Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

    In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

    Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

    Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

    Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

  • PowerPoint: Viele Arbeitsschritte auf einmal rückgängig machen

    Bei der Erstellung von Präsentationen geht nicht immer alles glatt und die Undo-Funktion (Rückgängig) kommt zum Einsatz. In der Standard-Einstellung beschränkt PowerPoint die Anzahl auf insgesamt 20 Schritte. Das kann bisweilen etwas zu wenig sein und kann daher manuell angepasst werden.

    Um das Limit der Undo-Aktionen zu ändern, klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Bearbeitungsoptionen lässt sich die Maximale Anzahl von Vorgängen, die rückgängig gemacht werden können über die Pfeilsymbole ändern.

    Die minimale Einstellung liegt bei 3, die maximale bei 150 Aktionen. Allerdings kann die Performance von PowerPoint bei zu großer Erhöhung der Undo-Aktionen leiden.

  • PowerPoint-Präsentation direkt mit einem Doppelklick starten

    Rufst du eine PowerPoint-Datei auf um sie als Bildschirmpräsentation zu verwenden, dann wird diese zunächst im Editor-Modus geöffnet. Anschließend sind weitere Mausklicks erforderlich, um die Präsentation zu starten. Insbesondere wenn mehrere Präsentationen hintereinander folgen, entstehen kurze Pausen, in denen sich die Teilnehmer anderweitig ablenken.

    Wenn man aber die PowerPoint-Folien im Format .ppsx oder .pps  auf dem Desktop speichert, dann lassen sie sich mit einem Doppelklick direkt als Bildschirmpräsentation starten.

    Das minimiert unnötige Pausen und sorgt dafür, dass die Konzentration der Teilnehmer nicht verloren geht.

  • Word: PDF-Dateien öffnen und bearbeiten

    Mit Word erstellte Dokumente lassen sich als PDF genauso leicht speichern wie im normalen .docx-Format.  Aber auch PDF-Dateien können mit Word geöffnet und weiter bearbeitet werden.

    Damit Word die PDF-Datei konvertieren kann, muss man den Kontextmenübefehl Öffnen mit verwenden. Dann suchst du in der Liste der verfügbaren Programme Office Word heraus und bestätigst die Auswahl mit OK.

    Nach ein paar Augenblicken ist das PDF in Word umgewandelt und kann ganz normal bearbeitet werden. Nach Abschluss der Änderungen kannst du die Datei im normalen Word- (docx) oder wieder im PDF-Format speichern.

    Das geht mit der Taste [F12] oder dem Speicherdialog Datei | Speichern unter. Hier suchst du dir dann den Speicherort aus und stellst im Aufklappmenü des Dateityps das Format PDF ein. Dann nur noch ein Mausklick auf den Button Speichern, das war´s.

  • Schlanker Bildbetrachter mit vielen Funktionen

    Bildbetrachtungsprogramme gibt es wie Sand am Meer. Trotz etlicher Zusatzfunktionen werden sie eigentlich nur für die Anzeige von Fotos verwendet. Einer von diesen unterschätzten Betrachtungsprogrammen ist der FreeVimager.

    FreeVimager gehört zu den Gratis-Programmen und ist auf der Webseite des Anbieters Contaware.com erhältlich. Neben der „normalen“ Anzeigefunktion gehören weitere Features, wie beispielsweise Batch-Verarbeitung (Stapelverarbeitung), PDF-Speicherung, Druckvorschau und ein optimierter E-Mail-Versand zum Umfang des kostenlosen Tools.

    Natürlich beherrscht der FreeVimager auch die Rote-Augen-Entfernung genau so gut wie die anderen Grundfunktionen (Ausschneiden, Drehen, Kontrast- und Schärfenkorrektur).

    Zudem bleiben alle Metadaten (EXIF, IPTC, XMP, ICC, etc.) beim Speichern erhalten und Dokumente, sowie weitere Bilder, können gescannt und ins PDF-Format exportiert werden.

    Besonders gut hat uns die Diashow gefallen, die auch Audio-Dateien zur Untermalung einbinden kann. Damit steht einem „altmodischen“ Dia-Vortrag nichts mehr im Wege.

    Der FreeVimager ist kompatibel mit allen Betriebssystemen ab Windows XP (SP3) aufwärts und unterstützt die Dateiformate BMP, MID, GIF, AU, JPG, WMA, TIF, MP3, PNG, WAV, PCX, AIF, EMF.

  • Längere Texte in einer Excel-Zelle anzeigen? Kein Problem mit dem Zeilenumbruch

    Wer in dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel Texte eingeben möchte, die über einen Zellenrand hinausgehen, steht meist vor einem oder mehreren Anzeigeproblemen. In der Bearbeitungszeile wird zwar der Text komplett angezeigt, aber in dem Tabellenblatt nicht. Er verschwindet entweder unterhalb der Zelle in der benachbarten Spalte oder verdeckt sie. Mithilfe des Zeilenumbruchs kann der Text in einer einzigen Zelle angezeigt werden.

    Und zwar so:

    Markiere in der Excel-Datei die betreffende Zelle mit dem Text. Im Menüband klickst du dann auf das Register Start und auf den kleinen Pfeil der Option Ausrichtung.

    excel-office-zeilenumbruch-text-zelle-erzwingen-anzeige-einzelne

    Im Dialogfenster Zellen formatieren aktivierst du unter Ausrichtung die Einstellung Zeilenumbruch und bestätigst die Änderung mit dem Button OK. Die Änderung wird von Excel sofort übernommen.

    Sollte nach dieser Aktion der Text immer noch in eine andere Spalte laufen, oder zu sehr verkleinert sein, ist noch eine weitere Änderung erforderlich.

    Im Menüband, in der Gruppe Zellen klickst du auf Format | Zeilenhöhe automatisch anpassen.

    Anschließend wiederholst du den ersten Arbeitsschritt und aktivierst noch einmal den Zeilenumbruch. Dann sollte das Ergebnis so oder ähnlich aussehen:

  • Webseiten-Adressen schnell und einfach in Google Docs verlinken

    Mit der Textverarbeitung Word lassen sich problemlos ausgewählte Textpassagen mit Internetadressen (Hyperlinks) verlinken. Auch mit Google Docs lassen sich solche Verlinkungen blitzschnell einfügen. Zusätzlich werden sogar noch verschiedene Webseiten-Vorschläge angezeigt.

    Man kann dann entweder eine der vorgeschlagenen URL´s einfügen, oder man tippt eine eigene Webadresse ein. Dazu markierst du den gewünschten Text und klickst in der Menüleiste auf den Button Link einfügen.

    Hast du die Webadresse eingegeben oder eine URL aus der Liste ausgewählt, wird der Hyperlink mit der Schaltfläche Übernehmen im Dokument gespeichert. Die verlinkte Textpassage erkennst du – wie bei Word auch – an der Unterstreichung.

    Übrigens zeigt die Vorschlagsliste der Links auch passende Elemente aus dem Cloudspeicher Google Drive. So lassen sich auch die Dokumente untereinander verlinken.

  • 11 Tastenkürzel die dir das Arbeiten mit Windows, MAC, Photoshop und Office erleichtern

    Arbeitsschritte in Programmen und Betriebssystemen sind nicht selten mit mehreren Mausklicks verbunden. Klar, man gewöhnt sich mit der Zeit auch an die komplizierteren Bedienungen, aber es darf auch einfacher und vor allem schneller gehen. Viele Programme enthalten daher auch Tastenkürzel, die vor allem dann eingesetzt werden, wenn keine Computer-Maus zur Verfügung steht. Natürlich ist die Liste der nachfolgenden Shortcuts nicht komplett, deckt aber die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Funktionen ab.

    MAC

    1. [Befehlstaste][C]       – Auswahl kopieren
    2. [Befehlstaste][x]       – Auswahl ausschneiden
    3. [Befehlstaste][V]      – Auswahl einfügen
    4. [Befehlstaste][Z]      – Rückgängig machen des letzten Vorgangs
    5. [Befehlstaste][A]      – Auswählen aller Objekte
    6. [CMD][Shift][4]       – Screenshot (Bildschirmfoto)
    7. [Alt][CMD][Q]         – Abmelden
    8. [Alt][CMD][Eject]   – Ruhezustand
    9. [Alt][CMD][W]        – Schließen aller Fenster im Programm
    10. [CMD][Backspace] – Datei löschen
    11. [FN][Backspace]     – Texteingabe löschen

    Photoshop CC

    1. [Alt][Str][Z]                         – Aktion rückgängig machen
    2. [Umschalt][Alt][Strg][N] – Neue Ebene
    3. [Alt][Strg][I]                       – Bearbeitung der Bildgröße
    4. [Strg][N]                              – Neue Datei
    5. [Strg][O]                              – Öffnen
    6. [Strg][A]                              – Alles Auswählen
    7. [Strg][E]                              – Reduzieren auf eine Ebene
    8. [Strg][T]                              – Frei Transformieren
    9. [Strg][L]                              – Tonwertkorrektur
    10. [Strg][U]                             – Farbton, Sättigung
    11. [Strg][I]                              – Umkehren

    Windows

    1. [Entf] oder [Strg][D] – Löschen des markierten Elements
    2. [Strg][R] oder [F5]    – Aktives Fenster aktualisieren
    3. [Strg][A]                      – Alle Elemente markieren
    4. [Strg][Z]                      – Letzte Aktion rückgängig machen
    5. [Strg][Y]                      – Macht letzte [Strg][Z]-Aktion rückgängig
    6. [Strg][V]                      – Ausgewähltes Element einfügen
    7. [Strg][X]                     – Markiertes Element ausschneiden
    8. [Strg][C]                     – Markiertes Element kopieren
    9. [Alt][F4]                     – Programm schließen
    10. [F2]                             – Ausgewähltes Element oder Datei umbenennen
    11. [Alt][Tab]                   – Zwischen aktiven Programmen umschalten, [Windows][Tab] für 3D-Version

    Microsoft Office

    1. [Strg][Umschalt][F]  – Fettschrift
    2. [Strg][Umschalt][K] – Kursivschrift
    3. [Strg][Umschalt][U] – Unterstreichung
    4. [Strg][Alt][V]             – Inhalte einfügen
    5. [Strg][Alt][L]             – Zur Drucklayoutansicht wechseln
    6. [Strg][Leertaste]       – Zeichenformatierung entfernen
    7. [Strg][Z]                     – Letzte Aktion rückgängig machen
    8. [Strg][Y]                     – Macht letzte [Strg][Z]-Aktion rückgängig
    9. [Strg][W]                   – Aktuelles Dokument schließen
    10. [Strg][O]                    – Dokument öffnen
    11. [F12]                           – Speichern unter

    Bei verschiedenen Microsoft Produkten gibt es immer wieder mal Tastenkürzel, die die gleiche Funktion haben, wie zum Beispiel [Strg][C] für das Kopieren markierter Elemente. Das vereinfacht und beschleunigt den Lernprozess erheblich.

  • Word: Eingabehilfe für das Einfügen von mathematischen Formeln

    Wer in Word mathematische Gleichungen und Formel niederschreiben möchte, stößt nicht selten auf folgendes Problem: Wo sind die Tasten oder wie heißen die Tastenkürzel um das Wurzelzeichen, das Pi oder das Zeichen für Unendlichkeit darzustellen? Bis man eine Lösung gefunden hat, vergeht meist viel Zeit, die man besser hätte nutzen können. Ab Windows 7 gibt es dafür eine Lösung: Das wenig bekannte Tool des Mathematik-Eingabebereichs.

    Zuverlässige Eingabehilfe

    Im Mathematik-Eingabebereich kannst du eine Formel oder auch eine ganze Gleichung mit dem Mauszeiger schreiben und Windows erkennt diese automatisch. Im Anschluss kannst du die erkannte Gleichung in Word oder in eine E-Mail (Outlook) einfügen. Somit entfällt die komplizierte Tastatureingabe vollkommen.

    Die Bedienung des Mathematik-Eingabebereichs ist sehr einfach und übersichtlich. Am schnellsten rufst du das Tool über das Startmenü auf. Gib in das Suchfeld den Programmnamen oder einen Teil davon ein. Mit einem Klick auf den gleichnamigen Treffer in der Ergebnisliste startet der Mathematik-Eingabebereich.

    Formel eingeben und bearbeiten

    Die benötigte Formel oder Gleichung wird nun per Hand in das große Feld eingetragen und die erkannten Zeichen werden in der Statusleiste abgebildet.

    Ist eine Erkennung mal fehlerhaft, kannst du sie mit den sechs Tools, (Löschen, Auswählen und korrigieren, Rückgängig, Wiederholen, Schreiben) im kleinen Fenster bearbeiten. Das Tool Löschen ist gleich zweimal vorhanden. Das Radiergummi-Icon entfernt eine Eingabe und das Icon mit dem X löscht den gesamten Eingabebereich.

    Einfügen in Word und Outlook

    Hast du die gesamte Formel erfasst und ist sie korrekt erkannt worden, startest du das Officeprogramm Word, oder eine neue E-Mail in Outlook. Positioniere den Cursor an der erforderlichen Stelle im Dokument und klicke dann auf den Button Einfügen im Mathematik-Eingabebereich.

    Die Formel wird sogleich in das Dokument eingefügt.

    Fazit

    Auch wenn es für Mathematiker einschlägige Programme gibt, mit denen Gleichungen und Formeln problemlos per Tastatur erfasst werden können, ist das Tool Mathematik-Eingabebereich auch für eine regelmäßige Verwendung sehr nützlich. Mit anderen Texterfassungsprogrammen ist der Mathematik-Eingabebereich leider nicht kompatibel.

    Allerdings erfordert die manuelle Erfassung ein wenig Übung, damit das Tool die Formelzeichen sofort erkennen kann.

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