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iPhone/iPad Kurzbefehle: Textbausteine und vorgefertige Phrasen für SMS und E-Mails einrichten

Beim Verfassen von SMS-Nachichten, WhatsApp-Messenges und E-Mails tippt man immer wieder die gleichen Phrasen wie „Bitte ruf mich zurück“, „Viele Grüße“ oder „Danke“ ein. Vielschreiber können sich die Arbeit erleichtern, indem häufig genutzte Standardphrasen einfach als Kurzbefehl angelegt werden.

dk für „Danke“, vg für „Viele Grüße“

Wenn Sie statt „Bitte ruf mich zurück“ nur noch „ruf“ oder für „Danke“ nur noch noch „dk“ eingeben möchten, richten Sie für die am häufigsten verwendeten Sätze und Begriffe einfach Kurzbefehle ein. Und zwar so:

1. Wechseln Sie in den Bereich „Einstellungen | Allgemein | Tastatur | Kurzbefehle“.

2. Tippen Sie ganz unten auf „Kurzbefehle hinzufügen“.

3. Geben Sie den Text ein, den Sie in Zukunft abkürzen möchten, zum Beispiel „Ruf mich bitte zurück“.

4. Ins Feld „Kurzbefehl“ tragen Sie das gewünschte Kürzel ein, etwa „ruf“.

5. Tippen Sie auf „Sichern“. Wiederholen Sie die Schritte für alle Sätze, Phrasen und Begriffe, die Sie zukünftig mit wenigen Buchstaben abkürzen möchten und als Textbaustein speichern möchten.

In der Übersicht „Kurzbefehle“ sind alle derzeit eingerichteten Textbausteine aufgelistet. Um einen Eintrag wieder zu löschen, wischen Sie in der jeweiligen Zeile nach links und tippen dann auf „Löschen“.

Kürzel und Textbausteine im Einsatz

Um einen der eingerichteten Kurzbefehle zu verwenden, tippen Sie zum Beispiel bei WhatsApp das Kürzel ein, etwa „ruf“. Das iPhone schlägt automatisch die Langversion vor; mit dem Leerzeichen wird das Kürzel automatisch durch die lange Variante ersetzt.

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Hardware & Software

Thunderbird: Textbausteine für E-Mails nutzen

Wenn Sie öfters E-Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben, dann wünschen Sie sich hierzu vermutlich auch eine Arbeitserleichterung. Zwar lässt sich eine automatische Signatur einfügen, doch ist diese Möglichkeit zumeist nicht ausreichend. Auch das Kopieren über die Zwischenablage ist bei einer häufigen Nutzung eher umständlich. Mit der kostenlosen Erweiterung „Quicktext“ lassen sich Textbausteine in Thunderbird komfortabel nutzen.

Vorlagen für Textbausteine

Nachdem Sie „Quicktext“ installiert haben, wird im Dialog beim Erstellen einer neuen E-Mail eine separate Symbolleiste eingeblendet. Zunächst finden Sie hier nur einige Standardelemente. Die zu verwendeten Textbausteine müssen Sie zuerst einrichten. Hierzu steht Ihnen der neue Befehl „Extras | Quicktext“ zur Verfügung. Im sich daraufhin öffnenden Dialog aktivieren Sie nun das Register „Vorlagen“. Um die Übersicht über die erstellten Textbausteine zu behalten, legen Sie am besten verschiedene Gruppen an. Eine neue Gruppe legen Sie mit dem Befehl „Gruppe hinzufügen“ an. Geben Sie einen passenden Titel für die Gruppe an. Klicken Sie anschließend auf „Vorlage hinzufügen“. Benennen Sie auch die Vorlage und schreiben Sie darunter den gewünschten Text.

Variablen definieren

Sie können auch spezielle Informationen wie genaue Angaben zum Absender oder Empfänger angeben. Klicken Sie hierzu auf „Variablen“ und suchen Sie nach dem gewünschten Wert. Es handelt sich hierbei um variable Felder, die bei einem Einfügen des jeweiligen Textbausteins den entsprechenden Wert hinzufügen. So können Sie zum Beispiel vor die Anrede das aktuelle Datum setzen.

Zum einfacheren Einfügen können Sie noch eine Tastenkombination für den Textbaustein festlegen. Haben Sie alle Gruppen und Textfelder angelegt, können Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Speichern“ und „Schließen“ beenden. In Zukunft können Sie nun direkt über die Symbolleiste auf Ihre Textbausteine zugreifen. Haben Sie eine Tastenkombination festgelegt, können Sie Textbausteine auch mit dieser einfügen. Dadurch ersparen Sie sich das Kopieren und Einfügen von einzelnen Bausteinen und können E-Mails wesentlich schneller und komfortabler erstellen.

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Hardware & Software

Thunderbird Quicktext: Textbausteine einrichten und verwenden

Für den Fall, dass Sie des Öfteren Mails mit einem ähnlichen Inhalt schreiben, bieten Textbausteine eine wesentliche Arbeitserleichterung. Zwar haben Sie die Möglichkeit eine automatische Signatur in die E-Mail einzufügen, jedoch reicht dies in der Regel nicht aus. Auch das Kopieren von Textbausteinen aus anderen Programmen gestaltet sich zumeist recht umständlich.

Um die Verwendung von Textbausteinen in Thunderbird komfortabler zu gestalten, können Sie die Erweiterung Quicktext nutzen. Sobald Sie Quicktext installiert haben, steht Ihnen zum Erstellen von neuen Nachrichten eine zusätzliche Symbolleiste zur Verfügung. Zunächst sind in dieser nur wenige Standardelemente vorhanden. Um diese zu erweitern, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Textbausteine erstellen. Hierfür steht Ihnen ein neuer Befehl zur Verfügung. Gehen Sie zunächst auf „Extras | Quicktext“ und aktivieren Sie im nachfolgenden Dialog das Register „Vorlagen“. Um eine bessere Übersicht über die erstellten Textbausteine zu haben, sollten Sie diese in unterschiedlichen Gruppen abspeichern.

Um eine Gruppe anzulegen, klicken Sie auf „Gruppe hinzufügen“ und geben Sie anschließend ein, wie Sie die Gruppe benennen möchten. Um die Vorlage zu erstellen, gehen Sie dann auf „Vorlage hinzufügen“ und tragen unter „Titel“ einen Namen für die Vorlage ein. Darunter können Sie dann den gewünschten Text schreiben. Über den Punkt „Variablen“ können Sie noch detailliertere Informationen wie beispielsweise Angaben zum Absender und Empfänger einfügen. Bei diesen Daten handelt es sich um variable Felder, die den jeweiligen Wert einfügen, sobald der Textbaustein eingesetzt wird. Als Weiteres können Sie noch eine Tastenkombination definieren, über die sie den Textbaustein aufrufen können. Dies funktioniert über das Kombinationsfeld unterhalb des Eingabefeldes.

Nachdem Sie alle Vorlagen erstellt haben, klicken Sie auf „Speichern“ um die eingegebenen Daten zu sichern. Sobald Sie die Vorlagen angelegt haben, stehen diese über die neue Symbolleiste zur Verfügung. Diese können dann in neuen E-Mails beliebig hinzugefügt werden, wodurch Sie sich das mehrfache Eingeben derselben Texte bzw. das Kopieren aus anderen Programmen ersparen.

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Firefox Internet & Medien

Firefox Addon „Clippings“: Textbausteine zum täglichen Gebrauch im Web

Das Zwischenspeichern von Texten über die Zwischenablage ist komfortabel, bietet aber die ein oder andere Heimtücke. Man schreibt gerade an seinem Blog, tippt zwischendurch eine Email in Thunderbird und unterhält sich in einem der Social Networks und da ist es passiert. Ein Text der vom Blog in die E-Mail soll wurde versehentlich überschrieben weil man einen Webseitenlink für einen Freund kopiert hat. Also nochmal die Fenster wechseln und neu kopieren.

Mit dem Firefox Addon „Clippings“ kann das nicht poassieren. Texte innerhalb des Browsers Firefox und des E-Mail-Programms Thunderbird können bequem mit wenigen Mausklicks verwaltet werden. Schreiben Sie beispielsweise immer denselben Begrüßungstext in Foren? Oder müssen Sie oft dieselben Texte in einer bestimmten Abfolge aber mit wechselnden Alternativen schreiben? Dann können Sie, anstatt alles in separaten Dateien auf Ihrem Rechner abzuspeichern einfach das Addon verwenden. Dadurch können Sie markierten Text einfach abspeichern und die Texte mit Ordnern verwalten. Ebenfalls vorteilhaft ist, dass man die Texte jederzeit editieren kann. Sollte man also alte Bausteine haben die man nicht mehr braucht oder verändert werden sollen so ist das gar kein Problem.

Und so funktioniert es:

1. Nachdem Sie das Addon von der Webseite https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/1347/ installiert haben, werden Sie zunächst aufgefordert den Browser neu zu starten. Nach diesem Neustart steht Ihnen das Addon zur Verfügung.

2. Um  einen Text zu speichern, markieren Sie diesen (aber nur innerhalb von Firefox oder Thunderbird) und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen Text.

3. In Menü steht jetzt unten das Untermenü „Clippings“. Wenn Sie die Maus darüber halten, erscheinen die Optionen, die Sie verwenden können.

4. Mit „Neuer Eintrag aus Textauswahl“ legen Sie einen Textbaustein an. Diesem können Sie einen Namen/Titel geben, können sogar den Text noch etwas verändern, festlegen in welchen Ordner dieser abgelegt werden soll und sogar welches Tastaturkürzel zum einfügen verwendet wird.

5. Um fertige Bausteine einzufügen können Sie entweder das zugeordnete Tastaturkürzel verwenden, oder wieder per Rechtsklick den jeweiligen Text einfach auswählen.

6. Um veraltete Texte zu löschen oder zu bearbeiten, gibt es den Clippings-Manager. Diesen können Sie wieder per Rechtsklick im Browser öffnen, oder per Rechtsklick auf das Icon ganz unten rechts im Browser (sieht aus wie ein beschriebenes Blatt Papier).

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Hardware & Software

Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3].  Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/