm automatisch das „Visual-Studio-Tool“ aktualisiert. In dem Fall muss das Setup des Chemistry Add-ins erneut durchgeführt werden.

Nach erfolgter Installation starten Sie Word 2007, klicken auf den Office – Button und danach auf „Word-Optionen“. In der Menüleiste ist bereits das neue Register „Chemistry“ eingefügt.

Im Fenster „Word-Optionen“ wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“. Im Bereich „Aktive Anwendungs-Add-Ins“ markieren Sie das „Chemistry“ Add-in, klicken bei der Funktion „Verwalten“ ganz unten im Fenster auf den kleinen Pfeil und wählen dort „SmartTags“ aus.

Mit „Gehe zu“ öffnen Sie das nächste Fenster.

In diesem Dialogfenster „AutoKorrektur“ aktivieren Sie die Optionen „Text mit Smarttags versehen“ und „Smarttag-Aktionsschaltflächen anzeigen“. Im Bereich „Prüfer“ wird die Option „Chem4Word SmartTag (VSTO Recognizer)“ ebenfalls ausgewählt und anschließend alle Änderungen mit „OK“ bestätigt.

Formeln einfügen

Zum Einfügen einer Formel starten Sie ein neues Dokument und geben die englische Bezeichnung der benötigten chemischen Verbindung ein. Normalerweise erkennt ein Smarttag den Namen und schlägt verschiedene Optionen vor. Sie können auch den Begriff markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen. Wählen Sie hier „Mark as Chemistry“.

Wechseln Sie in der Menüleiste zum Register „Chemistry“, markieren Sie die Bezeichnung erneut, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „View“. Wählen Sie im Kontextmenü die gewünschte Darstellung ( zum Beispiel die Formel).

Der Begriff wird sofort in das gewünschte Format umgewandelt. Wenn Sie das Format „2D“ wählen, wird die chemische Verbindung als Strukturformel in den Text eingefügt.

Das Tool beinhaltet noch weitere Features, wie das Ändern des Aussehens der grafisch dargestellten Strukturformeln oder die Suche per „Compound-ID“ (CID). Wenn Sie die CID kennen (z. B. Kohlendioxid = 280), klicken Sie im Bereich „Import“ auf die Schaltfläche „Load from“ und danach auf „From File“…

…und navigieren zu „C:ProgrammeChemistry Add-in for WordSmartTag“. Suchen Sie die CML-Datei mit der benötigten CID, und klicken dann auf „Öffnen“.

Unbekannte Compound-ID´s können Sie auf der Seite „PubChem“ (http://pubchem.ncbi.nlm.nih.gov) nachschlagen.

Hier geben Sie den Begriff in das Suchfeld ein und klicken auf „go“. Wenn der deutsche Begriff nicht enthalten ist, folgen Sie einfach den Alternativvorschlägen oder versuchen es mit dem englischen Begriff.

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Word 2003, 2007 und XP: Häufig genutzte Textbausteine auf dem Desktop zwischenspeichern

Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.

Es gibt zwar auch noch andere Möglichkeiten, wie Text markieren und in die Zwischenablage kopieren oder sich Abkürzungen für Textbausteine ausdenken und diese per Autokorrektur automatisch einfügen. Das hat aber auch Nachteile: Die Zwischenablage funktioniert nur so lange, bis das nächste Objekt dort abgelegt wird, die Autokorrektur-Funktion benötigt mehr Zeit, um Textbausteine anzulegen.

Die Speicherung auf dem Desktop ist daher ein sehr einfacher und schnell umzusetzender Trick. So gehen Sie dabei vor:

1. Öffnen Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

2. Verkleinern Sie nun das Fenster mit dem Dokument auf eine Größe bis eine  Größe, dass ein freier Bereich Ihres Desktops zu sehen ist.

3. Markieren Sie den entsprechenden Textbaustein und ziehen ihn per Drag & Drop auf Ihren Desktop. Es wird eine neue Datei auf dem Desktop erstellt, mit Namen „Datenauszug aus Dokument…“ inklusive den ersten Begriffen aus dem Textbaustein.

Zur Kontrolle des kopierten Textbausteins, klicken Sie doppelt auf das Desktopsymbol.

4. Erstellen oder öffnen Sie das neue Dokument und gehen an die Stelle in das die gespeicherte Formulierung eingesetzt werden soll. Klicken Sie auf den gespeicherten Datenauszug und fügen ihn per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ein. Fertig!

Der Datenauszug auf Ihrem Desktop bleibt Ihnen erhalten, auch wenn Sie Word und Windows beenden.

Tipp:

Wenn es mit der Zeit zu viele Datenauszüge werden, ist der Desktop sehr unübersichtlich. Dann ist es hilfreich, im Windows Explorer ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck anzulegen.

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Microsoft Word: Für wiederkehrende Textbausteine die Autokorrektur-Funktion verwenden

Microsoft Word ist das Textprogramm mit dem wohl fast alle Menschen arbeiten. Aber nur wenige nutzen Funktionen wie zum Beispiel die Formatvorlagen, mit denen man Textbausteine mit vordefinierten Kürzeln automatisch einsetzen kann. Diese müssen vorher definiert werden, was viel Zeit und Geduld kostet, sich erst durch die Programmhilfe zu lesen, um dann die entsprechenden Arbeitsschritte zu tätigen. Aber es geht auch einfacher. Nutzen Sie doch die Autokorrektur um vordefinierte Textbausteine einzusetzen. Das ist viel einfacher und weniger zeitaufwendig.

So können Sie zum Beispiel, um die Standard-Formulierung „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Produktpalette.“ einzufügen, das Kürzel „vdp“ mit diesem Textbaustein verbinden.

Und so einfach geht es:

1. Öffnen Sie Microsoft Word.

2.  Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Auto Korrektur-Optionen“.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „AutoKorrektur“.

4. In das Textfeld unter „Ersetzen:“ geben Sie das gewünschte Kürzel ein und in das Textfeld rechts daneben, unter der Funktion „Durch:“ geben Sie den gewünschten Textbaustein ein. Wählen Sie die Funktion „Nur Text“.

5. Bestätigen Sie die Änderungen mit dem Button  „Hinzufügen“ und dann mit  „OK“.

Wenn Sie nun in Ihrem Text „vdp“ eingeben und die [Enter] Taste drücken, wird automatisch der damit verbundene Textbaustein eingegeben.

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Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3].  Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/